Как учесть при налогообложении суточные, при разъездном характере работы

224

Вопрос

Нужно ли работнику отчитываться за суточные, выплаченные согласно ст. 168.1 ТК РФ, размер которых прописан во внутренних нормативных актах, при разъездном характере работы?

Ответ

Расходы в виде суточных достаточно подтвердить документами, которые оформляются при направлении командированного в поездку. Предоставление чеков и квитанций, подтверждающих уплату сотрудником денежных средств, не требуется.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Г лавб ух

(версия для упрощенки и Системы Главбух vip-версия)

  1. Рекомендация: Как учесть при налогообложении суточные. Организация применяет общую систем у налогообложения

Размер суточных организация определяет самостоятельно (ст. 168 ТК РФ). При расчете некоторых налогов суточные учитываются в пределах норм.

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль суточные не нормируются (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 6 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/41). Включайте их в состав расходов в размере, предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации: приказами, Положением об оплате труда, положением о командировках и т. п. (ст. 168 ТК РФ). Размер можно установить как фиксированный, так и по фактическим расходам.

Внимание: если у организации не будет первичных документов, подтверждающих понесенные сотрудником расходы, могут возникнуть претензии проверяющих к признанию данных затрат. Соответствующие документы (чеки, квитанции и т. п.) потребуйте от командированного сотрудника.

Суммы, выплаченные сотруднику взамен суточных при однодневной командировке, не получится подтвердить теми же командировочными документами, что и обычные суточные. То есть, в отличие от суточных при командировках в несколько дней, в данном случае понадобятся первичные документы, отражающие фактические расходы командированного.

Объясняется это тем, что специалисты финансового ведомства квалифицируют данные затраты не как суточные, а как другие расходы, связанные с производством и реализацией. А такие расходы должны быть подтверждены соответствующими первичными документами (чеками, квитанциями и т. п.) в общем порядке (ст. 252 НК РФ).

Документальное оформление

Расходы в виде суточных подтвердите документами, которые оформляются при направлении командированного в поездку (например, командировочным удостоверением). При этом предоставление чеков и квитанций, подтверждающих уплату сотрудником денежных средств, не требуется. Такой вывод следует из разъяснений контролирующих ведомств (письма Минфина России от 1 марта 2013 г. № 03-04-07/6189 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 26 марта 2013 г. № ЕД-4-3/5200), от 11 ноября 2011 г.№ 03-03-06/1/741, от 1 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/206, от 24 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/770 и ФНС России от 3 декабря 2009 г. № 3-2-09/362).*

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2.Статья: Журнал «Упрощенка» № 7, Июль 2013

(версия для упрощенки и Системы Главбух vip-версия)

Памятка, которая поможет вам оформить документы при направлении сотрудника в командировку

Каждый бухгалтер не понаслышке знает, что значит отправить работника в командировку. Хлопоты, хлопоты, хлопоты… Надо заказать билеты, снять гостиницу, выплатить суточные и т. д. И одними чеками, билетами, квитанциями здесь не обойтись. Самой организации нужно оформить много внутренних документов, к которым, например, относятся приказ руководителя, командировочное удостоверение, авансовый отчет. Список документов довольно существенный, и важно ничего не упустить, чтобы без рисков списать расходы и избежать претензий со стороны контролеров. И вот недавно в Интернете появились письма Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291 и Роструда от 04.03.2013 № 164- 6-1, в которых чиновники как раз рассказали о том, какие документы понадобятся при оформлении работника в командировку. Мы предлагаем вам ознакомиться с содержанием этих писем.

Если у вас «упрощенка» с объектом доходы

Статья будет вам полезна, поскольку правильное оформление командировочных расходов влияет не только на расчет расходов, но и на исчисление зарплатных налогов. А последнее для вас актуально.

Шаг № 1 Перед отъездом сотрудника в командировку оформите служебное задание, приказ и командировочное удостоверение

До 1 января 2013 года документы для направления работника в командировку оформлялись по унифицированным формам, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Сегодня это постановление продолжает действовать. Но брать из него формы уже не обязательно — «первичку» теперь организации могут разрабатывать самостоятельно или дорабатывать с помощью компьютера формы Госкомстата с учетом своих потребностей.

Далее для удобства мы будет ссылаться на утвержденные Госкомстатом формы. А вы уже сами решайте, использовать именно их или разработать свои.

Обратите внимание

Направляя работника в командировку, обязательно оформите служебное задание, приказ о командировке и командировочное удостоверение.

Итак, самый первый документ, который нужно оформить для командировки, — служебное задание (форма № Т-10а). Это документ, в котором кратко изложены планы на будущую командировку. И составляется он в два этапа. Еще до командировки в него записывают должность и ФИО командированного работника, место назначения, даты отправления и возвращения, а также цель командировки (заключить контракт, провести семинар, проинспектировать подразделение и т. д.).

Полезные советы

Как оформить командировочное удостоверение, если пунктов назначения несколько

Нередко сотрудник командируется в несколько точек назначения. Например, приезжает сначала в одно место, а затем, не возвращаясь в родной город, едет сразу по другому адресу, чтобы не терять времени. Такой подход вполне законен. Но бухгалтерия может столкнуться с определенными сложностями. Ведь в действующей форме командировочного удостоверения (№ Т-10) указан только один пункт назначения.

Решить проблему можно двумя способами. Первый — выписать несколько командировочных удостоверений, в каждом из которых указать свой пункт назначения. И второй — доработать на компьютере форму № Т-10, предусмотрев в ней несколько пунктов назначения (см. образец на рисунке). Тогда достаточно будет выписать только одно удостоверение. Возможность доработки формы № Т-10 под нужды организации Минтруд подтвердил в письме от 14.02.2013 № 14-2-291. А уже после возвращения в этом же служебном задании нужно будет написать отчет о выполнении задания.

На основании составленного таким образом служебного задания руководитель организации издает приказ о направлении работника в командировку (форма № Т- 9а). В нем так же, как и в служебном задании, указывается ФИО и должность работника, место назначения и срок командировки.

Ну и еще один важный документ — это командировочное удостоверение (форма № Т-10). По прибытии в место назначения на этом документе работник должен будет поставить отметку о времени прибытия и выбытия. И благодаря этому компания в дальнейшем сможет списать расходы на командировку. Кстати, при зарубежных поездках число дней командировки можно посчитать по отметкам в загранпаспорте о пересечении границы. Так что при загранкомандировках выписать командировочное удостоверение не нужно (кроме командировок в страны СНГ, при поездках в которые отметки в паспорте не ставятся).

Шаг № 2 Факт выезда сотрудника в командировку зафиксируйте в специальном журнале и табеле учета рабочего времени

Как только сотрудник уедет в командировку, этот факт нужно зафиксировать в специальных документах. Ведь, например, за дни командировки выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). И бухгалтерия должна знать, сколько дней сотрудник отсутствовал на работе.

Памятка

В табеле учета рабочего времени дни работы в командировке отмечайте буквой К. Если работник трудится в командировке в выходной, обозначьте этот факт сразу двумя кодами — К и РВ.

Прежде всего факт выбытия сотрудника в командировку нужно зафиксировать в журнале учета командированных сотрудников. Форма этого документа установлена приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н. И заполнить его несложно. В нем указываются ФИО сотрудника, реквизиты командировочного удостоверения, наименование организации, в которую командируется сотрудник, и пункт назначения.

А вот дни командировки нужно отмечать в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К. При этом количество отработанных часов указывать не нужно.

На заметку

В однодневную командировку можно отправить работника и без командировочного удостоверения

Минтруд считает, что на сотрудников, которые направляются в однодневные командировки, работодатель может не выписывать командировочное удостоверение. В письме ведомства от 14.02.2013 № 14-2-291 чиновники объясняют это тем, что вообще-то командировочное удостоверение оформляется для подтверждения срока пребывания в командировке. А если командировка длится всего один день, все и так ясно.

При этом подтверждать, что работник отсутствовал один день на работе по уважительной причине, Минтруд предлагает билетами и отчетом о командировке. Отметим, что Минфин России в письме 26.05.2008 № 03-03-06/2/60 также говорит о том, что командировочное удостоверение необходимо только при длительных поездках.

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами — К и РВ. Это будет означать, что сотрудник трудился в командировке в выходной день.

Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал указание о продолжительности работы в выходной день. Понятно, что платить за работу в такие дни нужно по двойным тарифам (ст. 153 ТК РФ).

Шаг № 3 После возвращения сотрудника получите от него документы, подтверждающие расходы

После того как работник вернулся из командировки, он должен, как мы уже сказали ранее, дополнить служебное задание отчетом о проделанной работе. И составить вместе с бухгалтером авансовый отчет о потраченных в командировке суммах (форма № АО-1). В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели командировки.

К отчету нужно обязательно приложить подтверждающие документы (чеки, договоры, квитанции, транспортные документы и др.). Далее работник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет вместе со служебным заданием и командировочным удостоверением. И на основании этого комплекта документов произведенные расходы на командировку можно будет отразить в бухгалтерском и налоговом учете.

Нюансы, требующие особого внимания

Перед тем как направить сотрудника в командировку, оформите служебное задание, приказ о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение. Формы можно взять из приказа Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 или разработать свои.*

Факт выбытия из командировки нужно зафиксировать в журнале учета командированных сотрудников и табеле учета рабочего времени.

После возвращения из командировки работник с помощью бухгалтера составляет авансовый отчет, прикладывает к нему чеки, квитанции и другие документы, подтверждающие расходы на командировку, а также служебное задание и командировочное удостоверение.

В.И. Скронзеев,

эксперт журнала «Упрощенка»

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Как вы станете заполнять декларацию по УСН за 2016 год?

  • в программе 1С 56.63%
  • в Программе Главбух: учет и отчетность 1.43%
  • в программе Инфо-Предприятие 1.43%
  • в программе БухСофт 4.66%
  • в других бухгалтерских программах 20.79%
  • заполню без программы, скачав бланк на компьютер 12.19%
  • от руки заполню бумажную декларацию 2.87%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 7 351 статье, свежим новостям, консультациям экспертов, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи, новости, образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль