Работа с кассовым аппаратом при УСН

5827
Храмкин А. А.
директор Института госзакупок РАГС, председатель Ассоциации экспертов по госзакупкам
Работа на кассовом аппарате несложная, но сопряжена со множеством бумаг. Здесь-то вопросы и возникают.  Прежде чем ими заняться, вспомним в общих чертах основные положения Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники...».
О кассовых операциях также читайте в статье «Привычно и надежно. Только хлопотно» // Упрощенка, 2006, № 9
Расчеты наличными деньгами производят через контрольно-кассовую технику только при реализации товаров, работ или услуг (п. 1 ст. 2). Не нужно, например, пробивать чек при возврате подотчетных денег. Кстати, до выхода разъяснений налоговых органов по этому поводу возникало немало конфликтов. Исключение из основного правила делается для некоторых фирм, которые освобождаются от использования кассовых аппаратов в силу специфики их деятельности или местонахождения (пункты 2 и 3 той же статьи).
См. письмо МНС России от 16.09.2004 № 33-0-11/585@
Перед началом эксплуатации организация или индивидуальный предприниматель обязаны зарегистрировать кассовый аппарат в налоговой инспекции по месту учета. Он должен быть обязательно опломбирован и снабжен фискальной памятью; техническое обслуживание осуществляют через специализированный центр. Разрешены только модели, занесенные в государственный реестр. Если какая-то устаревает и из него исключается, ее оставляют в работе, пока не закончится нормативный срок использования (письмо Минфина России от 15.08.2006 № 03-01-15/7-213).
Теперь к вопросу о собственности. Кому должен принадлежать кассовый аппарат? Минфин категорически не допускает возможности применять чужую технику. Но бывает, что собственной у фирм нет, и во многих случаях суд считается с их положением. По мнению судебных органов, нет ничего противозаконного, если заключить договор, по которому одна из сторон будет за вознаграждение принимать наличность, выдавать чеки, вести отдельный учет выручки, сдавать ее на свой банковский счет, а затем перечислять на расчетный счет другой стороны (постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.05.2006 № А21-10608/2005).
См. письмо Минфина России от 25.05.2006 № 03-01-15/4-114
 

Все о кассовых операциях в 2017 году:

Пригодится в работе:Сервис определения актуальных КБК. Все КБК в одном месте.

 

На заметку

Храните все — так спокойнее

Налоговый кодекс не устанавливает срока хранения для документов, не относящихся к первичным, и их отсутствие ненаказуемо. Вместе с тем налоговики настаивают, чтобы журнал кассира-операциониста, контрольные ленты, Z-отчеты, как и первичные документы, хранились пять лет. Ответственный — руководитель организации (письмо УФНС России по г. Москве от 12.01.2006 № 22-12/1144).
Есть и еще один повод не спешить избавиться от лишних бумаг. Хотя Налоговый кодекс не требует хранить все документы, тем не менее за их непредставление по запросу инспектора предусматривает штраф (п. 1 ст. 126). Опрометчивые организации будут наказаны 50 руб. за каждый такой документ. А согласно КоАП РФ на 300—500 руб. пострадают и должностные лица (ст. 15.6 и 19.7)
Вернемся к самому кассовому аппарату. У него три режима эксплуатации: один рабочий и два контрольных. Первый, называемый «касса», — это привычное покупателю пробивание денежных сумм и выдача чеков. Одновременно, уже сугубо для внутренних нужд, заполняется контрольная лента. Два других режима позволяют получить посменные отчеты — Х и Z.
Х-отчет представляет собой показания суммирующего счетчика, выводимые без обнуления на отдельный чек. Снимается при проверках, санкционированных руководством, либо при очередной сдаче выручки в кассу организации или старшему кассиру. Х-отчет можно сформировать в любое время по секциям, сменам или по кассе в целом.
В конце смены при сдаче оставшейся части выручки счетчик обнуляют. Его последнее состояние, которое и является Z-отчетом, регистрируется в фискальной памяти и на чеке. Отчет содержит показания секционных и контрольных регистров на начало и конец дня, сумму дневной выручки, а также суммы и число чеков возврата, суммы скидок и число аннулированных чеков.
Что делать дальше с Х- и Z-отчетами, законодательством не оговорено, но совершенно очевидно, что их следует сохранять. Х-отчет, фиксирующий часть дневной выручки, рекомендуется прикладывать к приходному ордеру, а Z-отчет как итоговый документ по смене — наклеивать в журнал кассира-операциониста.
Мы упомянули еще о контрольной ленте. Это чековый дубликат. Когда заканчивается чековая лента, контрольную вынимают и, проверив, есть ли на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных регистров, дата и время последней записи, подписывают и помещают на хранение.

Документы, оформляемые при использовании ККТ

При работе с кассовым аппаратом заполняют следующие унифицированные формы.
Унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132
  1. № КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины» (два экземпляра).
    Это документ, куда записывают показания денежных и контрольных счетчиков до и после обнуления. Оформляется при вводе в эксплуатацию нового кассового аппарата и в некоторых других случаях комиссией, состоящей из главного или старшего бухгалтера, старшего кассира и кассира-операциониста, в присутствии представителя технического центра и налогового инспектора. Первый экземпляр отправляют в технический центр, второй остается у владельца.
  2. № КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию» (один экземпляр).
    Составляют при сдаче аппарата в ремонт или другой организации. Заверяется руководителем, старшим кассиром, кассиром, налоговым инспектором и специалистом центра техобслуживания.
  3. № КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам» (один экземпляр).
    Заполняют при возврате денежных средств. Визируется руководителем организации, заведующим отделом (секцией), старшим кассиром и кассиром-операционистом.
  4. № КМ-4 «Журнал кассира-операциониста».
    Контрольно-регистрационный документ показаний счетчиков. Применяется для учета приходных и расходных операций.
  5. № КМ-5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста».
    Заменяет журнал кассира-операциониста в магазинах и на предприятиях общественного питания, где чеки пробивают сами продавцы или официанты.
  6. № КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста» (один экземпляр).
    Содержит показания счетчиков кассового аппарата и размер выручки за рабочий день. Составляется ежедневно и вместе с выручкой сдается по приходному ордеру старшему (главному) кассиру или руководителю организации. Справку подписывают руководитель (или лицо, его заменяющее), старший кассир и кассир-операционист.
  7. № КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации» (один экземпляр).
    Сводный отчет за рабочий день. Формируется на основе справок кассиров-операционистов. Заверяется теми же лицами.
  8. № КМ-8 «Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ».
    Заполняется специалистами центра техобслуживания. Хранится у руководителя организации или его заместителя.
  9. № КМ-9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».
    Для записи результатов незапланированной проверки. Если ее проводит налоговый инспектор, акт составляется в трех экземплярах, если администрация фирмы — в двух.
    На формах № КМ-3 и КМ-4 остановимся подробнее.

Возврат денежных средств

Если покупателям возвращают деньги или чеки пробиты по ошибке, заполняется акт по форме № КМ-3 с указанием номера и суммы чека. Как мы уже говорили, акт подписывают руководитель организации, заведующий отделом (секцией), старший кассир и кассир-операционист.
Неиспользованные чеки, на которых обязательно должны стоять подпись генерального директора и штамп «Погашено», наклеивают на лист бумаги, а в строке акта «Приложение» указывают их количество. Акт и чеки хранятся в бухгалтерии вместе с документами, накопленными за смену. Дневная выручка, отраженная в Z-отчете, корректируется на сумму возврата.
Обратите внимание: ни при возврате, ни при ошибке кассира сторнирующий чек не пробивается.
А что делать, если покупатель не представил чек? Такой случай нормативно не урегулирован, нет на этот счет и разъяснений Минфина. Попробуем обратиться к арбитражной практике.
Судьи склоняются к тому, что отсутствие чека не говорит о неоприходованной выручке, а означает лишь неверно оформленный возврат (конечно, если форма № КМ-3 и журнал кассира-операциониста заполнены). Поэтому привлекать предпринимателей и руководителей организаций к административной ответственности считают неправомерным.
См. постановления ФАС СЗО от 07.09.2004 № А56-14926/04 и от 29.09.2004 № А52/1052/2004/2
Итак, акт и запись в журнале обязательны. Возможно, у покупателя найдутся какие-нибудь документы (товарный чек, гарантийный талон, накладная), которые надо будет приложить к акту. Нелишне подстраховаться товарным отчетом, заверенным кассиром, продавцом, руководителем и главным бухгалтером. Из отчета станет ясно, что завышение выручки не подтверждается продажей. Можно провести инвентаризацию и сличить отчетные данные с фактическими остатками продукции. Пригодится и записка кассира, объясняющая причину расхождения.
Такие подробности неслучайны. Для налоговиков излишки выручки — всегда злой умысел, и чтобы убедить их в своей невиновности, советуем подготовить больше доказательств. Если все же ваш случай посчитали неоформленным возвратом, последуют штрафные санкции в соответствии со статьей 15.1 КоАП РФ.

Пример 1

ООО «Звездное небо», применяющее УСН, реализует мягкую мебель. 25 октября был продан диван за 15 000 руб., но в тот же день (до снятия Z-отчета) покупатель его вернул из-за брака, предъявив кассовый чек. Дневная выручка фирмы составила 73 000 руб. Как оформить возврат?
Об учете подобных операций читайте в статье «Чем “грозит” возврат товаров продавцу и покупателю» // Упрощенка, 2006, № 4
В конце рабочего дня приказом директора организации должна быть назначена комиссия из главного бухгалтера, старшего кассира и кассира-операциониста. Комиссия составит акт по форме № КМ-3 и вместе с погашенным кассовым чеком на сумму 15 000 руб., наклеенным на лист бумаги, передаст в бухгалтерию.
Дневную выручку нужно уменьшить на 15 000 руб. — она станет равной 58 000 руб. (73 000 руб. – 15 000 руб.). А эти 15 000 руб. следует отразить 25 октября в графе 15 журнала кассира-операциониста и в справке-отчете.
Небольшое замечание. Так как деньги были возвращены в день продажи, в Книге учета доходов и расходов отражать их не обязательно, а можно сразу записать фактические доходы от реализации — 58 000 руб.
Подчеркнем, что если покупатель возвращает товар не в день продажи или же без кассового чека, то деньги следует выдавать только из главной кассы организации (об этом сказано в письме УФНС России по г. Москве от 02.11.2005 № 22-12/80195).

На заметку

Не забудьте о лимите!

Расчеты наличными деньгами допускаются только в пределах 60 000 руб. на одну сделку (Указание ЦБ РФ от 14.11.2001 № 1050-У). До недавнего времени ограничение относилось только к юридическим лицам, теперь же распространяется и на индивидуальных предпринимателей (Указание ЦБ РФ от 17.07.2006 № 08-17/2540)

Движение денежных средств через кассу

Ежедневно в своем журнале (форма № КМ-4) кассир-операционист фиксирует выручку на начало и конец смены, а также суммы, оплаченные по кредитным картам или возвращенные покупателям. Любое исправление должно быть прокомментировано и заверено не только самим кассиром, но и руководителем и главным бухгалтером.
Журнал, представляющий собой прошитые и пронумерованные страницы, сначала регистрируется в налоговой инспекции. На последнем листе должны стоять подписи инспектора, руководителя, главного бухгалтера и печать организации.

Пример 2

К условиям предыдущего примера добавим показания денежного счетчика. Они следующие:
  • начало смены — 185 320 руб.;
  • конец смены — 258 320 руб.
Заполним журнал кассира-операциониста.
Сумма дневной выручки составила 73 000 руб. (258 320 руб. – 185 320 руб.). Заполненный журнал.
А как быть, если оплата производится по кредитной карте? Деньги хотя и не поступают в кассу, все равно через нее проводятся, и из-за этого Z-отчет не соответствует фактической наличности. Для таких случаев предусмотрены графа 12 — для количества операций по кредитным картам и графа 13 — для стоимости покупок.

Пример 3

ООО «Пион», применяющее УСН, торгует цветами. 19 октября покупатель, приобретая 5 букетов цветов на сумму 6400 руб., расплатился по кредитной карте. Показания денежного счетчика в этот день:
  • начало смены — 95 460 руб.;
  • конец смены — 115 000 руб.
Заполним журнал кассира-операциониста.
В графу 10 запишем дневную выручку 19 540 руб. (115 000 руб. – 95 460 руб.). Деньги, сданные в кассу организации, — 13 140 руб. (19 540 руб. – 6400 руб.) — отразим в графе 11, а уплаченные покупателем по кредитной карте 6400 руб. — в графе 13. Готовый документ.
Заодно зафиксируем 19 октября 2006 года полную сумму выручки 19 540 руб. в Книге учета доходов и расходов.

Кассовый чек

Чек — обязательный документ при наличных расчетах, подтверждающий исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и юридическим лицом или предпринимателем. Как всякий документ, он содержит определенный набор реквизитов. Это будут наименование и ИНН организации, заводской номер кассового аппарата, порядковый номер, дата и время покупки (оказания услуг), стоимость покупки (услуги), отметка о фискальном режиме.
Чековые реквизиты перечислены в письме Минфина России от 05.01.2004 № 16-00-17/2
Учтите, со временем текст на чеке может выцвести или стать вообще неразличимым, и тогда важный документ превратится в обычный клочок бумаги. Чтобы оградить себя от подобных «сюрпризов», нужно сразу сделать копии и заверить их подписью руководителя и печатью.
Теперь поговорим о последствиях, вызванных невыдачей чека. Статьей 14.5 КоАП РФ предусмотрены штрафы: с кассиров (продавцов) — от 1500 до 2000 руб., с должностных лиц — от 3000 до 4000 руб., с организаций и предпринимателей — от 30 000 до 40 000 руб. То есть в нарушители могут попасть все.
См. письмо ФНС России от 13.06.2006 № ММ-6-06/597@
Однако ФНС России полагает, что эта статья должна распространяться только на организации и индивидуальных предпринимателей. И вот почему. Применять кассовый аппарат продавца обязывает не Закон о применении ККТ, а трудовой договор, заключенный с владельцем техники. А упомянутый закон, в свою очередь, возлагает данную обязанность на организации и индивидуальных предпринимателей. Да и к ответственности за отсутствие кассового аппарата привлекается именно организация (предприниматель), а не продавец. И тем не менее налоговики все же напоминают, что на основании главы 39 ТК РФ работодатель вправе впоследствии потребовать возмещения штрафов с продавца.

Совмещение режимов налогообложения

Фирмы, совмещающие «упрощенку» с уплатой ЕНВД, должны вести раздельный учет (п. 8 ст. 346.18 НК РФ). А как его организовать по доходам, работая с наличностью? Выход простой — пробивать чеки по разным секциям или использовать два кассовых аппарата для разных режимов налогообложения, указав выбранный способ в документе об учетной политике. На основании показаний кассовой техники (если у организации один кассовый аппарат, это будут Х-отчеты и отчеты кассира-операциониста) бухгалтер заполняет ежемесячную бухгалтерскую справку или регистр аналитического учета товаров.

Пример 4

ООО «Ласточка» занимается оптовой и розничной торговлей. По первому виду деятельности применяет УСН, по второму — уплачивает ЕНВД. Раздельный учет введен приказом руководителя и отражен в документе об учетной политике.
Рис. 4. Приказ о раздельном учете на предприятии

ПРИКАЗ № 2

г. Москва «11» января 2006 г.

Об организации раздельного учета доходов

На основании Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и пункта 4 статьи 346.12 НК РФ в целях раздельного учета доходов

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. При оптовой продаже товаров чеки пробивать по секции 1 кассового аппарата, при розничной — по секции 2.

2. Вести аналитический учет реализации товаров.

3. Ответственность за исполнение настоящего приказа возложить на главного бухгалтера И.Г. Лазареву.

Генеральный директор Уткин В.О. Уткин

Таблица. Фрагмент регистра аналитического учета товаров, реализованных в августе 2006 года ООО «Ласточка»

№ п/п Документ Общая сумма реализации товаров В том числе
от оптовой торговли (УСН) от розничной торговли (ЕНВД)
1 Отчет кассира-операциониста от 01.08.2006 15 700 6200 (15 700 – 9500) 9500
2 Отчет кассира-операциониста от 02.08.2006 11 300 7200 (11 300 – 4100) 4100
Итого
На предприятии имеется один кассовый аппарат. По отчетам кассира-операциониста выручка составила:
  1. на 1 августа 2006 года — 15 700 руб., в том числе от розничной торговли — 9500 руб.;
  2. на 2 августа — 11 300 руб., в том числе от розничной торговли — 4100 руб.
Покажем, как выглядят приказ о раздельном учете на предприятии и регистр аналитического учета.
Приказ (см. рис. 4) составляется в начале года или в начале совмещения двух режимов налогообложения. В нем необходимо указать ответственного за выполнение работника. В небольших организациях это, как правило, главный бухгалтер.
Регистр аналитического учета реализации товаров составляется в произвольной форме, главное — отразить суммы доходов, облагаемые в соответствии с различными режимами (см. таблицу).

А нельзя ли все-таки обойтись без ККТ?

Фирмам, у которых наличные расчеты редки, нецелесообразно заводить кассовый аппарат и проходить долгую процедуру регистрации. А есть ли другие варианты?
Прежде всего можно воспользоваться банковскими переводами. Если же покупатель не имеет своего счета, ему можно предложить расплатиться векселем, который он приобретет, например, в банке. Предъявив вексель, продавец получит деньги за свой товар, и даже если банк выдаст их наличными, а не отправит на расчетный счет, чек уже не понадобится.
Согласно пункту 3 статьи 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ при продаже ценных бумаг ККТ не используется
Покупку можно оплатить и в банке, принимающем наличные платежи от физических лиц, по обычной квитанции. Как видим, в такой сделке наличные фигурируют лишь у покупателя. Для продавца эта операция будет безналичной.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подпишитесь на популярные статьи

Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Вы сверили взносы?

  • Да, с инспекцией 11.43%
  • Да, с фондом 30%
  • Да, с инспекцией и фондом 10%
  • Нет, сверку еще не проводили 48.57%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

«Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь!

Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль