Компенсация за использование личного автомобиля

1903

Вопрос

Наша организация находится на УСН с объектом налогообложения Доходы. Директор использует собственный автомобиль для производственной деятельности. Как правильно оформить документы , чтобы не платить налоги? 1 Составляем доп. соглашение к трудовому договору об использовании собственного автотранспорта для служебных нужд и выплачиваем компенсацию за использование автомобиля? Нормы компенсации за использование личных легковых автомобилей в служебных целях в 2014г? ( пост. правительства РФ от 02.07.2013г №5630?) Это или нет? Приложение к постановлению Правительства Российской Федерации от 2 июля 2013 г. N 563 ПРЕДЕЛЬНЫЕ РАЗМЕРЫ КОМПЕНСАЦИИ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНОГО ТРАНСПОРТА В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ (рублей) Вид транспортного средства Размер компенсации  в месяц - 1. Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя: до 2000 куб. сантиметров включительно 2400 свыше 2000 куб. сантиметров 3000 2. Мотоциклы 1200  2. Возмещение расходов, связанных с эксплуатацией транспорта на ГСМ (чеки. квитанции, путевые листы)? Как оформить путевой лист директору на месяц ? (пример желателен) 3 Как правильно составить приказ по предприятию на компенсацию и возмещение?

Ответ

При использовании сотрудником, в частотности директором автомобиля в служебных целях ему положена  компенсация, а также возмещение расходы, связанные с использованием данного имущества (ст.188 ТК РФ).

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Таким образом, выплату компенсации и ее размер можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему. Помимо дополнительного соглашения руководитель должен издать приказ о  назначении ежемесячной компенсации за пользование личным имуществом. В приказе укажите марку автомобиля, регистрационный номер, номер ПТС, а также размер установленной компенсации.
Нормы, предусмотренные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, предназначены лишь для расчета налога на прибыль (единого налога при упрощенке).

Поэтому в целях удержания  НДФЛ и начисление взносов применяются нормы, установленные в соответствии со статьей 188 ТК РФ. То есть размер компенсации, установленный в дополнительном соглашении и других документах обосновывающих расчет данной компенсации.

Таким образом, освобождению от обложения НДФЛ и взносами подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом размер возмещения расходов в виде компенсации должен подтверждаться документами, свидетельствующими о принадлежности налогоплательщику на праве собственности используемого в служебных целях имущества (паспорт транспортного средства и свидетельство о его регистрации), расчетам компенсации и документами, подтверждающими фактическое использование автомобиля в интересах работодателя (путевые листы). Оформлять путевые листы нужно не реже чем раз в месяц.

 Организация, которая не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Но как минимум один раз в месяц

По общему правилу компенсация предполагает, что она покрывается не только стоимость эксплуатации автомобиля, но и расходы на ГСМ и т.п. Поэтому дополнительно (сверх установленной суммы компенсации) возмещать директору расходы на ГСМ  не нужно.

В соответствии с пунктом 4.1.5. Правил использования Сервиса, не допускается задавать к одному ответу эксперта дополнительные и одинаковые по ключевым словам вопросы.

Обоснование

1.     Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Кому положена компенсация

Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Документальное оформление

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Ситуация: может ли директор от имени организации подписать приказ о выплате себе компенсации за использование своего личного автомобиля в производственных целях

Да, может.

Никаких препятствий для того, чтобы директор подписал такой приказ, нет.

Помимо компенсации за использование личного имущества организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов можно определить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему). Это следует из положений статьи 188 Трудового кодекса РФ.

При этом трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) с директором должен подписать:

Подписать трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) может и человек, который будет наделен полномочиями подписывать подобные соглашения. Предоставить лицу такое право можно, выдав ему соответствующую доверенность.

Подробнее об этом см. Кто должен подписать трудовой договор с генеральным директором от имени организации.

Начисление компенсации

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:

  • копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);
  • копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).

Такие выводы следуют из писем Минфина России от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6 и от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192, МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419.

Путевые листы

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы

Да, нужно.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

  • не удерживать НДФЛ с суммы компенсации;
  • учесть сумму компенсации при расчете налога на прибыль и при расчете единого налога при упрощенке.

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406, от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения

Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

  • подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;
  • свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;
  • обосновывающие расчет суммы компенсации;
  • подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

Данный подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. № А12-15477/2011, Московского округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694, Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).

Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

2.     Как учесть при налогообложении расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника.

НДФЛ: общий порядок

Компенсационные выплаты (компенсация за использование автомобиля и суммы возмещения расходов, связанных с его использованием) не облагаются НДФЛ в пределах норм, установленных действующим законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ, ст. 188 ТК РФ).

НДФЛ: нормы

Ситуация: обязана ли организация применять нормы, предусмотренные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, при расчете НДФЛ с компенсации за использование личного автомобиля

Нет, не обязана.

От НДФЛ освобождены все виды компенсационных выплат (в пределах норм), установленных в соответствии с законодательством и связанных с исполнением трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ). Главой 23 Налогового кодекса РФ нормы компенсации за использование личного автомобиля сотрудника не установлены. Поэтому в данной ситуации организации следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ.

Статья 188 Трудового кодекса РФ, которая обязывает организацию выплатить сотрудникам компенсации за использование личного имущества, не содержит никаких ограничений в отношении их размеров. В ней сказано лишь, что размер возмещения расходов, связанных с использованием имущества сотрудника, определяется по соглашению сторон трудового договора.

При этом организация должна документально подтвердить обоснованность назначения и размер компенсации за использование личного автомобиля сотрудника, а также факт осуществления им расходов. В частности, нужно иметь документы:

  • подтверждающие необходимость организации в использовании автомобиля сотрудника;
  • свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику (например, копию паспорта транспортного средства (ПТС));
  • обосновывающие расчет суммы компенсации (например, приказ о назначении компенсации). Размер компенсации определяйте применительно к каждому сотруднику исходя из марки и цены топлива за литр, расхода топлива на 100 км, количества рабочих дней в месяце, пробега автомобиля;
  • подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации (например, приказы, путевые листы);
  • авансовые отчеты, кассовые чеки и т. д.

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 28 июня 2012 г. № 03-03-06/1/326, от 24 марта 2010 г. № 03-04-06/6-47, от 23 декабря 2009 г. № 03-04-07-01/387 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 27 января 2010 г. № МН-17-3/15).

Подтверждает указанный подход арбитражная практика (см., например, постановления Президиума ВАС РФ от 30 января 2007 г. № 10627/06, ФАС Уральского округа от 18 марта 2008 г. № Ф09-511/08-С2, Северо-Кавказского округа от 17 апреля 2007 г. № Ф08-4799/2006, Поволжского округа от 19 августа 2008 г. № А06-6865/07, от 10 апреля 2007 г. № А72-7503/06-7/283, Северо-Западного округа от 23 января 2006 г. № А26-6101/2005-210).

Страховые взносы

Нормы, установленные законодательством, также нужно учесть при расчете:

  • взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;
  • взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

В их пределах компенсация за использование личного автомобиля сотрудника страховыми взносами не облагается (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Нормы, предусмотренные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, предназначены лишь для расчета налога на прибыль. Поэтому в целях расчета взносов применяйте нормы, установленные в соответствии со статьей 188 Трудового кодекса РФ. А именно: размер компенсации, согласованный сторонами трудового (коллективного) договора. В этих пределах с компенсации за использование личного автомобиля сотрудника начислять страховые взносы не нужно. При этом сумма компенсации не будет облагаться взносами, только если использование автомобиля связано с выполнением сотрудником его трудовых обязанностей (разъездной характер работ, служебные цели) (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Аналогичная точка зрения отражена в письме Минздравсоцразвития России от 12 марта 2010 г. № 550-19, пункте 3 письма Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19.

3.     Выплачиваем компенсацию за использование в работе личного имущества с учетом новых ограничений

Трудовой кодекс позволяет использовать личное имущество сотрудника в интересах организации (ст. 188 ТК РФ). В этом случае компания обязана компенсировать ему износ имущества и расходы, связанные с его эксплуатацией. На практике широко применяется компенсация за использование личного автомобиля. В организациях бюджетной сферы суммы таких выплат ограниченны. Для работников других организаций размер компенсации устанавливают соглашением сторон. Разберемся, как оформить такую выплату.

Компенсация за использование личного автомобиля

Положение об использовании работниками личных легковых автомобилей для служебных поездок

Для чего нужен документ

Необходимо определиться с тем, в каком порядке и в каком размере компания готова выплачивать компенсацию за использование сотрудниками в служебных целях личных автомобилей, владеющих ими на праве собственности или ином законном основании, в том числе по доверенности. Для этого можно оформить соответствующий локальный акт.

В какой форме составляется

В произвольной письменной форме.

Что обязательно должно быть в документе

Наименование организации, вид документа, дата утверждения, порядок применения работниками личного имущества в интересах организации, размер компенсации за его использование и порядок возмещения эксплуатационных расходов.

Внимание!

Работники должны быть ознакомлены под роспись со всеми локальными нормативными актами, принимаемыми в организации и непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (ч. вторая ст. 22 ТК РФ)

Компенсация за использование личного автомобиля

Для чего нужен документ

Чтобы выплата компенсации за использование личного имущества в интересах компании считалась обоснованной, в должностной инструкции специалиста должны быть закреплены обязанности, которые предполагают использование такого имущества.

В каком виде составляется

В произвольной письменной форме.

Что обязательно должно быть в документе

Наименование организации, вид документа, номер и дата составления, дата утверждения, наименование должности в соответствии со штатным расписанием, требования к стажу и образованию, перечень обязанностей сотрудника, визы согласования.

Внимание!

Компенсация работникам, использующим для служебных поездок личные автомашины, выплачивается при условии, что их труд связан с постоянными разъездами

Компенсация за использование личного автомобиля

Частая ошибка

Некоторые работодатели составляют одну общую должностную инструкцию для сотрудников, занимающих одноименные должности, но выполняющих разные обязанности. В этом случае должности лучше переименовать и разработать для них разные должностные инструкции.

Дополнительное соглашение к трудовому договору

Совет

Когда договоренность об использовании в работе личного имущества временная, удобнее оформить ее в виде отдельного соглашения

Для чего нужен документ

Если стороны трудового договора договариваются использовать в работе личное имущество сотрудника, они должны заключить об этом письменное соглашение (ст. 188 ТК РФ). Этот документ является основанием для назначения сотруднику соответствующей компенсации.

В каком виде составляется

В произвольной письменной форме.

Что должно быть в документе

Номер и дата соглашения, срок его действия, вид имущества и его технические характеристики, реквизиты документа о праве собственности (доверенности на право управления автомобилем), условия его обслуживания и др

Внимание!

Работник может использовать личное имущество с ведома работодателя, когда письменного соглашения между сторонами предварительно достигнуто не было, но работодатель знал, что работник при выполнении трудовой функции поставлен в такие условия, при которых он вынужден использовать свое имущество, и допускал это (ст. 188 ТК РФ)

Компенсация за использование личного автомобиля

Иногда работодатели забывают о том, что к соглашению нужно приложить копии документов, подтверждающих право собственности сотрудника на используемое им имущество. Только в этом случае компенсация не облагается НДФЛ (п. 3 письма Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538–19).

Путевой лист легкового автомобиля

Совет

Реквизит «Код заказчика» путевого листа заполняйте, если автомобиль используется для обслуживания сторонних заказчиков

Для чего нужен документ

Путевые листы подтверждают фактическое использование личного автомобиля для служебных поездок, количество израсходованных горюче-смазочных материалов (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В каком виде составляется

По типовой межотраслевой форме № 3, утвержденной остановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78остановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 или иному образцу, утвержденному в организации.

Что обязательно должно быть в документе

Фамилия, имя, отчество водителя, номер путевого листа в хронологическом порядке, отметки о прохождении предрейсового и послерейсового медосмотров, дата и время выезда и заезда автомобиля на место его постоянной стоянки и др.

Внимание!

В самостоятельно разработанном путевом листе должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. Только так можно доказать, что автомобиль использовался в производственных целях

Компенсация за использование личного автомобиля

        Акт об использовании в работе личного имущества

Совет

Приложите к акту документы, которые подтвердят сумму эксплуатационных расходов. В противном случае налоговые инспекторы могут исключить компенсацию из расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль

Для чего нужен документ

По истечении каждого календарного месяца в бухгалтерию поступают документы, подтверждающие, что сотрудник использовал имущество в интересах работодателя: например, табель учета рабочего времени, путевые листы, чеки и др. На основании перечисленных документов ежемесячно работник и работодатель составляют акт. Он позволяет обосновать размер компенсации, выплачиваемой сотруднику, за использование личного имущества и подтвердить сумму расходов, связанных с его содержанием.

По какой форме составляется

В произвольной письменной форме.

Что обязательно должно быть в документе

Наименование организации, вид документа, дата и место составления, расчет количества дней, в течение которых работник использовал личный легковой автомобиль в служебных целях, окончательная сумма компенсации и возмещения расходов.

Компенсация за использование личного автомобиля

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Как вы станете заполнять декларацию по УСН за 2016 год?

  • в программе 1С 59.64%
  • в Программе Главбух: учет и отчетность 1.2%
  • в программе Инфо-Предприятие 2.41%
  • в программе БухСофт 5.42%
  • в других бухгалтерских программах 18.07%
  • заполню без программы, скачав бланк на компьютер 11.45%
  • от руки заполню бумажную декларацию 1.81%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 7 351 статье, свежим новостям, консультациям экспертов, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи, новости, образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль