Заполнение путевого листа и расходы на ГСМ

1604

Вопрос

Предприятие ЗАО, Усно «Доходы 6%», с 2011 г. производим выплату сотруднику по ГПХ «аренда авто без экипажа» 2011-2012г. 8 046,11 руб. за месяц, 2013г. 11 500,00 руб. за месяц. НДФЛ 13% удерж. перечисляем. Договор ГПХ, акт приема-передачи авто делаем на год с 01.01.201* по 31.12.201*, путевые листы не оформляли. Вопрос: 1) Могут ли быть претензии ИФНС по Сумме договора (авто легковое)? 2) Отсутствие путевых листов? 3) При оформлении справки 2-НДФЛ за 2011,2012,2013 г. код дохода ставили 4800, сейчас выяснили что надо 2400, нужны ли корректирующие справки?

Ответ

путевой лист — это первичный документ, поэтому его должны заполнять все «упрощенцы», имеющие служебный транспорт, независимо от объекта налогообложения.

 

При этом расходы должны быть обоснованными (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). А путевые листы как раз и подтвердят, что автомобиль использовался в служебных целях, а не для личных поездок работников. Путевые листы нужны как профессиональным перевозчикам, так и другим компаниям, использующим в работе автомобили.

При отсутствии путевых листов сумма на оплату бензина подлежит включению в налоговую базу сотрудника.

Действующим законодательством не установлена обязанность организации представлять уточненную справку 2-НДФЛ в данной ситуации, а также отсутствует ответственность за ошибочное указание кода дохода в справке.

Однако, по мнению контролирующих органов, необходимо, например, подать уточненную справку 2-НДФЛ и в случае, когда организация выявила техническую ошибку, допущенную при заполнении справки, в частности указала неверный ИНН сотрудника (Письмо УФНС по г. Москве от 18 марта 2011 г. № 20-14/3/025669@)

Организация вправе самостоятельно принять решение в этой ситуации.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» упрощенная версия.

1.Статья: Грамотно составленный путевой лист подтвердит расходы на ГСМ

 

Если у вас «упрощенка» с объектом доходы

Путевой лист — это первичный документ, поэтому его должны заполнять все «упрощенцы», имеющие служебный транспорт, независимо от объекта налогообложения.

При этом расходы должны быть обоснованными (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). А путевые листы как раз и подтвердят, что автомобиль использовался в служебных целях, а не для личных поездок работников. Обратите внимание: путевые листы нужны как профессиональным перевозчикам, так и другим компаниям, использующим в работе автомобили.

По мнению налоговиков, путевые листы необходимы и в случае, когда поездки совершаются на арендованном авто (письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1). А вот суды, как правило, придерживаются иного мнения, особенно если речь идет об арендетранспорта с экипажем. Они ссылаются на постановление Госкомстата России от 28.11.97 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее — постановление № 78). В нем сказано, что путевой лист является первичным документом по учету работы автомобиля, на основании которого начисляется зарплата водителю. В случае аренды транспорта с экипажем машину водит сотрудник арендодателя и арендатор зарплату ему не выплачивает. Поэтому и оформлять путевые листы арендатору необязательно. Именно к такому выводу пришел ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 18.01.2008 № А56-15033/2007 .*

 

Как часто нужно выписывать путевые листы

Профессиональные перевозчики должны выписывать путевые листы ежедневно (постановление № 78). А вот нетранспортным компаниям совсем необязательно заполнять путевой лист на каждую поездку. Можно оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца. Об этом сказано в пункте 10 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (далее — Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов).*

Суть вопроса

Компании, не являющиеся транспортными, могут оформлять один путевой лист на несколько дней, неделю или иной срок, не превышающий одного месяца.

Отметим, Минфин России придерживается аналогичной позиции и не возражает, если нетранспортные компании будут оформлять листы не на каждый день, а на более длительный срок (письма Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327 и от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77). Главное, чтобы еженедельное или ежемесячное составление путевого листа позволяло организовать учет отработанного времени и расхода ГСМ.*

 

Таблица. Обязательные реквизиты путевого листа

№п/п

Сведения, включаемые в форму путевоголиста

Комментарий

Чем установлены

Реквизиты для путевых листов, прописанные в приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152 и Законе № 129-ФЗ

1

Наименование и номер путевоголиста

В наименовании путевого листа укажите тип автомобиля (например, путевой лист легкового автомобиля). В заголовочной части проставьте печать или штамп владельца автомобиля

Пункты 3 и 12 приказа № 152, пункт 2 статьи 9 Закона № 129-ФЗ

2

Срок действия

В путевом листе, действующем один день, должна стоять дата этого дня. В путевом листе, оформленном на более длительное время (неделю, месяц и т. д.), отразите даты начала и окончания срока, в течение которого путевой листможет быть использован

Пункты 3 и 4 приказа № 152, пункт 2 статьи 9 Закона № 129-ФЗ

3

Информация о собственнике транспортного средства

Организации должны указать организационно-правовую форму, наименование, местонахождение и номер телефона, а индивидуальные предприниматели — ФИО, почтовый адрес и номер телефона

Пункты 3 и 5 приказа № 152, пункт 2 статьи 9 Закона № 129-ФЗ

4

Сведения о транспортном

средстве

В графах, отведенных для этих сведений, нужно указать следующую информацию:

— тип (легковой автомобиль, грузовой автомобиль и т. д.) и модель транспортного средства, а также модель прицепа, полуприцепа, если таковые используются;

— государственный регистрационный знак автомобиля, прицепа, полуприцепа;

— показания одометра (полные километры пробега) при выезде автомобиля из гаража и его заезде в гараж;

— даты и время выезда автомобиля с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку. Эту информацию фиксируют назначенные руководителем организации или предпринимателем лица. Рядом они ставят свою роспись

Пункты 3 и 6 приказа № 152

5

Сведения о водителе

Укажите ФИО водителя, дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Медицинский работник должен расписаться

Пункты 3 и 7 приказа № 152

6

Маршрут движения транспортного средства

Запишите точный адрес следования

Маршрут не является обязательным реквизитом, установленным нормативными документами, но на его наличии часто настаивают проверяющие (письмо Минфина России от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117)

Реквизиты первичных документов, установленные Законом № 129-ФЗ

7

Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении

Укажите километраж и расход топлива

Пункт 2 статьи 9 Закона № 129-ФЗ

8

Наименование должностей лиц, ответственных за операцию, и их личные подписи

Путевой лист подписывает водител

       

В дополнение к этим реквизитам вы можете внести в форму другие реквизиты, учитывающие особенность вашей деятельности. Образец заполненного путевого листа приведен ниже.

Рисунок. Образец путевого листа

 

Памятка*

В путевом листе нужно указать срок его действия, сведения о водителе, его медицинском осмотре, собственнике автомобиля, самом автомобиле и маршруте движения.

Обратите внимание: среди обязательных реквизитов нет сведений о маршруте движения автомобиля. Тем не менее мы рекомендуем включить их в разрабатываемую форму путевого листа. Поскольку именно эта информация поможет вам доказать, что машина использовалась в служебных целях, а расходы на покупку ГСМ обоснованны.

Отметим, что в путевом листе нужно указывать конкретный адрес следования автомобиля. При общих фразах: «по городу» или «до клиента» налоговики могут не признать расходы на покупку топлива (письмо УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 № 20-12/064123.2). Лучше фиксировать точный маршрут служебного транспорта. Если адресов много и изо дня в день они повторяются, можно издать приказ руководителя, в котором им будут присвоены номера. Тогда в путевом листе вы сможете писать не полный адрес, а маршрут № 1, маршрут № 2 и т. д. Нумерация маршрутов в приказе может быть зафиксирована, например, как показано на рисунке.

Рисунок. Выдержка из приказа

Если поездки планируются по служебным запискам, то в путевом листедопускается написать: «по маршруту согласно служебным запискам». В этом случае записки следует приложить к листам.

Оформленные листы нужно регистрировать в журнале, унифицированная форма которого утверждена постановлением № 78 .  Использованные журналы не выбрасывают, а хранят пять лет.

И еще один важный момент. Минфин России в письме от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354 разрешил нетранспортным компаниям не заполнять листы. Но у них должен быть другой документ, составленный по данным системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или другой системы, позволяющей определить пройденный путь. Получается, документ все-таки должен быть со всеми обязательными реквизитами (сведениями о водителе, маршруте следования и т. д.). А будет ли он называться путевым листом или как-то иначе, значения не имеет.

ЖУРНАЛ «УПРОЩЕНКА», № 7, ИЮЛЬ 2012

2.Письмо УФНС РФ по г. Москве от 12.10.2007 № 28-11/097861

«Вопрос: Согласно условиям трудовых договоров организация обеспечивает сотрудников служебными автомобилями и оплачивает расходы на их содержание. Путевые листы сотрудники не предоставляют. Признаются ли расходы организации на содержание данных автомобилей доходом сотрудников, который подлежит налогообложению НДФЛ?*

Согласно статье 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определенной в соответствии со статьей 212 НК РФ.

В статье 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать реквизиты, установленные данной статьей.

Первичным документом, подтверждающим произведенные расходы на горюче-смазочные материалы, является путевой лист, унифицированная форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78.

В путевом листе указываются номер и дата выдачи, серия и номер автомобиля, его марка, цель поездки, информация о конкретном месте следования, показания спидометра, остаток горючего при выезде и возвращении. Указанные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. На основании этих данных определяется фактический расход на горюче-смазочные материалы по конкретному автомобилю.

Таким образом, для признания расходов на горюче-смазочные материалы в целях налогообложения прибыли необходимо наличие чеков АЗС (документов, подтверждающих факт оплаты горюче-смазочных материалов) и правильно оформленных путевых листов, подтверждающих фактический расход бензина на производственные цели. Наличие чеков АЗС при отсутствии путевого листа не подтверждает целесообразность осуществленных сотрудником расходов.

В пункте 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного письмом ЦБ РФ от 04.10.93 № 18, предусмотрено, что лица, получившие деньги под отчет, обязаны предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах. Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции. Первичные документы для придания им юридической силы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные в пункте 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н, в частности наименование документа (формы), код формы, дату составления, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

Документами, подтверждающими материальные затраты подотчетного физического лица, могут служить товарные чеки, накладные с приложением кассовых чеков или квитанции к приходным ордерам, подтверждающие оплату данного товара (работы, услуги).

В случае если оправдательные документы на приобретение товара или за оказанную работу (услугу) отсутствуют либо оформлены с нарушением установленных требований, суммы, выданные подотчетному лицу на хозяйственные расходы, подлежат включению в налоговую базу по НДФЛ.

Следовательно, при отсутствии путевых листов сумма компенсационных расходов на оплату бензина за пользование сотрудниками служебных автомобилей подлежит включению в налоговую базу таких сотрудников.*

Согласно статье 226 НК РФ российские организации, индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также постоянные представительства иностранных организаций в РФ, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, за исключением доходов, в отношении которых исчисление и уплата налога осуществляются в соответствии со статьями 214.1, 227 и 228 НК РФ, признаются налоговыми агентами, обязанными исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму НДФЛ. При невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан в течение одного месяца с момента возникновения соответствующих обстоятельств письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика».

3.Статья: В отчетности по доходам бывают простительные налоговому агенту ошибки

 

Анна Ведеева, эксперт «УНП»

Если после подачи в инспекцию справок по форме 2-НДФЛ компания обнаружила неточность, исправлять ее или нет, зависит от ее сути.

Можно не уточнять. Ошибки, которые не повлияли на сумму доходов или налога, можно не уточнять. А также те, которые не повлияют на идентификацию сотрудника. Например, неправильный код дохода или вычета.*

 

ГАЗЕТА «УЧЕТ. НАЛОГИ. ПРАВО», № 20, МАЙ 2010

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

«Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь!

Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль