Выдача средств под отчет: как сделать все правильно

Предприниматели и организации, работающие на УСН, освобождены от ведения бухгалтерского учета (за ними остается лишь учет основных средств и нематериальных активов) и от уплаты ряда налогов. Но от соблюдения норм законодательства в части расчетов наличными денежными средствами их никто никогда не освободит; наоборот, государство все жестче контролирует эту область финансово-хозяйственной деятельности. Раз дело так серьезно, начнем с грамотного оформления сделок с участием подотчетных лиц.

Наличные денежные средства выдаются подотчетным лицам на разные цели: хозяйственно-операционные расходы, в частности для приобретения товарно-материальных ценностей для нужд предприятия или же оплаты услуг сторонних организаций; издержки, связанные со служебными командировками.

Выдача денег под отчет возможна только в размере и на срок, определяемые руководителем. На это указывает Порядок ведения кассовых операций, утвержденный решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40 (далее — Порядок ЦБ).

Ссылаясь на эту норму, налоговики требуют от организаций наличия распорядительного документа о правилах выдачи подотчетных средств, завизированного руководителем. По их мнению, это должен быть приказ (распоряжение) или в целом по предприятию с перечнем лиц, имеющих право получать денежные средства, с обозначением предельных сумм и отчетных сроков, или на конкретного сотрудника в каждом подобном случае.

Но в Порядке ЦБ нет комментариев, в какой именно форме должна быть резолюция руководителя. Здесь лишь говорится, что для выдачи наличных достаточно его подписи на одном из первичных документов, имеющих отношение к этой процедуре. Поэтому, на наш взгляд, требования налоговых органов необоснованны. Достаточно, например, заявления сотрудника или расходного кассового ордера, заверенного главой фирмы.

«Подотчетные» ошибки и их последствия

Порядок ЦБ содержит четкие предписания насчет работы с наличными деньгами. Но на практике… на практике они частенько нарушаются. Какие же возможны последствия и как их избежать?

Просроченный отчет

По правилам работник должен отчитаться об израсходованных средствах в течение трех рабочих дней по истечении срока, на который выдан аванс, или не позднее чем через три дня после возвращения из командировки.

Обнаружив при проверке нарушение срока, налоговые органы чаще всего рассматривают ситуацию как предоставление сотруднику беспроцентного займа на период от положенной даты отчета до фактической и начисляют налог на доходы физических лиц с суммы материальной выгоды. Суммы же, по которым вообще нет авансовых отчетов, требуют включать в доход подотчетных лиц, облагаемый НДФЛ и ЕСН. В то же время позиция, которой придерживаются арбитражные суды, прямо противоположна: средства, выданные под отчет физическому лицу, его доходом в целях налогообложения не являются даже при отсутствии соответствующего финансового отчета.

См. постановления ФАС Центрального округа от 08.01.2004 № А54-2875/03-С21 и ФАС Уральского округа от 19.08.2004 № Ф09-3354/04-АК

Хотя неприятностей вполне можно избежать. Срок, на который выдается аванс, никакими законодательными актами не ограничен: как было уже сказано, его устанавливает руководитель предприятия. Остается только грамотно оформить распорядительный документ.

Велик соблазн не назначать срок вообще — тогда, казалось бы, работник сможет держать у себя деньги сколько угодно. Однако так сделать не удастся. ФНС России считает однозначно: нет приказа о порядке выдачи подотчетных сумм, нет четкого срока — значит, все расчеты должны быть произведены в течение одного рабочего дня (письмо от 24.01.2005 № 04-1-02/704). Довольно спорно, но если захочется опровергнуть, организацию ожидает разбирательство в суде.

Превышение лимита расчетов наличными средствами между юридическими лицами

Указанием Банка России от 14.11.2001 № 1050-У установлена максимальная сумма наличных при расчете юридических лиц по одной сделке — 60 000 руб. Сумма же средств, выдаваемых под отчет, законодательно не ограничена. Но вот что получается: сотрудник, расходующий подотчетные деньги, выступает от имени организации, поэтому вопрос о лимите касается и его. Нарушение грозит организации штрафом от 40 000 до 50 000 руб., а руководитель может пострадать на сумму от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Опыт подсказывает незамысловатый прием: осуществление платежа по нескольким договорам. Например, номенклатуру приобретаемых товаров дробят на несколько частей и на каждую оформляют уже свой договор купли-продажи.

Выдача денег под отчет как средство соблюдения кассовой дисциплины

Иногда из-за стечения обстоятельств выдача наличных под отчет в конце рабочего дня — единственный для организации выход, чтобы не превысить лимит денежных средств в кассе, установленный Порядком ЦБ. Ответственность за «нецелевое» использование наличных не предусмотрена, тогда как за превышение лимита согласно все той же статье КоАП РФ положен штраф: для должностных лиц — от 4000 до 5000 руб., для юридических — от 40 000 до 50 000 руб.

Некоторые признаки недобросовестного поведения налогоплательщиков перечислены в письмах ВАС РФ от 11.11.2004 № С5-7/уз-1355 и УФНС России по г. Москве от 04.03.2005 № 09-15/13517

Единственное замечание: советуем прибегать к этому лишь в крайних случаях, так как сейчас в судебной практике все чаще оперируют термином «принцип добросовестности», а, как вы сами понимаете, приведенный способ соблюдения кассовой дисциплины явно ему противоречит.

Прочие нарушения

Передача подотчетных сумм третьим лицам, а также выдача средств сотрудникам, не отчитавшимся по предыдущим авансам, запрещены Порядком ЦБ, но действующее законодательство не предусматривает ответственности за эти нарушения. Вместе с тем налоговые органы рассматривают их как способы ухода от уплаты ЕСН (см. письмо УФНС России по г. Москве от 05.04.2005 № 21-08/22742) и НДФЛ, поэтому могут вовлечь организацию в затяжные выяснения отношений, вплоть до суда.

Как действовать, чтобы у налоговых органов не возникло претензий по оформлению операции, а у организации — неблагоприятных финансовых последствий?

Пример 1

12 февраля бухгалтер ООО «Декарт», применяющего УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, выдал под отчет сотруднику П.К. Илларионову 2000 руб. для покупки канцтоваров на срок до 14 февраля. 13 февраля Илларионов купил канцтовары на сумму 1920 руб., а 17 февраля составил с бухгалтером авансовый отчет.

Рассмотрим, каким должен быть документооборот.

1. Насчет распоряжения о порядке выдачи в организации денежных средств под отчет в условиях ничего не сказано. Предположим, его нет. Какие возможны варианты:

а) сотрудник П.К. Илларионов пишет и визирует у директора заявление о выдаче 2000 руб. для приобретения канцтоваров;

б) издается распоряжение за подписью директора, в котором указана необходимость покупки канцтоваров, назначен ответственный П.К. Илларионов, бухгалтерии поручено выдать П.К. Илларионову 2000 руб. и установлен срок исполнения.

Формы № М-2 или М-2а утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а

2. Бухгалтерия при выдаче денежных средств обязана:

а) оформить на П.К. Илларионова расходный кассовый ордер и подколоть к нему подписанное директором заявление или распоряжение, внести запись в кассовую книгу и отчет кассира;

б) выписать доверенность (для осуществления покупки не в магазине розничной торговли). Целесообразно воспользоваться формами № М-2 и М-2а. Заметим: форму № М-2а применяют организации, в которых материальные ценности по доверенности получают очень часто. Ее выдачу регистрируют в специальном заранее пронумерованном и прошнурованном журнале.

3. Если канцтовары приобретались не в магазине розничной торговли, П.К. Илларионову должны были вручить кассовый чек или бланк строгой отчетности, а также квитанцию к приходному кассовому ордеру, товарную накладную и счет-фактуру (ООО «Декарт», применяющему УСН, он не понадобится).

Чтобы при исчислении единого налога организация включила стоимость канцтоваров в расходы, учитываемые в целях налогообложения единым налогом, подотчетному лицу следует действовать от ее имени. Для нашего случая это означает, что в первичных документах ООО «Декарт» фигурирует как получатель и плательщик, а П.К. Илларионов как доверенный.

Покупка в обычном магазине происходит без доверенности. Нужно лишь не забыть взять кассовый и товарный чеки.

4. В течение трех рабочих дней после срока, на который были выданы деньги, полагается составить авансовый отчет об израсходованных средствах. По условиям примера это правило не нарушено: деньги выданы на срок до 14 февраля, документ подготовлен 17 февраля.

Форма авансового отчета утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55

Авансовый отчет представляет собой форму № АО-1 (см. рисунок), заполняемую в одном экземпляре бухгалтером и подотчетным лицом. К форме прилагаются подтверждающие документы. Бухгалтер делает учетные записи, а подотчетное лицо фиксирует (на оборотной стороне формы) наименование, номер и дату документов.

Рисунок. Пример заполнения авансового отчета

5. Бухгалтер отражает покупку в Книге учета доходов и расходов.

Выдача денежных средств под отчет расходом не является, поэтому в этом документе ее не указывают.

Канцтовары приобретены и оплачены, а значит, согласно подпункту 17 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ в целях налогообложения их стоимость можно включить в расходы (таблица).

Таблица. Фрагмент Книги учета доходов и расходов ООО «Декарт» за I квартал 2006 года

№ п/п	Дата и номер первичного документа	Содержание операции	Доходы, руб.	Расходы, руб.
…	…	…	…	…
30	Чек ККМ № 000329 от 13.02.2006	Приобретены канцтовары	—	1920
…	…	…	…	…

Использование средств сотрудников для хозяйственных нужд организации с последующим возмещением

Иногда очень удобно, когда работник закупает товарно-материальные ценности для организации за свои деньги и, представив документы в бухгалтерию, получает возмещение. Авансовый же отчет составляется как обычно.

Однако налоговые органы не склонны рассматривать такую ситуацию как абсолютно безобидную. Вот их аргументы:

1. деньги под отчет не выдавались, поэтому отчитываться сотруднику не в чем и составление авансового отчета неправомерно;
2. не имея распоряжения руководителя на приобретение ТМЦ, сотрудник осуществил сделку в собственных интересах;
3. если в первичных документах в графе «Покупатель» указан сотрудник, то покупка ТМЦ квалифицируется как приобретение, сделанное фирмой у своего сотрудника. А это означает, что, продав личное имущество, сотрудник получил налогооблагаемый доход, который обязан отразить в декларации. Налоговых последствий для него это скорее всего не вызовет, так как можно применить имущественный вычет (подп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ). Бухгалтеру же необходимо включить соответствующую сумму в регистры налогового учета и отчетность по НДФЛ как доход, выплаченный физическому лицу.

Помимо прочего велик риск, что затраты, отраженные в документах на имя сотрудника, не будут признаны расходом в целях налогообложения. А у организаций, работающих на общем режиме, начнутся еще и проблемы с зачетом НДС.

На наш взгляд, позиция налоговиков противоречит нормам гражданского законодательства. Обратимся к статье 183 ГК РФ, регламентирующей совершение сделок без поручения, но в интересах представляемого лица. Если впоследствии указанное лицо прямо одобрит такую сделку, она считается совершенной от его имени. В таком случае у него непосредственно как у доверителя возникают права и обязанности по такой сделке, причем с момента ее совершения. Заметим, что форма упомянутого прямого одобрения может быть любой: и устной, и письменной.

Поэтому подписанный руководителем авансовый отчет, расходный кассовый ордер или заявление на возмещение затрат можно считать фактическим одобрением покупки со стороны уполномоченного лица предприятия. Выходит, работник приобретал ТМЦ не для собственных нужд, а это организация через своего представителя совершила сделку купли-продажи. И, представив отчет о расходах по исполнению поручения, работник совершенно законно получает возмещение. Никаких специальных форм для фиксирования таких «взаимоотношений» не существует. Можно посоветовать разработать какой-то внутренний бланк, но вообще-то вполне достаточно и бланка авансового отчета.

Что же касается вопроса, можно ли включать в расходы стоимость товаров, работ, услуг, по которым не погашена задолженность перед подотчетным лицом, то здесь мнения расходятся.

Вот первое. Списывать такие расходы нельзя, так как фактической оплаты (имеется в виду фирмой) не было. То есть отсутствует документальное подтверждение расходов, как того требует пункт 1 статьи 252 НК РФ, на который есть ссылка в пункте 2 статьи 346.16 Налогового кодекса. Следовательно, организация, применяющая упрощенную систему налогообложения, сможет учесть данные расходы только в том отчетном периоде, в котором погасит задолженность. Ну, с этим-то налоговики согласятся, и у тех, кто воспользуется описанным выше способом, никаких проблем не возникнет.

Второе же мнение, которое разделяем и мы, возможно, пригодится организациям, готовым отстаивать свои интересы в суде. Согласно пункту 2 статьи 346.17 НК РФ оплатой товаров (работ, услуг) признается прекращение обязательства налогоплательщика-приобретателя перед продавцом. А так как сотрудник действует от имени организации (мы уже ссылались на статью 183 ГК РФ), то как раз у организации и прекращаются указанные обязательства.

Прокомментировать

Оставлять комментарии к статье могут только зарегистрированные пользователи. Если Вы уже зарегистрированны, пожалуйста авторизуйтесь. Если нет — зарегистрируйтесь