Оплачиваем мобильную связь

В последнее время мобильные телефоны стали обычным атрибутом, причем не только личного, но и служебного характера. Поэтому вопрос отражения затрат на мобильную связь в налоговом учете вызывает немалый интерес.

Многие фирмы независимо от масштаба оплачивают разговоры своих работников по мобильным телефонам. «Упрощенцы» не исключение — помимо прочего эту акцию можно отразить в расходах (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Однако здесь требуется учесть многие обстоятельства.

В статье 346.16 НК РФ говорится о расходах, на которые можно уменьшить налоговую базу по единому налогу при УСН

Если работодатель надумал оплачивать мобильную связь, возможны два варианта: фирма обеспечивает работников техникой, приобретенной и зарегистрированной на ее имя, или же они используют личные телефоны.

В обоих случаях подстерегают ошибки в налоговом учете затрат. Надеемся, что, обратившись к нашему материалу, вы сможете их избежать.

Проблемы с документами

Как известно, требования, предъявляемые налоговыми органами ко всем видам расходов в общей и упрощенной системах налогообложения, едины: экономическая обоснованность и документальное подтверждение (пункт 1 статьи 252 НК РФ, на которую есть ссылка в пункте 2 статьи 346.16 Налогового кодекса).

См., к примеру, письмо УФНС России по г. Москве от 09.02.2005 № 20-12/8153

О каких документах идет речь, если нужно признать расходом затраты на служебные разговоры по мобильным телефонам? Например, вот об этих:

• о договоре с оператором мобильной связи;
• детализированных счетах, выставляемых таким оператором;
• приказах по организации, в которых приведен перечень работников, ведущих служебные разговоры по мобильным телефонам;
• прочих документах, свидетельствующих о производственном характере разговоров.

Вроде бы перечень небольшой, однако на практике одной бумажки да не хватает…

Договор с оператором связи

Подобный документ — основополагающий. Согласно пункту 24 постановления от 18.05.2005 № 310 «Об утверждении правил оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи» услуги связи оказываются только на основании возмездных договоров. Факт отсутствия договора с оператором может привести к тому, что налоговые органы не согласятся с признанием расходов на оплату мобильной связи. В результате налоговая база по единому налогу окажется заниженной, а сам налог — недоплаченным.

Пример 1

ООО «Вест» применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. Налоговая база по единому налогу за 2005 год была уменьшена на сумму оплаты мобильной связи — 29 146 руб., в том числе НДС — 4446 руб. В процессе налоговой проверки выяснили, что договор с оператором связи утерян. Каковы последствия?

Договор на оказание услуг мобильной связи отсутствует, значит, расходы ООО «Вест» не подтверждены соответствующими документами. Поэтому из расчета налоговой базы их следует исключить. Это в равной мере относится и к НДС: в расходы включается НДС только по тем товарам, материалам и услугам, стоимость которых признана расходом (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). А этому, повторим, противоречит отсутствие договора с оператором.

Таким образом, налоговая база по единому налогу за 2005 год была занижена на 29 146 руб., а налог недоплачен на 4372 руб. (29 146 руб. х 15%).

И еще один момент: обращайте внимание на точность указания обязательных реквизитов, наличие подписей и печатей сторон на бланке договора. Иначе расходы окажутся списанными неправомерно в силу ненадлежащего документального оформления.

Детализированный счет

Пожалуй, в самом начале следует оговориться: имеется в виду не обычный счет с указанием общей суммы и периода оказания услуг, выставляемый для оплаты, а именно детализированный. В нем должны быть указаны все номера телефонов и коды абонентов, с которыми велись переговоры, их дата, время, продолжительность и стоимость звонков.

В расходы при УСН включаются только осуществленные и оплаченные затраты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ)

«Упрощенцы» вправе принять расходы только в пределах суммы, указанной в детализированном счете. Объясним подробнее. При авансовой системе оплаты наличие денежных средств на лицевом счете абонента обязательно, так как в противном случае телефон могут отключить. Поэтому расчеты с оператором связи ведутся путем предоплаты. Однако в расходы при УСН можно включить только фактическую стоимость телефонных разговоров, которая указана в детализированном счете.

Кстати, для учета расходов удобнее, если оператор выставляет детализированные счета за полный месяц или квартал, то есть по 31-е число. И вот почему.

Пример 2

ЗАО «Стенд» применяет УСН с объектом налогообложения доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов. 31 марта 2006 года согласно детализированному счету бухгалтер включил в Книгу учета доходов и расходов оплату мобильной связи (10 200 руб.) и НДС по этим расходам (1836 руб.). Однако позже выяснилось, что счет охватывает период с 13 марта по 11 апреля 2006 года включительно. Какую ошибку совершил бухгалтер ЗАО «Стенд», если учесть, что стоимость разговоров, проведенных с 13 по 31 марта 2006 года, составила 5900 руб., в том числе НДС — 900 руб.?

В расходы мы можем включить только осуществленные и оплаченные услуги, авансы расходами не будут. Поэтому оплата разговоров по мобильному телефону, состоявшихся в апреле 2006 года, была неправомерно включена в расходы, уменьшающие налоговую базу по единому налогу за I квартал 2006 года.

Детализированный счет был выставлен за период с 13 марта по 11 апреля 2006 года на сумму 12 036 руб. (10 200 руб. + 1836 руб.). Бухгалтеру нужно было либо отразить всю сумму по детализированному счету в расходах апреля 2006 года, либо разделить стоимость разговоров, состоявшихся в марте и апреле. Тогда оплата разговоров за март вошла бы в расходы I квартала, а за апрель — II квартала 2006 года.

А бухгалтер ЗАО «Стенд» включил всю сумму в расходы марта, следовательно, налоговая база по единому налогу при УСН за I квартал 2006 года была занижена на 6136 руб. (12 036 руб. – 5900 руб.). Это стоимость разговоров за апрель, которую следует отразить в расходах II квартала 2006 года. Таким образом, единый налог за I квартал 2006 года недоплачен на 920 руб. (6136 руб. х 15%).

Иные документы

Фирма, оплачивающая мобильную связь, должна подготовить внутренние документы. Среди них — приказы или распоряжения с указанием списка сотрудников, которые пользуются мобильными телефонами в служебных целях. В документах должны быть зафиксированы должность сотрудника, номер мобильного телефона, а также цели, в которых используется телефон.

Иногда в подтверждение экономической обоснованности расходов инспекторы требуют еще один внутренний документ — справку, в которой указаны цели конкретных переговоров. Ее можно составлять в конце каждого месяца. Как? Можем предложить следующие действия.

За определенный период возьмите детализированные счета всех работников, ведущих служебные разговоры. Затем для каждого сгруппируйте все разговоры по абонентам, указав их телефоны, а также цели переговоров. Специальной формы для составления справки, подтверждающей служебный характер переговоров, нет, поэтому составьте ее в произвольной, вам удобной форме.

Если фирма приобретает мобильные телефоны на свое имя…

Ошибки в налоговом учете при отражении расходов на покупку «мобильника», естественно, могут возникнуть у тех, кто применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы.

Итак, при УСН приобретенный телефон можно учитывать либо как основное средство, либо как материальные расходы. От чего это зависит? Только от цены покупаемого телефона. Объясним подробнее. В пункте 4 статьи 346.16 НК РФ сказано, что к основным средствам при УСН относится только амортизируемое имущество, названное таковым в соответствии с положениями главы 25 Налогового кодекса.

Глава 25 НК РФ посвящена налогу на прибыль организаций

А в пункте 1 статьи 256 главы 25 НК РФ сказано, что амортизируемым является имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью свыше 10 000 руб.

Все мобильные телефоны имеют срок полезного использования более 12 месяцев, поэтому различия в налоговом учете могут быть только из-за стоимости. Мобильные телефоны дороже 10 000 руб. учитываются как основные средства, а остальные — как материальные расходы.

Пример 3

ООО «Берег» применяет УСН с объектом доходы за вычетом расходов. 6 марта 2006 года общество приобрело и зарегистрировало на свое имя два мобильных телефона по цене 5900 руб. каждый (в том числе НДС — 900 руб.). В тот же день телефоны были оплачены. Бухгалтер в налоговом учете отнес телефоны к основным средствам и сначала отразил расходы на их приобретение в разделе II, а 31 марта 2006 года — в разделе I Книги учета доходов и расходов.

По условию бухгалтер отразил стоимость телефонов в размере 11 800 руб. (5900 руб. х 2 шт.) в разделе I Книги учета доходов и расходов 31 марта 2006 года как расходы на приобретение основных средств.

Так как стоимость каждого из телефонов меньше 10 000 руб., они неправомерно отнесены к основным средствам. 6 марта 2006 года бухгалтер ООО «Берег» должен был отразить стоимость телефонов (без НДС) в разделе I Книги учета доходов и расходов в составе материальных расходов: (5900 руб. – 900 руб.) х 2 шт. = 10 000 руб.

Отдельной строкой расход в виде НДС на сумму 1800 руб. (900 руб. х 2 шт.) также следовало списать 6 марта.

Всего материальные расходы, связанные с покупкой телефонов, должны были составить 11 800 руб. (10 000 руб. + 1800 руб.).

Конечно, ошибка бухгалтера не повлияла на величину налогооблагаемой базы по единому налогу за I квартал 2006 года, однако ошибка в налоговом учете все же допущена.

Также возможны обратные ошибки, когда телефоны дороже 10 000 руб. отражают как материальные расходы вместо основных средств.

Если фирма использует мобильные телефоны работников…

Иногда у фирмы-«упрощенца» нет необходимости покупать собственные мобильные телефоны. Для служебных надобностей используются телефоны работников фирмы. Затем организация или индивидуальный предприниматель оплачивают телефонные счета или возмещают работникам понесенные расходы. В плане учета этот вариант несколько сложнее. Возможные ошибки связаны с неправильным оформлением документов между фирмой и работником для отражения расходов, а также с налогообложением выплат работникам.

Нет договора между фирмой и работником на использование телефона

Отношения между организацией или индивидуальным предпринимателем и работником по использованию в служебных целях телефона последнего в любом случае должны быть документально оформлены. Возможны различные варианты.

Самый распространенный и простой — это договор аренды. Фирма арендует телефон работника на определенное время и выплачивает арендную плату. Арендная плата будет расходом, уменьшающим налогооблагаемую базу по единому налогу (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), только при наличии договора.

Можно выплачивать компенсационные выплаты работникам без договора аренды. Но в этом случае размеры таких выплат должны быть оговорены в трудовых или коллективных договорах с работниками. И тогда выплачиваемые компенсации будут относиться к расходам на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Третий вариант встречается редко: иногда между фирмой и работником заключается договор ссуды, предметом которого является использование личного мобильного телефона работника. Выплаты в пользу работника по договору ссуды не производятся.

Однако еще раз отметим: в любом случае договор между фирмой и сотрудником должен быть.

Ошибки, связанные с налогообложением выплат

Компенсации, связанные с использованием мобильных телефонов работников, выдаются физическим лицам. Следовательно, облагаются «зарплатными» налогами.

НДФЛ облагаются выплаченные компенсации, а также арендная плата в пользу работника по договору аренды. «Упрощенцы» не освобождены от обязанностей налогового агента по НДФЛ, а значит, удержать налог все же придется. Хотя не все специалисты придерживаются подобного мнения, пусть даже на нем настаивают контролирующие органы.

Объектом обложения страховыми взносами является налоговая база по ЕСН (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ)

Далее. Арендная плата за пользование мобильным телефоном не является объектом обложения ЕСН и соответственно пенсионными взносами. Объясняется это тем, что выплаты по договорам, связанным с передачей имущества, в налоговую базу по ЕСН не входят (п. 1 ст. 236 НК РФ). Страховыми пенсионными взносами облагаются только компенсационные выплаты работникам. Минфин и налоговые органы объясняют это тем, что ЕСН не платят с компенсаций, установленных законодательством (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). А компенсации за использование мобильного телефона законодательством не установлены, следовательно, пенсионными взносами их нужно облагать. Взносы в соцстрах на травматизм с компенсационных выплат также не начисляются (см. пункт 10 постановления Правительства РФ от 07.07.99 № 765).

Прокомментировать

Оставлять комментарии к статье могут только зарегистрированные пользователи. Если Вы уже зарегистрированны, пожалуйста авторизуйтесь. Если нет — зарегистрируйтесь