Путевой лист для организации на УСН

1686

Вопрос

У нас УСН доходы, купили машину на фирму. Обязательно ли вести путевые листы (расходы не нужны)? На машине ездит учредитель, не сотрудник. И какая ответственность нам грозит если мы их не будем вести?

Ответ

Если на балансе организации числится автомобиль, то, как правило, путевой лист следует оформлять независимо от того, какой объект налогообложения по УСН применяет организация.

Так как путевой лист является первичным документов для списания ГСМ в бухучете. А также служит документом подтверждающим использование автомобиля компании в служебных целях.

Однако в Вашем случае автомобилем пользуется учредитель, который не состоит с организацией в трудовых отношениях. А организация не отражает в учете приобретение, использование ГСМ. Также в силу применяемой системы налогообложения не учитывает расходы.

В связи, с чем можно сделать вывод, что Вам не обязательно оформлять путевые листы.

При этом нельзя исключить риск, того что при проверке налоговые инспекторы могут обнаружить, что автомобиль используется учредителем безвозмездно. В этом случае проверяющие могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного учредителем в натуральной форме.

Обоснование

1. Обязана ли организация на упрощенке с объектом «доходы» хранить первичные документы, подтверждающие ее расходы.

Да, хранить первичку нужно в общем порядке.

Так поступайте несмотря на то что, уплачивая налог лишь с доходов, отражать в книге расходы не требуется (за некоторым исключением).

Ведь организации, применяющие упрощенку, должны вести бухучет в полном объеме (ст. 2, 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). А потому и требование хранить первичные документы нужно также соблюдать.

2. Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные

 

Путевой лист

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы.

Внимание: использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243.

Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).

Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).

3.  Зачем «упрощенцу» с объектом доходы оформлять путевые листы

Путевой лист для организации на УСН

Если у компании есть собственный либо арендованный транспорт, на все поездки следует оформлять путевой лист. Это основной первичный документ, который подтвердит обоснованность и необходимость разъездов на автомобиле и стоимость израсходованного топлива.

Напомним, путевой лист составляют на каждый автомобиль отдельно. Срок действия путевого листа может быть от одного дня до одного месяца.

Поскольку оформление путевого листа дело уж не совсем простое, у «упрощенцев» с объектом доходы может возникнуть вопрос: а можно ли обойтись без выписки данного документа? Ведь расходы в налоговом учете все равно не учитываются. Соответственно и подтверждать обоснованность расхода ГСМ для целей налогового учета не нужно. Однако путевой лист все равно потребуется, и вот почему.

Во-первых, фирмы на «упрощенке» должны вести бухучет. И чтобы списать на расходы правильную сумму израсходованного топлива, как раз пригодится путевой лист. Ведь каждая хозяйственная операция должна быть оформлена «первичкой» (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Во-вторых, вы можете начислять зарплату водителю в зависимости от отработанного им времени. В этом случае также понадобится путевка, поскольку в ней указывается рабочее время водителя.

В-третьих и, пожалуй, это главное — именно оформленный путевой лист докажет, что перевозку осуществляли вы собственными силами. При отсутствии же такого документа вы не сможете подтвердить факт использования своего транспорта. И контролеры могут посчитать, что, раз перевозка состоялась, но документов на нее нет и вы за нее никому не платили, соответствующие услуги вы получили безвозмездно у третьего лица. А это означает, что вам могут начислить внереализационный доход по рыночной цене транспортных услуг (абз. 3 п. 1 ст. 346.15 и п. 8 ст. 250 НК РФ).

Поэтому путевой лист следует оформлять независимо от того, какой объект налогообложения по УСН применяет ваша фирма.

4. Спорные вопросы расчета и уплаты НДФЛ

Когда возникает доход от использования служебной машины

— Менеджеры по продажам используют в работе служебные машины. В трудовых договорах это не прописано, но есть соглашения об индивидуальной материальной ответственности. Там сказано, какую машину получает сотрудник и что это необходимо для выполнения служебных обязанностей. Возникает ли у сотрудников доход, с которого надо удержать НДФЛ?

— Нет, сотрудники используют машину в интересах работодателя. То есть в служебных, а не личных целях. А значит, не получают никакой экономической выгоды, облагаемой НДФЛ.

— В соглашениях есть условие, что некоторые сотрудники вправе использовать машину и для личных нужд. Но мы в таком случае не возмещаем им расходы на бензин. Надо ли удерживать с них НДФЛ?

— Да, конечно. У этих сотрудников возникает доход в натуральной форме (п. 1 ст. 211 НК РФ. — Примеч. ред.). НДФЛ потребуется удержать со стоимости безвозмездного пользования машиной. Кодекс обязывает налоговых агентов организовать учет таких доходов (п. 1 ст. 230 НК РФ. — Примеч. ред.). Доход каждого сотрудника можно рассчитать, например, на основе средней стоимости аренды автомобиля данного класса (письмо Минфина России от 18.04.12 № 03-04-06/6–117. — Примеч. ред.).

5. ПИСЬМО МИНФИНА РОССИИ от 11.06.2014 № 03-04-05/28243

Вопрос: Мой муж является руководителем организации и пользуется корпоративным автомобилем. Бухгалтерия в его организации настаивает на удержании подоходного налога, так как он не заполняет путевых листов. Должны ли у него удерживать подоходный налог, если по внутренней политике ему как руководителю положен автомобиль для поддержания имиджа организации и для поддержания представительского статуса? Муж пользуется автомобилем без водителя.

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел обращение по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц доходов сотрудника организации, возникающих при использовании служебного автомобиля, и в соответствии со статьей 34_2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняет следующее.

Статья 41 Кодекса определяет доход как экономическую выгоду в денежной или натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с главой 23 "Налога на доходы физических лиц" Кодекса.

В соответствии с пунктом 1 статьи 210 Кодекса при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло.

Использование сотрудником организации служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов означает возникновение у такого физического лица экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить.

Такой доход подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в порядке, предусмотренном статьей 211 Кодекса, устанавливающей особенности определения налоговой базы при получении доходов в натуральной форме.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Вы сверили взносы?

  • Да, с инспекцией 10.98%
  • Да, с фондом 29.27%
  • Да, с инспекцией и фондом 9.76%
  • Нет, сверку еще не проводили 50%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

«Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь!

Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль