Поставки без документов

2899
Храмкин А. А.
директор Института госзакупок РАГС, председатель Ассоциации экспертов по госзакупкам
Поставки без сопроводительных документов называются неотфактурованными. И речь не только о счете-фактуре с выделенным НДС, который для «упрощенцев» не так уж и важен.
Обратимся к Методическим указаниям по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденным приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н (далее — Методические указания). Согласно пункту 36 о неотфактурованных поставках говорит отсутствие расчетного документа от поставщика, такого как счет, платежное требование, платежное требование-поручение и др. Если же есть хотя бы один из документов, где указана цена, товары или материалы можно приходовать, как обычно.

Временный выход

Так принимать ли поставку без документов? Для бухгалтера было бы несомненно лучше не принимать. Но не всегда при покупке с ним советуются. А бывает и так, что материал требуется очень срочно, иначе встанет производство либо сорвется заказ. Или, к примеру, в договоре предусмотрены штрафные санкции, если покупатель несвоевременно примет товар. От поставки, осуществляемой через транспортную компанию, вообще отказаться невозможно. Так что иногда мы просто вынуждены забирать товар без документов. К тому же статьи 484 и 513 ГК РФ обязывают покупателя получить товар по договору купли-продажи (поставки).
А как все-таки оформить поступление? Прежде всего нужно определить поставщика. Это позволит разобраться, по адресу ли прислан товар. Если договора нет, то поставка уже не считается неотфактурованной. Ее все равно нужно принять, но приходовать не на складе, а как взятую на ответственное хранение. Затем либо возвратить поставщику, либо, получив документы, принять на учет в обычном порядке. Когда же договор заключен, товар следует принять на склад, а когда придут документы, заполнить акт по форме № М-7 в двух экземплярах — для получателя и для поставщика. В соответствии с указаниями по применению и заполнению он может служить юридическим основанием для претензий заказчика.
Форма № М-7 «Акт о приемке материалов» утверждена постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а
Акт по форме № М-7 подписывают члены комиссии, в число которых обязательно входит материально ответственное лицо, а также представитель поставщика (отправителя) или третьей организации. Вот с этим представителем и возникают сложности. Если заказ привез водитель поставщика, то он и будет участвовать в процессе приемки-передачи. А если отправили через транспортную компанию, например поездом? Ее работников можно привлечь к приемке только при нарушении упаковки. Когда же все в целости и сохранности, перевозчик не несет за содержимое ответственности и никто с его стороны подписывать акты не станет. Что же делать? Попросить поучаствовать в приемке специалиста из другой фирмы или пригласить независимого оценщика.
Другой вопрос: какие цены указывать в акте? В пункте 39 Методических указаний говорится, что материальные запасы нужно учитывать по рыночным или принятым в организации ценам. Однако, если в договоре поставки цены проставлены, лучше воспользоваться ими.
В акте отражается и тот факт, что при поставке не было документов: графу «По документам» оставляют пустой, а в графе «Другие данные» или «Приложение» делают соответствующую запись.
Заметим, что Методическими указаниями предусмотрен только акт для материалов. А как быть с товарами? Есть два варианта.
Первый. Приходовать товары по этому акту, сделав пометку, что принимаются товары.
Второй. Использовать форму № ТОРГ-4, утвержденную постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132. Ее название — «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика», то есть как будто бы специальный документ для нашего случая. Единственное, в указаниях по его заполнению не оговорено, что он является юридическим основанием для претензий поставщику или отправителю, как форма № М-7. Второго экземпляра для поставщика тоже не предусмотрено. Поэтому предпочтительнее все же первый вариант.

Пример 1

ООО «Калач» — хлебопекарня, применяющая УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. 10 октября 2006 года было получено 25 кг муки первого сорта и 10 кг муки второго сорта. Документы не прилагались, но, найдя договор, удалось установить, что товар поставило ЗАО «Мельница», которое тоже применяет УСН. В договоре цена не указывалась. Оприходуем муку и заполним акт о приемке, зная, что средняя цена на муку первого сорта составляет 9,50 руб./кг (без НДС), на муку второго сорта — 7,85 руб./кг.
Предположим, что в ООО «Калач» решили воспользоваться формой № М-7, а для приемки муки создали комиссию из кладовщика, двух продавцов, работающих на хлебопекарне, и экспедитора ЗАО «Мельница». Цену на муку укажем среднюю рыночную — 9,50 и 7,85 руб./кг. Можно заполнять акт о приемке материалов (табл. 1).

Налоговый учет

Как же «упрощенцам» отражать в расходах стоимость поставленных товаров (материалов), на которые нет документов? К сожалению, сделать это невозможно. Ведь одним из главных критериев признания расходов является документальное подтверждение. А для этого необходимы документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ.
Об этом говорится в пункте 1 статьи 252 НК РФ, на который ссылается пункт 2 статьи 346.16 НК РФ
А не заменит ли их договор с поставщиком или акт по форме № М-7? Скорее всего налоговые органы их не примут. Договор свидетельствует лишь о соглашении сторон, а не о факте поставки. Да и цену на товар в нем обычно не указывают, тогда как для налогового учета необходимы точные цены — примерные рыночные не подойдут. Акт вообще составляет не поставщик, и даже наличие подписи его представителя дела не решает.

Таблица 1. Фрагмент Акта о приемке материалов ООО «Калач» (форма № М-7)

Материальные ценности Единица измерения По документам (поставка без документов) Фактически
наименование номенкла-
турный номер
код наимено-
вание
сорт количес-
тво
цена, руб. коп. сумма, руб. коп. сорт количес-
тво
Мука первого сорта 1 166 кг 1 25
Мука второго сорта 2 166 кг 2 10
Остается либо смириться с потерей расходов, либо добиваться документов. При объекте доходы минус расходы надо их обязательно получить — и чем раньше, тем лучше. Рассмотрим, как будет выглядеть налоговый учет, если это в конце концов удалось.
Вначале, как обычно: после оплаты стоимость товаров или материалов записывается в графу 6 Книги учета доходов и расходов «Расходы — всего». Затем по общим правилам пункта 2 статьи 346.17 НК РФ после реализации товара (а, если вы, предпочитая не спорить с Минфином, следуете его последнему разъяснению, то и после получения дохода от реализации) или же после списания в производство материала можно делать запись в графе 7 «Расходы, учитываемые…». Имейте в виду: можно, но только при наличии документов от поставщика, в частности накладной. То есть если выполнены все прочие условия, необходимые для списания расходов при УСН, и накладная успела поступить, мы вправе отразить затраты в графе 7.
Имеется в виду письмо Минфина России от 17.08.2006 № 03-11-02/180

Пример 2

Дополним условия примера 1. 6 октября 2006 года за муку был выплачен аванс в размере 350 руб., а 16 октября поставщик прислал соответствующие документы. Вся мука была списана в производство 18 октября. Отразим расходы в налоговом учете.
Оплаченную и списанную в производство муку можно учесть в расходах 18 октября 2006 года. Нужный документ к этому времени уже есть, поэтому сделаем запись в Книгу учета доходов и расходов (табл. 2 на с. 34).

оказалось Порядковый номер записи по складской картотеке Брак и бой Недостачи Излишки Номер паспорта
цена, руб. коп. сумма, руб. коп. количес-
тво
сумма, руб. коп. количес-тво сумма, руб. коп. количес-
тво
сумма, руб. коп.
9,50 237,50 38
7,85 78,50 39

Таблица 2. Фрагмент Книги учета доходов и расходов ООО «Калач» за IV квартал 2006 года

Регистрация Сумма
№ п/п Дата и номер первичного документа Содержание операции Доходы — всего В т. ч. доходы, учитываемые… Расходы — всего В т. ч. расходы, учитываемые…
125 Платежное поручение № 321 от 06.10.2006 Оплачена авансом поставка муки 350
138 Платежное поручение № 321 от 06.10.2006, накладная № 56 от 10.10.2006, требование № 194 от 18.10.2006 Списана в производство мука 350

Разберем более сложные варианты.
  1. Документы от поставщика поступили после того, как были выполнены условия по списанию стоимости ТМЦ в расходы, но в том же отчетном периоде.
    Здесь, на наш взгляд, проблем нет. Запись в Книге учета доходов и расходов делается после получения документов — просто несколько позже, чем это могло бы быть.
  2. Документы от поставщика поступили после выполнения указанных условий в следующем отчетном периоде, но до окончания налогового.
    Если нет сомнений, что поставщик не подведет, можно рискнуть и списать расходы сразу, как будут выполнены условия. Не забудьте только позже приложить документы!
    В противном случае лучше подождать, а потом внести корректирующую запись и сдать уточняющую декларацию. Заметьте, мы рекомендуем именно корректирующую, а не новую запись в текущих расходах, так как расходы нужно отражать в тот период, в котором они были осуществлены (и выполнены все условия, чтобы их можно было принять).
  3. Документы поступили с очень большим запозданием. Так же, как и в предыдущем случае, придется исправлять учетные записи и оформлять уточняющую декларацию, а то и даже несколько. Еще одна дополнительная работа. Если Книга учета доходов и расходов, которая велась в электронном виде, ранее уже была зарегистрирована в налоговых органах, придется регистрировать и корректировку.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете все гораздо проще. К тому же для «упрощенцев» он не обязателен. Но если организация ведет бухгалтерский учет в полном объеме, то отражать приходится уже все хозяйственные операции, в том числе и с неотфактурованными поставками.
Организации, применяющие УСН, обязаны вести бухгалтерский учет только ОС и НМА (п. 3 ст. 4 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ)
Обратимся опять к Методическим указаниям. Согласно пункту 38 если документы получены в том же месяце, что и ТМЦ, то бухучет ведется в обычном порядке. Если же расхождение во времени более значительное, поставленные ТМЦ все равно приходуют на счетах материальных запасов по ценам, установленным организацией (при учете по фактическим затратам используются рыночные цены).

Пример 3

Немного изменим условия примера 2. ООО «Калач» ведет бухгалтерский учет в полном объеме, а документы от ЗАО «Мельница» поступили только 20 ноября 2006 года. Отразим поставку муки в бухгалтерском учете ООО «Калач».
На основании формы № М-7 оприходуем муку по рыночным ценам (табл. 3).

Таблица 3. Бухгалтерские проводки ООО «Калач»

№ п/п Содержание операции Дата Дебет Кредит Сумма, руб. Документ
75 Оплачена мука авансом 06.10.2006 60 51 350 Платежное поручение
83 Оприходована мука первого сорта 10.10.2006 10 60 237,50 Акт о приемке материалов
84 Оприходована мука второго сорта 10.10.2006 10 60 78,50 Акт о приемке материалов

Теперь решим, как поступить при наличии разницы между договорной ценой и ценой списания. В соответствии с пунктом 40 Методических указаний если товары еще не реализованы и не списаны в производство, можно произвести корректирующие проводки — с плюсом или минусом в зависимости от того, в какую сторону произошло отклонение:
  • ДЕБЕТ 10 (41) КРЕДИТ 60 — отражена сумма корректировки стоимости ТМЦ.
А если товары уже списаны или реализованы, уточняются прочие доходы (или расходы). При этом счет 60 корреспондируется со счетом 91.

Пример 4

Продолжим пример 3. В бухгалтерском учете ООО «Калач» спишем муку в производство и откорректируем ее стоимость после получения документов.
Так как мука списана в производство 18 октября, то есть до поступления документов, то корректировать придется не стоимость, а прочие расходы. Бухгалтерские проводки показаны в табл. 4.
Когда документы поступают на следующий год после поставки, то даже если товары или материалы лежат на складе, вносятся поправки в расчеты с поставщиком. Увеличение или уменьшение стоимости отражается как прибыль или убыток прошлых лет, выявленные в отчетном году. Проводки будут такими:
  • ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 60 или
  • ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 90-1.
Об этом сказано в пункте 41 Методических указаний

Таблица 4. Бухгалтерские проводки ООО «Калач» (продолжение)

№ п/п Содержание операции Дата Дебет Кредит Сумма, руб. Документ
115 Списана в производство мука 18.10.2006 20 10 316 Накладная-требование
148 Откорректированы расходы (после получения документов) 25.11.2006 91-2 60 34 Приходная накладная

Ситуация

Неотфактурованные услуги

Довольно частый случай (вспомним хотя бы вечно запаздывающие документы за «коммуналку»), который ставит бухгалтера точно в такое же затруднение, как и «беспаспортный» товар.
В налоговом учете стоимость даже оплаченных услуг нельзя отразить без подтверждения, поэтому нужно добиться документов во что бы то ни стало. В бухгалтерском — можно, составив акт в одностороннем порядке, а потом, когда прибудут бумаги, откорректировать расходы

Как избежать неотфактурованных поставок

Понятно, сколько хлопот доставляет отсутствие документов. Нужно постараться свести такие случаи к минимуму.
Прежде всего в договор с поставщиком следует вписать пункт об обязательном документальном сопровождении поставок. Лучше сразу перечислить все необходимые бумаги. Не будет лишним добавить положение об ответственности поставщика за несвоевременное представление документов на поставку, например предложить систему штрафов. Конечно, поставщик может не согласиться с таким договором, но, если он заинтересован в покупателе, все будет нормально. Ко всему прочему ему тоже своевременно нужна накладная с отметкой покупателя о полученном товаре.
Теперь разберемся, каков должен быть штраф, чтобы покрыть убытки покупателя. Расходы учитывают только «упрощенцы» с объектом налогообложения доходы минус расходы. Их ставка налога — 15% (п. 2 ст. 346.20 НК РФ), следовательно, убытки из-за «потери» расходов будут равны 15% стоимости неотфактурованных поставок. Если поставщик штраф уплатил, его надо учесть в доходах и уплатить те же 15% налога, то есть у покупателя останется 85% от полученной суммы.
Таким образом, штраф по крайней мере должен покрыть налог, который придется внести со штрафа и с неотраженных расходов. Получаем соотношение:
0,85 х Ш = 0,15 х С,
где Ш — размер штрафа с поставщика;
С — стоимость поставки без документов.
Размер штрафа определяется следующей формулой:
Ш = (0,15 : 0,85) х С = 0,176 х С.
Итак, штраф должен составлять не менее 17,6% стоимости поставки. Предусмотрев его, покупатель не понесет убытки даже при неотфактурованных поставках.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подпишитесь на популярные статьи

Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

«Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь!

Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль