Персонифицированный учет: «сдаемся»!

Начало года. Вереница отчетов: бухгалтерские, налоговые, статистический, в ФСС, в ПФР… «Упрощенцы» свободны хотя бы от сдачи баланса, да и налоговая документация все же проще. Однако наравне с другими они являются страхователями по пенсионному страхованию, а значит, обязаны представлять сведения по персучету.

Согласно Федеральному закону от 01.04.96 № 27-ФЗ срок сдачи отчетности по персонифицированному учету — 1 марта года, следующего за отчетным. Самое время готовиться!

В соответствии с постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 21.10.2002 № 122п (далее — Постановление) отчетность включает следующие формы: «Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица» (СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2), «Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР» (АДВ-6-1) и «Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование» (АДВ-11).

Помимо них страхователи, зарегистрированные в Москве, должны составлять пояснительную записку, хотя такой формы в официальном перечне нет. Это документ, отражающий общую сумму страховых взносов организации с разбивкой по укомплектованным пачкам сведений о застрахованных лицах. Вероятно, его наличие помогает столичным органам ОПФР быстрее справляться с обработкой огромных потоков информации.

Общие правила

Формы заполняются в строгом соответствии с инструкцией, утвержденной Постановлением. Это можно делать от руки (печатными буквами, любыми чернилами, кроме красных и зеленых) или с помощью компьютера.

Данные, вносимые в поля отчетности, должны быть подтверждены. Надлежащими документами являются паспорт (или другое удостоверение личности), страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, приказы о приеме на работу и об увольнении; регистры бухгалтерского учета и т. п.

Заполненные формы группируют в пачки, к которым затем подшивают список (в произвольной форме) застрахованных лиц, а сверху опись (АДВ-6-1).

Каждую пачку следует прошить, листы пронумеровать. Концы скрепляющей нити связывают с тыльной стороны и заклеивают небольшой полоской бумаги для проставления печати и надписи «В пачке прошито, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов».

Все документы пачки вместе с описью и списком заверяются подписью руководителя и печатью организации.

По требованию руководителя опись может быть также подписана человеком, подготовившим отчетность (например, бухгалтером или сотрудником отдела кадров)

В описи руководитель должен еще раз расписаться — под словами «Заверяю, что содержание всех документов, входящих в пачку, состоящую из вышеприведенного числа форм, верно».

В пачку могут входить только однотипные документы (не считая описи и списка). Поэтому, если на предприятии работают всего два человека, на одного из которых составлена форма СЗВ-4-1, а на другого СЗВ-4-2, придется комплектовать две пачки отчетности.

Если отчет на дискете

Постановлением предусмотрена возможность (не обязанность!) сдачи отчетности на дискете. Сегодня существует много программных продуктов для формирования отчетов по персональному учету.

Знайте, что официального списка рекомендованных программ нет и местное отделение ПФР не имеет никакого права навязывать свои предпочтения.

Пенсионную отчетность можно подготовить в любой выбранной программе. Единственное условие — результат должен быть совместим с программой CheckPSN, используемой сотрудниками ПФР для проверки отчетов.

Формат передаваемых данных утвержден в приложении 3 Постановления. Если все документы заверены электронной подписью, распечаток не требуется.

В описях отчетности, сопровождаемой дискетой, следует указывать порядковые номера пачек, по которым их можно отыскать в электронной версии.

Оформляем «Индивидуальные сведения…»

Для сведений о застрахованных лицах и начисленных им суммах страховых взносов предусмотрены формы СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2.

Если в отчетный период в организации работали люди, имевшие льготы для досрочного назначения пенсии (за исключением связанных с территориальными условиями труда), или кто-то находился в отпусках по беременности и родам, по уходу за детьми и т. п., то на каждого такого человека заполняют отдельную форму СЗВ-4-1. Данные же обо всех остальных списком попадают в форму СЗВ-4-2.

Форма СЗВ-4-2

Поскольку именно в этом документе будет содержаться информация о большинстве работников, с него и начнем.

Не забудьте, что сюда относятся и граждане, обладающие правом получения досрочной трудовой пенсии в связи с работой в сложных территориальных условиях, то есть в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, зонах отчуждения, отселения и т. д. Напомним: право на досрочное получение пенсии жителями Крайнего Севера закреплено подпунктом 6 пункта 1 статьи 28 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации». Перечень районов Крайнего Севера и местностей, приравненных к районам Крайнего Севера, утвержден постановлением Совета Министров СССР от 03.01.83 №12.

Как мы уже сказали, СЗВ-4-2 — списочная форма. На каждый лист допускается вносить сведения о нескольких работниках, но не более десяти, так что одна пачка должна быть не толще 22 листов (20 форм плюс опись и список).

Форма карточки утверждена приказом МНС России от 27.07.2004 № САЭ-3-05/443

Необходимые данные можно почерпнуть из Индивидуальной карточки учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм страховых взносов на обязательное пенсионное страхование: в ее втором разделе «упрощенцам» полагается в течение года фиксировать нарастающим итогом начисления и страховые взносы по каждому работнику.

Кроме карточек понадобятся приказы об отпусках без сохранения заработной платы, об увольнении, листки временной нетрудоспособности.

Пример 1

В ООО «Флокс» в течение 2005 года были начислены выплаты:

Орлову А.В. (1967 года рождения) — 144 000 руб.;

Воробьеву И.К. (1964 года рождения) — 168 000 руб.;

Перепелкиной П.П. (1970 года рождения) — 120 000 руб.

Все суммы полностью включены в базу для начисления страховых взносов в бюджет Пенсионного фонда.

Сведения о сотрудниках. Орлов: календарный год отработан полностью; имелось 14 дней нетрудоспособности по больничному листу. Воробьев: уволен 31 октября; был предоставлен месячный неоплачиваемый отпуск. Перепелкина: принята на работу 1 марта.

Как заполнить форму СЗВ-4-2 на основе приведенных данных, показано ниже.

Напоминаем, что в течение 2005—2007 годов для лиц 1967 года рождения и моложе действуют ставки переходного периода (ст. 33 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ).

Ситуация

Если у работника нет страхового свидетельства…

Если у вновь принятого сотрудника нет страхового свидетельства государственного пенсионного страхования (форма АДИ-7), работодатель обязан в двухнедельный срок с даты заключения с ним трудового договора сдать в ОПФР по месту учета анкету застрахованного лица (форма АДВ-1).

По правилам на оформление страхового свидетельства отводится три недели. Затем в течение недели страхователь (работодатель) должен вручить его своему сотруднику.

Процедура, как видно, проста. Да только вот одна заминка: ОПФР вправе не принять у организации отчетность, в которой фигурируют лица без страхового свидетельства, даже если форма АДВ-1 на них уже получена. А это уже дело серьезное: непредставление отчетности в срок чревато финансовыми санкциями

Графу «Адрес для направления информации о состоянии индивидуального лицевого счета» нужно заполнять только на лиц, сведения о которых впервые подаются в ПФР, или на поменявших адрес в течение года. Формат записи в графу «Адрес» и перечень общепринятых сокращений можно найти в приложении 1 Постановления.

См. Федеральный закон от 27.11.2001 № 155-ФЗ

Графа «По дополнительному тарифу» предусмотрена для организаций, которые уплачивают в Пенсионный фонд повышенные страховые взносы. В настоящее время эта обязанность (14% сверх обычной ставки) лежит на работодателях, использующих труд членов летных экипажей воздушных судов гражданской авиации.

Рассмотренный документ не имеет полей для записей об отдельных периодах работы, особых условиях труда, льготном порядке исчисления стажа. Если в этом есть необходимость, используют другую форму — СЗВ-4-1.

Форма СЗВ-4-1

Подробно рассмотрим, в каких случаях страхователю предстоит ее заполнять и что конкретно нужно указывать.

1. Работники имеют льготы для досрочного назначения трудовой пенсии по выслуге лет. В нижнюю таблицу формы вписывают код основания досрочного назначения пенсии. Полный перечень кодов (со ссылками на нормативный акт) дан в приложении 1 Постановления. Он называется Классификатор параметров, используемых в формах документов индивидуального (персонифицируемого) учета в системе государственного пенсионного страхования (далее — Классификатор), и в нем нас интересует сейчас раздел «Условия для досрочного назначения трудовой пенсии: основание (для форм СЗВ-4-1, СЗВ-4-2)».

Например, лечебная и иная работа по охране здоровья населения в городах проходит под кодом 28-ГД, а служба управления воздушным движением имеет обозначение УВД.

Пример 2

Бухгалтер частной школы для пенсионной отчетности по преподавателям будет использовать формы СЗВ-4-1.

Таблица 1. Образец заполнения нижней таблицы формы СЗВ-4-1 к примеру 2

№ п/п	Начало периода	Конец периода	Террито- риальные условия (код)	Особые условия труда (код)	Исчисление страхового стажа		Условия для досрочного назначения трудовой пенсии
	с (дд.мм.гггг)	по (дд.мм.гггг)			осно- вание (код)	допол- нитель- ные сведе- ния	осно- вание (код)	допо- лнитель- ные сведе- ния
1	01.01.2005	31.12.2005					28-ПД

Естественно, как и в форме СЗВ-4-2, графу «Дополнительные сведения» (для условий досрочного назначения пенсии) сегодня требуется заполнять только по работникам летного и инженерно-технического состава гражданской авиации.

2. Необходимо выделить периоды работы сотрудников. Если в течение календарного года человек был уволен из организации, в затем принят вновь, каждый период работы следует записать отдельной строкой.

Пример 3

Сотрудник был уволен 31 мая 2005 года, а с 1 октября того же года вновь принят на работу.

Таблица 2. Образец заполнения нижней таблицы формы СЗВ-4-1 к примеру 3

№ п/п	Начало периода	Конец периода	Террито- риальные условия (код)	Особые условия труда (код)	Исчисление страхового стажа		Условия для досрочного назначения трудовой пенсии
	с (дд.мм.гггг)	по (дд.мм.гггг)			осно- вание (код)	допол- нитель- ные сведе- ния	осно- вание (код)	допол- нитель- ные сведе- ния
1	01.01.2005	31.05.2005
2	01.10.2005	31.12.2005

3. Работа сотрудников осуществлялась в специфических условиях. Коды особых и территориальных условий труда приведены в Классификаторе («Территориальные условия», «Особые условия труда»).

А как действовать бухгалтеру, если в течение года человек поменял профиль работы?

Пример 4

Оператор гладильно-сушильных агрегатов ЗАО «Трикотаж» Петрова В.П. с 1 июня 2005 года стала работать уборщицей.

Таблица 3. Образец заполнения нижней таблицы формы СЗВ-4-1 к примеру 4

№ п/п	Начало периода	Конец периода	Территори- альные условия (код)	Особые условия труда (код)	Исчисление страхового стажа		Условия для досрочного назначения трудовой пенсии
	с (дд.мм.гггг)	по (дд.мм.гггг)			осно- вание (код)	допол- нитель- ные сведе- ния	осно- вание (код)	допол- нитель- ные сведе- ния
1	01.01.2005	31.05.2005		27-4
2	01.06.2005	31.12.2005

Не упустите из виду, что изменения условий труда обязательно должны быть подтверждены документально.

Бывает, что невозможно четко разделить периоды работы сотрудника в тех или иных условиях. Тогда одному и тому же времени (ограниченному датами в графах «Начало периода», «Конец периода») будут соответствовать несколько отдельных строк в графах «Территориальные условия» и «Особые условия труда».

4. Предоставлялись отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком. Для отражения этой информации пользуются кодами «ДЕКРЕТ» (отпуск по беременности и родам) и «ДЕТИ» (отпуск по уходу за ребенком), которые заносят в графу «Дополнительные сведения» раздела «Исчисление страхового стажа».

Пример 5

Васильева Е.Е., работавшая на фирме с 1 февраля 2005 года, получила отпуск по беременности и родам с 16 ноября 2005 года.

Таблица 4. Образец заполнения нижней таблицы формы СЗВ-4-1 к примеру 5

№ п/п	Начало периода	Конец периода	Террито- риальные условия (код)	Особые условия труда (код)	Исчисление страхового стажа		Условия для досрочного назначения трудовой пенсии
	с (дд.мм.гггг)	по (дд.мм.гггг)			осно- вание (код)	допол- нитель- ные сведе- ния	осно- вание (код)	допол- нитель- ные сведе- ния
1	01.02.2005	15.11.2005
2	16.11.2005	31.12.2005				ДЕКРЕТ

5. Имеются особенности в исчислении трудового стажа. Пенсионным законодательством предусмотрено три категории, по которым трудовой стаж исчисляется в особом порядке.

Первая — это сезонники. Если сезон отработан полностью, то в стаж он засчитывается как год. В этом случае в графу «Исчисление трудового стажа; основание» нужно вписать код «СЕЗОН».

Вторая категория — водолазы и другие работники, занятые под водой (код — «ВОДОЛАЗ»). Льготный порядок определения их стажа основан на фактически отработанном времени. В пенсионном отчете весь период работы разбивают на месяцы, а в графе «Исчисление страхового стажа, дополнительные сведения» указывают время пребывания под водой в часах и минутах.

И, наконец, к третьей категории относятся осужденные в период отбывания наказания в виде лишения свободы (код — УИК104).

Потренируемся в заполнении формы СЗВ-4-1 на очередном примере.

Пример 6

На воспитателя частного детского сада Минееву С.В. (1976 года рождения), работавшую с 14 февраля 2005 года, начислены страховые взносы: страховая часть — 10 000 руб., накопительная — 4000 руб. С 11 ноября Минеевой был оформлен декретный отпуск. В течение года она находилась на больничном в общей сложности 1 месяц 16 дней. Собственник детского сада — индивидуальный предприниматель Васильев К.Н.

Форму СЗВ-4-1 необходимо заполнить так, как показано на рисунке ниже.

Напоминаем, что пачка формируется из документов одного наименования

Когда все листы с индивидуальными сведениями заполнены и распределены по пачкам, к каждой надо приложить еще один — «Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР» (форма АДВ-6-1). Это обобщающий регистр: помимо реквизитов страхователя (регистрационный номер в ПФР, ИНН, КПП, наименование организации) здесь отмечается число листов в пачке.

Если отчетность сопровождается дискетой, то в описи должен стоять номер пачки, под которым она обозначена на дискете. Как правило, в процессе обработки данных программа автоматически присваивает номер и заносит его в опись.

Для форм СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2 в описи отведены определенные графы, где нужно записать число работников, сумму взносов и сделать некоторые отметки.

Графу «Число застрахованных лиц, представленных в пачке» обязательно заполняют только в форме СЗВ-4-2, так как число людей и заведенных на них форм СЗВ-4-1 одно и то же.

Общую сумму взносов указывают с разбивкой на страховую и накопительную части.

Знаком Х необходимо отметить тип сведений (в ячейках «Исходные» или «Назначение пенсии»). Исходными считаются сведения, подаваемые страхователем в отчетный срок впервые. Хотя даже если из-за обнаруженных в ПФР ошибок сразу отчитаться и не удалось, при следующей попытке они все так же будут называться исходными. «Назначение пенсии» — для тех случаев, когда пачка состоит из документов на работников, выходящих на пенсию (написавших заявления).

Так же отмечается вид корректировки: корректирующие — при поправках, отменяющие — при полной отмене поданной прежде информации. Однако в любом случае документ придется делать заново, так как переоформленный или воспроизведенный, он должен быть заполнен полностью.

Аккуратно! Если в одной из ячеек «Вида корректировки» поставлен значок, ячейка «Исходные» должна быть пустой.

В графе «Код категории застрахованного лица» вписывается НР (наемный работник) или СХ (работник сельскохозяйственной организации).

Графа «Код дополнительного тарифа», как мы уже говорили, заполняется только на членов летных экипажей воздушных судов гражданской авиации (поставить «АВИА»).

В описях пачек с формами СЗВ-4-2 бухгалтеры организаций с рабочими местами в районах Крайнего Севера и местностях, к ним приравненных, в зонах отчуждения, отселения и т. п. заполняют графу «Территориальные условия» (коды — в приложении 1 Постановления).

Графы «Примечания» и «Номер регистрации пачки в территориальном органе ПФР» заполняет, принимая отчетность, сотрудник ПФР.

Образец заполнения формы АДВ-6-1 по данным примера 1 показан ниже.

Это форма АДВ-11, заполняемая на всю отчетность в одном экземпляре. Помимо общих реквизитов страхователя в ней необходимо указать число пачек, общую численность работников и дату, которой соответствует предоставляемая в ПФР информация. В графе «Ведомость составлена по состоянию на дату» вашего ближайшего годового отчета будет стоять «31 декабря 2005 года».

Перед таблицами с расчетами страховых взносов надо вписать коды основного и дополнительного тарифов. Первый совпадает с кодом категории застрахованного лица (НР или СХ), второй — с кодом одноименной графы описи.

Срок и порядок уплаты страховых взносов установлены статьей 24 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ

Теперь разберем, как заполнять табличную часть.

1. Таблица «Задолженность по уплате страховых взносов на начало расчетного периода». Здесь требуется указать сведения по каждому году (кроме отчетного), в котором образовалась задолженность (в том числе непросроченная) по уплате взносов.

Платежи по страховым взносам положено осуществлять в день получения в банке средств на оплату труда за истекший месяц или перечисления их на счета сотрудников, но не позднее 15-го числа следующего месяца. Поэтому, если декабрьская заработная плата выдана в январе, на начало года у организации появится перед ПФР задолженность.

2. Таблица «Начислено страховых взносов за расчетный период». Если организация уплачивает взносы в Пенсионный фонд по максимуму, то признаком тарифа является М, если в соответствии с регрессивной шкалой — Р.

Суммы начисленных взносов в ПФР за отчетный год отражаются с разбивкой на страховую и накопительную части.

3. Таблица «Уплачено страховых взносов в расчетном периоде». Эта таблица — для разбиения суммы взносов по годам, за которые их уплачивали в отчетном периоде (страховая и накопительная части отдельно).

На заметку

Как предпринимателю отчитываться по фиксированным платежам

Индивидуальный предприниматель, перечисляющий фиксированные пенсионные взносы, ежегодно до 1 марта подает в ОПФР сведения о страховом номере индивидуального лицевого счета и сумме уплаченных за отчетный период взносов, а также другие данные, необходимые для персучета. В подтверждение необходимо представить документы (страховое свидетельство, паспорт или иное удостоверение личности, квитанции об оплате взносов и т. д.). Такой порядок установлен статьей 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ.

Принимая сведения, сотрудник ОПФР осуществляет сверку расчетов. Если в базе данных ПФР отсутствует информация об уплате взносов, предпринимателю необходимо обратиться в налоговую инспекцию по месту регистрации

Такой порядок установлен постановлением Правительства РФ от 12.06.2002 № 407

Необходимость в таком отслеживании объясняется тем, что суммы текущих и долговых платежей, поступившие в ПФР от организации, распределяются по индивидуальным лицевым счетам работников пропорционально начисленным страховым взносам.

4. Таблица «Задолженность по уплате страховых взносов на конец расчетного периода». По ее строкам следует разнести суммы просроченной и текущей задолженности перед ПФР, возникшей в разные годы.

Пример 7

Воспользуемся данными примера 1 и предположим, что страховые взносы за декабрь 2004 года в размере 3552 руб. на страховую часть и 480 руб. на накопительную были уплачены 14 января 2005 года. Задолженности перед ПФР по предыдущим годам у общества нет. Взносы за декабрь 2005 года (2400 руб. на страховую часть и 960 руб. на накопительную) перечислены в январе 2006 года.

Заполненную форму АДВ-11 можно посмотреть ниже.

Прокомментировать

Оставлять комментарии к статье могут только зарегистрированные пользователи. Если Вы уже зарегистрированны, пожалуйста авторизуйтесь. Если нет — зарегистрируйтесь