Выплаты за использование личного автомобиля и сотового телефона в служебных целях

750

Вопрос

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях - 1200 руб . в месяц Компенсация за использование сотового телефона в служебных целях - 1000 руб . в месяц В апреле сотрудник находился в отпуске с 1 по 10 апреля 2014г. Д елится на календарные дни или на рабочие дни при расчете?

Ответ

1. Компенсация за использование личного автомобиля

 

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске компенсацию не выплачивайте. Компенсация рассчитывается в рабочих днях (делится и умножается на рабочие дни).

2.Компенсация за использование сотового телефона в служебных целях

Компенсацию необходимо выплачивать сотрудникам один раз в месяц и она не должна зависеть от количества календарных дней в месяце. Однако за время отсутствия сотрудника на рабочем месте по причине отпуска компенсацию выплачивать не нужно. Поскольку в это время телефон не эксплуатировался в служебных целях. Соответственно, в данной ситуации компенсацию в целях налогообложения нужно учитывать пропорционально отработанным дням (делится и умножается на рабочие дни)

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух» для коммерческих организаций

1.Рекомендация: Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника

 

Да, может.

Никаких препятствий для того, чтобы директор подписал такой приказ, нет.

Помимо компенсации за использование личного имущества организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов можно определить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему). Это следует из положений статьи 188 Трудового кодекса РФ.

При этом трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) с директором должен подписать:

Подписать трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) может и человек, который будет наделен полномочиями подписывать подобные соглашения. Предоставить лицу такое право можно, выдав ему соответствующую доверенность.

Подробнее об этом см. Кто должен подписать трудовой договор с генеральным директором от имени организации.

Начисление компенсации

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.*

Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:

  • копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);
  • копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).

Такие выводы следуют из писем Минфина России от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6 и от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192, МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419.

<…>

Да, нужно.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406, от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения

Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

  • подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;
  • свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;
  • обосновывающие расчет суммы компенсации;
  • подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

Данный подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. № А12-15477/2011, Московского округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694, Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).

Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

Бухучет

В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73
– начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).

Пример отражения в бухучете компенсации за использование личного автомобиля сотрудника для служебных поездок

В июне 2014 года приказом руководителя ЗАО «Альфа» менеджеру организации А.С. Кондратьеву была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок. Условия эксплуатации автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому договору с Кондратьевым.

Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сумма компенсации – 1200 руб. в месяц. Компенсация выплачивается начиная с 1 июля 2014 года.

В июле 2014 года 23 рабочих дня. С 9 по 13 июля включительно Кондратьев болел. Поэтому компенсация ему положена за 18 рабочих дней. Сумма компенсации составляет:
1200 руб. : 23 дн. × 18 дн. = 939 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:

Дебет 26 Кредит 73
– 939 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного автомобиля для служебных поездок.*

 

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2.Рекомендация: Как выплатить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за использование личного имущества сотрудника (телефона, факса, компьютера и т. д., кроме автомобиля)

 

Порядок начисления

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник не использовал имущество в работе (находился в отпуске, командировке или болел), компенсацию не выплачивайте (письмо Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140). Несмотря на то, что это письмо посвящено компенсациям за использование личного автомобиля сотрудника, такие требования справедливы и в отношении компенсаций за использование другого имущества сотрудника.*

Бухучет

В бухучете начисление компенсации за использование личного имущества и компенсации сотруднику расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73
– начислена компенсация за использование личного имущества сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного имущества сотрудника).

Пример отражения в бухучете компенсации за использование личного имущества сотрудника для служебных целей

Менеджер ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьев использует личный компьютер для служебных целей. Трудовым договором предусмотрена выплата компенсации за использование личного имущества сотрудника. Сумма компенсации установлена приказом руководителя организации.

Рыночная стоимость компьютера составляет 43 000 руб. По Классификации, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1, срок полезного использования электронно-вычислительной техники составляет от двух до трех лет включительно (вторая амортизационная группа). Учетной политикой организации закреплен срок полезного использования компьютеров – 25 месяцев.

Амортизация в бухгалтерском и в налоговом учете начисляется линейным способом.

Месячная норма амортизации компьютера составляет:
1 : 25 мес. × 100% = 4%.

Ежемесячная сумма компенсации за использование личного имущества Кондратьева равна:
43 000 руб. × 4% = 1720 руб.

Начисление компенсации бухгалтер «Альфы» ежемесячно отражает проводкой:

Дебет 26 Кредит 73
– 1720 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного компьютера в служебных целях.

 

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Как вы станете заполнять декларацию по УСН за 2016 год?

  • в программе 1С 57.27%
  • в Программе Главбух: учет и отчетность 1.76%
  • в программе Инфо-Предприятие 1.76%
  • в программе БухСофт 5.29%
  • в других бухгалтерских программах 18.94%
  • заполню без программы, скачав бланк на компьютер 12.33%
  • от руки заполню бумажную декларацию 2.64%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 7 351 статье, свежим новостям, консультациям экспертов, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи, новости, образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль