Какова процедура архивирования документов для ООО и ИП, и их уничтожения?

1400

Вопрос

Столкнулась с такой проблемой:
1. Организация (ООО) ведет хозяйственную деятельность с 2009г .. Налоговых проверок не было. Генеральный директор распорядился уничтожить бухгалтерские документы за 2009, 2010г. как ненужные.
2. Индивидуальный предприниматель ведет деятельность с 2005г .. Была налоговая проверка в 2010г. Предприниматель распорядился оставить бухгалтерские документы только начиная с 2011г.
У меня вопрос: как мне поступить правильно в данной ситуации, какова процедура архивирования документов, их уничтожения?

Ответ

Бухгалтерские документы должны храниться по правилам организации государственного архивного дела. Сроки хранения документов приведены ниже, в статье № 2.

Архивные документы должны формироваться и храниться таким образом, чтобы ими легко было пользоваться.

Для того, чтобы уничтожить документы, необходимо составить специальный акт, который утвердит руководитель организации, либо предприниматель, если речь идет о бухгалтерских документах индивидуального предпринимателя.

В акте на уничтожение необязательно подробно расписывать реквизиты всех бумаг. В нем достаточно сделать единую запись по группе однородных документов.

Папки с документами, подлежащие уничтожению, надо передать на переработку (утилизацию) в специализированную компанию. Оформите передачу накладной или актом. В ней укажите дату передачи, количество документов и их вес.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Статья: Архивное законодательство: избегаем нарушений в новом году

Все организации, независимо от организационно-правовой формы, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов1, в том числе по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных Перечнем № 558. Такая обязанность распространяется на все коммерческие организации, подтвердил Высший Арбитражный Суд РФ (решение ВАС РФ от 21 февраля 2012 г. № 14589/11)2.

Архивные документы должны формироваться и храниться таким образом, чтобы ими легко было пользоваться. Нужно учитывать следующие требования при формировании дел (п. 3.2.6 ГСДОУ):*

– подшивать в дела только те документы, которые предусмотрены номенклатурой (образец ниже). Номеклатуру дел оформляйте на бланке организации по установленной форме (Приложение 7 к Правилам работы архивов);
– группировать документы постоянного и временного хранения в отдельные дела;
– включать в дело по одному экземпляру каждого документа (в кадровых службах в дело подшивают только подлинники документов, а для исходящих документов – их вторые экземпляры, заверенные подписью уполномоченного сотрудника);
– помещать в дело документы одного календарного года с момента их исполнения;
– формировать дела объемом не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Приложения объемом свыше 250 листов составлять в отдельный том, о чем в документе делать отметку;
– располагать внутри дела документы в логической последовательности (обычно хронологической);
– приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединять к документам, к которым они относятся.

2. Статья: Сколько хранить бухгалтерские документы

В соответствии со статьей 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» бухгалтерские документы должны храниться по правилам организации государственного архивного дела. Таким образом, при определении сроков хранения документов необходимо руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организации. Перечень утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Необходимо также отметить, что статьей 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ никаких изменений в порядок хранения бухгалтерских документов вноситься не будет. Срок хранения отсчитывается с 1 января года, следующего за годом прекращения использования документа (п. 1.4 Перечня).*

Сроки хранения бухгалтерских документов

Название документа

Срок хранения

Статья Перечня

Бухгалтерская отчетность (например, отчет о прибылях и убытках):

351

годовая

Не менее 10 лет

квартальная

Не менее 5 лет, а при отсутствии годовой – не менее 10 лет

Бухгалтерская отчетность по МСФО или другим стандартам

Не менее 10 лет

358

Рабочий план счетов

Не менее 5 лет

360

Главная книга

Не менее 5 лет при условии завершения проверки

361

Оборотные ведомости

Не менее 5 лет при условии завершения проверки

361

Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции (кассовые документы и книги, банковские)

Не менее 5 лет при условии завершения проверки

362

Счета-фактуры

Не менее 4 лет

368

Отчеты и сводки о ведении валютных операций

Не менее 10 лет

372

Отчеты о платежах и поступлении валюты:

373

годовые

Не менее 10 лет

квартальные

Не менее 3 лет, а при отсутствии годовых – не менее 10 лет

месячные

Не менее 1 года, а при отсутствии годовых и квартальных – не менее 10 лет

Гарантийные письма

Не менее 5 лет после окончания срока гарантии

377

Расчетные ведомости по отчислению взносов в ФСС:

390

годовые

Не менее 10 лет

квартальные

Не менее 5 лет, а при отсутствии годовых – не менее 10 лет

Реестры сведений о доходах физических лиц

Не менее 75 лет

397

Книги учета доходов и расходов организаций и ИП, применяющих УСН

Не менее 10 лет

401

Аудиторские заключения по бухгалтерской отчетности

Не менее 5 лет с последующим решением комиссии

408

Лицевые карточки и счета работников

Не менее 75 лет с последующим решением комиссии

413

Ведомости на выдачу дивидендов

Не менее 75 лет

419

Договоры по лизингу имущества организации

Не менее 10 лет

449

Паспорта сделок

Не менее 10 лет

453

Образцы подписей материально ответственных лиц

До минования надобности, но не менее 5 лет

458

Договоры дарения

Не менее 10 лет

439

Договоры возмездного оказания услуг (консультационных, информационных) работникам

Не менее 5 лет после истечения срока действия договора

443

Договоры мены

Не менее 5 лет после истечения срока действия договора

446

Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности

Не менее 3 лет после замены новыми

460

Свидетельства о государственной аттестации, аккредитации

Не менее 10 лет

105

Бизнес-планы

Не менее 10 лет

271

Ведомости на выдачу специальной одежды и обуви

Не менее 1 года

639

Сводные ведомости по открытым кредитам

Не менее 10 лет

346

Гарантийные талоны на оборудование, технику

Не менее 1 года после истечения срока гарантии

760

Экземпляр участнику внешнеэкономической деятельности

Не менее 5 лет при условии проведения проверки

757

Генеральная доверенность на право управления имуществом

Не менее 10 лет

119

Договоры аренды

Не менее 10 лет

791

Договоры банковского счета

Не менее 5 лет после истечения срока действия договора банковского счета

337

Договоры доверительного управления имуществом

Не менее 10 лет

123

Кредитные договоры

Не менее 5 лет после полного исполнения обязательств, списания задолженностей по обязательству или иных обстоятельств

340

Документы (акты, сведения, справки, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями

Не менее 5 лет после проведения взаиморасчета

366

Уставы, положения организации (типовые и индивидуальные)

Не менее 3 лет после замены новыми

50

Журнал «Семинар для бухгалтера» № 6, Июнь 2012

3. Статья: Как хранить и уничтожать документы, а также что делать, если они пропали

Ирина Мамина, генеральный директор ООО «Аудиторско-консалтинговое партнерство Маминой»

Чтобы хранить бухгалтерские документы, нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы. Подробные рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, которые одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. К счастью, соблюдать все требования этого нормативного акта необязательно.

Чтобы создать нужные условия для хранения бухгалтерских документов в компании, организуйте архив. В зависимости от объема документов это может быть как самостоятельное структурное подразделение организации, так и отдел в составе службы делопроизводства. Правила хранения советую четко прописать в каком-либо внутреннем регламенте компании. Например, это может быть Положение об архиве (см. образец ниже. – Примеч. ред.).*

Выделю несколько важных моментов. Бланки строгой отчетности храните в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирайте в хронологическом порядке и прошивайте.

Документы с грифом «коммерческая тайна» храните в сейфах. Что касается остальных документов, то их держите в специальных помещениях или закрывающихся шкафах, находящихся под ответственностью людей, уполномоченных главным бухгалтером.

Счета-фактуры регистрируйте в журнале учета в хронологическом порядке. А сами журналы храните не менее четырех лет с даты последней записи в них.

А теперь к вопросу о том, сколько же нужно хранить те или иные бумаги. Общие сроки хранения различных документов приведены в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Возьмем, к примеру, бумаги, которые нужны для того, чтобы считать и платить налоги. Их нужно хранить четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). А вот бухгалтерское законодательство, в свою очередь, требует придерживать первичку, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет. Получается, что минимальный срок составляет пять лет.

Но в ряде случаев бумаги придется хранить гораздо дольше. Например, документы на покупку основных средств должны быть в компании в течение всего периода, пока объект числится в учете. А это может быть и 10–15 лет, и более длинный период времени.

Если компания заявляет убытки, то придется хранить все документы, подтверждающие их объем. Делать это нужно в течение всего срока, пока организация переносит отрицательный финрезультат на будущее (п. 4 ст. 283 НК РФ).

Акт уничтожения документов

Рано или поздно документы придется уничтожить. Это не касается только тех бумаг, которые хранятся бессрочно. Давайте разберемся, как оформить уничтожение по всем правилам, которые предусмотрены действующим законодательством.*

Для этого следует составить специальный акт, который утвердит руководитель организации (см. образец ниже. – Примеч. ред.). При этом в акте на уничтожение необязательно подробно расписывать реквизиты всех бумаг.*

Данный вывод следует из пункта 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. В этих Правилах приведена унифицированная форма акта о выделении документов на уничтожение. В ней достаточно сделать единую запись по группе однородных документов.*

Какие бумаги считать однородными, компания вправе определить самостоятельно. Например, это могут быть документы с одинаковым названием.

Поэтому если вы решили однородные документы отражать в акте единой записью, то достаточно указать, скажем, счета-фактуры или накладные на внутреннее перемещение материалов. А затем следует написать в графе 3 «Крайние даты» наиболее раннюю и позднюю даты включенных в акт документов. Например: «С 1 января по 31 декабря 2005 года».

Папки с документами, подлежащие уничтожению, надо передать на переработку (утилизацию) в специализированную компанию. Оформите передачу накладной или актом. В ней укажите дату передачи, количество документов и их вес.*

Погрузку и вывоз бумаг на утилизацию обязательно должен контролировать сотрудник, обеспечивающий сохранность документов в организации.

Но на практике компании зачастую подходят к уничтожению документов проще. То есть используют уничтожитель бумаг, сжигают их или просто выбрасывают.

Но тут будьте внимательны: несанкционированное сжигание – это нарушение экологического законодательства. Выбрасывать ненужную документацию тоже рискованно.

Например, согласно трудовому законодательству работодатель обязан обеспечивать защиту персональных данных работников. К тому же деловые бумаги вполне могут представлять интерес для конкурентов.

Журнал «Семинар для бухгалтера» № 4, Апрель 2013

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Вы сверили взносы?

  • Да, с инспекцией 18.18%
  • Да, с фондом 30.3%
  • Да, с инспекцией и фондом 9.09%
  • Нет, сверку еще не проводили 42.42%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

«Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь!

Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль