В каком случае электронная подпись банка считается приравненной к собственноручной подписи

408

Вопрос

В каком случае электронная подпись банка считается приравненной к собственноручной подписи и не нужно проставлять на первичных документах оригинал штампа банка

Ответ

первичные документы могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная подпись (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Требования к электронной подписи предусмотрены Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ, банки используют электронную цифровую подпись на тех же условиях, что и прочие коммерческие организации.

Первичные документы в электронном виде, заверенные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, не приравниваются к документу, составленному на бумажном носителе и заверенному собственноручной подписью, и не принимаются для целей бухгалтерского и налогового учета. Соответственно, только усиленная квалифицированная электронная подпись банка, выданная по всем правилам в специальных удостоверяющих центрах считается приравненной к собственноручной подписи.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух версии для коммерческих организаций

1. Ситуация: Как оформить первичный документ в электронном виде

Первичные документы могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная подпись (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Требования к электронной подписи предусмотрены Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Первичные документы в электронном виде, заверенные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, не приравниваются к документу, составленному на бумажном носителе и заверенному собственноручной подписью. Соответственно, они не принимаются для целей бухгалтерского и налогового учета.

При наличии усиленной квалифицированной электронной подписи первичные электронные документы приравниваются к собственноручно подписанным и принимаются для целей бухгалтерского и налогового учета.*

Аналогичные выводы следуют из пунктов 1 и 2 статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждаются письмами Минфина России от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139, от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67, от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409, от 14 июня 2011 г. № 03-02-07/1-190.

Приказом ФНС России от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172 утверждены рекомендованные электронные форматы отдельных документов (накладной по форме № ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг)), которые могут быть использованы организациями как в хозяйственной деятельности, так и при представлении документов по требованию инспекции в электронном виде.

Если законодательством России или договором предусмотрено представление первичного документа контрагенту или в госорган (например, в налоговую инспекцию) на бумажном носителе, организация обязана за свой счет изготовить бумажную копию электронного документа (ч. 6 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация: Как получить ключ для электронной подписи налоговой, бухгалтерской и статистической отчетности

Электронная подпись – это процедура привязки цифрового ключа, принадлежащего конкретному человеку, к электронному документу. В результате этой процедуры можно определить, кто именно подписал документ (подп. 1 п. 1 ст. 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Поэтому, чтобы таким образом подписать документ, необходим ключ электронной подписи(подп. 5 п. 1 ст. 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Если в качестве сравнения использовать физические аналоги, то:

  • ключ электронной подписи – это своего рода факсимиле, штамп, обеспечивающий воспроизведение подписи;
  • электронная подпись – оттиск штампа на конкретном документе.

Обязанность всем получать ключ электронной подписи в законодательстве не предусмотрена. Однако без него не обойтись, если организация или предприниматель сдает отчетность в электронной форме. Подробнее см. Как сдать налоговую отчетность через спецоператора.

Термин «электронная подпись» применяется вместо термина «электронная цифровая подпись (ЭЦП)» который использовался ранее (ст. 19 Закона от 6 апреля 2011 № 63-ФЗ).

Виды ЭП

Есть несколько видов электронной подписи (ЭП):
1) простая;
2) усиленная неквалифицированная;
3) усиленная квалифицированная.*

Об этом сказано в статье 5 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Для сдачи электронной отчетности по каналам связи нужен ключ для создания усиленной квалифицированной электронной подписи.

Объясняется это так. Прием отчетности является госуслугой в электронном виде (п. 1 ст. 2 Закона от 27 июля 2010 № 210-ФЗ). Простую или неквалифицированную подпись для госуслуг можно использовать, только если это прямо предусмотрено федеральными законами (п. 2 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 25 июня 2012 г. № 634).

В остальных случаях вид подписи необходимо определить согласно приложению кпостановлению Правительства РФ от 25 июня 2012 г. № 634. Согласно нему подписывать отчетность нужно усиленной квалифицированной подписью.

Кроме того, для некоторых видов отчетности использование квалифицированной подписи прямо определено нормативными документами. Например, это установлено для:

При этом квалифицированную подпись можно использовать при использовании любых госуслуг (п. 2 Правил, установленных постановлением Правительства РФ от 25 августа 2012 г. № 852).

Владелец ЭП

Ключ электронной подписи может быть выпущен предпринимателю или конкретному сотруднику, который имеет право подписывать бумажные документы от имени организации (абз 4 п. 3.3. Технологии приема расчетов, утвержденной приказом ФСС России от 12 февраля 2010 г. № 19, п. 3 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 8 апреля 2013 г. № ММВ-7-4/142).

Если сотрудников с правом подписи несколько, на каждого из них выпускается персональный ключ электронной подписи. Как правило, к таким сотрудникам относятся директор и главный бухгалтер организации.

Всем, кроме руководителя организации, нужна доверенность на право подписывать отчетность в электронном виде.*

Где получить ЭП

Ключ электронной подписи можно получить в удостоверяющем центре (УЦ).

Удостоверяющие центры делятся на аккредитованные или не аккредитованные. Аккредитация является добровольной, ее проводит Минкомсвязь России.

Проверьте, что удостоверяющий центр имеет госаккредитацию. Только в аккредитованном УЦ можно получить ключ квалифицированной подписи, который нужен для сдачи электронной отчетности.

Это следует из пункта 1 статьи 11, статей 13 и 16 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Каждый из госорганов принимает отчетность в электронном виде, только если она подписана ЭП, выданной либо в собственном УЦ, либо в центрах, которым этот орган доверяет (доверенных УЦ).

Каждое ведомство ведет свой список доверенных УЦ. Их списки можно найти на официальных сайтах:

Главбух советует: чтобы получить электронную подпись, которую будут признавать все ведомства, обратитесь в УЦ, который одновременно значится в списках доверенных у ФНС, ФСС, Росстата и ПФР.

При этом большинство крупных удостоверяющих центров прошли кросс-сертификацию со всеми госорганами и могут изготовить единую цифровую подпись, подходящую для всех видов отчетности, которую сдает бухгалтер.

Узнать, какими именно госорганами признается электронная подпись, выданная конкретным центром, можно непосредственно в самом УЦ.

Крупные удостоверяющие центры помимо выдачи ключей ЭП еще и оказывают услуги по сдаче отчетности в электронном виде, то есть услуги спецоператора. Небольшие центры обычно сотрудничают со спецоператорами и также готовы подключить владельца ключа ЭП к сторонней системе для сдачи отчетности.

Главбух советует: если не планируется сдавать электронную отчетность самостоятельно через порталы ведомств, одновременно с обращением в УЦ за ключом, заключите договор на услуги спецоператора.

При этом самостоятельно сдать электронную отчетность по каналам связи в некоторые ведомства возможно только через спецоператора. Например, так принимают отчетность большинство отделений ПФР, так как у Пенсионного фонда РФ нет единого портала для приема отчетов.

Документы на ЭП

Чтобы удостоверяющий центр изготовил ключ электронной подписи для сдачи отчетности, надо предоставить комплект документов:

  • паспорт заявителя или другое удостоверение личности будущего владельца ключа ЭП;
  • свидетельство пенсионного страхования будущего владельца ключа ЭП (где указан СНИЛС);
  • учредительные документы (для организаций);
  • выписка из ЕГРЮЛ;
  • свидетельство или другой документ о госрегистрации (для организаций);
  • свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции;
  • документы, которые подтверждают полномочия руководителя (например, решения об избрании);
  • для иностранной организации – перевод на русский язык документов о госрегистрации, выданных за границей.

Это следует из статьи 18 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.*

Вместо оригиналов можно представить заверенные копии. Заверить копии может, например:

  • сотрудник удостоверяющего центра (тогда вместе с копиями нужно предоставить оригиналы);
  • руководитель организации;
  • нотариус.

Главбух советует: большинство УЦ требуют либо предоставить нотариально заверенные копии, либо оригиналы лично.

Конкретные условия узнайте в том УЦ, где планируете получить ключ электронной подписи.

Если документы подает не будущий владелец ключа подписи, а другой сотрудник, требуетсядоверенность (п. 1 ст. 185 ГК РФ).

Если электронная подпись выпускается не на руководителя организации (например, на имя главного бухгалтера), необходимо представить доверенность подписывать документы.

Удостоверяющий центр может потребовать и другие документы. Например, если планируется сдавать отчетность в ФСС России, могут потребовать извещение о регистрации в качестве страхователя.

Иногда требуют приказ о назначении владельца ЭП. Необходимость этого документа следует из положений пункта 27 Инструкции, утвержденной приказом ФАПСИ от 13 июня 2001 г. № 152, в котором сказано, что владельцы ЭП должны быть определены. Они несут персональную ответственность за сохранность данных.

В УЦ получите договор и счет на оплату (подп. 1 п. 1 ст. 161 ГК РФ). Порядок оплаты ключа выясните непосредственно в самом центре. Некоторые УЦ заранее выставляют счет, который к моменту первого визита в центр нужно уже оплатить.

По общему правилу, никакие госведомства о получении ЭП уведомлять не нужно. Исключение составляет электронная отчетность в ПФР. После получения ключа ЭП заключите с управлением ПФР, в котором обслуживаетесь, соглашение о присоединении к системе электронного документооборота. Бланк заявления и текст соглашения возьмите в своем отделении ПФР. Местное отделение может также потребовать предоставить и другие документы (например, сертификат ключа подписи, договор со спецоператором, разрешение на использование персональных данных).

Пример подключения к электронному документообороту с ПФР

Отделение ПФР по Иркутской области разместило необходимые документы и алгоритм подключения на своем сайте.

Бесплатно электронную подпись выдает только Казначейство России госзаказчикам при размещении заказов на поставки товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд (разъяснение Минэкономразвития России от 1 октября 2009 г. № 42-10.1-11/56). Обязанность УЦ выдавать коммерческим организациям и предпринимателям ЭП бесплатно законодательством не установлено.

Что получает владелец ЭП

В удостоверяющем центре получите:

Сертификат является доказательством того, что у его владельца есть ключ для создания подписи, и это можно проверить с помощью сертификата (ст. 17 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). Образец сертификата можно найти, например, на сайте ФСС России.*

Что нужно для использования ЭП

Чтобы подготовить документы для сдачи отчетности с электронной подписью требуется специальное программное обеспечение:
1) программа для подготовки отчетов в электронном формате (большинство популярных бухгалтерских программ умеют их формировать);
2) шифровальную программу (средство криптографической защиты информации – СКЗИ);
3) также могут потребоваться электронные сертификаты ведомств, в которые планируется сдавать отчетность (они размещены на порталах ведомств).

В качестве программы для подготовки отчетов можно использовать бухгалтерскую систему, где ведется учет. Для этого она должна уметь готовить файлы установленного формата (xml-файлы). Если же у нее нет такой функции, воспользуйтесь бесплатными программами ведомств:

У ПФР нет единой признанной программы, каждый региональный сайт рекомендует одну или несколько на выбор. Например, отделение по Оренбургской области рекомендует программуSpu_orb.

Для того, чтобы зашифровать готовый отчет перед отправкой нужна криптографическая программа (СКЗИ). Например:

  • криптопровайдер ViPNet CSP от компании Infotecs;
  • СКЗИ КриптоПро от компании Крипто-Про.

Приобрести их, как правило, можно в том же удостоверяющем центре, где получен ключ электронной подписи.

Чтобы сдавать электронную отчетность без спецоператора, требуются электронные сертификаты госорганов. Их можно скачать с сайтов ведомств, которые готовы принимать отчетность напрямую. К таким ведомствам, например, относятся:

Олег  Хороший

государственный советник налоговой службы РФ II ранга

*   Так  выделена   часть   материала,   которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Вы сверили взносы?

  • Да, с инспекцией 12%
  • Да, с фондом 30.67%
  • Да, с инспекцией и фондом 9.33%
  • Нет, сверку еще не проводили 48%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

«Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь!

Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль