• Главная страница
  • » Ответы на вопросы
  • » Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника и возможно ли прописать не твердую сумму компенсации, а компенсацию исходя из интенсивности использования авто

Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника и возможно ли прописать не твердую сумму компенсации, а компенсацию исходя из интенсивности использования авто

256

Вопрос

В продолжение темы про компенсацию работнику за использование личного авто в служебных целях подскажите, пожалуйста, возможно ли прописать не твердую сумму компенсации, а компенсацию исходя из интенсивности использования авто. Ведь в любом случае придется составлять путевые листы для подтверждения производственного характера использования. Тогда вопрос, компенсация начисляется по кредиту сч. 73, нужны ли авансовые отчеты по чекам (сч. 71), или чеки АЗС сотрудник прикладывает к служебной записке с с путевым листом. Как обосновать такую составляющую компенсации как амортизация авто наряду с расчетом компенсации гсм исходя из пробега.

Ответ

Порядок выплаты компенсации за использование имущества в служебных целях определяется соглашением сторон. Размер компенсации можно устанавливать приказом руководителя, прописать порядок определения размера в трудовом договоре или ежемесячно заключать дополнительное соглашение к трудовому договору. Расчеты по выплате компенсации ведутся на счете 73. Авансовые отчеты необходимо составлять, если возмещение расходов на ГСМ производится сверх выплачиваемо компенсации. Амортизация, как составляющая компенсационной выплаты, прямо предусмотрена Трудовым кодексом РФ.

 

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух для коммерческих организаций

1. Рекомендация: Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника

 

Документальное оформление

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему*.

Можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя

Да, можно.

При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя*. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.

 

Бухучет

В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73*
– начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).

 

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Статья: Правила, которые помогут оформить компенсацию сотрудникам, использующим в работе свое имущество

 

Размер компенсации . Компенсация выплачивается только за дни, когда имущество эксплуатировалось. Забегая вперед, скажем, что в таком случае в конце месяца составляется акт об использовании и в нем уже рассчитывается месячная сумма компенсации*.

Важное обстоятельство

Трудовое законодательство не ограничивает размер компенсации за использование имущества.

Отметим: размер компенсации в принципе может быть любым, Трудовой кодекс его не ограничивает. Правда, лимиты для некоторых видов имущества есть в налоговом законодательстве, но об этом расскажем ниже.

Возмещение расходов на обслуживание . Компенсация должна покрывать износ, а также расходы, связанные с использованием имущества*. Например, стоимость расходных материалов, ремонт и т. п. Информация о том, будут ли эти выплаты и в каком размере, тоже прописывается в соглашении. Если расходы компенсируются, то их общую сумму за месяц также нужно определять в акте.

 

Л.А. Масленникова,

эксперт журнала «Упрощенка», кандидат экономических наук

Журнал «Упрощенка», № 3, Март, 2012

3. Статья: Как организовать документооборот, если принято решение платить сотруднику компенсацию за использование его имущества

 

Вопрос № 3 В каком размере устанавливать компенсацию

Вы сами решаете, сколько платить за то, что сотрудник использует свое имущество в работе, и прописываете эту сумму в соглашении с сотрудником*. Обратите внимание: речь идет не о компенсации конкретных расходов — стоимости бензина, оплаты телефонных разговоров, а о плате за тот факт, что для работы сотрудник использует личное имущество. При этом конкретные произведенные расходы можете компенсировать отдельно, на основании авансовых отчетов, составляемых работником. Здесь у вас свобода выбора, и трудовое законодательство какой-либо конкретной суммой размер компенсации не ограничивает. Есть нормы только для целей налогообложения, но об этом мы расскажем чуть ниже.

Однако подобная свобода в вопросах выбора размера компенсации еще не значит, что за использование и износ имущества вы можете назначать любые суммы. Так или иначе нужно исходить из принципов разумности, учитывать первоначальную стоимость имущества и скорость его износа.

Важное обстоятельство

Трудовое законодательство не ограничивает размер компенсации за использование личного имущества какой-либо суммой. Устанавливая размер компенсации, руководствуйтесь принципами разумности.

Например, сотрудник будет постоянно использовать в работе недавно купленный им персональный компьютер. Сумму компенсации за использование можно посчитать исходя из цены имущества и нормативного срока его использования*. Так, если стоимость компьютера составляет 27 000 руб., а срок использования — 5 лет, то можно установить размер ежемесячной компенсационной выплаты в сумме 450 руб. (27 000 руб. : 60 мес.).

Если определить компенсацию в твердой сумме затруднительно, можете разработать порядок, согласно которому будете рассчитывать величину выплаты. Исходя из прописанного размера или порядка его определения, и выплачивайте компенсацию ежемесячно*. А если возникает надобность увеличить размер выплаты, внесите в соглашение соответствующие изменения.

Что касается расходов, которые несет сотрудник при использовании имущества, то возмещайте их отдельно в размере фактически понесенных затрат на основании подтверждающих документов и авансового отчета сотрудника*. Информацию о порядке возмещения этих эксплуатационных расходов также включите в соглашение с работником.

 

А.А. Федорова,

эксперт журнала «Упрощенка»

Журнал «Упрощенка», № 7, Июль, 2013

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

«Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь!

Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль