Компенсация за пользование автомобилем в служебных целях

158

Вопрос

Добрый день, наша компания на УСН "Доходы-расходы" . Помогите пожалуйста в следующем вопросе: у нас в штате имеется техник, который на своем автомобиле объезжает объекты и производит техническое обслуживание оборудования. ГСМ оплачиваем поставщику с расчетного счета из расчета 45 рублей за 1 объект. Техник заполняет путевой лист, заполняется в течении месяца, и сдается в конце месяца мне. Можно ли включить, оплаченную сумму за гсм, в расходы компании. подскажите что я делаю не так может надо оформлять еще какие то документы, спасибо)))

Ответ

Ваша организация в этом случае может выплачивать  компенсацию за пользование автомобилем в служебных целях, при этом компенсация за использование личного автомобиля сотрудника для служебных поездок уменьшает налогооблагаемую прибыль только в пределах норм. Такие выплаты не будут облагаться страховыми взносами и НДФЛ в пределах норм. Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

 

Если Ваша организация будет возмещать сотруднику расходы на ГСМ помимо компенсации за использование личного автомобиля, то уменьшить налогооблагаемуюприбыль на расходы, связанные сприобретением ГСМ, будет нельзя, так как нормы, утвержденные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, уже включают в себя возмещение всех возникающих в процессе эксплуатации затрат.

Договор аренды транспортного средства с экипажем с сотрудником организации заключитьнельзя. Но при этом можно заключить с сотрудником договор аренды транспортного средства с оказанием услуг по управлению и технической эксплуатации, при этом заключите два договора – договор аренды транспортного средства без экипажа и договор на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации. При этом оказание услуг по управлению и технической эксплуатации не должно входить в число должностных обязанностей сотрудника. Иначе выплаты по договору оказания услуг могут быть признаны экономически необоснованными (ст. 252 НК РФ).

Организации, применяющие упрощенку, также вправе признать арендные платежи в составе налоговых расходов. Основание – пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

Для признания в составе налоговых затрат расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены.

Документальным подтверждением расходов по договору аренды являются: сам договор аренды, график арендных платежей, документы на оплату арендных платежей, акт передачи имущества в аренду (письмо Минфина России от 6 октября 2008 г. № 03-03-06/1/559).

Кроме того, необходимы документы, подтверждающие фактическое использование автомобиля в деятельности, направленной на получение дохода.

Такими документами для транспорта служат соответствующие путевые листы.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» упрощенная версия.

1.Рекомендация: Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника


Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.*

Кому положена компенсация

Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками.* Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).*

Документальное оформление

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.*

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя

Да, можно.*

При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией.* Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.

 

Начисление компенсации

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.*

Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:*

  • копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);
  • копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).

Такие требования предусмотрены в письмах Минфина России от 21 июля 1992 г. № 57 и от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63, МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419.

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.*

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (п. 3 письма Минфина России от 21 июля 1992 г. № 57). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке (п. 4 письма Минфина России от 21 июля 1992 г. № 57). При этом, исходя из разъяснений, приведенных в данном письме, путевые листы для выплаты компенсации не требуются.

Вместе с тем, представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:*

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6,от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения

Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:*

  • подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;
  • свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;
  • обосновывающие расчет суммы компенсации;
  • подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

Данный подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Московского округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694, Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).

Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

 

Налоги

При расчете некоторых налогов сумму компенсации за использование личного автомобиля сотрудника можно учесть только в пределах нормативов. См. на эту тему:

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2.Рекомендация: Как учесть при налогообложении расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника. Организация применяет специальный налоговый режим

НДФЛ

Компенсационные выплаты (компенсация за использование автомобиля и суммы возмещения расходов, связанных с его использованием) не облагаются НДФЛ в пределах норм, установленных действующим законодательством* (п. 3 ст. 217 НК РФ, ст. 188 ТК РФ). О том, какими нормативно-правовыми актами должна руководствоваться организация, применяющая специальный налоговый режим, в этом случае см. Как учесть при налогообложении расходы навыплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника. Организация применяет общую системуналогообложения. Это связано с тем, что порядок расчета НДФЛ с компенсации за использование личного автомобиля не зависит от системы налогообложения, которую применяет организация.

Страховые взносы

Нормы, установленные законодательством, также нужно учесть при расчете:*

  • взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;
  • взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Нормы, предусмотренные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, предназначены лишь для расчета налога на прибыль (единого налога при упрощенке). Поэтому в целях расчета взносов применяйте нормы, установленные в соответствии со статьей 188 Трудового кодекса РФ. А именно: размер компенсации, согласованный сторонами трудового (коллективного) договора. В этих пределах с компенсации за использование личногоавтомобиля сотрудника начислять страховые взносы не нужно. При этом сумма компенсации не будет облагаться взносами, только если использование автомобиля связано с выполнением сотрудником его трудовых обязанностей (разъездной характер работ, служебные цели) (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Аналогичная точка зрения отражена в письме Минздравсоцразвития России от 12 марта 2010 г. № 550-19.

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какой налоговый <…>

режим применяет организация.

УСН

 

Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включитькомпенсации за использование личного автомобиля сотрудника в состав расходов, уменьшающих налоговую базу. Но только в пределах норм, установленных Правительством РФ. Об этом сказано в подпункте 12 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Затраты признавайте только после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).*

Предельный размер компенсаций, которые можно учесть при налогообложении организациям на упрощенке, установлен постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Нормы расходов на выплату компенсации зависят от объема двигателя легкового автомобиля. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц.

Суммы компенсаций, превышающие данные нормативы, нельзя включить в расходы организации. Следовательно, они не уменьшат налоговую базу по единому налогу при упрощенке (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Аналогичные выводы следуют из письма Минфина России от 31 января 2013 г. № 03-11-11/38.

 

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

3.Статья: Арендуем транспорт с экипажем

 

Заключаем договор

Сразу обратим внимание на два правовых момента.

Во-первых, в гражданском законодательстве говорится об аренде транспортных средств с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации

 

Вознаграждение арендодателю

Договор аренды транспорта с экипажем является смешанным договором, содержащим элементы аренды и оказания услуг (ст. , Гражданского кодекса РФ). Поэтому ежемесячный (ежеквартальный) платеж по такому договору, как правило, разделяют на две части: плату за оказание услуг и арендную плату.*

<…>

Упрощенная система налогообложения. Компании, применяющие этот спецрежим, также вправе признать арендные платежи в составе налоговых расходов. Основание – пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. А вот с оплатой услуг по предоставлению экипажа не все так однозначно. С одной стороны, перечень расходов, признаваемых при «упрощенке», определен Налогового кодекса РФ. Он закрытый. И данный вид затрат здесь не назван*.

 

Как известно, для признания в составе налоговых затрат расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. Это требование действует независимо от того, какой режим налогообложения применяется: общий, ЕСХН или упрощенная система налогообложения ( Налогового кодекса РФ).*

Документальным подтверждением расходов по договору аренды являются: сам договор аренды, график арендных платежей, документы на оплату арендных платежей, акт передачи имущества в аренду ( письмо Минфина России от 6 октября 2008 г. № 03-03-06/1/559).

Кроме того, необходимы бумаги, подтверждающие фактическое использование арендованного объекта в деятельности, направленной на получение дохода.

Такими документами для транспорта служат соответствующие путевые листы.*

Расходы на содержание арендованного автотранспорта

К таким расходам относятся текущие затраты арендатора в связи с эксплуатацией арендованного транспорта, а именно: расходы на ГСМ, мойку, стоянку и пр. Подобные затраты несет арендатор ( ). Налоговым законодательством разрешено признавать такие суммы в налоговом учете (если затраты экономически обоснованны и документально подтверждены).*

Однако контролирующие ведомства считают, что при списании ГСМ в состав налоговых расходов следует руководствоваться Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте ( письмо Минфина России от 14 января 2009 г. № 03-03-06/1/15, письмо ФНС России от 15 апреля 2008 г. № СК-6-5/281). В настоящее время действуют , утвержденные .

Списывать топливо по другим нормативам (например, разработанным компанией самостоятельно), по мнению чиновников, можно только в отношении машин, для которых этим документом лимиты не определены.

Отметим, что эта позиция не бесспорна. В принципе сельхозпредприятие вправе либо использовать утвержденные Минтрансом нормы расхода, либо применять собственные, экономически обоснованные нормы, утвержденные приказом руководителя. Ведь Налоговый кодекс РФ не содержит подобного ограничения. С этим соглашаются и судьи ( Определение ВАС РФ от 14 августа 2008 г. № 9586/08).

Однако, выбрав второй вариант учета, следует быть готовым к налоговым спорам.

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Как вы станете заполнять декларацию по УСН за 2016 год?

  • в программе 1С 57.96%
  • в Программе Главбух: учет и отчетность 1.27%
  • в программе Инфо-Предприятие 1.91%
  • в программе БухСофт 4.46%
  • в других бухгалтерских программах 20.7%
  • заполню без программы, скачав бланк на компьютер 10.83%
  • от руки заполню бумажную декларацию 2.87%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 7 351 статье, свежим новостям, консультациям экспертов, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи, новости, образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль