Как возместить расходы при поездке в командировку на личном автотранспорте?

3617

Вопрос

Как возместить расходы при поездке в командировку на личном автотранспорте?

Ответ

при поездках в командировку за использование личного автомобиля в служебных целях сотруднику положена компенсация, предусмотренная статьей 188 Трудового кодекса РФ. Размеры такой компенсации организация определяет самостоятельно.

 

Однако учесть в расходах удастся только четко установленную сумму в пределах нормы ( подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ ). А норма эта невелика: от 1200 до 1500 руб. в месяц в зависимости от объема двигателя автомобиля (постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 ). Причем данная норма включает в себя как износ, технический ремонт автомобиля, так и стоимость ГСМ ( п. 3 письма Минфина России от 21.07.92 № 57 ).

Возможен другой вариант. На период командировки можно заключить с сотрудником договор аренды его личного автомобиля. В этом случае в затраты при «упрощенке» включается вся арендная плата ( подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ ). Что касается расходов на покупку горюче-смазочных материалов и затрат, которые связаны с эксплуатацией и обслуживанием автомобиля во время командировки (например, стоимость парковки, ремонта в пути), то их можно учесть в качестве либо материальных затрат, либо затрат на содержание служебного транспорта. Такая возможность предоставлена «упрощенцам» подпунктом 5 пункта 1 и подпунктом 12пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

И в том и в другом случае расходы должны быть оплачены (п. 2 ст. 346.17 НК РФ ). То есть после расчета с сотрудником выплаты можно сразу включить в налоговую базу.

Обратите внимание: чтобы затраты на бензин и ремонт организация могла учесть при УСН, в договоре аренды нужно сразу указать, что затраты на содержание автомобиля несет именно арендатор.

Таким образом, возместить сотруднику расходы при поездке в командировку на личном автотранспорте возможно либо договору аренды, либо выплатив ему компенсацию.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух для коммерческого учета

1. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении расходы на проезд в командировку на автомобиле

Сотрудник может выехать в командировку как на личном, так и на служебном автомобиле. В любом случае организация обязана возместить ему все затраты, связанные с поездкой (ст. 168 ТК РФ).*

Проезд на личном автомобиле

При поездках в командировку за использование личного автомобиля в служебных целях сотруднику положена компенсация, предусмотренная статьей 188 Трудового кодекса РФ. Размеры такой компенсации организация определяет самостоятельно.*

Личный автомобиль: НДФЛ и страховые взносы

Компенсация за использование личного автомобиля сотрудника не облагается:

– НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);
– взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
– взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Подробнее об этом см. Как учесть при налогообложении расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника.

 

Личный автомобиль: налог на прибыль

При расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного автомобиля можно учесть только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (письмо ФНС России от 21 мая 2010 г. № ШС-37-3/2199). Эти нормы предназначены и для расчета единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами. При этом, по мнению контролирующих ведомств, нормы, установленные Правительством РФ, уже включают в себя амортизацию автомобиля, а также возмещение затрат на текущий ремонт, техобслуживание и приобретение ГСМ (письма Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63, от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140 и МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419).

Поэтому никакие дополнительные выплаты сотруднику, который использует личную машину для служебных поездок, не положены (письма Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63, от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140 и МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419).*

Главбух советует: на период командировки заключите с сотрудником договор аренды его личного автомобиля. На всю сумму арендной платы, а при наличии оправдательных документов и на все затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля, можно уменьшить налогооблагаемую прибыль (подп. 2 п. 1 ст. 253, подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если организация не заключит договор аренды, то для обоснования возмещения расходов по использованию личного автомобиля во время командировки она может воспользоваться следующими аргументами.

В статье 188 Трудового кодекса РФ речь идет о двух выплатах в пользу сотрудника. Первая – это компенсация за износ личного автомобиля, а вторая – возмещение расходов, связанных с его использованием (приобретение ГСМ, техобслуживание и т. п.). В письме Минфина России от 2 ноября 2004 г. № 03-05-01-04/72 эти выплаты тоже рассматриваются обособленно.

Таким образом, направляя сотрудника в командировку на личном автомобиле, помимо компенсации организация должна возместить ему затраты на приобретение бензина, на платную автостоянку и т. п. (ст. 168 ТК РФ). Эти затраты можно квалифицировать как материальные расходы, а также как расходы на проезд до места командировки и обратно. Такие затраты можно учесть при налогообложении прибыли (подп. 2 п. 1. ст. 253,подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Основанием для возмещения расходов будут путевые листы, чеки АЗС и т. п. То есть такие же документы, какими подтверждают свои расходы сотрудники, направленные в командировку на служебном автомобиле.*

Однако налоговая инспекция вряд ли согласится с такой трактовкой законодательства. При проверке инспектор будет руководствоваться письмами Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63 и МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419. Поэтому, скорее всего, он признает неправомерным одновременное уменьшение налоговой базы и на сумму компенсации за использование личного автомобиля, и на сумму возмещения расходов на проезд. В таких условиях окончательное решение о расчетах с сотрудником организация должна принять самостоятельно. Причем, если это решение будет противоречить требованиям Минфина России, отстаивать свою позицию организации придется в суде.*

 

Подтверждающие документы*

Все факты хозяйственной жизни (в т. ч. и расходы на проезд) должны быть подтверждены первичными документами (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, ст. 252 НК РФ). К ним относятся:

  • кассовые и (или) товарные чеки;
  • талоны на бензин;
  • слипы (если бензин оплачивался топливной картой);
  • квитанции, выданные на автостоянках;
  • счета автомастерских и т. д.

Документы, подтверждающие расходы на проезд, сотрудник должен приложить к авансовому отчету.

Пробег автомобиля во время командировки подтверждают путевые листы. Путевые листы составьте:
– либо по унифицированным формам;
– либо по формам, разработанным организацией самостоятельно и утвержденным руководителем организации.

Такой вывод следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Для путевых листов предусмотрены следующие унифицированные формы:

  • 3 для легкового автомобиля;
  • 3 спец для спецтранспорта;
  • 4 для легкового такси;
  • 4-С или 4-П для грузового автомобиля;
  • 6 спец для автобуса (кроме маршрутного).

Перечисленные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Выдачу путевых листов водителям и их поступление в бухгалтерию отразите в журнале учета движения путевых листов (либо по самостоятельно разработанной форме, либо по форме № 8, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

 

УСН*

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят налог с доходов, командировочные расходы не уменьшают (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить в состав затрат документально подтвержденные расходы на проезд (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом расходы на ГСМ организации на упрощенке учитывают в том же порядке, что и организации на общей системе налогообложения (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Суммы НДС по расходам на проезд также уменьшат налоговую базу по единому налогу (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Подробнее об учете расходов на ГСМ см.:

 

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2.Рекомендация: Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника


Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.*

Кому положена компенсация

Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.*

Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Документальное оформление

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя

Да, можно.

При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.*

 

Начисление компенсации

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:

  • копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);
  • копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).

Такие выводы следуют из писем Минфина России от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6 и от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192, МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419.

Путевые листы

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы

Да, нужно.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406,от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения

Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

  • подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;
  • свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;
  • обосновывающие расчет суммы компенсации;
  • подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

Данный подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАСПоволжского округа от 30 мая 2012 г. № А12-15477/2011, Московского округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694, Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).

Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.*

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

4. Статья: Сотрудник поехал в командировку на личном автомобиле

Что предпринять? Заключите с сотрудником на время командировки договор аренды транспортного средства. Тогда на расходы при «упрощенке» вы сможете списать стоимость ГСМ и уплаченной аренды. С нее, правда, не забудьте удержать НДФЛ.*

Если у вас «упрощенка» с объектом доходы

Расходы при налогообложении вы не учитываете. Поэтому наши разъяснения могут вам пригодиться, если вы решите сменить объект налогообложения.

Сотрудники достаточно часто используют личные автомобили в служебных целях, за что получают от работодателя компенсацию. Например, на своем авто работник может поехать в командировку. Это бывает удобнее, чем другие виды транспорта. Однако для того, чтобы выплаты по такой поездке работодателю можно было учесть при налогообложении, бухгалтеру необходимо предварительно продумать, каким образом такая поездка будет оформлена.

Почему невыгодно платить компенсацию*

По общему правилу организация обязана возместить сотруднику, который выехал в командировку на личном автомобиле, все затраты, связанные с поездкой (ст. 168 и188 ТК РФ). И может показаться, что проще выплатить сотруднику компенсацию за использование личного автомобиля. Однако учесть в расходах удастся только четко установленную сумму в пределах нормы ( подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ ). А норма эта невелика: от 1200 до 1500 руб. в месяц в зависимости от объема двигателя автомобиля ( постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 ). Причем данная норма включает в себя как износ, технический ремонт автомобиля, так и стоимость ГСМ ( п. 3 письма Минфина России от 21.07.92 № 57 ).

Читайте также

О том, как платить сотрудникам компенсации и учитывать их при налогообложении, мы писали в статье «Правила, которые помогут оформить компенсацию сотрудникам, использующим в работе свое имущество» // Упрощенка, 2012, № 3, с. 20.

Получается, что независимо от того, сколько фирма реально заплатит работнику за то, что он эксплуатирует свой автомобиль, а также за ГСМ, учесть в расходах получится не больше нормы.*

На заметку

Что необходимо предусмотреть в договоре аренды транспортного средства*

Подписывая договор аренды машины, опишите в нем подробно предмет договора: марку автомобиля, год выпуска и цвет, номера кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в пункте 3 статьи 607 ГК РФ. Кроме того, для эксплуатации автомобиля организации-арендатору понадобятся свидетельство о регистрации авто, техпаспорт, талон техосмотра и страховой полис. Если сотрудник будет сам находиться за рулем своего автомобиля, то он может передать организации-арендатору только копии этих документов.

В чем преимущество договора аренды

Если же с сотрудником заключить договор аренды на время командировки, то в затраты при «упрощенке» включается вся арендная плата ( подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ ).

Что касается расходов на покупку горюче-смазочных материалов и затрат, которые связаны с эксплуатацией и обслуживанием автомобиля во время командировки (например, стоимость парковки, ремонта в пути), то их можно учесть в качестве либо материальных затрат, либо затрат на содержание служебного транспорта. Такая возможность предоставлена «упрощенцам» подпунктом 5 пункта 1 и подпунктом 12пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

И в том и в другом случае расходы должны быть оплачены ( п. 2 ст. 346.17 НК РФ ). То есть после расчета с сотрудником выплаты можно сразу включить в налоговую базу.*

Читайте также

Дополнительная информация о порядке списания транспортных расходов — в статье «На что нужно обратить внимание, списывая расходы на транспорт» // Упрощенка, 2011, № 7, с. 62.

Обратите внимание: чтобы затраты на бензин и ремонт организация могла учесть при УСН, в договоре аренды нужно сразу указать, что затраты на содержание автомобиля несет именно арендатор. Образец формулировки договора мы привели на рис. 1 ниже.*

Рисунок 1. Извлечение из договора аренды транспортного средства

Какие документы подтвердят и обоснуют расходы*

Итак, чтобы признать расходы при «упрощенке», их нужно обосновать и подтвердить документально ( п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ ). Мы рассматриваем ситуацию, когда одновременно происходят две операции — командировка и аренда автомобиля. Соответственно документы нужно оформить в подтверждение каждой.

При направлении сотрудника в командировку на личном автомобиле понадобятся приказ руководителя, подтверждающий даты начала и окончания

Памятка*

Унифицированные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 .

командировки, договор аренды автомобиля, акт приема-передачи автомобиля, авансовый отчет работника. Затраты на приобретение ГСМ, на парковку и ремонт автомобиля удостоверят кассовые и (или) товарные чеки, талоны на бензин, квитанции, выданные на автостоянках, счета автомастерских.

Кроме того, потребуется документ, из которого бы следовало, что на автомобиле сотрудник уехал по рабочим делам, а не по личным. Таким документом является путевой лист. Налоговики в письме от 22.11.2010 № ШС-37-3/15988@ также настаивают на оформлении путевых листов.

Читайте также

О том, как самостоятельно оформить путевой лист, читайте в статье «Грамотно составленный путевой лист подтвердит расходы на ГСМ» // Упрощенка, 2012, № 7, с. 67.

Можно использовать путевые листы по утвержденной форме, а можно разработать собственные. Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 утверждены обязательные реквизиты для путевых листов и порядок их заполнения.

Как рассчитать зарплатные налоги

Арендная плата, перечисленная работнику за использование автомобиля в служебных целях, будет не чем иным, как его доходом. А значит, при его выплате нужно удержать и уплатить в бюджет НДФЛ ( подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ ). Причем это необходимо сделать не позднее дня, следующего за днем фактического получения работником арендной платы. Обратите внимание: сумма перечисленного в бюджет НДФЛ в Книге учета доходов и расходов будет учитываться в составе расходов на аренду ( подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ ).

Что касается уплаты страховых взносов, то арендная плата не будет облагаться этими взносами, если заключен договор аренды транспортного сред

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Как вы станете заполнять декларацию по УСН за 2016 год?

  • в программе 1С 60.11%
  • в Программе Главбух: учет и отчетность 1.12%
  • в программе Инфо-Предприятие 2.25%
  • в программе БухСофт 5.06%
  • в других бухгалтерских программах 17.98%
  • заполню без программы, скачав бланк на компьютер 11.8%
  • от руки заполню бумажную декларацию 1.69%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 7 351 статье, свежим новостям, консультациям экспертов, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи, новости, образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль