Как оплатить понесенные сотрудниками расходы?

527

Вопрос

Основная деятельность нашего общества — научная. Для выполнения работы по договорам научным сотрудникам приходится часто уезжать в командировки. Деньги на расчетный счет общества поступают после выполненного задания и подписания акта, поэтому часто сотрудникам приходится оплачивать суточные из собственных средств. Возмещение этих средств происходит, когда появляются денежные средства в кассе. Как правильно оформить и оплатить понесенные сотрудниками расходы? Авансовый отчет сдан вовремя, а деньги бухгалтерия выплачивает через неопределенное время.

Ответ

Законодательство не содержит прямого запрета на то, чтобы сначала производить расходы за счет средств сотрудника организации, а затем оформлять их авансовым отчетом, признавать в качестве расходов предприятия и компенсировать работнику понесенные затраты. В подобных случаях при наличии документов, подтверждающих осуществление затрат и принятие на учет оплаченных работником товаров, работ, услуг, суммы возмещения расходов не признаются доходом работника и, соответственно, не являются объектом обложения НДФЛ, так как не несут для физического лица экономической выгоды (письмо Минфина от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65).
Во избежание разногласий с налоговыми органами, если работник потратил на нужды компании свои собственные средства, нужно чтобы он написал  заявление на имя руководителя о возмещении этих денег.
 
                                                 Директору ООО «Промсервис»
                                                 Иванову Д.В.
                                                 от помощника бухгалтера
                                                 Куликова Е.А.
 
Заявление
 
Прошу утвердить авансовый отчет № 11 от 02.04.2012 и возместить перерасход в сумме 3000 руб., истраченных на покупку канцелярских товаров.
Авансовый отчет с оправдательными документами прилагается.
 
                                                      Куликов
                                                    ---------- Е.А. Куликов
                                                    02.04.2012
Срока для возмещения работнику понесенных им затрат законодательством не предусмотрено.
НО нужно учитывать, что согласно пп. 13 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ при определении объекта налогообложения налогоплательщик уменьшает полученные доходы на расходы на командировки. И данные расходы принимаются в порядке, установленном пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ для исчисления налога на прибыль организаций (абз. 2 п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
На основании п. 2 ст. 346.17 НК РФ расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты. И принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ), то есть затраты должны быть обоснованными и документально подтвержденными.
Кроме того, Минфин России в Письме от 17.01.2012 № 03-11-11/4 указал, что, для того чтобы уменьшить налоговую базу по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН, нужно погасить задолженность перед работником.
Таким образом, организация, применяющая упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения в виде доходов, уменьшенных на величину расходов, не вправе при определении налоговой базы по налогу учесть командировочные расходы, так как они фактически не оплачены организацией.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

«Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь!

Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль