Механизм возврата излишне удержанного НДФЛ с уволенного сотрудника

7232

Вопрос

Организация излишне удержала НДФЛ с сотрудника. На момент обнаружения ошибки данный сотрудник уволился и не работает в организации. Каким образом нам уведомить сотрудника, чтобы он написал заявление и какой будет механизм возврата?

Ответ

Обнаружив излишнее удержание и переплату НДФЛ, работодатель должен уведомить об этом сотрудника в течение 10 дней. Форма и способ сообщения Налоговым кодексом РФ не предусмотрены, поэтому налоговый агент вправе направить налогоплательщику сообщение в произвольной форме. Для возврата излишне  удержанного НДФЛ бывшему сотруднику необходимо написать на имя руководителя заявление в произвольной форме. Заявление о возврате налога бывший работник может подать в течение трех лет с момента, когда лишние суммы были удержаны. Вернуть деньги можно за счет предстоящих платежей по НДФЛ из доходов других сотрудников. Переплату по НДФЛ организация должна перечислить на банковский счет человека в течение трех месяцев со дня получения от него заявления. Если предстоящих платежей по НДФЛ недостаточно для возврата излишне удержанной суммы налога в течение трехмесячного срока, налоговому агенту следует обратиться за возвратом недостающей суммы в налоговую инспекцию. К заявлению о возврате налога следует приложить: выписку из налогового регистра по НДФЛ о доходах сотрудника; документы, подтверждающие факт излишнего удержания и перечисления НДФЛ. До того как переплата поступит на расчетный счет организации, налоговый агент вправе вернуть человеку излишне удержанную сумму НДФЛ за счет собственных средств.

 

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как вернуть излишне удержанный НДФЛ

Возврат переплаты через организацию

За возвратом излишне удержанного НДФЛ человек может обратиться в организацию, которая удержала налог в качестве налогового агента. Для этого ему необходимо написать на имя руководителя организации заявление в произвольной форме.* Об этом сказано в пункте 1 статьи 231 Налогового кодекса РФ.

 

Заявление о возврате налога человек может подать в течение трех лет с момента его удержания* (п. 7 ст. 78 НК РФ). При этом право на обращение за возвратом налога не зависит от наличия трудовых (гражданско-правовых) отношений между человеком и организацией на дату подачи заявления. Например, заявление о возврате излишне удержанной суммы человек вправе подать в организацию и после увольнения из нее, но до истечения срока, предусмотренного для возврата налога. В этом случае налоговый агент обязан вернуть излишне удержанный НДФЛ уволенному сотруднику. При этом подтверждения того, что налог не был возвращен налоговой инспекцией, не требуется.* Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 27 декабря 2012 г. № 03-04-06/4-370 и от 24 декабря 2012 г. № 03-04-05/6-1430.

Источниками для возврата переплаты могут быть предстоящие платежи по НДФЛ, удержанному и подлежащему перечислению в бюджет:*

  • из доходов того же человека, у которого возникла переплата (например, если сотрудник, у которого была удержана излишняя сумма НДФЛ, продолжает работать в организации);
  • из доходов других налогоплательщиков, по отношению к которым организация является налоговым агентом.*

Это следует из положений абзаца 3 пункта 1 статьи 231 Налогового кодекса РФ.

Налоговые ставки, по которым был удержан НДФЛ, направляемый организацией на возврат переплаты, значения не имеют. Например, налог, рассчитанный по ставке 13 процентов, можно вернуть за счет сумм НДФЛ, начисленных по ставкам 9, 13, 30 или 35 процентов. Вместе с тем, налоговые агенты обязаны вести раздельный учет доходов (сумм НДФЛ), в отношении которых применяются разные налоговые ставки (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Срок возврата

Переплату по НДФЛ организация должна перечислить на банковский счет человека в течение трех месяцев со дня получения от него заявления.* Сообщать о возврате в налоговую инспекцию не нужно (письмо Минфина России от 18 октября 2013 г. № 03-04-06/43608). Если в течение трех месяцев организация не вернет налогоплательщику переплату (полностью или частично), то на сумму невозвращенного налога она должна будет начислить проценты за каждый день просрочки. Проценты начисляются по ставкам рефинансирования, действовавшим в дни нарушения срока возврата. Такой порядок предусмотрен абзацами 3–5 пункта 1 статьи 231 Налогового кодекса РФ. При этом сумма начисленных процентов от налогообложения не освобождается. Подобные доходы не поименованы в статье 217 Налогового кодекса РФ, следовательно, при выплате процентов с них нужно удержать НДФЛ. Правомерность такого вывода подтверждается письмом Минфина России от 22 августа 2013 г. № 03-04-05/34450.

Организация сама обнаружила переплату

Если переплату по НДФЛ организация – налоговый агент обнаружит самостоятельно, она обязана сообщить об этом налогоплательщику в течение 10 рабочих дней (абз. 2 п. 1 ст. 231, п. 6 ст. 6.1 НК РФ). Форма и способ сообщения о наличии переплаты по НДФЛ Налоговым кодексом РФ не предусмотрены. Поэтому налоговый агент вправе направить налогоплательщику сообщение в произвольной форме.* Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 16 мая 2011 г. № 03-04-06/6-112.

Возврат переплаты через инспекцию

Предстоящих платежей по НДФЛ может быть недостаточно для возврата излишне удержанной суммы налога в течение трехмесячного срока, установленного абзацем 3 пункта 1 статьи 231 Налогового кодекса РФ. В этом случае налоговому агенту следует обратиться за возвратом недостающей суммы в налоговую инспекцию по месту своего учета.

Заявление о возврате излишне перечисленной суммы НДФЛ нужно подать в инспекцию в течение 10 рабочих дней с момента получения заявления от налогоплательщика* (абз. 6 п. 1 ст. 231, п. 6 ст. 6.1 НК РФ). Поэтому решение о способе возврата переплаты (за счет предстоящих платежей или за счет средств, возвращенных инспекцией) налоговый агент должен принять сразу после получения заявления налогоплательщика* (письмо Минфина России от 16 мая 2011 г. № 03-04-06/6-112).

Возвращать переплату по НДФЛ организации – налоговому агенту налоговая инспекция будет в порядке, установленном статьей 78 Налогового кодекса РФ* (абз. 7 п. 1 ст. 231 НК РФ). До того как переплата поступит на расчетный счет организации, налоговый агент вправе вернуть человеку излишне удержанную сумму НДФЛ за счет собственных средств* (абз. 9 п. 1 ст. 231 НК РФ).

 

Если переплату решено вернуть за счет средств, возвращенных из бюджета, в налоговую инспекцию нужно подать пакет документов. Состав этого пакета не зависит от вида доходов, в отношении которых возникла переплата по НДФЛ, и от ставки, по которой был удержан налог* (письмо ФНС России от 20 сентября 2013 г. № БС-4-11/17025).

К заявлению о возврате налога следует приложить:

  • выписку из налогового регистра по НДФЛ о доходах сотрудника;
  • документы, подтверждающие факт излишнего удержания и перечисления НДФЛ.*

Перечень таких документов законодательно не установлен. Однако на практике инспекция может потребовать от налогового агента:

  • копию заявления сотрудника (с указанием причины образования переплаты, даты ее возникновения и суммы);
  • копию справки по форме 2-НДФЛ по состоянию на дату обращения за возвратом;
  • данные о расчетах с бюджетом по НДФЛ начиная с того года, за который был произведен перерасчет налога. В качестве документа, подтверждающего данные о расчетах с бюджетом по НДФЛ, можно представить выписку по счету 68 субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ». Сумма начислений по кредиту этого счета должна быть сторнирована на сумму переплаты налога (чтобы была видна сумма переплаты).

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 9 августа 2012 г. № 03-04-06/6-229.

 

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Статья: Что предпринять, если НДФЛ нужно вернуть бывшему сотруднику

 

По каким правилам возвращать налог уволенным сотрудникам

Если на тот момент, когда обнаружено излишнее удержание, работник уже уволился, вернуть деньги можно только за счет предстоящих платежей по НДФЛ из доходов других сотрудников.* Как раз об этом и говорит Минфин России в своем письме от 02.07.2012 № 03-04-06/6-193 .

Обратите внимание

Заявление о возврате налога бывший работник может подать в течение трех лет с момента, когда лишние суммы были удержаны* ( п. 7 ст. 78 НК РФ ).

Причем заявление о возврате налога бывший работник может подать в течение трех лет с того момента, когда соответствующие суммы у него были удержаны ( п. 7 ст. 78 НК РФ ). Если срок выдержан, отказать в возврате НДФЛ бывший работодатель не может.

Однако часто ситуация осложняется тем, что уволенный работник не может лично прийти и написать заявление на возврат. Например, он переехал в другой город. Выход из этого есть. Бухгалтер может направить бывшему работнику образец заявления по почте (как электронной, так и обычной) или надиктовать по телефону. А работник его напишет от руки и перешлет в ответ заказным письмом по почте.

Пример 2. Возврат НДФЛ уволенному сотруднику за счет предстоящих платежей по налогу с зарплаты других работников

Менеджер по продажам ООО «Звезда» А.В. Рогов 17 июля был уволен в связи с сокращением штата. 26 июля бухгалтер обнаружил техническую ошибку в расчете налога с выходного пособия, равного 120 000 руб. Вместо 15 600 руб. НДФЛ (120 000 руб. × 13%) было удержано 16 500 руб. Как вернуть работнику излишне удержанный НДФЛ в сумме 900 руб. (16 500 руб. – 15 600 руб.)?

Сразу после обнаружения ошибки бухгалтер позвонил уволенному работнику и согласовал с ним порядок возврата переплаты. По электронной почте А.В. Рогову было направлено сообщение о факте излишнего удержания налога с указанием причины (техническая ошибка) и суммы переплаты — 900 руб.* К письму прилагался образец заявления на возврат переплаты. А.В. Рогов написал заявление (см. рисунок) с указанием реквизитов своего счета в банке, на который нужно перечислить деньги, и выслал его в организацию по почте.

При выплате сотрудникам вознаграждения за труд в августе бухгалтер ООО «Звезда» удержал НДФЛ в сумме 70 000 руб. А в бюджет уплатил 69 100 руб. В тот же день излишне удержанный с выходного пособия НДФЛ в сумме 900 руб. был перечислен на банковский счет, указанный А.В. Роговым в заявлении.

Полезные советы

Как вернуть НДФЛ за счет тех средств, которые уже были уплачены в бюджет

Иногда предстоящих платежей по НДФЛ недостаточно для возврата налога. Такая ситуация может возникнуть, например, при простое, или сумма возврата очень большая из-за того, что задолжали топ-менеджеру.

Один из выходов — возвращать переплату в несколько этапов. Но делать это можно только в строго отведенное время — в течение трех месяцев со дня подачи работником заявления. Если срок будет нарушен, придется платить неустойку. Проценты начисляются за каждый день просрочки по ставке рефинансирования, которая действовала в дни нарушения срока возврата ( п. 1 ст. 231 НК РФ ).

Если заранее понятно, что сроки соблюсти не удастся, остается только один выход — попросить инспекцию вернуть налог за счет бюджета. Тогда налоговый агент не позднее 10 дней со дня получения от работника заявления на возврат обращается к налоговикам также с заявлением о возврате. К нему нужно приложить документы, подтверждающие излишнее удержание сумм налога, — копию заявления самого работника, справку по форме 2-НДФЛ, реестр сведений о доходах физлиц и платежные документы на уплату налога* ( письмо Минфина России от 03.04.2009 № 03-04-06-01/76 ). Отметим, что перечень документов является открытым и может изменяться в зависимости от обстоятельств. Инспекция вернет НДФЛ на расчетный счет организации в течение одного месяца со дня получения заявления от фирмы (ст. 78 НК РФ ). А далее налоговый агент перечислит деньги самому работнику.*

Кстати, НК РФ не запрещает возвращать переплату за счет собственных средств компании. Но мы рекомендуем делать это, только если организация точно уверена, что налоговая инспекция чуть позже также вернет деньги. Иначе эти средства назад можно и не получить.*

 

Минфин России в своем письме от 02.07.2012 № 03-04-06/6-193 обратил внимание вот еще на какое важное обстоятельство. Возврат НДФЛ не зависит от налогового периода, в котором был излишне удержан налог. Например, работник уволен в конце 2011 года и в этом же году был уплачен лишний налог. А обнаружили переплату уже в 2012 году. Вернуть бывшему сотруднику деньги работодатель вправе в 2012 году на общих основаниях. Каких-то специальных правил для данной ситуации не предусмотрено. Главное — следить за тем, чтобы механизм возврата был запущен сразу после того, как переплата обнаружена.

Нюансы, требующие особого внимания

Обнаружив излишнее удержание и переплату НДФЛ, работодатель должен уведомить об этом сотрудника в течение 10 дней.

Компания не вправе возвращать налог без письменного заявления работника.

Вернуть переплату по налогу можно за счет будущих платежей по НДФЛ как с зарплаты самого работника, так и других сотрудников. А если денег недостаточно, то за счет средств, прежде уплаченных в бюджет.*

Журнал «Упрощенка»№ 9. Сентябрь 2012

Н.П. Епихин,

эксперт журнала «Упрощенка»

*   Так  выделена   часть   материала,   которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Как вы станете заполнять декларацию по УСН за 2016 год?

  • в программе 1С 57.79%
  • в Программе Главбух: учет и отчетность 1.51%
  • в программе Инфо-Предприятие 2.01%
  • в программе БухСофт 4.52%
  • в других бухгалтерских программах 20.1%
  • заполню без программы, скачав бланк на компьютер 12.56%
  • от руки заполню бумажную декларацию 1.51%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 7 351 статье, свежим новостям, консультациям экспертов, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи, новости, образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль