Действия необходимые чтобы предотвратить риск раскрытия коммерческой тайны

100

Вопрос

У нас опять возник вопрос который мы не можем решить без Вас. Ни где мы не смогли найти образец приказа и положения о проверках документов в организации (ревизии, внутренний контроль работников учредителя и т.п.), чтобы в этих документах отразить, то что документы являются ДСП и их за пределы нашей организации выносить нельзя. Тем более у на с было предписание Межмуниципального отдела МВД (районного отдела) "О принятии мер, по устранению причин и условий, способствующих совершению преступлений" когда старый директор, якобы обвинил нашу организацию в том, что у него пропали документы в период когда он был уже уволен, но ходил в свой кабинет как на работу в мечении месяца (освобождать не хотел) на основании которого, руководствуясь ст.158 УПК РФ предлагается:1. Принять меры к повышению показателя работы, направленной на сохранность имущества, находящегося в помещениях МУП "Землемер" и т.п.1. Поэтому нам необходимо все наши документы приравнять к ДСП 2. Издать приказ (нужен образец приказа) о запрещении выноса с территории предприятия документов, проверку документов проводить только в помещениях предприятия 3. Образец положения о проверках документов ДСП 4. Образец правил работы предприятия с ДСП

Ответ

Директор осуществляет текущее руководство всеми видами деятельности общества в соответствии с действующим законодательством. Организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений и направляет их деятельность на развитие и совершенствование производства с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы общества. Обеспечивает выполнение обществом всех обязательств перед федеральным, региональным, местным бюджетами, государственными внебюджетными социальными фондами, поставщиками, заказчиками и кредиторами, включая учреждения банка, а также хозяйственных и трудовых договоров. Решает вопросы, касающиеся финансово-экономической и производственно-хозяйственной деятельности общества, в пределах предоставленных ему законодательством прав, поручает ведение отдельных направлений деятельности другим должностным лицам. Обеспечивает соблюдение законности в деятельности общества и осуществлении ее хозяйственно-экономических связей, использование правовых средств для финансового управления и функционирования в рыночных условиях, укрепления договорной и финансовой дисциплины, регулирования социально-трудовых отношений, обеспечения инвестиционной привлекательности общества в целях поддержания и расширения масштабов предпринимательской деятельности. Защищает имущественные интересы общества в суде, арбитраже, органах государственной власти и управления. Соблюдает служебную тайну в отношении полученной информации, обеспечивает соблюдение мер и создание условий, препятствующих утечкам конфиденциальной информации, незамедлительно уведомляет учредителей, о попытках получения кем - либо сведений, касающихся деятельности общества.

Директор вправе в пределах, установленных законодательством, определять состав и объем сведений, составляющих коммерческую тайну, порядок ее защиты.

Чтобы предотвратить риск раскрытия коммерческой тайны конкурентам или другим лицам, нужно «положение о коммерческой тайне» или «положение о конфиденциальности».Дело в том, что информация признается коммерческой тайной только в строго определенных случаях: в частности, если она имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность для компании, а также неизвестна третьим лицам. И самое главное – если в отношении такой информации введен специальный режим конфиденциальности (коммерческой тайны). Это указано в пункте 2 статьи 3 Федерального закона от 29.07.04 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (далее – закон № 98-ФЗ).

Во-первых, установите в положении о коммерческой тайне (утверждается приказом директора) дифференцированный режим доступа к сведениям, ее составляющим. При установлении доступа исходите из должностных инструкций и полномочий сотрудников. Установите степень доступа к секретной информации сотрудников, которая нужна им для реализации их конкретных задач. И обязательно запишите в положении, какие сведения, в каких случаях и с чьей санкции могут быть представлены проверяющим. Это послужит доказательством, что вы ограничили сотрудникам и контрагентам доступ к коммерческой тайне, установив четкий порядок обращения с ней. Все ваши сотрудники, имеющие отношение к коммерческой тайне, должны расписаться в том, что они ознакомлены с положением, и собственноручно поставить дату ознакомления («С настоящим положением ознакомлен и согласен. Дата. Подпись. Фамилия, инициалы (полностью)»).

Во-вторых, ведите журнал учета лиц, получивших доступ к секретной информации (как ваших работников, так и сотрудников проверяющей организации). В журнале указывайте фамилию и должность лица, конкретные сведения, которые стали ему известны, дату этого факта, степень доступа к коммерческой тайне согласно положению. В положении о коммерческой тайне обязательно запишите, на кого из ваших сотрудников (Ф. И. О., должность) возлагается функция ведения журнала, и следите за ее выполнением.

В-третьих, включайте во все договоры с работниками и контрагентами правила работы с коммерческой тайной.

В-четвертых, обязательно наносите гриф «Коммерческая тайна» (с полным наименованием и местонахождением вашей организации) на все материальные носители, содержащие такую информацию, — компакт-диски, папки с документами. Всегда включайте этот гриф в состав реквизитов документов, содержащих коммерческую тайну.

Нижеприведенный материал можно использовать и адоптировать, при создании положения о «положение о коммерческой тайне» или «положение о конфиденциальности».

Решение: Как регламентировать проведение ревизий в компании

Чем полезно это решение

Регулярные ревизии позволяют контролировать работу структурных подразделений, «дочек» и филиалов, а также снижать риск хищений и злоупотреблений. Добиться эффективности таких мероприятий поможет их корректная регламентация. Подробнее о том, как сформировать регламент проверок финансово-хозяйственной деятельности компании, в этом решении.

Преимущества и недостатки

Решение содержит практические рекомендации по разработке регламента, определяющего алгоритм ревизий работы компаний разных профилей деятельности. В целом эти рекомендации универсальны для предприятий всех типов. Существенных недостатков у решения нет, но результативность его применения будет зависеть от профессионализма специалистов, которые им будут пользоваться.

В регламент ревизий, определяющий порядок планирования и проведения финансово-хозяйственной деятельности, можно включить следующие разделы:

  • общие положения;
  • порядок планирования и организации проверок;
  • процедуру проведения ревизий и подготовки заключительного акта;
  • порядок рассмотрения результатов ревизий и принятия мер по устранению выявленных недостатков.

Что предусмотреть в общей части регламента ревизий в компании

В общей части документа, регламентирующего проверки финансово-хозяйственной деятельности компании, предстоит:

  • отразить назначение регламента;
  • перечислить сотрудников, для которых исполнение этого документа обязательно.

Дополнительно здесь можно привести основные термины, используемые в регламенте. Это поможет правильно трактовать основные понятия, применяемые в ходе ревизий.

Пример описания общих положений в регламенте ревизий компании

«1. Настоящий регламент устанавливает порядок проведения контрольно-ревизионных мероприятий контрольно-ревизионным управлением ОАО «Альфа» (далее – общество).

2. Положения настоящего регламента являются обязательными для исполнения при проведении проверок контрольно-ревизионным управлением:

  • руководителями и работниками структурных подразделений общества;
  • руководителями и работниками дочерних организаций общества после принятия положения на уровне дочерней организации общества».

Пример описания ключевых терминов в регламенте ревизий

«Дочернее общество – хозяйственное общество, в отношении которого ОАО «Альфа» осуществляет управленческий контроль.

Корректирующее мероприятие – мероприятие, направленное на устранение причин и (или) последствий установленных проверкой нарушений, существующего несоответствия, отклонения или недостатка.

Материалы проверки – документы, отражающие результаты проведенной проверки: акт по результатам проверки, протокол (выписка из протокола) по результатам рассмотрения итогов контрольных мероприятий генеральным директором общества.

Программа проверки – документ, устанавливающий цели и задачи проверки, объем запланированных для проверки вопросов, необходимых для выполнения поставленных целей и задач.

Проверка ФХД – комплексная проверка финансово-хозяйственной деятельности подразделения общества, дочернего общества, которая может включать вопросы законности осуществляемых хозяйственных операций, анализа эффективности использования имущества и иных ресурсов, соблюдения установленного порядка ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности, целевого использования средств, выделенных на реализацию специальных проектов.

Уровень существенности – пороговое значение, полученное с использованием показателя риска и используемое для репрезентативной выборки проверяемых элементов».

Как описать порядок подготовки к проверке в регламенте ревизий

В положении о проведении ревизий финансово-хозяйственной деятельности стоит выделить раздел под описание порядка подготовки к этим ревизиям. А в него включить описание подготовительных процедур, например, таких как:

  • определение параметров проверки;
  • направление запросов;
  • изучение деятельности проверяемого подразделения (контролируемой компании);
  • подготовка программы проверки и приказа, инициирующего ее проведение.

Определение параметров проверки. А именно утверждение состава группы проверяющих, периода проведения проверки (даты начала и окончания), цели и ее основных задач, необходимости привлечения сторонних экспертов.

Направление запросов. Здесь нужно раскрыть порядок формирования запросов руководителям проверяемых подразделений (служб или дочерних обществ) на доступ к информации, а также утвердить сроки ответов на эти запросы.

Изучение деятельности проверяемой службы. В этой части регламента перечисляют документы, на основании которых анализируется деятельность проверяемого подразделения. К примеру, это могут быть внутренние регламенты подразделения, отчеты, нормативные документы и т. д.

Формирование программы проверки. В указанном разделе документа отражают порядок подготовки ревизии финансово-хозяйственной деятельности подразделения (службы или дочернего общества) компании. В нем перечисляют основание для ревизии, объект и направление проверки (например, годовой план контрольных мероприятий), а также перечень вопросов проверки.

Пример описания порядка подготовки к ревизии в компании

«1. Определение параметров проверки

В рамках определения параметров проверки начальник контрольно-ревизионного управления выполняет следующие действия:

  • утверждает состав участников рабочей группы и ее руководителя, даты начала и окончания проведения проверки, цели и задачи проверки;
  • принимает решение о необходимости привлечения сторонних экспертов и специалистов других структурных подразделений общества и его дочерних обществ.

Срок – не позднее чем за 10 рабочих дней до даты начала проведения проверки.

Продолжительность операции – не более 3 рабочих дней.

2. Подготовка и направление запросов

Руководитель рабочей группы обеспечивает подготовку:

  • проектов запросов о предоставлении данных в части обеспечения доступа к информационным учетным базам;
  • проектов запросов в адрес кураторов, руководителей структурных подразделений общества, руководителя проверяемого дочернего общества о предоставлении информации и документов.

Направление запросов осуществляется за подписью начальника контрольно-ревизионного управления.

Срок – не позднее чем за 10 рабочих дней до даты начала проведения проверки.

Продолжительность операции – не более 2 рабочих дней.

3. Предоставление информации по запросам

Кураторы, руководители структурных подразделений общества, руководители проверяемых дочерних обществ обеспечивают подготовку и направление ответов на запросы контрольно-ревизионного управления с приложением материалов для проверки.

Срок – не более 5 рабочих дней с момента получения запроса, если в запросе не установлен более короткий срок. При этом срок для предоставления информации не может быть менее 2 рабочих дней.

4. Изучение деятельности проверяемого подразделения (дочернего общества)

Руководитель рабочей группы изучает деятельность проверяемого подразделения (дочернего общества) в соответствии с представленными документами: нормативно-правовые и локально-правовые акты, отчетные и иные документы, статистические данные, акты предыдущих проверок и другие материалы, которые характеризуют и регламентируют финансово-хозяйственную деятельность проверяемого подразделения (дочернего общества).

5. Подготовка программы проверки и приказа о ее проведении

По результатам изучения деятельности проверяемого подразделения (дочернего общества) руководитель рабочей группы (лицо, им уполномоченное) формирует проекты программы проверки и приказа о проведении проверки.

В программе проверки указываются объект проверки, тематика проверки в соответствии с годовым планом контрольных мероприятий (либо в соответствии с поручением генерального директора общества), сроки поведения проверки, перечень вопросов проверки. Программа проверки оформляется приложением к приказу о проведении проверки.

В проекте приказа о проведении проверки указываются основание для проведения проверки, предмет и объекты проверки, сроки проведения проверки, Ф. И. О. и должности руководителя и участников рабочей группы.

Проект приказа о проведении проверки и программа проверки визируются начальником контрольно-ревизионного управления и подписываются генеральным директором общества в установленном порядке».

Как регламентировать проверку деятельности компании и формирование отчета по ее итогам

Чтобы регламентировать процесс проверки и подготовки ее результатов, предстоит определить:

  • порядок решения организационно-технических вопросов, которые могут возникнуть у внутренних аудиторов при проведении контрольных мероприятий;
  • процедуры проведения проверок финансово-хозяйственной деятельности, включая права и обязанности сотрудников, проводящих аудит;
  • правила оформления итоговых результатов проверки и их согласования с представителями проверяемого подразделения (дочернего общества).

Организационно-техническое обеспечение проверки. В этом подразделе регламента следует утвердить обязанности сотрудников проверяемого подразделения по обеспечению нормальных условий работы для группы проверяющих.

Проведение проверочных мероприятий. Здесь нужно раскрыть порядок проведения проверки рабочей группой, включая алгоритм сбора достаточных доказательств, подтверждающих обоснованность ее выводов.

Кроме того, чтобы избежать при проведении проверки затягивания сроков получения информации, в документе целесообразно предусмотреть ответственность должностных лиц проверяемых подразделений (дочерних обществ) на случай отказа от предоставления данных.

Формирование проекта заключения. В этой части регламента раскрывается процедура подготовки проекта акта о результатах ревизии. Для повышения объективности его выводов стоит предусмотреть предварительное обсуждение проекта акта с представителями проверяемого подразделения (дочернего общества).

Далее следует определить порядок вручения итогового акта, подготовленного уже с учетом возражений и замечаний проверяемого подразделения (дочернего общества).

Кроме того, необходимо предусмотреть порядок направления итоговых материалов проверки заказчикам аудита – инициаторам контрольного мероприятия.

Рекомендуется также учесть в регламенте то, чтобы проверяющие одновременно с актом проверки также готовили рекомендации по устранению выявленных недостатков.

Пример описания обязанностей руководителя проверяемого подразделения в регламенте ревизий

«Руководитель проверяемого объекта (лицо, им уполномоченное) обеспечивает:

  • назначение лица, ответственного за взаимодействие с рабочей группой;
  • прием и размещение рабочей группы, необходимые условия для работы участников рабочей группы в течение всего срока проведения проверки непосредственно на территории проверяемого подразделения (дочернего общества), включая оформление пропусков, организацию рабочих мест и т. д.;
  • доступ к документации и информационным учетным базам данных проверяемого подразделения (дочернего общества), представление рабочей группе информации и документов, необходимых для проведения проверочных процедур, а также содержащихся в заявках участников рабочей группы, в сроки, установленные в запросах рабочей группы».

Пример регламентирования действий ревизионной группы в ходе проверки деятельности подразделения

«1. Рабочая группа в ходе проведения проверки обеспечивает сбор достаточных аудиторских доказательств с целью формирования мнения и обоснованных выводов по вопросам проверки.

2. В ходе проведения проверки участники рабочей группы осуществляют действия по фактическому изучению вопросов программы проверки, в том числе:

  • изучение документов;
  • обследование на месте помещений (складов и др.), осмотр помещений для изучения организации производства и труда, охраны материальных ценностей, состояния пропускной системы, контроля за ввозом и вывозом товарно-материальных ценностей и т. д.;
  • инициирование проведения частичной (выборочной) или сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей;
  • проведение с участием специалистов контрольного обмера строительных, монтажных, ремонтных и других работ для установления достоверности отчетных данных о выполненных объемах этих работ;
  • проведение в необходимых случаях с участием специалистов контрольных запусков сырья и материалов в производство, контрольных анализов сырья, материалов и готовой продукции, а также обмера или взвешивания сырья, материалов, полуфабрикатов и готовых изделий для установления действительного расхода сырья и материалов, правильности их списания, полноты оприходования.

3. Все указанные действия проводятся в присутствии руководителей либо ответственных представителей проверяемой организации.

4. Участники ревизионной группы вправе производить фото- и видеозапись в случае, если осматриваемые объекты проверки не относятся к специально охраняемым объектам с запретом на фото- и видеосъемку».

Пример регламентации процедуры подготовки акта по итогам проведенной ревизии

«На основании отчетов участников рабочей группы руководитель рабочей группы формирует проект акта о результатах проверки.

Проект акта передается на согласование руководителю проверяемого подразделения (дочернего общества) не позднее чем за пять рабочих дней до срока окончания проверки, определенного в приказе.

После истечения пяти рабочих дней, если иной срок не согласован руководителем рабочей группы и руководителем проверяемого подразделения (дочернего общества), руководитель рабочей группы проводит совещание по обсуждению итогов проверки с руководителем проверяемого объекта.

В ходе выполнения операции руководителем проверяемого объекта, лицами, им уполномоченными, формируется отношение к содержанию и выводам акта о результатах проверки, при необходимости формулируются возражения и собственная трактовка описываемых в акте фактов хозяйственной деятельности и установленных отклонений, представляются дополнительные доказательства в обоснование собственной позиции, уточняются формулировки акта.

Акт о результатах проверки подписывается всеми участниками рабочей группы. Руководитель проверяемого подразделения (дочернего общества) (или лицо, им уполномоченное) визирует акт о результатах проверки в строке «С актом ознакомлен, экземпляр акта получен» с отметкой о наличии или об отсутствии разногласий».

Пример регламентирования привлечения к дисциплинарной ответственности по результатам ревизии

«Факты непредставления документов либо отказа в проведении процедур фактического изучения являются основанием для привлечения руководителя проверяемого структурного подразделения (дочернего общества) к дисциплинарной ответственности. Наложение дисциплинарных взысканий проводится в соответствии с нормами трудового законодательства Российской Федерации и в соответствии с действующими локальными нормативными актами общества и его дочерних обществ.

Дополнительно в положение о премировании, регламентирующее порядок получения руководителями годовых бонусов, рекомендуется включить положения, в соответствии с которыми документально зафиксированные факты противодействия законным действиям проверяющих со стороны представителей проверяемых организаций являются основанием для корректировки итоговых вознаграждений в сторону снижения».

Пример описания порядка анализа результатов проверки в регламенте ревизий

«Рассмотрение результатов проверки осуществляется генеральным директором общества.

Материалы, представляемые на рассмотрение генеральному директору общества, должны содержать докладную записку, проект перечня поручений, документы, обосновывающие выводы по проверке.

В проекте перечня поручений генерального директора общества должны быть указаны:

  • наименование проверенного подразделения (дочернего общества);
  • перечень мер по устранению выявленных проверкой нарушений;
  • сроки реализации мер по устранению выявленных проверкой нарушений;
  • предложения о передаче материалов проверки для правовой оценки в уполномоченные органы государственной власти (при необходимости и наличии соответствующих оснований).

По итогам рассмотрения генеральным директором общества утверждается перечень поручений, который направляется в адрес руководителя проверяемого подразделения (дочернего общества) не позднее 3 (трех) рабочих дней после его утверждения.

Ответственное лицо – начальник контрольно-ревизионного управления.

Срок начала исполнения операции – не позднее трех рабочих дней после даты окончания проверки, установленной в приказе о назначении проверки.

Если по итогам проверки выявлены факты нарушений, требующие принятия незамедлительных мер по устранению и безотлагательному пресечению угроз безопасности деятельности организаций и утраты активов, начальник контрольно-ревизионного управления докладывает генеральному директору общества в срочном порядке».

Как регламентировать порядок работы с выявленными нарушениями в ходе ревизии

В регламенте проведения ревизий финансово-хозяйственной деятельности нужно отразить порядок действий, которые предстоит предпринять в связи с выявленными нарушениями. К примеру, указать, что при обнаружении по итогам проверки ущерба или утраты активов вследствие противоправных действий сотрудников материалы проверки предстоит направить в правоохранительные органы.

Пример регламентирования работы с выявленными нарушениями в ходе ревизии

«В случае выявления по итогам проверки контрольно-ревизионным управлением признаков причинения обществу (дочернему обществу) ущерба или рисков утраты активов вследствие противоправных действий третьих лиц на основании поручения генерального директора общества материалы проверки передаются в соответствующие правоохранительные органы по компетенции.

Решение о передаче материалов проверки в правоохранительные органы подлежит обязательному согласованию службой безопасности, юридическим департаментом, бухгалтерией, финансовым директором, службой внешних коммуникаций и утверждается генеральным директором общества».

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

Вас заинтересует

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

«Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь!

Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль