Как правильно произвести расчеты и оформить отпускные и больничный лист

2770

Вопрос

Ситуация 1.  Работник ушел в очередной  отпуск на 28 календарных дней с 14 июля по 11 августа (отпускные получил за 3 дня до отпуска в полном объеме). По выходу из отпуска предоставил больничный лист с  25 июля по 8 августа включительно и с 11 августа преступил к работе не выявив желания догуливать отпуск выпадающий на дни больничного листа.   ВОПРОС: Бухгалтер должен пересчитать отпускные за фактически отгулянные дни и начислить больничный лист? Бухгалтер должен  удержать из заработной платы сумму отпускных за невоспользованные дни отпуска? Отдел кадров должен предоставить в бухгалтерию приказ на изменение дней отпуска (с какой формулировкой)?  Когда и по чьему решению работник имеет право воспользоваться недогуленными днями?
Ситуация 2. Работник отправлен в дополнительный оплачиваемый отпуск по учебе на 40 календарных дней для защиты диплома. За 2 дня до окончания отпуска по учебе направляясь в учебное заведение на защиту диплома  попадает в аварию и предоставляет больничный лист (ориентировочно указав что будет больничить не менее 6 месяцев). При этом находясь на больничном защищает диплом. ВОПРОС:  Как правильно произвести расчеты в данной ситуации (производиться ли перерасчет отпускных и удерживается сумма за 2 дня)? Должны ли предоставить 2 дня отпуска после больничного листа? Каким приказом и с какой формулировкой для перера счетов для бухгалтерии?

Ответ

В первой ситуации бухгалтер должен пересчитать отпускные, начислить больничные. В тот день, когда отпуск закончился и сотрудник вышел на работу, предоставив больничный лист, он должен написать заявление о том, что он решил не продлевать отпуск на дни больничного и указать в нем время, на которое он решил перенести оставшиеся дни отпуска. Удержать сумму отпускных за неиспользованные дни отпуска из заработной платы без согласия работника нельзя. То есть, работник должен либо сам вернуть их в кассу предприятия, либо написать заявление о том, чтобы эту сумму удержали из зарплаты. Приказ на изменение дней отпуска составлять не надо, достаточно сделать соответствующие записи в графах 8, 9 в графике отпусков. Решение о переносе отпуска оформляется приказом руководителя, но на то время, когда удобно сотруднику. По второй ситуации: работодатель не обязан оплачивать больничный лист за те дни, когда сотрудник находился в учебном отпуске. Продлевать отпуск тоже не надо. То есть отпускные не пересчитываются, а больничный должен быть оплачен только с того дня, когда закончился отпуск.

 

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Статья: 9.9.1 Больничный во время ежегодного отпуска

Независимо от того, когда заболел работник – во время отпуска или до того, как он начался, – за те дни отдыха, на которые пришлась болезнь, ему нужно выплатить пособие по временной нетрудоспособности. Разумеется, если он представит оригинал больничного листа.

Такой вывод следует из статьи 9 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, а также из письма ФСС России от 5 июня 2007 г. № 02-13/07-4830.

При этом отпуск сотрудника нужно продлить на период, в течение которого дни болезни пересеклись с днями отпуска. Это правило применяется ко всем видам ежегодных оплачиваемых отпусков – как к основному, так и к дополнительному.

Отгулять дни отпуска, которые сотрудник проболел, он может либо сразу, либо потом – в удобное для него время. При этом работник должен письменно сообщить о том, какой из этих вариантов он хочет использовать. Для бухгалтерии будет удобнее, если он напишет заявление не позднее дня, в который работник по плану должен выйти из отпуска. Однако не всегда в этот день сотрудник может это сделать. Например, потому что продолжает болеть. Или же потому, что решил продлить отпуск сразу же после болезни, но приехать для оформления документов у него нет возможности. В подобных случаях остается только сообщить о принятом решении по телефону.*

А как в такой ситуации заполнить табель учета рабочего времени? Нужно действовать так. Начиная со дня, когда сотрудник должен был выйти из отпуска, в табеле учета рабочего времени проставьте напротив его фамилии отметки о неявке на работу по невыясненным причинам (код НН). А когда работник принесет больничный лист, исправьте отметки в табеле, указав напротив дней болезни код Б, а напротив дней отпуска – коды ОТ или ОД.

Внимание: эти правила касаются только тех случаев, когда во время отпуска заболел или получил травму сам сотрудник. Если же часть дней отпуска работник потратил на уход за больным членом семьи, пособие за эти дни ему не полагается (ст. 9 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). А отпуск на дни такого ухода не продлевается (ст. 124 ТК РФ).

Допустим, сотрудник заболел, находясь в учебном отпуске. В этом случае оплачивать больничный лист и продлевать отпуск тоже не нужно. Никаких исключений на этот счет в статье 9 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ не содержится. Однако если из-за болезни работнику были перенесены сроки сдачи экзаменов, то вуз выдаст ему новую справку-вызов. На основании этого документа работодатель обязан будет предоставить работнику новый учебный отпуск.*

Журнал «Зарплата-2014»

2. Ситуация: В каких случаях ежегодный отпуск можно перенести или продлить

Ежегодный отпуск можно перенести или продлить. Сделать это можно как в течение текущего года работы (рабочего года), так и на следующий год.

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий сотрудника, в случаях:
− временной нетрудоспособности сотрудника;*
− исполнения сотрудником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;
− в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами организации.

Также отпуск нужно перенести:

  • если сотруднику своевременно (не позднее чем за три дня до начала отпуска) не выплатили отпускные;
  • если сотрудника своевременно (не позднее чем за две недели до начала) не предупредили о дате начала отпуска.

Такой порядок установлен частями 1, 2 статьи 124 Трудового кодекса РФ и разъяснен в письме Роструда от 1 июня 2012 г. № ПГ/4629-6-1.

Кроме того, ежегодный отпуск с согласия сотрудника можно перенести на следующий рабочий год, если отсутствие сотрудника на работе неблагоприятно отразится на деятельности организации (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). При этом сотрудник должен использовать отпуск не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск. То есть перенести отпуск можно только на следующий рабочий год.

Из рекомендации «Когда сотруднику нужно предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск»

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

3. Рекомендация: Когда можно произвести удержание из зарплаты по инициативе организации

Случаи удержания

По инициативе руководства организации (администрации) из заработка сотрудника можно удержать:

  • неотработанный аванс, выданный в счет зарплаты;
  • неизрасходованные и своевременно не возвращенные суммы, выданные под отчет, в связи с переводом на работу в другую местность и т. п.;
  • излишне выданную зарплату и другие суммы, излишне выплаченные сотруднику в связи со счетной ошибкой или при доказательстве его вины в простое или невыполнении норм труда;
  • суммы возмещения за неотработанные дни отпуска при увольнении сотрудника до окончания года;
  • суммы пособий (больничного и пособия по беременности и родам), излишне выплаченные в случае счетной ошибки (например, при подсчете заработка за расчетный период допущена арифметическая ошибка) или неправомерных действий сотрудника (например, сотрудник скрыл сведения, влияющие на размер пособия).

Такие случаи удержаний по инициативе администрации перечислены в статье 137 Трудового кодекса РФ и части 4 статьи 15 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.

Также из заработка сотрудника можно удержать причиненный организации материальный ущерб (ст. 238 и 240 ТК РФ). При этом возмещается только сумма прямого действительного ущерба (те убытки, которые можно точно посчитать), упущенную выгоду организации сотрудник не оплачивает (ст. 238 ТК РФ).

Сотрудник не несет материальной ответственности, если имущество было повреждено при стихийном бедствии, из-за ненадлежащей охраны и т. д. Полный перечень таких ситуаций приведен в статье 239 Трудового кодекса РФ.

Организация не вправе удерживать из зарплаты сотрудника никакие другие суммы, кроме тех, которые предусмотрены Трудовым кодексом РФ и другими федеральными законами (НДФЛ, удержания по исполнительным листам и т. д.). Так, например, по инициативе организации нельзя удержать из зарплаты сотрудника денежные средства для погашения кредита. Такие суммы сотрудник может возместить только по собственной инициативе: либо внеся деньги в кассу организации, либо написав заявление с просьбой удерживать средства из его зарплаты.*

Аналогичные выводы следуют из писем Роструда от 16 сентября 2012 г. № ПР/7156-6-1 и от 18 июля 2012 г. № ПГ/5089-6-1.

Ответственность за неправомерное удержание из зарплаты

Внимание: за удержание из зарплаты сумм, не предусмотренных Трудовым кодексом РФ, организация несет административную ответственность

Неправомерное удержание из зарплаты является нарушением трудового законодательства. За него предусмотрены административные наказания.

Размер штрафа:

  • для должностных лиц (например, руководителя и главного бухгалтера) – от 1000 до 5000 руб.;
  • для организации – от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении должностному лицу организации грозит дисквалификация на срок от одного года до трех лет.

Такие меры ответственности предусмотрены статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Наказать организацию, ее должностных лиц может трудовая инспекция. Инспекторы могут обнаружить нарушение закона в ходе проверки организации или узнать о нем из жалобы сотрудника.

Документальное оформление

Чтобы удержать какую-либо сумму из зарплаты сотрудника, руководитель организации должен издать приказ.

Приказ надо издать в течение месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса, погашения задолженности или неправильно рассчитанных выплат. Исключение – взыскание с увольняющегося сотрудника сумм, начисленных за неотработанные дни отпуска. Для удержания этих сумм месячный срок не действует.*

Такой порядок прописан в статье 137 Трудового кодекса РФ.

Для удержания сумм в погашение материального ущерба, нанесенного организации, руководитель также должен издать приказ в месячный срок. Этот срок отсчитывается с того дня, когда комиссия установит сумму материальных потерь. Это установлено статьей 248 Трудового кодекса РФ.

Если сотрудник не согласен с основаниями и размером удержания, то за взысканием недостающих сумм организация должна будет обратиться в суд (ст. 137, 248 и 391 ТК РФ, ст. 11 ГК РФ). В суд придется обратиться и в том случае, если в течение месяца, отведенного Трудовым кодексом РФ, руководитель не выпустил приказ об удержании.*

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

*   Так  выделена   часть   материала,   которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Как вы станете заполнять декларацию по УСН за 2016 год?

  • в программе 1С 57.61%
  • в Программе Главбух: учет и отчетность 1.65%
  • в программе Инфо-Предприятие 1.65%
  • в программе БухСофт 4.94%
  • в других бухгалтерских программах 19.75%
  • заполню без программы, скачав бланк на компьютер 11.93%
  • от руки заполню бумажную декларацию 2.47%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 7 351 статье, свежим новостям, консультациям экспертов, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи, новости, образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль