Проведение инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности

Начнем с определения. Инвентаризация — это периодическая проверка наличия имущества и обязательств, их состояния и оценки.

Как правило, она проводится с целью сверки фактического наличия имущества и обязательств с данными бухгалтерского учета. Основными целями проводимой инвентаризации, как правило, являются:

1. выявление фактического наличия имущества;
2. выявление материально-производственных запасов, которые частично потеряли свое первоначальное качество;
3. сопоставление фактически имеющегося имущества с учетными данными (выявление излишков и недостач), а также проверка полноты и правильности отражения в учете стоимости материально-производственных запасов;
4. проверка правильности и полноты отражения в кассовой книге сумм наличных денежных средств в кассе;
5. проверка правильности учета дебиторской и кредиторской задолженности.

Инвентаризация — это довольно сложный процесс. Результаты инвентаризации могут быть признаны действительными только в том случае, если соблюдена процедура ее проведения.

О том, как проводить инвентаризацию и как правильно оформить ее результаты, подробно описано в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.95 № 49.

Следует заметить, что инвентаризация имущества проводится по месту нахождения этого имущества.

Перед проведением инвентаризации, то есть сразу после принятия решения, создается специальная инвентаризационная комиссия, которая и будет заниматься инвентаризацией. Комиссия может создаваться для каждой инвентаризации или назначаться на определенный период, например, для проведения всех плановых инвентаризаций в течение года. Важно помнить о том, что, если при проведении инвентаризации отсутствует хотя бы один член комиссии, ее результаты будут признаны недействительными.

Процедура проведения инвентаризации делится на несколько этапов. Этап первый — подготовительный. Этот этап включает:

• определение даты проведения и перечня объектов инвентаризуемого имущества;
• подготовку приказа о проведении инвентаризации и вручение его членам инвентаризационной комиссии;
• получение расписок от материально ответственных лиц и пр.

На втором этапе происходит взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.

Третий этап — это сопоставление данных инвентаризационных описей с учетными данными, подготовленными бухгалтерией на основании первичных учетных документов. На этом этапе выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

И, наконец, заключительный этап — оформление результатов инвентаризации. На этом этапе учетные данные приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, а также принимаются управленческие решения по этому поводу.

Теперь остановимся кратко на каждом из указанных этапов, а также расскажем о создании инвентаризационной комиссии.

Руководитель организации своим приказом утверждает персональный состав комиссии, в который включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.).

Инвентаризационная комиссия проводит пересчет ценностей и денежных средств в местах хранения и производства. Совместно с бухгалтерией предприятия она может участвовать в определении результатов инвентаризации. Она имеет право разрабатывать предложения по зачету недостач и излишков по пересортице, а также по списанию недостач в пределах естественной убыли.

Кроме того, члены инвентаризационной комиссии могут вносить предложения по вопросам совершенствования процедуры приема, хранения и отпуска ТМЦ, если это необходимо. Также они вправе поставить вопрос о реализации неиспользуемых материальных ценностей.

Это все о правах инвентаризационной комиссии, расскажем и об обязанностях. Члены инвентаризационной комиссии несут ответственность:

• за своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя предприятия;
• полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемых основных средств, ТМЦ, денежных средств и средств в расчетах;
• правильность указания в описи отличительных признаков ТМЦ (тип, сорт, марка, размер, порядковый номер по прейскуранту, артикул и т. д.), по которым определяются их цены;
• правильность и своевременность оформления данных инвентаризации в соответствии с установленным порядком.

При внесении в описи заведомо неправильных данных о фактических остатках ценностей с целью сокрытия недостач и растрат или излишков члены комиссии привлекаются к ответственности.

К началу инвентаризации должны быть произведены соответствующие записи в карточках (книгах) складского учета и выведены остатки на день инвентаризации. Комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с отметкой «До инвентаризации на определенную дату». Это служит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Во время инвентаризации все операции по приему и отпуску материальных ценностей должны быть прекращены, так как остатки уже зафиксированы. Ценности, фактически поступившие после начала инвентаризации, должны быть оприходованы после ее проведения.

Материально ответственные лица дают расписки. В них должно быть указано, что к началу инвентаризации все документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Может возникнуть ситуация, когда впоследствии выяснится, что часть имевшихся на начало инвентаризации документов, связанных с движением товарно-материальных ценностей, денежных средств и иного имущества и финансовых обязательств, не была передана в бухгалтерию. Следовательно, эти документы не были учтены при расчете остатков инвентаризуемых ценностей и обязательств. Заметим, что расписку материально ответственные лица перед началом инвентаризации дают в любом случае.

В этой ситуации у виновных лиц должны быть взяты письменные объяснения о причинах допущенных нарушений, а также тщательно проверена подлинность представленных документов. Документы с приложенными к ним объяснениями приобщаются к материалам инвентаризации и учитываются при выявлении ее результатов на общих основаниях. Никаких специальных санкций за подобные нарушения действующим законодательством не установлено. Однако руководство может применить к виновным лицам общие меры ответственности, установленные за неисполнение или ненадлежащее исполнение ими трудовых обязанностей.

На втором этапе члены инвентаризационной комиссии пересчитывают, взвешивают, обмеривают и описывают имущество, фактически имеющееся у организации.

Обязанность руководства — создать все условия, необходимые для полной и точной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки. Для этого комиссия должна быть обеспечена рабочей силой для перемещения и взвешивания грузов, технически исправным весовым оборудованием, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой.

При инвентаризации имущества проверка осуществляется, как правило, сплошным методом. Это значит, что пересчитываются абсолютно все ценности. Фактическое наличие имущества проверяется при обязательном участии материально ответственных лиц.

В ходе инвентаризации составляются инвентаризационные описи или акты, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88 для каждого вида ТМЦ. В них заносятся сведения о фактическом наличии имущества.

Инвентаризационные описи и акты являются первичными учетными документами. Поэтому задача инвентаризационной комиссии на этом этапе — наиболее полно и точно внести в описи данные о фактическом имуществе и финансовых обязательствах. Только при этом условии можно правильно и своевременно оформить результаты инвентаризации.

Описи и акты составляются в двух экземплярах. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Инвентаризационные описи можно заполнять как вручную, так и с использованием средств компьютерной техники. В любом случае они должны быть заполнены четко и ясно, без помарок и подчисток.

В ходе инвентаризации материально ответственные лица могут обнаружить ошибки в описях. В этом случае они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия должна проверить этот факт и в случае его подтверждения исправить выявленные ошибки.

Ошибочные записи исправляются во всех экземплярах описи в соответствии с правилами бухгалтерского учета: неправильная запись зачеркивается, а над ней проставляется правильная. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Незаполненные строчки следует прочеркивать.

Наименования имущества и отдельных объектов указываются в описях по номенклатуре, принятой в организации. Количество этих ценностей определяется в установленных единицах измерения.

ТМЦ заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикул, сорт и т. д.).

Если инвентаризационная опись или акт составляются на нескольких страницах, то они должны быть пронумерованы и скреплены таким образом, чтобы исключить возможность замены одной или нескольких из них.

В конце каждой страницы описи следует прописью указать число порядковых номеров материальных ценностей на странице (прописью) и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

Такая запись позволяет исключить возможность внесения в составленный документ несанкционированных изменений после его подписания членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. А затем проставляются подписи всех членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц.

Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии. Также в расписке делается пометка об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий.

После проведения описи имущества инвентаризационная опись передается в бухгалтерию, затем уже бухгалтерия должна тщательно проверить правильность всех приведенных подсчетов.

Для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов и товарно-материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости по формам ИНВ-18 и ИНВ-19, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88.

Фактические остатки материальных ценностей следует сверять с данными бухгалтерского учета.

Сличительная ведомость должна быть в двух экземплярах: первый хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.

Выявленные суммы недостач имущества в сличительных ведомостях указываются в соответствии с той стоимостью, которая указана в первичных учетных документах на его приобретение. Излишки же будут оценены по рыночной стоимости.

По окончании инвентаризации все материалы по ней передаются на рассмотрение инвентаризационной комиссии, которая анализирует результаты и выявляет причины недостач или излишков.

Заседание комиссии оформляется протоколом, в котором:

• фиксируются выводы и решения по результатам инвентаризации;
• отражаются результаты проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материальных ценностей.

На основании протокола заседания инвентаризационной комиссии составляется ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией по унифицированной форме № ИНВ-26, утвержденной постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 № 26.

Окончательное решение по вопросу урегулирования выявленных излишков и недостач принимает руководитель предприятия и оформляет его в виде приказа (распоряжения) об утверждении результатов инвентаризации.

Материалы работы инвентаризационной комиссии передаются в бухгалтерию, где они должны храниться не менее пяти лет (ст. 17 Закона № 129-ФЗ).

Инвентаризацию лучше проводить в конце года, чтобы в годовой отчетности данные бухгалтерского учета были как можно ближе к фактическим.

После принятия решения об утверждении результатов инвентаризации начинается работа бухгалтера. Данные бухгалтерского учета необходимо привести в соответствие с фактическими. Для этого нужно оприходовать излишки или списать недостачи.

Излишки приходуются по рыночным ценам следующей проводкой:

Дебет 41 (10, 43, 50) Кредит 91-1.

Недостачи списываются по учетным ценам с использованием счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

Дебет 94 Кредит 41 (10, 43, 50).

Далее счет 94 должен обязательно закрываться. Есть три варианта списания (в зависимости от того, куда будет отнесена недостача):

1. на затраты (в пределах установленных норм естественной убыли): Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 94;
2. на виновных лиц: Дебет 73 Кредит 94.

В дальнейшем сумма недостачи будет удержана из выплат в пользу виновного лица;

3. на финансовые результаты: Дебет 91-2 Кредит 94.

Этот способ применяется, если недостача превышает величину естественной убыли, рассчитанную по нормам, и нельзя определить виновное лицо.

Прокомментировать

Оставлять комментарии к статье могут только зарегистрированные пользователи. Если Вы уже зарегистрированны, пожалуйста авторизуйтесь. Если нет — зарегистрируйтесь