Можно ли принять к учету расходы на гсм и чеки за платные дороги и стоянки?

2377

Вопрос

Руководитель ездил в командировку в другой город на деловые переговоры.останавливался в собственной квартире, чеков из гостиниц нет.и в командировочном удостоверении нет печатей. Можно ли принять к учету расходы на гсм и чеки за платные дороги и стоянки? у нас ЕСХН

Ответ

Расходы на командировку работников  уменьшают налоговую базу по ЕСХН. Это установлено пп.6 п. 2 ст. 346.5 НК  РФ. В нем также дан четкий перечень признаваемых расходов. Это расходы на: проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы; наем жилого помещения ; суточные или полевое довольствие в пределах норм, которые должны быть установлены в трудовом локальном нормативном документе, например в «Положении о командировках».

В данной ситуации расходы на ГСМ и платные стоянки можно принять, если на время командировки с сотрудником заключен договор аренды личного транспорта. Если договора аренды нет, при этом сотруднику выплачивается компенсация за использование личного транспорта, расходы на ГСМ при налогообложении учесть можно, но, возможно возникнут споры с проверяющим, при этом свою позицию придется отстаивать в суде.

При поездках в командировку за использование личного автомобиля в служебных целях сотруднику положена компенсация, предусмотренная ст. 188 ТК РФ. Размеры такой компенсации организация определяет самостоятельно. При этом, компенсацию за использование личного автомобиля в целях налогообложения можно учесть только в пределах норм. Эти нормы предназначены и для расчета единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами. По мнению контролирующих ведомств, нормы, установленные Правительством РФ, уже включают в себя амортизацию автомобиля, а также возмещение затрат на текущий ремонт, техобслуживание и приобретение ГСМ, поэтому никакие дополнительные выплаты сотруднику, который использует личную машину для служебных поездок, не положены.

Все расходы, которые организация может учесть при расчете ЕСХН, должны быть: экономически обоснованы; документально подтверждены; оплачены; поименованы в перечне, приведенном в п. 2 статьи 346.5 НК РФ. Поэтому,  для подтверждения расходов к авансовому отчету сотрудник должен приложить кассовые и (или) товарные чеки, талоны на бензин, слипы (если бензин оплачивался топливной картой), квитанции, выданные на автостоянках, счета автомастерских и т. д. Пробег автомобиля во время командировки подтверждают путевые листы. Путевые листы составьте:  либо по унифицированным формам, либо  по формам, разработанным организацией самостоятельно и утвержденным руководителем организации.

Расходы, не подтвержденные первичными документами, налогооблагаемые доходы не уменьшают. Поэтому, если сотрудник документально не подтвердил расходы на наем жилья, то организация должна возместить сотруднику такие расходы в пределах норм - 700 руб. за день нахождения в командировке в России.

Порядок подтверждения срока командировки, когда отсутствуют отметки в командировочном удостоверении, закрепите в локальном нормативном акте, при этом, срок командировки можно подтвердить другими документами: приказ о направлении в командировку; служебное задание и отчет о его выполнении.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух для коммерческого учета

1.Рекомендация: Какие расходы можно учесть при расчете единого сельхозналога

Расходы, которые организация может учесть при расчете ЕСХН, должны быть:

Самые интересные статьи журнала «Упрощенка»

В ближайшем номере журнала «Упрощенка» выйдет огромная таблица всех изменений по УСН — 2016. Не забудьте подписаться!

  1. Грядущие изменения по УСН 2016 года: видео обзор
  2. Что важно сделать бухгалтеру на УСН в конце года
  3. Какой стала 6-НДФЛ: бланк новой формы и образец заполнения
  4. Вычеты на детей по НДФЛ в 2016 году: изменения
  5. Образцы учетной политики на 2016 год
  6. Ежемесячная отчетность в ПФР в 2016 году
  7. Новые коды доходов и вычетов для справки 2-НДФЛ
  8. Как с 2016 года применять новые КБК по страховым взносам
  9. Вычет на ребенка-инвалида увеличился! Работодателям нужно пересчитать НДФЛ
  10. Новый экологический сбор: кому придется платить?

Перечень расходов

Порядок признания и перечень расходов, уменьшающих налоговую базу по ЕСХН, в целом аналогичны порядку признания и перечню расходов, уменьшающих налоговую базу по единому налогу при упрощенке.* В частности, правила, установленные для упрощенки, можно применять при списании:

Единственным видом расходов, правила признания которых при применении ЕСХН и при упрощенке различаются, являются расходы на приобретение покупных товаров. Такие расходы уменьшают налоговую базу:

Олег Хороший, государственный советник налоговой службы РФ III ранга

2. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении расходы на проезд в командировку на автомобиле

Сотрудник может выехать в командировку как на личном, так и на служебном автомобиле. В любом случае организация обязана возместить ему все затраты, связанные с поездкой (ст. 168 ТК РФ).*

Проезд на личном автомобиле

При поездках в командировку за использование личного автомобиля в служебных целях сотруднику положена компенсация, предусмотренная статьей 188 Трудового кодекса РФ. Размеры такой компенсации организация определяет самостоятельно.*

Личный автомобиль: НДФЛ и страховые взносы

Компенсация за использование личного автомобиля сотрудника не облагается:

– НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);
– взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
– взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Подробнее об этом см. Как учесть при налогообложении расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника.

Личный автомобиль: налог на прибыль

При расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного автомобиля можно учесть только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (письмо ФНС России от 21 мая 2010 г. № ШС-37-3/2199). Эти нормы предназначены и для расчета единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами. При этом, по мнению контролирующих ведомств, нормы, установленные Правительством РФ, уже включают в себя амортизацию автомобиля, а также возмещение затрат на текущий ремонт, техобслуживание и приобретение ГСМ (письма Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63, от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140 и МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419).*

Поэтому никакие дополнительные выплаты сотруднику, который использует личную машину для служебных поездок, не положены (письма Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63, от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140 и МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419).*

Главбух советует: на период командировки заключите с сотрудником договор аренды его личного автомобиля. На всю сумму арендной платы, а при наличии оправдательных документов и на все затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля, можно уменьшить налогооблагаемую прибыль (подп. 2 п. 1 ст. 253, подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если организация не заключит договор аренды, то для обоснования возмещения расходов по использованию личного автомобиля во время командировки она может воспользоваться следующими аргументами.*

В статье 188 Трудового кодекса РФ речь идет о двух выплатах в пользу сотрудника. Первая – это компенсация за износ личного автомобиля, а вторая – возмещение расходов, связанных с его использованием (приобретение ГСМ, техобслуживание и т. п.). В письме Минфина России от 2 ноября 2004 г. № 03-05-01-04/72 эти выплаты тоже рассматриваются обособленно.

Таким образом, направляя сотрудника в командировку на личном автомобиле, помимо компенсации организация должна возместить ему затраты на приобретение бензина, на платную автостоянку и т. п. (ст. 168 ТК РФ). Эти затраты можно квалифицировать как материальные расходы, а также как расходы на проезд до места командировки и обратно. Такие затраты можно учесть при налогообложении прибыли (подп. 2 п. 1. ст. 253, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Основанием для возмещения расходов будут путевые листы, чеки АЗС и т. п. То есть такие же документы, какими подтверждают свои расходы сотрудники, направленные в командировку на служебном автомобиле.

Однако налоговая инспекция вряд ли согласится с такой трактовкой законодательства. При проверке инспектор будет руководствоваться письмами Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63 и МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419. Поэтому, скорее всего, он признает неправомерным одновременное уменьшение налоговой базы и на сумму компенсации за использование личного автомобиля, и на сумму возмещения расходов на проезд. В таких условиях окончательное решение о расчетах с сотрудником организация должна принять самостоятельно. Причем, если это решение будет противоречить требованиям Минфина России, отстаивать свою позицию организации придется в суде.*

Подтверждающие документы

Все факты хозяйственной жизни (в т. ч. и расходы на проезд) должны быть подтверждены первичными документами (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, ст. 252 НК РФ). К ним относятся:

  • кассовые и (или) товарные чеки;
  • талоны на бензин;
  • слипы (если бензин оплачивался топливной картой);
  • квитанции, выданные на автостоянках;
  • счета автомастерских и т. д.

Документы, подтверждающие расходы на проезд, сотрудник должен приложить к авансовому отчету.

Пробег автомобиля во время командировки подтверждают путевые листы. Путевые листы составьте:
– либо по унифицированным формам;
– либо по формам, разработанным организацией самостоятельно и утвержденным руководителем организации.

Такой вывод следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Для путевых листов предусмотрены следующие унифицированные формы:

  • 3 для легкового автомобиля;
  • 3 спец для спецтранспорта;
  • 4 для легкового такси;
  • 4-С или 4-П для грузового автомобиля;
  • 6 спец для автобуса (кроме маршрутного).

Перечисленные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Выдачу путевых листов водителям и их поступление в бухгалтерию отразите в журнале учета движения путевых листов (либо по самостоятельно разработанной форме, либо по форме № 8, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

УСН

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят налог с доходов, командировочные расходы не уменьшают (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить в состав затрат документально подтвержденные расходы на проезд (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом расходы на ГСМ организации на упрощенке учитывают в том же порядке, что и организации на общей системе налогообложения (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Суммы НДС по расходам на проезд также уменьшат налоговую базу по единому налогу (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Подробнее об учете расходов на ГСМ см.:

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. Статья: Выплаты работникам

Расходы на командировки работников также уменьшают налоговую базу по ЕСХН. Это установлено подпунктом 6 пункта 2 статьи 346.5 Налогового кодекса РФ. В нем также дан четкий перечень признаваемых расходов. Это расходы на:*

  • проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
  • наем жилого помещения (по этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами));
  • суточные или полевое довольствие в пределах норм, которые должны быть установлены в трудовом локальном нормативном документе, например в «Положении о командировках»;*
  • оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
  • консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Обратите внимание: речь идет о командировках только работников хозяйства. Расходы на прием представителей других организаций или расходы на проезд подрядчиков, которые работают по гражданско-правовым договорам, как командировочные учтены быть не могут.

ЕСХН. Переход, исчисление, уплата.

4. Рекомендация: Как учесть при налогообложении расходы на наем жилья во время командировки. Организация применяет специальный налоговый режим

Документально не подтвержденные расходы

Ситуация: нужно ли начислить страховые взносы на компенсацию расходов на наем жилья в командировке, если расходы не подтверждены документально

Да, нужно.

Компенсация документально не подтвержденных расходов на наем жилья во время командировок освобождается от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных законодательством (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

В письме от 11 ноября 2010 г. № 3416-19 Минздравсоцразвития России указал на то, что в настоящее время нормы расходов по найму жилого помещения, при непредоставлении документов, утверждены только для организаций, финансируемых из федерального бюджета (см., например, Указ Президента России от 18 июля 2005 г. № 813). В отношении сотрудников иных организаций такие нормы законодательством не предусмотрены. Поэтому компенсация документально не подтвержденных расходов по найму жилого помещения облагается страховыми взносами.

В то же время ранее в письме от 26 мая 2010 г. № 1343-19 Минздравсоцразвития России придерживался другой точки зрения. Из положений части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пункта 2 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ следует, что под указанными нормами следует понимать нормы, установленные в соответствии с законодательством РФ.

Обязанность возместить сотруднику расходы по найму жилого помещения во время командировки установлена статьей 168 Трудового кодекса РФ. Согласно положениям данной статьи порядок и размеры возмещения расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (например, приказом о командировках). Следовательно, если сотрудник документально не подтвердил расходы на наем жилья, то такие расходы освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных этими документами.*

Если такие расходы документально не подтверждены, компенсацию не облагайте НДФЛ в пределах:*

  • 700 руб. за день нахождения в командировке в России;*
  • 2500 руб. за день нахождения в загранкомандировке.

С компенсации, выплаченной сверх установленных норм (700 руб. и (или) 2500 руб.), удержите НДФЛ. Облагаемый доход (сверхнормативную сумму компенсации) определите после утверждения авансового отчета сотрудника. А рассчитывать и удерживать сумму налога нужно на ближайшую дату выплаты сотруднику дохода в денежной форме.*

Такой порядок следует из абзаца 10 пункта 3 статьи 217, статьи 210, пункта 4 статьи 226 Налогового кодекса РФ и подтвержден в письмах Минфина России от 14 января 2013 г. № 03-04-06/4-5 и от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/4/51.

УСН

Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, при расчете единого налога документально подтвержденные расходы на наем жилья во время командировки признают в фактическом размере. Такой порядок применяется и в том случае, если внутренним документом организации установлен норматив (лимит) возмещения, но фактически документально подтвержденные расходы на проживание превысили эту величину. Это следует из положений пункта 1 статьи 252, подпунктов 8, 13 пункта 1, пункта 2 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмом Минфина России от 4 июля 2012 г. № 03-04-06/6-204. Несмотря на то что это письмо адресовано организациям – плательщикам налога на прибыль, выводами, которые в нем содержатся, могут руководствоваться и организации, применяющие упрощенку и уплачивающие единый налог с разницы между доходами и расходами. Состав командировочных расходов, которые учитываются при налогообложении, в подпункте 8 пункта 1 статьи 346.16 и подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, определен одинаково.

Командировочные расходы можно списать только после подтверждения факта их оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Расходы, не подтвержденные первичными документами, налогооблагаемые доходы не уменьшают. Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/4/51. Несмотря на то что письмо посвящено учету расходов по найму жилья при расчете налога на прибыль, сделанные в нем выводы справедливы и для учета таких расходов в случае применения упрощенки (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ).*

Если организация на упрощенке платит единый налог с доходов, то расходы по найму жилого помещения налоговую базу не уменьшают. При расчете единого налога такие организации вообще не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.14, п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Пример отражения при налогообложении расходов по найму жилого помещения. Организация применяет упрощенку. Объект налогообложения – разница между доходами и расходами

ЗАО «Альфа» применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами.

Менеджер «Альфы» А.С. Кондратьев в период с 16 по 18 марта находился в служебной командировке в г. Челябинске.

19 марта руководитель «Альфы» утвердил представленный Кондратьевым авансовый отчет.

Вместе с авансовым отчетом Кондратьев передал в бухгалтерию все документы, которые подтверждают его расходы. В их состав входит счет гостиницы на сумму 5310 руб. (в т. ч. НДС – 810 руб.).

При расчете единого налога за I квартал бухгалтер «Альфы» включил в состав затрат компенсацию расходов на наем жилья в сумме 5310 руб.

О налогообложении компенсации расходов на оплату дополнительных услуг гостиницы подробнее см. Как учесть при налогообложении дополнительные командировочные расходы. Организация применяет специальный налоговый режим.

В состав расходов включите только ту часть арендной платы, которая уплачена за период фактического проживания сотрудника в квартире.

Если организация арендует частное жилье на постоянной основе, с его владельцем можно заключить долгосрочный договор аренды. Размер арендной платы в договоре можно указать за любой период. Однако при расчете единого налога всю сумму расходов учесть не удастся. Арендную плату за тот период, когда арендованное жилье пустовало, в расходы включить нельзя. Объясняется это тем, что арендная плата за период, когда организация не использует квартиру, признается экономически необоснованной (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Обосновать расходы можно лишь за те дни, когда в арендованной квартире проживает командированный сотрудник (подп. 8, 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Для этого организация вправе использовать документы, косвенно подтверждающие факт проживания (например, командировочное удостоверение, проездные документы, приказ о командировке и т. д.) (абз. 4 п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Подробнее о документальном подтверждении расходов на наем жилья см. Как возместить расходы на наем жилья во время командировки.

Аналогичный вывод содержится в письмах Минфина России от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/178, от 20 июня 2006 г. № 03-03-04/1/533 и от 25 января 2006 г. № 03-03-04/1/58. Несмотря на то что указанные письма адресованы организациям, которые применяют общую систему налогообложения, приведенные в них выводы можно распространить и на организации на упрощенке.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Вы сверили взносы?

  • Да, с инспекцией 18.42%
  • Да, с фондом 28.95%
  • Да, с инспекцией и фондом 10.53%
  • Нет, сверку еще не проводили 42.11%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

«Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь!

Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль