Выезд в командировку за границу документы и списание затрат

1150

Вопрос

Мы планируем поездку на проф. выставку за границу в мае 2014г.. В марте 2014г заключили договор с туристической компанией на организацию поездки (покупка билетов и бронирование гостинице, виза). В марте произвели оплату данных услуг. Вопрос: В каком месяце списывать затраты и какие документы должны предоставить для этого турагентство (билеты, акт выполненных работ). Если оформлять акт выполненных работ, то каким числом должен быть оформлен акт выполненных работ, после поездки или как турагентство предоставит весь пакет документов согласно договору.

Ответ

1. Данные затраты спишите в расходы в марте, так как при расчете единого налога расходы учитывайте в том периоде, в котором они оплачены. Датой признания расхода является день прекращения обязательств организации (день выплаты денег из кассы или перечисления их с банковского счета, выбытия имущества и т. д.).

 

В пакет документов, оформляемых при организации бизнес-поездки, кроме обычных для турпоездки документов (договора на туристское обслуживание и туристской путевки) должен входить акт оказанных услуг, подтверждающий факт оказания услуг. Также акт должен содержать расшифровку полученных услуг для того, чтобы в дальнейшем не возникло вопросов при отнесении их к командировочным или представительским расходам. Кроме того, в акте необходимо отразить стоимость услуг турфирмы, которые будут включены в налогооблагаемый доход, и стоимость расходов самой организации – заказчика, таких как участие в мероприятиях, транспортное обслуживание, проживание, различные сборы и другие расходы. Подробно см. 1. Статья.

2. Акт выполненных работ – является первичным документом. А первичный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ), поэтому в данной ситуации акт целесообразнее будет составить после поездки. Подробно см. 4.Статья.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» версия для коммерческих организаций

1.Статья: Особенности организации бизнес-туров

В последнее время помимо обычного туризма все большую популярность приобретает деловой туризм. Это могут быть бизнес-поездки как внутри страны, так и за ее пределы с целью проведения корпоративных встреч, совещаний, семинаров, выставок и других мероприятий. Для привлечения клиентов нужно учитывать особенности оказания такого рода услуг. Подробности – в статье.

Что такое деловой туризм

Деловой туризм – это поездки (командировки) работников компаний с деловыми целями либо организация корпоративных мероприятий.

Отметим, что бизнес-поездки относятся к туристическим поездкам, поскольку в соответствии со статьей 1 Федерального закона от 24 ноября 1996 г. № 132-ФЗ «Об основах туристской деятельности...» к туризму отнесены временные выезды (путешествия) граждан РФ, иностранных граждан и лиц без гражданства с постоянного места жительства, в том числе и в профессионально-деловых целях. Но без занятия деятельностью, связанной с получением дохода от источников в стране (месте) временного пребывания.

Как правило, заказчиками таких поездок являются компании – юридические лица. В таких случаях на договор об оказании туристских услуг распространяются также положения главы 39 «Возмездное оказание услуг» Гражданского кодекса РФ.

Что надо учитывать при организации бизнес-туров

Любая организация, заключающая договор с турфирмой на организацию деловой поездки, прежде всего заинтересована в том, чтобы расходы на эту поездку могли быть включены в расходы при формировании налогооблагаемой базы по налогу на прибыль или уплате единого налога при «упрощенке». С этой точки зрения расходы могут быть разделены на два вида: командировочные и представительские.

К командировочным расходам (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ) относятся проезд работника к месту командировки и обратно, расходы по найму жилого помещения, расходы по оформлению и выдаче виз, консульские, аэродромные и иные сборы.

К представительским расходам (п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ) относятся расходы на проведение официального приема представителей организаций, транспортное обеспечение доставки к месту проведения переговоров, буфетное обслуживание, услуги переводчиков. К представительским расходам не могут быть отнесены расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Учитывая указанные положения налогового законодательства, туристическим фирмам стоит отразить в договоре стоимость услуг, которые впоследствии могут быть отнесены к командировочным и (или) к представительским раздельно от прочих услуг, например на проведение экскурсий, посещение концертов и других развлекательных мероприятий.

Компании кроме организации поездок могут заказывать у турфирмы также и билеты на посещение или участие в выставках. При этом у турфирмы есть два возможных варианта. Во-первых, турфирма может выступать агентом у организаторов выставки с получением агентского вознаграждения. Во-вторых, турфирма может быть агентом у компании – заказчика услуг по организации поездки.

Если турфирма выступает агентом со стороны компании, оплатившей бизнес-тур, стоимость услуг по подбору билетов будет являться доходом турфирмы, а стоимость участия в выставке должна быть оплачена заказчиком самостоятельно.

В пакет документов, оформляемых при организации бизнес-поездки, кроме обычных для турпоездки документов (договора на туристское обслуживание и туристской путевки) должен входить акт оказанных услуг, подтверждающий факт оказания услуг. Также акт должен содержать расшифровку полученных услуг для того, чтобы в дальнейшем не возникло вопросов при отнесении их к командировочным или представительским расходам. Кроме того, в акте необходимо отразить стоимость услуг турфирмы, которые будут включены в налогооблагаемый доход, и стоимость расходов самой организации – заказчика, таких как участие в мероприятиях, транспортное обслуживание, проживание, различные сборы и другие расходы.

Важно запомнить

При проведении выставок турфирма может выступать агентом как со стороны компании, оплатившей бизнес-тур, так и со стороны организаторов выставки. В акте оказанных услуг имеет смысл подробно указать их перечень, чтобы клиенту было проще подтвердить расходы в налоговом учете.

М.А. Зиновьева,

финансовый директор ООО «Би-Консалтинг»

Журнал «Учет в туристической деятельности», № 10, октябрь 2012

2.Рекомендация: Какие расходы можно учесть при расчете единого налога при упрощенке

                                                                         

Налогоплательщики, которые применяют упрощенку и платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут уменьшать налоговую базу на сумму понесенных расходов. Об этом сказано в пункте 2 статьи 346.18 Налогового кодекса РФ.

Признание расходов

Перечень расходов, которые можно признать при упрощенке, является строго ограниченным. Он приведен в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. В этот перечень входят, в частности:

  • расходы на приобретение (сооружение, изготовление), а также достройку (дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение) основных средств;
  • затраты на приобретение или самостоятельное создание нематериальных активов;
  • материальные расходы, в том числе расходы на покупку сырья и материалов;
  • расходы на оплату труда;
  • стоимость покупных товаров, приобретенных для перепродажи;
  • суммы «входного» НДС, уплаченные поставщикам;
  • другие налоги и сборы, уплаченные в соответствии с законодательством (за исключением единого налога при упрощенке);
  • расходы на техобслуживание ККТ и вывоз твердых бытовых отходов;
  • расходы на обязательное страхование сотрудников, имущества и ответственности и т. д.

Кроме того, по итогам года налоговую базу можно уменьшить за счет убытков прошлых лет (п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Расходы, не указанные в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ, для целей налогообложения не принимаются (например, стоимость украденного имущества (недостачи)). Помимо этого не учитывайте при расчете единого налога суммовые разницы по договорам, выраженным в условных единицах (п. 3 ст. 346.17 НК РФ).

Особенности признания отдельных расходов при расчете единого налога представлены в таблице.

Условия для признания расходов

Все расходы налогоплательщика, уменьшающие налоговую базу, должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение доходов (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ).

Кроме того, ряд расходов, поименованных в пункте 2 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ, можно признать при расчете единого налога только при выполнении требований, предусмотренных для них главой 25 Налогового кодекса РФ. Такой порядок установлен для:

Дата признания расходов

При расчете единого налога расходы учитывайте в том периоде, в котором они оплачены. Датой признания расхода является день прекращения обязательств организации (день выплаты денег из кассы или перечисления их с банковского счета, выбытия имущества и т. д.). Если в счет оплаты передан вексель, то датой признания расхода является:

  • день погашения векселя (при расчетах собственными векселями);
  • дата передачи векселя по индоссаменту (при расчетах векселями третьих лиц).

Определяя дату признания расходов при расчете единого налога, учитывайте особые правила включения в налоговую базу некоторых из них. Например, расходы на покупку товаров можно списать в уменьшение налоговой базы только при одновременном выполнении двух условий: оплаты и реализации на сторону (подп. 2 п. 2 ст. 346.17, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Даты признания отдельных расходов при расчете единого налога при упрощенке приведены в таблице.

Документальное подтверждение

В качестве документов, подтверждающих расходы, можно использовать:

  • первичные учетные документы (накладные, акты и т. д.);
  • любые другие документы, так или иначе подтверждающие понесенные затраты (документы, оформленные по обычаям делового оборота той страны, на территории которой произведены расходы, таможенные декларации, приказы о командировке, проездные билеты и т. д.).

При приобретении товаров (работ, услуг) за наличный расчет понесенные расходы можно подтвердить не только кассовыми чеками, но и другими документами (товарными чеками, квитанциями), подтверждающими прием денежных средств от покупателя (заказчика).

Такой порядок следует из положений пункта 2 статьи 346.16, пункта 1 статьи 252, пункта 2 статьи 346.17 Налогового кодекса РФ и писем Минфина России от 18 мая 2012 г. № 03-11-06/2/69 и ФНС России от 20 апреля 2011 г. № КЕ-3-3/1378.

                                                                                  

Елена Попова,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

3.Рекомендация: Как организовать документооборот в бухгалтерии

                                                                         

Первичные документы

Каждый факт хозяйственной жизни должен быть подтвержден первичным документом. Нельзя принимать к учету документы, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни (в т. ч. по мнимым и притворным сделкам). Об этом сказано в части 1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Формы первичных документов определяет руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Первичный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование экономического субъекта (организации), составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию, и ответственных за ее оформление, либо наименование должностей лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
  • подписи указанных лиц с расшифровкой и иную информацию, необходимую для идентификации этих лиц.

Такой перечень установлен частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Первичный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Первичные документы составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст.9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

                                                                                 

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

4.Статья: Акт выполненных работ: зачем нужен и как оформить

Для оформления отношений с контрагентами индивидуальный предприниматель составляет ряд обязательных документов, которые в случае разногласий помогут доказать правоту той или иной стороны. В этой статье мы поговорим об одном из таких документов — акте выполненных работ.

Прежде всего скажем, что такое акт выполненных работ (оказанных услуг). Под актом понимается документ, подтверждающий факт выполнения заказа, предусмотренного условиями предварительно заключенного договора или соглашения. Как видно из данного определения, акт выполненных работ (оказанных услуг) имеет существенное значение в договорных отношениях. Этим документом исполнитель подтверждает, что выполнил работу, оказал услугу. На основании акта выполненных работ (оказанных услуг) исполнитель вправе требовать оплату. Далее мы рассмотрим случаи, когда необходимо составлять указанный документ.

Когда составляют акт выполненных работ (оказанных услуг)

Действующим законодательством обязательное составление акта предусмотрено только в двух случаях:

В то же время специалисты финансового ведомства отмечают, что составление акта выполненных работ (оказанных услуг) необходимо, если это предусмотрено гражданским законодательством или самим договором. Об этом — письма Минфина России от 13.11.2009 № 03-03-06/1/750, от 20.08.2007 № 03-03-06/1/576 и от 30.04.2004 № 04-02-05/1/33.

При заключении договора купли-продажи или поставки акт выполненных работ (оказанных услуг) составлять однозначно не требуется. Здесь его заменяет товарная накладная (форма № ТОРГ12*).

А вот при заключении индивидуальным предпринимателем договора на оказание каких-либо услуг или выполнение работ составить акт будет совсем не лишним. Поясним почему.

После выполнения работы (оказания услуги), определенной договором, индивидуальный предприниматель — исполнитель должен выдавать своим заказчикам документ, который подтверждает факт выполнения работ (оказания услуг). Таким документом, как правило, выступает акт выполненных работ (оказанных услуг).

При этом акт выполненных работ (оказанных услуг) нужен не только заказчику, но и самому исполнителю. Ведь он будет являться подтверждением исполнения обязательств по качеству, срокам и объемам работ, поставленных перед исполнителем в договоре. Согласованный с заказчиком акт служит неким гарантом отсутствия внезапного возникновения претензий, которые могли бы привести к разбирательствам в суде.

Еще одной целью составления акта выполненных работ (оказанных услуг) является получение оплаты от заказчика. Чаще всего при заключении договора предусматривают определенные условия оплаты. Например, в договоре может быть указано: «Заказчик обязуется оплатить работу в течение 15 календарных дней после подписания акта выполненных работ». Таким образом, после подписания акта выполненных работ исполнитель уже точно знает, в течение какого времени ему поступят денежные средства.

Кроме того, составление акта выполненных работ (оказанных услуг) необходимо и для целей налогового учета. Ведь показатели для расчета налоговой базы берутся из первичных документов. А акт выполненных работ (оказанных услуг) как раз и является таким документом.

Следовательно, можно сделать вывод, что составление акта выполненных работ (оказанных услуг) хоть и не обязательная процедура, но очень необходимая. Причем как для одной, так и для другой стороны договора.

Далее рассмотрим порядок оформления акта выполненных работ (оказанных услуг).

* Форма № ТОРГ-12 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132.

Как оформить акт выполненных работ (оказанных услуг)

Как мы уже сказали выше, акт выполненных работ (оказанных услуг) не является обязательным документом. Поэтому российское законодательство не предусматривает для него унифицированной формы. Следовательно, индивидуальные предприниматели могут самостоятельно разработать для себя форму такого акта.

Заметим, что абсолютной свободы в данном вопросе коммерсантам не предоставлено. Так, пункт2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»* содержит перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать разработанный коммерсантом акт выполненных работ (оказанных услуг). К ним относятся:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • ФИО коммерсанта, от имени которого составлен документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица, совершившего сделку или операцию и ответственного за правильность ее оформления;
  • подпись этого лица.

* Действие Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ распространяется в том числе и на индивидуальных предпринимателей (подп.4 п.1 ст.2 Закона № 402-ФЗ).

Похожие требования содержит пункт9 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей*. Данный Порядок используют коммерсанты, применяющие общую систему налогообложения.

Заметим, что законодательно не урегулирован вопрос о том, насколько детализировано должны быть описаны выполненные работы (оказанные услуги). Для устранения разногласий между заказчиком и исполнителем лучше более подробно описывать в акте выполненные работы (оказанные услуги). На это указывают и некоторые судьи (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 11.03.2012 № А45-5875/2011, ФАС Поволжского округа от 31.01.2012 № А55-3382/2011, ФАС Московского округа от 18.11.2011 № А40-143692/10-107-841, ФАС Северо-Западного округа от 10.10.2011 № А05-12055/2010 и ФАС Волго-Вятского округа от 28.09.2011 № А82-16380/2009).

Наряду с этим есть и противоположное мнение судей. Так, арбитры считают, что неуказание в актах конкретного вида работ или услуг может восполняться иными документами (постановления ФАС Московского округа от 15.07.2011 № А40-122922-10-76-711, от 29.04.2011 № А40-104288/09-142-774, от 28.02.2011 № А40-87119/10-114-328, ФАС Восточно-Сибирского округа от 28.03.2011 № А78-5740/2010 и ФАС Северо-Кавказского округа от 01.02.2011 № А53-12017/2010).

Мы же советуем, чтобы в акте выполненных работ (оказанных услуг), помимо обязательных реквизитов, были указаны:

  • сроки и объемы выполненных работ, их стоимость с учетом НДС;
  • номер договора, к которому прилагается акт и номер счета, предоставленного заказчику за выполненный объем работ;
  • юридические названия заказчика и подрядчика и подписи представителей или ответственных лиц обеих сторон.

Составлять акт выполненных работ (оказанных услуг) следует в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается у исполнителя, второй — передается заказчику.

В случае если заказчик не согласен с выполнением работ, он имеет право отказаться от подписания акта. В таком случае исполнителю дается время на устранение недостатков. После чего составляется новый акт выполненных работ (оказанных услуг).

ПРИМЕР.

Индивидуальный предприниматель П.И. Шишкин выполнил по заказу ООО «Комфорт» работы по ремонту офисной техники, а именно: принтера, монитора, стационарного телефона. Работы производились на основании договора бытового подряда от 10.01.2013 № 5. Общая стоимость работ составила 7906 руб., в том числе НДС — 1206 руб. Образец заполненного акта выполненных работ представлен на с. 37.

* Порядок утвержден приказом Минфина России № 86н и МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002.

Елена Ромашкина,

эксперт журнала «Бухгалтерия ИП»

Журнал «Бухгалтерия ИП», № 3, март 2013

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Вы сверили взносы?

  • Да, с инспекцией 25%
  • Да, с фондом 25%
  • Да, с инспекцией и фондом 8.33%
  • Нет, сверку еще не проводили 41.67%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

«Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь!

Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль