Расчет средней численности работников

На «упрощенку» вправе перейти только организации и индивидуальные предприниматели, у которых средняя численность работников составляет не больше 100 человек. Поясним, как рассчитать показатель средней численности

Пошаговая инструкция для расчета средней численности работающих

Упрощенная система налогообложения предназначена, прежде всего, для небольших организаций и индивидуальных предпринимателей. А одним из критериев, по которому определяют размер, является численность работающих. Поэтому согласно подпункту 15 пункта 13 статьи 346.12 НК РФ применять «упрощенку» вправе только те организации и предприниматели, у которых средняя численность работающих за налоговый или отчетный период не превышает 100 чел. Обратите внимание, что речь идет не просто о численности работающих на последнее число, а именно о средней численности.

Поэтому «упрощенцам» необходимо ежеквартально рассчитывать показатель средней численности работающих, чтобы узнать, не потеряно ли право на УСН.

Кроме того, раз в год, не позднее 20 января в налоговую инспекцию нужно предоставлять сведения о среднесписочной численности сотрудников за прошедших год (п. 3 ст. 80 НК РФ). Разберемся, как рассчитывать показатели.

 

Если у вас «упрощенка» с объектом доходы

Ограничение по численности действует для всех «упрощенцев». Поэтому контролировать показатель средней численности работников необходимо и в вашем случае.

 

С 1 января 2012 года показатель средней численности рассчитывают в соответствии с Указаниями, утвержденными приказом Росстата от 24.10.2011 № 435 (далее -- Указания). Прежние указания, утвержденные приказом Росстата от 12.11.2008 № 278, с 1 января утратили силу, однако порядок расчета средней численности в связи с выходом нового документа, не изменился.

Среднюю численность работников определяют по формуле:

 

 

Таким образом, для расчета показателя средней численности необходимо вначале определить три слагаемых, из которых он состоит. Обсудим каждый из них более подробно.

 

Шаг № 1

Рассчитайте среднесписочную численность

 

Среднесписочная численность работающих за отчетный или налоговый период определяется как средний показатель на основании среднесписочной численность за каждый месяц. Общая формула такая:

 

Среднесписочная численность работников за отчетный (налоговый) период

= (

Среднесписочная численность работников за январь

+

Среднесписочная численность работников за февраль

+

…

+

Среднесписочная численность работников за последний месяц отчетного (налогового) периода

) :

Количество месяцев в отчетном (налоговом периоде

 

Отметим, что формула эта верна, даже если организация только зарегистрирована в отчетном (налоговом) периоде. В этом случае среднюю численность работающих за месяцы до регистрации принимают равной нулю, а сумму показателей все равно делят на количество месяцев в периоде (3, 6, 9 или 12).

Поэтому вначале нужно узнать показатель среднесписочной численности за каждый месяц периода. Для этого можно воспользоваться формулой:

 

Среднесписочная численность работников за месяц

=

Среднесписочная численность сотрудников, работающих полный рабочий день

+

Среднесписочная численность сотрудников, работающих неполный рабочий день

 

Показатель среднесписочной численности сотрудников, работающих полный рабочий день несложно. Достаточно просуммировать списочную численность работников за каждый день месяца и разделить на число календарных дней в месяце. Но вначале поясним, как считать списочную численность.

Согласно пункту 79 Указаний в списочную численность включаются наемные работники, заключившие трудовые договоры и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данной организации. В списочной численности работников за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам. Полный перечень сотрудников, включаемых в расчет как целые единицы, дан в пункте 79 Указаний. Напротив, совместителей, лиц, заключивших договоры подряда и некоторых других, перечисленных в пунктах 80 и 81.1 Указаний, принимать в расчет среднесписочной численности не нужно. Отметим, что численность работающих за выходной или праздничный день принимается равной показателю за предыдущий рабочий день.

 

Для справки

При расчете среднесписочной численности численность работающих за выходной или праздничный день принимается равной показателю за предыдущий рабочий день.

 

Среднесписочная численность работников, отработавших неполный рабочий день, вычисляется несколько сложнее. Вначале нужно выяснить общее количество человеко-дней, отработанных этими работниками. Показатель для каждого работника рассчитывают по следующей формуле:

 

Количество человеко-дней, отработанных сотрудником, занятым неполный рабочий день

=

Число отработанных часов работником, занятым неполный рабочий день

:

Нормативная продолжительность рабочего дня

 

Полученное количество человеко-дней, отработанных сотрудником нужно умножить на число отработанных дней в месяце. При этом за дни болезни, отпуска, неявок на работу по иным причинам (приходящиеся на рабочие дни по календарю) в число отработанных человеко-часов следует включить часы по предыдущему рабочему дню.

Далее можно вычислить среднесписочную численность работников, занятых неполный рабочий день:

 

Среднесписочная численность работников, занятых неполный рабочий день

=

Общее количество человеко-дней, отработанных всеми работниками, занятыми неполный рабочий день

:

Число рабочих дней в месяце

Сотрудники, которым был предоставлен сокращенный график в соответствии с законодательством или переведенные (без письменного согласия) на неполную рабочую неделю по инициативе администрации, учитываются в целых единицах. Показатели нормативной продолжительности рабочего дня даны в табл. 1.

 

Таблица 1. Показатели нормативной продолжительности рабочего дня

часы

Количество рабочих часов в неделе	Продолжительность рабочего дня при пятидневной рабочей неделе	Продолжительность рабочего дня при шестидневной рабочей неделе
40	8	6,67
36	7,2	6
35	7	5,83
24	4,8	4

 

Шаг №2

Определите среднюю численность внешних совместителей

 

Среднюю численность совместителей за месяц можно рассчитать в том же порядке, что и среднесписочную численность сотрудников, работающих неполный день. Только вместо сотрудников, работающих неполный день, нужно подставить количество совместителей и данные об отработанных ими часах. Формулы будут следующие:

 

Средняя численность внешних совместителей за месяц

=

Общее количество человеко-дней, отработанных всеми внешними совместителями

:

Число рабочих дней в месяце

 

Количество человеко-дней, отработанных внешним совместителем

=

Число отработанных часов внешним совместителем

:

Нормативная продолжительность рабочего дня

 

Затем показатели средней численности совместителей за каждый месяц суммируются и делятся на количество месяцев в отчетном (налоговом) периоде.

 

Шаг № 3

Вычислите среднюю численность работников, выполнявших обязанности по договорам гражданско-правового характера

 

Средняя численность работников, заключивших договора гражданско-правового характера определяется также, как и среднесписочная численность (шаг №1). Эти работники учитываются как целые единицы в течение всего срока действия договора независимо от даты выплаты вознаграждения. За выходной или праздничный день принимают то же количество работников, что и за предыдущий рабочий день. Сложив общее количество работающих по договорам за каждый день, разделите на число дней в месяце и узнаете среднюю численность за месяц. А сложив средние показатели за каждый месяц и разделив на количество месяцев в периоде, легко определить среднюю численность за период.

Обратим ваше внимание на некоторые нюансы. Если договор гражданско-правового характера заключил работник, с которым есть трудовой договор, то считать его второй раз не нужно. Ведь его уже учли при определении среднесписочной численности. Не включаются в расчет средней численности работающих по гражданско-правового характера:

-- индивидуальные предприниматели, выполнявшие какие-либо работы или услуги и получившие вознаграждение;

-- лица, с которыми заключены авторские договоры на передачу имущественных прав.

 

Обратите внимание!

Если лицо, работающее по трудовому договору, заключило еще и договор гражданско-правового характера, его не нужно включать в расчет средней численности работающих по договорам гражданско-правового характера.

 

Пример. Расчет средней численности работающих

ООО «Ледокол» зарегистрировано в ноябре 2011 года. С даты регистрации общество применяет УСН. Рассчитаем среднюю численность работающих за 2011 год и выясним, имеет ли право по этому показателю применять «упрощенку». Исходные данные следующие. Общество работает по 40-часовой пятидневной рабочей неделе. Данные о списочных работниках, трудящихся полный рабочий день, а также о лицах, заключивших договоры гражданско-правового характера, даны в табл. 2. Кроме того, 22 ноября был принят на работу дворник, работающий неполный рабочий день. С 22 ноября до конца декабря он трудился все рабочие дни по 3 часа. Также в декабре в обществе работали 10 внешних совместителей. Каждый из них отработал 15 рабочих дней по 5 часов. В ноябре совместителей не было.

 

Таблица 2. Данные о численности работников ООО «Ледокол» за 2011 год

Дата	Численность работающих полный рабочий день	Численность работающих по договорам гражданско-правового характера	Дата	Численность работающих полный рабочий день	Численность работающих по договорам гражданско-правового характера	Дата	Численность работающих полный рабочий день	Численность работающих по договорам гражданско-правового характера
14.11	46	--	01.12	54	15	18.12	57	21
15.11	46	8	02.12	54	15	19.12	135	21
16.11	46	8	03.12	54	15	20.12	135	21
17.11	46	8	04.12	54	15	21.12	135	21
18.11	46	8	05.12	57	15	22.12	135	21
19.11	46	8	06.12	57	15	23.12	135	21
20.11	46	8	07.12	57	15	24.12	135	21
21.11	54	8	08.12	57	15	25.12	135	21
22.11	54	8	09.12	57	15	26.12	135	14
23.11	54	8	10.12	57	15	27.12	135	14
24.11	54	8	11.12	57	15	28.12	135	14
25.11	54	8	12.12	57	21	29.12	135	14
26.11	54	8	13.12	57	21	30.12	135	14
27.11	54	9	14.12	57	21	31.12	135	14
28.11	54	9	15.12	57	21
29.11	54	9	16.12	57	21
30.11	54	9	17.12	57	21
Итого за ноябрь	862	132	Итого за декабрь				2769	543

 

Вначале рассчитаем среднесписочную численность работников, которые трудились полный рабочий день. Обратите внимание, что несмотря на то, что организация в ноябре только зарегистрировалась и работала неполный месяц, общее количество работников, все равно, делится на количество календарных дней в месяце -- 30. Итак, среднесписочная численность работников, трудящихся полный рабочий день, за ноябрь равна 28,73 чел. (862 чел. : 30 дн.), а за декабрь -- 89,32 чел. (2769 чел. : 31 дн.).

Определим численность списочных работников, которые трудились неполный рабочий день. В ноябре по графику 21 рабочий день, в декабре -- 22. По условию, дворник трудился все рабочие дни с 22 ноября по3 часа. С 22 по 30 ноября по графику пятидневной рабочей недели 7 рабочих дней. Таким образом, дворник отработал в ноябре 21 час (3 час. х 7 дн.), а в декабре -- 66 час. (3 час. х 22 дн.). Соответственно среднесписочная численность работников, трудящихся неполный рабочий день за ноябрь составляет 0,13 чел. (21 чел./час.: 8 час. : 21 дн.), за декабрь -- 0,38 чел. (66 чел./час : 8 час. : 22 дн.).

Общая среднесписочная численность за ноябрь составит 28,86 чел.(28,73 чел. + 0,13 чел.), за декабрь -- 89,7 чел. (89,32 чел. + 0,38 чел.). Вычислим среднесписочную численность за 2011 год. Так как организация зарегистрирована только в ноябре, численность работников за предыдущие месяцы принимается равной нулю. При этом численность работников делится как обычно на 12. Получим 9,88 чел. [(28,86 чел. + 89,7 чел.) : 12 мес.].

 

Перейдем к расчету численности совместителей. В ноябре их не было, значит, численность равна нулю. В декабре трудились 10 совместителей. Каждый отработал 15 рабочих дней по 5 час. то есть по 75 час. (5 час. х 15 дн.), а всего отработано 750 чел./час. (75 час. х 10 чел.). Средняя численность совместителей за декабрь равна 4,26 чел. (750 чел. /час. : 8 час. : 22 дн.). Средняя численность совместителей за 2011 год -- 0,36 чел. (4,26 чел. : 12 мес.).

Наконец, рассчитаем среднюю численность лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера. В ноябре средняя численность составляет 4,4 чел. (132 чел. : 30 дн.), в декабрь -- 17,52 чел. (543 чел. : 31 дн.). Средняя численность за год равна 1,83 чел. [(4,4 чел. + 17,52 чел.) : 12 мес.].

Все составляющие известны. Вычислим среднюю численность работающих ООО «Ледокол» за 2011 год. Она составит 12,07 (9,88 чел. + 0,36 чел. + 1,83 чел.). Это намного меньше лимита в 100 чел., следовательно, при соответствии прочим условиям ООО «Ледокол» сможет и дальше применять упрощенную систему.