Возмещение расходов на ГСМ и ремонт

2278

Вопрос

Можно ли директору возместить расходы на покупку ГСМ и др. хоз. расходы (бензин запчасти), сделанные им на собственные средства, за счет выдачи в подотчет? И как это правильно оформить? Договор аренды авто с супругой директора. Водит директор. Путевые листы на ГСМ составляются. Директор за свой счет произвел приобрел ГСМ и осуществил ремонт. По договору аренды указанные расходы за счет арендатора.

Ответ

Да, можно.

 Расходы на ГСМ возмещаются в полном объеме на основании авансовых отчетов директора с приложенными к нему кассовыми чеками. На основании авансового отчета нужно оприходовать приобретенный директором бензин, а потом списать часть его на затраты, руководствуясь информацией о расходах топлива из путевого листа.

Расходы на ремонт возмещаются директору на основании авансового отчета и кассовых (товарных чеков) приложенных к нему.

Обоснование позиции в рекомендациях Системы Главбух

1. Какие действия помогут вам грамотно списывать стоимость ГСМ

Шаг № 1 Разработайте форму путевого листа

Для того чтобы подтвердить обоснованность и необходимость разъездов на автомобиле, вам потребуется путевой лист. Это основной первичный документ, и его нужно оформлять на каждый автомобиль отдельно.  Срок действия путевого листа может быть от одного дня до одного месяца.

На заметку

Применять унифицированные формы путевых листов обязаны только автотранспортные предприятия. Остальные «упрощенцы» могут разработать образец этого документа самостоятельно.

Унифицированные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78, но они обязательны лишь для автотранспортных предприятий. Поэтому если ваша организация таковой не является, то вы можете разработать бланк «путевки» самостоятельно (письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161). И утвердить свою форму в качестве приложения к учетной политике. Главное, чтобы в разработанном вами образце были обязательные реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Их перечень мы привели в табл. 1.

Обратите внимание

Если заполнить путевой лист с ошибками, налоговики могут снять расходы на ГСМ. Тогда их обоснованность придется доказывать в суде.

Кроме основных сведений, которые перечисленны в табл. 1, вы можете добавить и дополнительные. Например, указать в путевом листе маршрут следования автомобиля, то есть записать конкретный пункт назначения и место отправки с учетом километража. А записи типа «Поездки по городу» не использовать. Но учтите, что заполнять все реквизиты путевого листа следует аккуратно и без ошибок. Ведь при его проверке налоговиками неточности могут послужить основанием для исключения «путевки» из состава бумаг, подтверждающих расходы. Тогда обоснованность затрат вам придется доказывать в суде (постановления ФАС Уральского округа от 05.03.2009 № Ф09-946/09-С5, ФАС Западно-Сибирского округа от 20.11.2009 № А46-11958/2009 и ФАС Центрального округа от 18.04.2008 № А36-3124/2006).

Образец заполненного путевого листа мы представили на рис. 1.

Шаг № 2 Выдайте деньги под отчет

После того как путевой лист будет выписан, выдайте водителю деньги на покупку бензина.

Напомним, что с 1 января 2012 года все деньги под отчет должны выдаваться на основании личного заявления работника (п. 4.4 Положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П). Это заявление подписывает руководитель, указывая при этом сумму, которую надо выдать, и срок. Только при наличии такого документа кассир может выдать деньги по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2).

На заметку

Чтобы получить деньги под отчет, водителю нужно подать заявление на имя руководителя.

Выдачу наличных денег отразите проводкой:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

— выданы под отчет денежные средства для покупки ГСМ.

В течение трех дней после окончания срока, на который получены деньги под отчет, водитель должен отчитаться о произведенных расходах. Для этого в бухгалтерию он подает авансовый отчет (форма № АО-1) и прикладывает к нему чеки с указанием даты покупки топлива, количества, стоимости и марки ГСМ.

Шаг № 3 Отразите стоимость приобретенного и израсходованного топлива в бухучете

В бухучете приобретенные ГСМ учтите в составе материально-производственных запасов по фактической себестоимости (п. 2 и 5 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»). И отразите их по дебету счета 10 «Материалы» субсчета «Топливо» в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Запись будет следующая:

ДЕБЕТ 10 субсчет «Топливо» КРЕДИТ 71

— оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета).

Суть вопроса

На основании авансового отчета нужно оприходовать приобретенный водителем бензин, а потом списать часть его на затраты, руководствуясь информацией о расходах топлива из путевого листа.

Если при покупке топлива АЗС выдала вам кассовый или товарный чек с выделенной суммой НДС, то учесть налог как самостоятельный расход отдельно от стоимости горюче-смазочных материалов вы сможете только при наличии счета-фактуры. Если такого документа нет, оприходуйте бензин по той цене, которая указана в чеке, с учетом НДС (п. 6 ПБУ 5/01).

На затраты в бухучете списывайте всю фактическую стоимость топлива независимо от того, является она расходом при расчете «упрощенного» налога или нет. И отражайте ее в составе затрат по обычным видам деятельности (п. 6 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). Если же в налоговом учете вы списываете ГСМ по нормам, то можете сверхнормативный расход в бухгалтерском учете показывать на отдельных субсчетах, прописав такой порядок в учетной политике организации для целей бухучета.

На заметку

Расходы на ГСМ можно не считать, если платить сотруднику компенсацию

Использовать в работе автомобили сотрудников можно по разным основаниям. Если заключен договор аренды, то обычно расходы на ГСМ возмещаются в полном объеме на основании авансовых отчетов сотрудника и учитывать их нужно по правилам, изложенным в статье. Однако некоторые работодатели платят сотрудникам компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях. Размер компенсации можно установить любой. Но вот учесть при УСН получится только сумму в пределах норм (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). А норма эта незначительна: 1200 либо 1500 руб. в месяц в зависимости от объема двигателя авто (постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92). Причем данная выплата уже включает в себя стоимость ГСМ, а также износ и технический ремонт автомобиля (п. 3 письма Минфина России от 21.07.92 № 57). Соответственно если вы платите компенсацию, то такой статьи расходов, как ГСМ, у вас в налоговом учете уже не будет.

Что касается бухгалтерского учета, то там размер компенсации нужно будет признавать в полном объеме в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 7 и 8 ПБУ 10/99).

Количество топлива, которое подлежит списанию на затраты, рассчитайте по данным путевого листа. Для этого воспользуйтесь формулой:

Количество топлива
к списанию на расходы (л)

=

Остаток топлива
при выезде
автомобиля (л)

+

Количество топлива,
заправленного
в бак (л)

Остаток топлива
на конец дня (л)

2. Директор заплатил за компанию из своих наличных

Что понадобится сделать: Действовать надо в зависимости от того, какие документы выдал контрагент директору. Можно оформить авансовый отчет или же купить товар у директора.

Директор потратил свои личные деньги на нужды компании. Скажем, купил мебель или канцтовары. Как отразить затраты в учете? Все зависит от того, какие документы он принес в бухгалтерию.

Все бумаги оформлены на компанию. В этом случае директор составит авансовый отчет и сам же утвердит его. После этого есть основание отразить затраты в бухучете. Встает вопрос: можно ли в данной ситуации использовать ? Вообще он предназначен для того, чтобы учитывать суммы, которые были заранее выданы работникам под отчет. Однако прямого запрета на то, чтобы сотрудник сначала оплатил расходы, а затем возместил затраченные деньги, в законодательстве нет. Поэтому в данном случае ничто не мешает отразить задолженность перед директором на .

Инспекторы могут выдвинуть такую претензию: раз деньги не выдавались, значит, фактически компания расходов не понесла. Особенно это актуально для компаний, которые считают налог на прибыль по оплате. А также для компаний на «упрощенке» с объектом налогообложения «доходы минус расходы». Поэтому безопаснее возместить затраты директору сразу после того, как он утвердит отчет. Но что делать, если денег нет? В этом случае возможен такой вариант. Директор внесет в кассу деньги по договору беспроцентного займа, а затем компания выдаст ему их же в качестве перерасхода по авансовому отчету. С тем, что расходы, оплаченные за счет заемных средств, учитываются при «упрощенке», в Минфине России согласны ( письмо от 13 января 2005 г. № 03-03-02-04/1/2). После того как у компании появятся деньги, она возвратит директору заем.

Если директор уплатил наличные другой компании или индивидуальному предпринимателю, то при этом важно, чтобы соблюдался лимит расчетов по одной сделке – 100 000 руб. Иначе компанию и директора могут оштрафовать.

Документы выписаны на директора лично. Если куплен товар, то можно заключить договор, по которому руководитель продаст его своей компании. Правда, по окончании года директору придется представить декларацию по налогу на доходы физических лиц. А как быть, если директор оплачивал работы или услуги? Понятно, что перепродать их не получится. В этом случае лучше попросить контрагента переделать документы на имя организации.

В документах не указано ни название компании, ни фамилия директора . Если лимит расчетов наличными нарушен не будет, то лучше возместить затраты директору по авансовому отчету. Если же лимит не нарушен, то безопаснее оформить куплю-продажу.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Вы сверили взносы?

  • Да, с инспекцией 11.69%
  • Да, с фондом 31.17%
  • Да, с инспекцией и фондом 9.09%
  • Нет, сверку еще не проводили 48.05%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

«Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь!

Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль