Оплата билетов с личной банковской карты директора, как оформить бухучет и вернуть деньги?

6854

Вопрос

Здравствуйте!
Помогите, пожалуйста, разобраться в следующей ситуации: для направления сотрудника в командировку директор приобрел электронные авиабилеты (туда и обратно) на имя сотрудника , но  оплатил их со своей личной банковской карточки. Какие проводки лучше сделать в бух.учете, чтобы : 1) вернуть деньги директору (без потерь для него )?
2. выдать билеты командируемому сотруднику?  3. Какую сумму выдать в подотчет  - только на проживание и суточные , без учета проезда? 4. Как в этой ситуации  учесть в налоговом учете расходы на приобретение билетов ( в составе командировочных или как-то иначе )?
Организация применяет УСН (доходы минус расходы).  Спасибо!

Ответ

В данной ситуации Вы должны принять авансовый отчет от сотрудника, отправленного в командировку и возместить ему все затраты, в том числе и затраты на билеты, приобретенные директором. Сотрудник рассчитается с директором самостоятельно. Тот факт, что билет оплачен картой третьего лица не препятствует уменьшению базы по УСН на расходы по проезду к месту командировки и обратно.  Тем не менее, в данном случае  комплект оправдательных документов должен быть расширен: вместе распечаткой электронного билета на бумажном носителе и посадочным талоном, сотрудник должен дополнительно представить расписку держателя банковской карты (директора). В ней должно быть указано, что командированный сотрудник возместил ему соответствующие расходы.

При этом в бухгалтерском учете проводки по приобретению билетов  и их выдачу оформлять не нужно, так как средства на эти цели не выдавались. Все расходы отразятся в авансовом отчете командированного сотрудника. Расходы на билеты также нужно учесть в качестве расходов на командировку.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух (в редакции для коммерческой версии)

1.Рекомендация: Как оплатить пребывание в командировке штатного сотрудника

Какие расходы нужно возместить

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:

  • оплату проезда;*
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);
  • другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.

Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

2.Рекомендация: Какие документы, подтверждающие расходы на проезд, должен предъявить сотрудник по окончании командировки, если он приобрел билеты на поезд или самолет в электронной форме


В бухучете понесенные расходы подтверждают первичные документы, оформленные в соответствии с требованиями части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Налоговый кодекс РФ не содержит списка обязательных документов, которыми можно подтвердить расходы на проезд к месту командировки и обратно. Факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, который:

  • оформлен в соответствии с требованиями законодательства России или обычаями делового оборота государства, где они были произведены;
  • косвенно подтверждает произведенные расходы.

Это следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

При приобретении электронного билета необходимо подтвердить:

  • оплату билета;
  • факт поездки.

Оплату билета может подтвердить один из следующих документов:*

  • чек контрольно-кассовой техники;
  • слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является командированный сотрудник;
  • подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета;
  • другой документ, подтверждающий оплату поездки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

При этом к документам, оформленным на бланках строгой отчетности и подтверждающим покупку билета, относятся:*

Факт поездки подтверждает распечатка электронного билета на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона.*

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 1 октября 2012 г. № 03-03-06/1/515, от 26 апреля 2012 г. № 03-03-04/1, от 23 сентября 2011 г. № 03-03-07/34, от 4 июля 2011 г. № 03-03-07/24, от 18 января 2010 г. № 03-03-07/2, от 16 августа 2010 г. № 03-03-07/27 и ФНС России от 12 октября 2012 г. № АС-4-2/17308.


для целей вычета НДС по электронным билетам наличие маршрут/квитанции (контрольного купона электронного проездного документа, квитанции электронного многоцелевого документа), оформленной на утвержденном бланке строгой отчетности (с выделенной суммой налога), является обязательным (п. 1 и 7 ст. 172 НК РФ).

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. Рекомендация: Как учесть при налогообложении командировочные расходы, оплаченные с помощью банковских карт. Организация применяет специальный налоговый режим

УСН: командировочные расходы

Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, то затраты на командировку, оплаченные при помощи банковской карты, учтите при расчете налоговой базы по единому налогу. Сотрудник должен подтвердить эти расходы, приложив к авансовому отчету оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты (квитанции банкоматов, слипов). В них обязательно должна быть указана фамилия держателя карты.

Такие выводы следуют из письма ФНС России от 22 июня 2011 г. № ЕД-4-3/9876. Несмотря на то, что это письмо адресовано плательщикам налога на прибыль, им могут руководствоваться и организации, применяющие упрощенку. Ведь командировочные расходы названы в закрытом перечне, приведенном в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. А критерии принятия затрат при упрощенке те же, что и для налога на прибыль: расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ).*

Если организация платит единый налог с доходов, то командировочные и иные расходы налоговую базу не уменьшат (п. 1 ст. 346.18 НК РФ). Ведь при объекте налогообложения «доходы» организация вообще не отражает никаких расходов в налоговом учете.

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

4. Статья: Стоимость билета, оплаченного чужой банковской картой, можно учесть в целях налогообложения

Документ

Письмо Минфина России от 1 декабря 2011 г. № 03-03-07/58.

Что изменилось

Даже если работник приобрел авиабилет, расплатившись картойтретьеголица, такие расходы можно учесть в целях налогообложения прибыли – пояснили финансисты.

Комментарий

При этом работник должен представить документы, подтверждающие оплату электронного билета третьим лицом по поручению и за счет этого работника.

Чем подтвердить перелет

Согласно пункту 2 приказа Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации», маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажная квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) являются документами строгой отчетности.

Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета, являются:

  1. маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок, в которой указана стоимость перелета;
  2. посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в билете маршруту.

Если билет оплачен чужой картой

Как отмечено в письме, для того чтобы учесть проездные расходы в целях налогообложения прибыли, человек должен представить документы, которые будут подтверждать оплату электронного билета третьим лицом по поручению и за счет этого работника.*

Журнал «Учет в туристической деятельности», № 1, январь 2012

5.Рекомендация: Как учесть при налогообложении командировочные расходы, оплаченные с помощью банковских карт. Организация применяет общую систему налогообложения


При налогообложении прибыли разрешено учитывать только экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Вернувшись из командировки, сотрудник должен приложить к авансовому отчету оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты (например, квитанции банкоматов, слипов). В них обязательно должна быть указана фамилия держателя банковской карты.

Если расходы командированного оплачены с банковской карты другого человека, включите их в состав налоговых затрат при условии, что деньги возвращены владельцу банковской карты. В этом случае (наряду с документами, подтверждающими понесенные во время командировки расходы) сотрудник должен дополнительно представить расписку держателя банковской карты. В ней должно быть указано, что командированный возместил ему соответствующие расходы (письмо ФНС России от 22 июня 2011 г. № ЕД-4-3/9876).*

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

6.Статья: Какие документы подтвердят затраты на перелет

Документ:
Письмо Минфина России от 11 октября 2012 г. № 03-03-07/46.

Что изменилось:
Финансисты напомнили, что расходы на приобретение авиабилета в бездокументальной форме (электронного билета) можно признать в налоговом учете при наличии соответствующих документов.

Все налоговые затраты должны быть документально подтверждены и экономически обоснованны.

Налоговый учет расходов

Как установлено в пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ, расходы принимаются в целях налогообложения, если они обоснованны и документально подтверждены. Причем это правило действует и в случае, когда фирма применяет общий режим налогообложения, и если она работает на «упрощенке».

Документы на перелет

Согласно пункту 2 приказа Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134, маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности.

Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументальной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на его покупку для целей налогообложения, являются:

  • маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок, в которой указана стоимость перелета;
  • посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту;
  • документы, подтверждающие оплату электронного билета работником (или третьим лицом по поручению и за счет работника).*

ЖУРНАЛ «УЧЕТ В ТУРИСТИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ» №11, НОЯБРЬ 2012

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Вы сверили взносы?

  • Да, с инспекцией 10.98%
  • Да, с фондом 29.27%
  • Да, с инспекцией и фондом 9.76%
  • Нет, сверку еще не проводили 50%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

«Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь!

Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль