Бухгалтерский учет и компенсация за аренду автомобиля

354

Вопрос

У сотрудника а/м .Что выгоднее арендовать а/м или выплачивать компенсацию за использование.? Фирма на УСНО 15%. В компенсацию не укладываемся (в 1500 руб.), которые включают в расходы. Если арендуем, то какие налоги до лжны платить? Как лучше все оформить документально. Главный вопрос: Что экономнее?

Ответ

Договор аренды с экипажем с сотрудником организации заключать нельзя. По Гражданскому кодексу РФ при аренде транспортного средства с экипажем лица, управляющие этим транспортным средством и обеспечивающие его техническую эксплуатацию, должны состоять с арендодателем в трудовых отношениях (п. 2 ст. 635 ГК РФ). Поэтому формально сотрудник, не являясь предпринимателем и не имея своих сотрудников, не может заключить такой договор. По этому основанию договор может быть признан недействительным (ст. 168 ГК РФ).

 

При аренде автомобиля без экипажа необходимо уплачивать НДФЛ с арендной платы. При этом Вы вправе учесть такие расходы как арендная плата, затраты на ГСМ и другие расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля.

Если Вы будете арендовать автомобиль, то необходимо оформить договор аренды без экипажа, также необходимо оформить акт о приеме-передаче транспортного средства. В нем надо указать: согласованную стоимость передаваемого автомобиля, его пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра.

Если Вы будете выплачивать компенсацию за использование автомобиля, то данное условие можно прописать в трудовом договоре, дополнительном соглашении к нему или приказом руководителя.

Экономнее в данном случае будет аренда без экипажа, т.к.расходы Вы сможете учесть полностью при расчете единого налога.

О боснование данной позиции приведено ниже в рекомендации Системы Главбух версия для коммерческих организаций

1.Ситуация: Можно ли заключить договор аренды транспортного средства с экипажем с сотрудником организации (mod = 112, id = 16131)

Нет, нельзя.

По Гражданскому кодексу РФ при аренде транспортного средства с экипажем лица, управляющие этим транспортным средством и обеспечивающие его техническую эксплуатацию, должны состоять с арендодателем в трудовых отношениях (п. 2 ст. 635 ГК РФ). Поэтому формально сотрудник, не являясь предпринимателем и не имея своих сотрудников, не может заключить такой договор. По этому основанию договор может быть признан недействительным (ст. 168 ГК РФ).

Главбух советует: если возникла необходимость заключить с сотрудником договор аренды транспортного средства с оказанием услуг по управлению и технической эксплуатации, заключите два договора – договор аренды транспортного средства без экипажа и договор на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации.

В этом случае наличие наемных сотрудников не обязательно. При этом оказание услуг по управлению и технической эксплуатации не должно входить в число должностных обязанностей сотрудника. Иначе выплаты по договору оказания услуг могут быть признаны экономически необоснованными (ст. 252 НК РФ).

Вместе с тем, контролирующие ведомства не оспаривают возможность заключения с сотрудником (учредителем) договора аренды транспортного средства с экипажем (см., например, письма Минфина России от 14 июля 2008 г. № 03-04-06-02/73, от 10 февраля 2004 г. № 04-04-06/21 и УФНС России по г. Москве от 19 мая 2006 г. № 28-11/43420).

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2.Рекомендация: Как учесть при налогообложении расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника. Организация применяет специальный налоговый режим

НДФЛ

Компенсационные выплаты (компенсация за использование автомобиля и суммы возмещения расходов, связанных с его использованием) не облагаются НДФЛ в пределах норм, установленных действующим законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ, ст. 188 ТК РФ). О том, какими нормативно-правовыми актами должна руководствоваться организация, применяющая специальный налоговый режим, в этом случае см. Как учесть при налогообложении расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения. Это связано с тем, что порядок расчета НДФЛ с компенсации за использование личного автомобиля не зависит от системы налогообложения, которую применяет организация.*

Страховые взносы

Нормы, установленные законодательством, также нужно учесть при расчете:

  • взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;
  • взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Нормы, предусмотренные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, предназначены лишь для расчета налога на прибыль (единого налога при упрощенке). Поэтому в целях расчета взносов применяйте нормы, установленные в соответствии со статьей 188 Трудового кодекса РФ. А именно: размер компенсации, согласованный сторонами трудового (коллективного) договора. В этих пределах с компенсации за использование личного автомобиля сотрудника начислять страховые взносы не нужно. При этом сумма компенсации не будет облагаться взносами, только если использование автомобиля связано с выполнением сотрудником его трудовых обязанностей (разъездной характер работ, служебные цели) (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Аналогичная точка зрения отражена в письме Минздравсоцразвития России от 12 марта 2010 г. № 550-19.*

 


Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какой налоговый режим применяет организация.

УСН

Если организация выбрала объектом налогообложения доходы, то расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника не уменьшают единый налог. При данном объекте налогообложения не учитываются никакие расходы, в том числе расходы по зарплате и иным выплатам сотрудникам организации (п. 1 ст. 346.18 НК РФ)

Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в состав расходов, уменьшающих налоговую базу. Но только в пределах норм, установленных Правительством РФ. Об этом сказано в подпункте 12 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Затраты признавайте только после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Предельный размер компенсаций, которые можно учесть при налогообложении организациям на упрощенке, установлен постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Нормы расходов на выплату компенсации зависят от объема двигателя легкового автомобиля. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц*.

Суммы компенсаций, превышающие данные нормативы, нельзя включить в расходы организации. Следовательно, они не уменьшат налоговую базу по единому налогу при упрощенке (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Аналогичные выводы следуют из письма Минфина России от 31 января 2013 г. № 03-11-11/38.

 

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

3.Рекомендация: Как учесть при налогообложении расходы на аренду личного автомобиля сотрудника. Организация применяет специальный налоговый режим

НДФЛ

Выплачиваемая сотруднику арендная плата признается его налогооблагаемым доходом (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Организация, которая арендует у своего сотрудника транспортное средство и выплачивает ему арендную плату, признается налоговым агентом по НДФЛ. Поэтому удержите НДФЛ с сумм арендной платы, выданной сотруднику. Такой вывод следует из пункта 1 статьи 223, статьи 226 Налогового кодекса, письма Минфина России от 25 декабря 2012 г. № 03-04-06/3-366 и подтверждается арбитражной практикой (определение ВАС РФ от 15 мая 2013 г. № ВАС-5640/13).*

В зависимости от того, является сотрудник резидентом или нерезидентом, НДФЛ нужно начислить по ставке 13 или 30 процентов (ст. 224 НК РФ). НДФЛ удержите при фактической выплате арендной платы (п. 4 ст. 226 НК РФ).

 

Страховые взносы

По общему правилу взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы арендной платы не начисляйте.*

Это объясняется тем, что выплаты по таким договорам не признаются объектом обложения:

  • взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование – поскольку предметом договора является передача имущества в пользование (в данном случае автомобиля);
  • взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – поскольку с выплат по гражданско-правовым договорам взносы уплачиваются только в том случае, если такая обязанность прямо предусмотрена договором.

Такой порядок следует из положений части 3 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пункта 1 статьи 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ, статей 606, 642 Гражданского кодекса РФ и подтвержден в письме Минздравсоцразвития России от 12 марта 2010 г. № 550-19.

Если организация заключила с сотрудником договор аренды автомобиля с экипажем, такой договор можно расценивать как смешанный, то есть в нем присутствуют элементы двух видов договоров (аренды и оказания услуг) (п. 3 ст. 421, ст. 606, 779 ГК РФ). О том, как начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование в этом случае, см. Как начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование на выплаты по гражданско-правовым договорам и договорам о передаче авторских прав.

Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний платить нужно только в том случае, если в договоре аренды автомобиля с экипажем прописана такая обязанность (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

 


Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какой режим налогообложения применяет организация.

УСН

Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить в состав затрат, уменьшающих налоговую базу:*

Затраты можно признать только после фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Все расходы должны быть документально подтверждены (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ, письма Минфина России от 1 февраля 2006 г. № 03-11-04/2/24, УМНС России по г. Москве от 16 марта 2004 г. № 21-09/17094).

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят налог с доходов, арендные платежи не уменьшают. Такие организации не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

 

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

4.Рекомендация: Как оплатить и отразить в бухучете аренду личного автомобиля сотрудника

 

Документальное оформление (mod = 186, id = 614)

Операции по получению автомобиля в аренду в бухучете отразите на основании акта о приеме-передаче транспортного средства. В нем надо указать: согласованную стоимость передаваемого автомобиля, его пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра. Передаточный акт можно составить на унифицированном бланке (формы № ОС-1 или № ОС-1б, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7) или в произвольной форме.

Открывать на арендуемый автомобиль инвентарную карточку по формам № ОС-6, № ОС-6а, утвержденным постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7, не обязательно. Об этом сказано в пункте 14Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н.*

 

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

5.Рекомендация:Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника

 

Документальное оформление

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.*

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя (mod = 112, id = 63251)

Да, можно.

При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.*

 

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Какие изменения 2017 года вы оцениваете положительно?

  • передача взносов в ФНС 16.21%
  • рост лимитов по УСН 50.99%
  • новая Книга учета 7.51%
  • КБК по минимальному налогу 21.34%
  • срок сдачи СЗВ-М 52.96%
  • электронные больничные 26.09%
  • электронный иск в суд 16.6%
  • кадровый учет для микропредприятий 42.49%
  • уплата налога за третьих лиц 50.2%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 7 351 статье, свежим новостям, консультациям экспертов, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи, новости, образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль