Действия работодателя в случае пропажи сотрудника без вести

780

Вопрос

Наша баскетбольная команда была на тренировочном сборе с 06 по 27 сентября 2014 г. в Хорватии. Один спортсмен был отстранен от тренировочного процесса с 23 по 26 сентября 2014 г. из-за дисциплинарного поступка. С 23.09.2014 г. спортсмен не ходил на тренировки. 28.09.2014 команда прилетела в Новосибирск и у них 29 и 30/09/2014 были тренировки уже в Новосибирске. На уведомление о том, что спортсмену нужно написать объяснительные о своем поведении и объяснить причины такого поведения он не отвечает и на работе не появляется. Скажите, что делать в такой ситуации и как все это отобразить в табеле? Уже на написано и отправлено 3 уведомления, которые спортсмен игнорирует.

Ответ

В данной ситуации организация должна:

 

  1. Зафиксировать отсутствие сотрудника (спортсмена) на рабочем месте. Также необходимо составить акт о невозможности получить подпись  работника. Акты об отсутствии сотрудника на рабочем месте желательно составлять каждый день.
  2. До тех пор пока не будет установлена причина отсутствия сотрудника на рабочем месте, в табеле учета рабочего времени нужно проставлять код НН — неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельства).
  3. Согласно части 1 статьи 193 ТК РФ работодатель до применения дисциплинарного взыскания должен потребовать у работника письменное объяснение. Поэтому нужно не только звонить сотруднику по известным телефонам, но и писать ему письма на все известные адреса с просьбой представить письменные объяснения отсутствия на рабочем месте. Они составляются в произвольной форме. Письма должны быть заказными с описью вложения и уведомлением о вручении. Факт отправки письма нужно зафиксировать в журнале исходящей корреспонденции. Если письмо вернулось в связи с отсутствием адресата, нужно зафиксировать этот факт в журнале входящей корреспонденции и составить акт о невозможности получить письменные объяснения причин невыхода сотрудника на работу. Подобные требования целесообразно отправлять регулярно, пока не будут выяснены причины отсутствия работника.
  4. Организация вправе обратиться в полицию для розыска работника.
  5. Обращение в суд. Работника можно уволить на основании пункта 6 части 1 статьи 83 ТК РФ, то есть расторгнуть договор по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, только в случае, если он будет признан судом безвестно отсутствующим. Согласно статье 42 Гражданского кодекса суд признает гражданина без вести пропавшим, если в течение года по месту его жительства о нем нет никаких сведений. Срок исчисляется с момента получения последних сведений о пропавшем человеке.
  6. В конечном итоге необходимо провести увольнение сотрудника или за прогул или по причине признания его судом без вести пропавшим.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух (в редакции для коммерческих организаций)

Статья: Работник пропал без вести

 

Фиксируем факт отсутствия на рабочем месте

В первую очередь необходимо зафиксировать факт отсутствия сотрудника на рабочем месте.

Составляем акт

Акт составляется в конце рабочего дня или смены непосредственным руководителем пропавшего работника в присутствии нескольких свидетелей. Если компания небольшая, его может оформить и директор предприятия.*

Так как в статье мы рассматриваем вариант пропажи сотрудника без вести, предполагается, что работник вряд ли сможет в ближайшее время подписать этот акт, а возможно, и не подпишет вовсе. Поэтому администрация может составить еще один документ — акт о невозможности получить подпись работника. Он также составляется в произвольной форме (см. на с. 84). Нецелесообразно составлять акт в тот же день, что и предыдущий документ, потому что сотрудник может объявиться в ближайшее время. Лучше оформить акт через несколько дней после исчезновения работника, когда уже станет ясно, что его местонахождение неизвестно никому, даже его родным.*

Акты об отсутствии сотрудника на рабочем месте желательно составлять каждый день. В случае если причина отсутствия работника окажется неуважительной, то его можно будет уволить за грубое нарушение трудовой дисциплины (подп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ).*

Записи в табеле

До тех пор пока не будет установлена причина отсутствия сотрудника на рабочем месте, в табеле учета рабочего времени нужно проставлять код НН — неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельства). Ему соответствует цифровой код 30.* Унифицированные формы табеля учета рабочего времени и оплаты труда № 12-Т и табеля учета рабочего времени № 13-Т утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — постановление № 1). Условные обозначения, применяемые при заполнении данных документов, также утверждены этим постановлением.

Заменяем пропавшего сотрудника

В случае если местонахождение сотрудника не будет установлено в течение дня, придется подыскать ему замену, ведь работу кто-то должен выполнять. Возможно несколько вариантов решения данной проблемы.

Привлекаем собственные кадры

Если без пропавшего специалиста не обойтись, руководитель структурного подразделения может предложить одному из сотрудников, имеющих соответствующую квалификацию, замещать отсутствующего работника без освобождения от основных трудовых функций.

При этом сотруднику, замещающему исчезнувшего специалиста, в обязательном порядке полагается доплата, размер которой определяется по соглашению сторон (ч. 2 ст. 151 ТК РФ). Тот в свою очередь должен дать письменное согласие на предложение руководителя выполнять дополнительную работу в течение определенного срока (ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ). Предложение об исполнении дополнительных обязанностей и согласие сотрудника можно оформить одним документом, форма которого произвольна.

Единственная сложность, которая может возникнуть при выборе подобного варианта замещения работника, — это неопределенность срока, в течение которого сотрудник будет выполнять функции пропавшего специалиста. Так как администрация не может знать, когда тот появится и появится ли вообще, срок замещения можно ограничить моментом выхода на работу основного сотрудника. Если по прошествии определенного периода (о его продолжительности рассказано ниже) сотрудник так и не объявится, администрация предприятия будет принимать уже другие меры, например пригласит специалиста со стороны, заключив с ним срочный договор. Учитывая, что пропавший работник может вернуться или станут известны обстоятельства его исчезновения, в документах нужно отразить такую возможность. Итак, рассмотрим, какие документы необходимо оформить в данном случае.

Прежде всего руководитель структурного подразделения, в котором трудился пропавший работник, определяет, кто из сотрудников имеет соответствующую квалификацию и может его заменить. Затем он делает специалисту предложение о замещении в письменной форме (образец см. ниже).

Далее руководитель структурного подразделения направляет служебную записку директору, в которой сообщает о необходимости замены работника (образец см. ниже).

Образец предложения о совмещении профессий

Если согласие сотрудника на совмещение профессий (должностей) получено, оформляют приказ в произвольной форме. Он может выглядеть так, как показано ниже.

Сотрудник, совмещающий профессии (должности), вправе досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель — досрочно отменить поручение, предупредив об этом специалиста в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня (ч. 4 ст. 60.2 ТК РФ) 1Подробнее о совмещении профессий читайте в статье «Совмещение профессий, и не только» // Зарплата, 2009, № 2. — Примеч. ред. .

Привлекаем специалиста со стороны

Если кадровых ресурсов в компании недостаточно или на совмещение никто не соглашается, на место пропавшего работника допустимо пригласить специалиста со стороны. В этом случае можно оформить срочный трудовой договор. Перед тем как пригласить нового сотрудника, начальник структурного подразделения пишет на имя руководителя служебную записку — примерно такую же, как и в случае оформления документов внутреннего совмещения профессий (должностей).

Однако кандидата на должность нужно предупредить, что трудовые отношения могут продлиться с ним лишь до момента возвращения пропавшего сотрудника. При этом, если причина, по которой исчезнувший работник отсутствовал, будет достаточно весомой для его увольнения, сотруднику - срочнику можно пообещать постоянное место работы. Фрагмент срочного трудового договора представлен ниже.

После заключения контракта руководителем издается приказ по форме № Т-1. Унифицированная форма документа утверждена постановлением № 1 (образец см. на с. 91)

Образец срочного трудового договора (фрагмент)

Продолжаем розыск

Несмотря на то что на место пропавшего сотрудника можно временно трудоустроить другого специалиста, администрация должна продолжить розыск. Ведь уволить работника она не имеет права.*

Отправляем письма

Согласно части 1 статьи 193 ТК РФ работодатель до применения дисциплинарного взыскания должен потребовать у работника письменное объяснение. Поэтому нужно не только звонить сотруднику по известным телефонам, но и писать ему письма на все известные адреса с просьбой представить письменные объяснения отсутствия на рабочем месте. Они составляются в произвольной форме и выглядят примерно так, как показано ниже. Письма должны быть заказными с описью вложения по форме 107 и уведомлением о вручении по форме 119 2Как заполнить опись вложения и уведомление о вручении заказного письма, смотрите в статье «Заполняем декларацию по ЕСН за 2008 год» // Зарплата, № 3, 2009. — Примеч. ред. . Факт отправки письма нужно зафиксировать в журнале исходящей корреспонденции.

Если письмо вернулось в связи с отсутствием адресата, нужно зафиксировать этот факт в журнале входящей корреспонденции и составить акт о невозможности получить письменные объяснения причин невыхода сотрудника на работу (см. ниже).

Подобные требования целесообразно отправлять регулярно, пока не будут выяснены причины отсутствия работника.*

Обращаемся в милицию

Обычно заявление в милицию о пропаже человека подают его родственники3Считается, что заявление в правоохранительные органы о пропаже человека можно подать только на третьи сутки. Однако соответствующего нормативного акта не существует. Написать заявление можно в любой момент, как только появилось подозрение, что человек исчез. Чем раньше поступит обращение в милицию, тем больше шансов у органов правопорядка найти пропавшего. . Однако никто не запрещает обратиться в органы правопорядка и работодателю. К тому же возможна ситуация, когда у работника нет родных или они живут далеко. В этом случае нужно написать заявление в дежурную часть отделения внутренних дел по месту жительства пропавшего работника или по месту нахождения организации (см. в приложениях к статье).

Поступившее заявление об исчезновении сотрудника дежурный должен зарегистрировать в журнале учета. Затем заявителю выдадут справку о начале разыскных мероприятий (образец см. ниже). После этого начинается поиск пропавшего по базам данных больниц, моргов и т. д.

В ожидании работника

Как мы уже говорили, пока пропавший сотрудник не объявится, его замещает другой работник. Но в течение какого срока работодатель должен сохранять за сотрудником его место работы, если сведений о нем нет?

Обращаемся в суд

Работника можно уволить на основании пункта 6 части 1 статьи 83 ТК РФ, то есть расторгнуть договор по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, только в случае, если он будет признан судом безвестно отсутствующим. Согласно статье 42 Гражданского кодекса суд признает гражданина без вести пропавшим, если в течение года по месту его жительства о нем нет никаких сведений. Срок исчисляется с момента получения последних сведений о пропавшем человеке. Если невозможно установить день получения подобной информации, началом исчисления срока нужно считать 1-е число месяца, следующего за тем, в котором были получены последние сведения о пропавшем сотруднике, если же нельзя установить этот месяц — 1 января следующего года.

Чтобы обратиться в суд, необходимо составить заявление о признании сотрудника безвестно отсутствующим. В заявлении следует указать причину обращения в судебную инстанцию. Как правило, организации необходимо признать сотрудника без вести пропавшим, для того чтобы заочно, но на законных основаниях расторгнуть с ним трудовой договор. Образец заявления смотрите ниже.

Одним из документов, который повлияет на решение суда, является справка из органов внутренних дел. В ней будет указано, что мероприятия по розыску пропавшего сотрудника не принесли результатов. Обычно она выглядит так, как показано ниже.*

Образец заявления в суд

*Согласно статье 276 ГПК РФ заявление о признании гражданина безвестно отсутствующим или об объявлении его умершим подается в суд по месту жительства или месту нахождения заинтересованного лица.

**Так как в примере работникпропал в 2009 году, заявление в суд будет подано только в 2010 году, примерно через год после его исчезновения (ст. 42 ГК РФ).

Увольняем работника

После того как суд признает работника безвестно отсутствующим, можно расторгнуть с ним трудовой договор на основании решения суда. Руководитель организации издает приказ по форме № Т-8, утвержденной постановлением № 1 (см. на с. 102). В тексте приказа обязательно нужно указать, что договор расторгается в связи с признанием сотрудника безвестно отсутствующим.

Запись в трудовой книжке будет сделана на основании пункта 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса, как показано на с. 104.

Согласно части 4 статьи 84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день прекращения действия трудового договора. В данном случае сотрудник не может явиться за документом, поэтому трудовую книжку получат родственники (п. 43 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»). Если известен адрес кого-то из родственников пропавшего работника, отправляют уведомление о необходимости явиться за документом. Его составляют в произвольной форме (образец см. на с. 105).

В том случае, если адреса родственников безвестно отсутствующего не известны или они не отреагировали на письменное уведомление, трудовую книжку придется хранить у работодателя до востребования в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле. Это следует из пункта 43 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

Справка из ОВД

*В нашем примере работникпропал в 2009 году, поэтому справка из ОВД о безрезультатности розыска будет получена только в 2010 году.

Срок хранения невостребованных документов определен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном руководителем Федеральной архивной службы от 06.10.2000. Согласно этому документу трудовые книжки должны храниться в архиве не менее 50 лет.

Образец записи об увольнении

№ записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

       

Общество с ограниченной

 
       

ответственностью

 
       

«Карликовая береза»

 

12

02

03

2010

Трудовой договор прекращен

Приказ

       

в связи с признанием работника

от 02.03.2010

       

безвестно отсутствующим,

 
       

пункт 6 статьи 83 Трудового

 
       

кодекса Российской ФедерацииЛ

 
       

Инспектор отдела кадров

 
       

Е.М. Орешкина

 
           

Желательно составить акт о невозможности вручения работнику трудовой книжки в день увольнения.

Производим расчеты

Несмотря на то что работник признан безвестно отсутствующим, ему необходимо рассчитать денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска, заработную плату и другие причитающиеся ему выплаты. Затем начисленные, но невыданные суммы переводят на депонент.

В бухгалтерском учете делается следующая проводка: ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76 субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам».

Образец уведомления родственника

Однако в Трудовом и Гражданском кодексах не предусмотрена возможность передачи зарплаты, причитающейся работнику, признанному безвестно отсутствующим, другим лицам. В статье 141 ТК РФ определен порядок выплаты заработной платы только в случае смерти работника.

Выплаты наследникам производят в случае, если:

  • в трудовой договор согласно части 5 статьи 136 ТК РФ включено условие о выплате заработной платы другому физическому лицу; вопрос о выплате наследникам сумм, причитающихся пропавшему работнику, решен в судебном порядке.

Для получения денежных средств наследнику нужно предъявить следующие документы:

  • письменное заявление в произвольной форме о выплате причитающихся работнику сумм (образец см. ниже); документ, удостоверяющий личность заявителя, а также подтверждающий факт родства с сотрудником (если документ, удостоверяющий личность, не содержит необходимой информации); решение суда (если вопрос о выплате был решен в судебном порядке).

После этого деньги выдаются под роспись из кассы предприятия или перечисляются на банковский счет наследника. В этом случае в бухгалтерском учете будет сделана следующая проводка:

  • ДЕБЕТ 76 субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 50(51).

 

И.А. Гаврикова, старший научный редактор журнала «Зарплата»

Журнал «Зарплата», № 4, апрель 2009

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Вы сверили взносы?

  • Да, с инспекцией 18.42%
  • Да, с фондом 28.95%
  • Да, с инспекцией и фондом 10.53%
  • Нет, сверку еще не проводили 42.11%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

«Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь!

Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль