Что платить сотруднику, постоянно разъезжающему на общественном транспорте по рабочим делам

191
Если у вас «упрощенка» с объектом доходы У вас также могут быть сотрудники с разъездным характером работы. Если это так, материал будет вам полезен.

Сотрудники, которые по долгу службы постоянно находятся в разъездах, есть во многих компаниях. Например, с поездками связана работа курьеров и менеджеров по продажам. Часто при этом им приходится пользоваться общественным транспортом. А расходы на проезд, как следует из статьи 168.1 ТК РФ, в этом случае должны нести вы, работодатель. Какими именно способами можно и целесообразно оплачивать проезд, мы расскажем в данной статье. А вы сможете выбрать тот вариант, который наиболее удобен для вас.

Забегая вперед, скажем, что коснемся мы и случаев, когда работа сотрудника не носит разъездного характера. А поездки совершаются от случая к случаю. При этом вы также оплачиваете возникающие расходы на проезд.

Вариант № 1 Работнику компенсируется фактическая стоимость проездных билетов

В данном случае вы возмещаете сотруднику его расходы на проезд, которые он должен подтвердить документально. Для этого по окончании определенного периода (это может быть неделя или месяц — на ваше усмотрение) сотрудник представляет в бухгалтерию авансовый отчет и прилагает к нему проездные билеты либо другие документы на проезд (квитанции, чеки).

В день, когда вы проверите отчет и его утвердит директор, понесенные сотрудником затраты отнесите на расходы проводкой:

ДЕБЕТ 20 (44, 08) КРЕДИТ 71

— учтена в составе расходов компенсация сотруднику расходов на проезд в размере фактической стоимости понесенных им затрат.

А саму выплату денег отразите проводкой:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 (51)

— выплачена компенсация расходов на проезд.

Обратите внимание: компенсацию вы можете платить авансом. Тогда проводка по выдаче денег появится у вас в начале месяца. А можете выдавать компенсацию постфактум, в этом случае сотрудник вначале будет покупать билеты за свои деньги, а после подачи и утверждения авансового отчета получит законную компенсацию.

Если вы сначала выдаете аванс, может случиться ситуация, что денег сотруднику не хватит. Тогда ему нужно будет возместить перерасход и отразить это проводкой:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 (51)

— возмещен работнику перерасход по авансовому отчету.

Если, наоборот, деньги у сотрудника остались, он должен их вернуть в кассу, и тогда можно будет сделать запись:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71

— возвращены неиспользованные денежные средства, выданные под отчет.

На этом, по сути, с бухгалтерским учетом все. Начислять с выплаты НДФЛ и страховые взносы не нужно. Такое освобождение прямо предусмотрено законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ, абз. «и» подп. 2 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

Суть вопроса Компенсация расходов на проезд в размере фактически понесенных затрат не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

На заметку

Возмещая фактическую стоимость проездных билетов, можно установить лимит такого возмещения

В интересах работодателя можно установить предельный размер компенсации, выплачиваемой на основании проездных билетов. Тогда, если общая стоимость проездных билетов окажется больше такого лимита, вы начислите в бухучете и выплатите сотруднику лишь предельную сумму. Остальная часть компенсирована не будет. А если реальная сумма получится меньше установленного лимита, то тогда возмещайте всю фактическую стоимость билетов. С порядком получения такой компенсации сотрудники должны быть согласны и ознакомлены под роспись.

Однако для того, чтобы подобным образом учитывать компенсацию расходов на проезд, нужно прежде соответствующим образом оформить документы. Прежде всего приказом руководителя должно быть утверждено положение о порядке оплаты расходов на проезд сотрудникам, имеющим разъездной характер работы. Перечень работ, профессий или должностей сотрудников, постоянная работа которых связана со служебными поездками, можно привести в качестве приложения к этому приказу. Далее в трудовом договоре, заключенном с сотрудником, должно быть прописано, что он имеет разъездной характер работы и возникающие при этом расходы компенсируются ему согласно указанному положению. Если сразу в договоре это не было прописано, оформите к нему дополнительное соглашение.

Еще один документ — должностная инструкция. Если она есть (а желательно, чтобы была), пропишите и в ней условие о разъездном характере работы. Этого будет достаточно, чтобы возмещать сотруднику фактически понесенные им расходы на проезд и не платить с этой компенсации каких-либо зарплатных налогов.

Что касается налогового учета при УСН, то учесть компенсацию в расходах нельзя. Так как расходы в виде возмещения затрат, связанных с разъездным характером работы, напрямую в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ не поименованы. Некоторые могут возразить, что допустимо провести компенсацию по другому основанию — как расходы на оплату труда. Ведь последние как раз поименованы в подпункте 6 пункта 1 указанной статьи. Но компенсация за разъездной характер работы не входит в систему оплаты труда. И по этой причине применять данный пункт нельзя. Такие разъяснения даны, в частности, в письме Минфина России от 16.12.2011 № 03-11-06/2/174.

Суть вопроса Компенсацию фактической стоимости проездных билетов нельзя учесть в расходах при расчете «упрощенного» налога.

Пример 1. Выдача сотруднику денег под отчет на приобретение проездных документов

В ООО «Лик», применяющем УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, работают сотрудники с разъездным характером работы. Компенсация расходов на проезд производится исходя из фактической стоимости проездных билетов.

3 июня 2013 года менеджеру по продажам Л.Д. Горшкову, имеющему разъездной характер работы, выдано под отчет 3000 руб. на приобретение проездных билетов.

В этот день бухгалтер сделал запись:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

— 3000 руб. — выдана подотчетная сумма на приобретение проездных билетов.

1 июля 2013 года Л.Д. Горшков представил в бухгалтерию авансовый отчет, к которому приложил использованный проездной документ стоимостью 2500 руб. В этот же день бухгалтер проверил отчет и утвердил его у руководителя. Также сотрудник вернул в кассу неиспользованные подотчетные средства. В учете были сделаны такие записи:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71

— 2500 руб. — учтена в составе расходов компенсация сотруднику расходов на проезд в размере фактической стоимости понесенных им затрат;

ДЕБЕТ 50 субсчет «Касса организации» КРЕДИТ 71

— 500 руб. — возвращены сотрудником неиспользованные денежные средства, выданные под отчет.

НДФЛ и страховые взносы с суммы компенсации бухгалтер, пользуясь законной льготой, исчислять не стал. Сумма расхода, отраженная в бухгалтерском учете, в налоговом учете не фиксируется, поскольку компенсация проезда не поименована в закрытом перечне пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

Вариант № 2 Сотруднику доплачивается фиксированная сумма на поездки

Сразу скажем, что при этом варианте нельзя вести речь о компенсации, поскольку расходы на проезд не будут подтверждаться проездными документами. Вы просто выплачиваете сотруднику заранее прописанную в трудовом договоре или соглашении сумму за то, что его работа связана с разъездами.

Поэтому при данном варианте, в отличие от компенсации, возникают зарплатные налоги — НДФЛ и страховые взносы. Ведь фиксированную сумму контролирующие органы расценят, скорее всего, как доплату к заработку. Зато вы сможете учесть выплату при расчете «упрощенного» налога как расходы на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Только для этого позаботьтесь, чтобы сумма была экономически обоснованной, а не «с потолка». Поэтому, устанавливая доплату, руководствуйтесь ценами на проезд, действующими в местности, где будет разъезжать ваш сотрудник, и частотой поездок. Например, можно среднюю цену билета умножить на предполагаемое количество поездок за месяц. Так вы получите нужную сумму.

Суть вопроса Если вы выдаете сотруднику фиксированную сумму для оплаты проезда, с нее придется платить зарплатные налоги.

Данный способ удобен, если при выполнении своих трудовых обязанностей сотрудник приобретает большое количество разовых билетов и в результате их набирается множество. Если он получает фиксированную доплату, все эти билеты собирать не нужно. К тому же на некоторых рейсах, например при проезде в маршрутках, достаточно проблематично бывает получить проездной билет. А при данном варианте, как видите, билетами обосновывать свои расходы не нужно. И такой проблемы попросту не будет.

Как и при оплате компенсации, фиксированную сумму вы можете выдавать сотруднику как авансом, так и по итогам месяца, то есть постфактум. Только для отражения выплаты используйте уже не счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», как в первом варианте, а счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». И в любом случае начисляйте расход в бухгалтерском учете в последний день месяца, за который сумма выплачивается, на основании бухгалтерской справки, при этом делайте такую проводку:

Полезные советы

Если сотрудники ездят на общественном транспорте от случая к случаю

Компенсация на проезд сотрудникам, чья работа не предполагает постоянные разъезды, не предусмотрена трудовым законодательством. Однако это не означает, что возмещать такие расходы своим сотрудникам вы не можете. Деньги платить можно, но их в любом случае придется облагать НДФЛ и страховыми взносами, поскольку в данном случае нельзя вести речь о компенсации, выплачиваемой на основании требований трудового законодательства.

А вот при расчете единого налога по УСН такие средства можно учесть в качестве расходов на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Только при этом обязанность оплатить проезд должна быть предусмотрена в трудовом договоре с сотрудником.

ДЕБЕТ 20 (44, 08) КРЕДИТ 73

— учтена в составе расходов фиксированная сумма, которая выплачивается сотруднику для оплаты расходов на проезд.

Саму выплату отражайте проводкой:

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50 (51)

— выдана сотруднику фиксированная сумма для оплаты расходов на проезд.

Заметьте: сумму вы выплачиваете на определенный период, допустим, месяц. Однако может так случиться, что сотрудник по факту проработает этот период не полностью. Например, заболеет. Тогда сумму выплаты нужно скорректировать пропорционально количеству отработанного сотрудником времени и только ее списать на расходы текущего месяца. А выданный уже излишек перенести на следующий месяц. Придерживаясь такого порядка, вы обоснуете расходы для налогового учета. Только пропишите все эти нюансы в соглашении с работником.

Важное обстоятельство Фиксированную сумму на проезд выплачивайте пропорционально отработанному сотрудником времени. Не начисляйте выплату за периоды отсутствия сотрудника на работе по причине отпуска или болезни.

Пример 2. Оплата расходов на проезд в фиксированной сумме

В ООО «Мечта», применяющем УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, работают сотрудники с разъездным характером работы. Оплата расходов на проезд производится в фиксированной сумме — 3500 руб. в месяц, по его итогам.

В июле 2013 года менеджер по продажам О.П. Вилкин, имеющий разъездной характер работы, находился в отпуске продолжительностью 4 рабочих дня. Остальное время он исполнял свои должностные обязанности в полном объеме.

Бухгалтер рассчитал полагающуюся работнику выплату за июль пропорционально количеству рабочих дней в этом месяце. Поскольку в июле 23 рабочих дня и из них сотрудник проработал 19 дней, сумма выплаты составила 2891,3 руб. (3500 руб. : 23 дн. × 19 дн.).

31 июля 2013 года на основании бухгалтерской справки бухгалтер сделал следующую проводку:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 73

— 2891,3 руб. — учтена в составе расходов фиксированная сумма, выплаченная сотруднику для оплаты расходов на проезд.

В последний день месяца бухгалтер ООО «Мечта» также исчислил с суммы выплаты страховые взносы, в том числе взносы на травматизм. И удержал с нее НДФЛ.

По НДФЛ была сформирована запись:

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 68

— 376 руб. (2891,3 руб. × 13%) — удержан НДФЛ с суммы выплаты.

1 августа 2013 года менеджеру О.П. Вилкину выплачено за минусом исчисленного и удержанного НДФЛ 2515,3 руб. В этот день бухгалтер сделал запись:

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 51

— 2515,3 руб. — выплачена сотруднику фиксированная сумма для оплаты расходов на проезд (за вычетом НДФЛ).

Уплаченную сумму бухгалтер отразил в Книге учета доходов и расходов, с учетом перечисленного в бюджет в тот же день НДФЛ (см. таблицу).

Таблица Фрагмент Книги учета доходов и расходов ООО «Мечта» за III квартал 2013 года
№ п/пДата и номер первичного документаСодержание операцииДоходы, учитываемые при исчислении налоговой базыРасходы, учитываемые при исчислении налоговой базы
12345
142 Бухгалтерская справка от 31.07.2013 № 177, платежное поручение от 01.08.2013 № 1125, 1126 Учтена сумма за июль, выплаченная сотруднику для оплаты расходов на проезд (с учетом НДФЛ) 2891,3
 

Нюансы, требующие особого внимания

Компенсацию сотруднику с разъездным характером работы можно платить авансом либо постфактум. Выберите наиболее удобный для вашей ситуации вариант.

Если вы компенсируете работнику фактические расходы на проезд, данную выплату нельзя учесть в налоговом учете при УСН.

Когда выдаете сотруднику деньги под отчет на приобретение проездных билетов, используйте счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». А если выдаете на проезд фиксированную сумму без необходимости отчитаться по ней, применяйте счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Тест Если работа сотрудника не носит разъездной характер, но компания возмещает расходы такому сотруднику на проезд по рабочим делам, какие зарплатные налоги нужно уплатить с возмещения? Возмещение придется облагать НДФЛ и страховыми взносами Выплату нужно обложить только НДФЛ Поскольку такая выплата не предусмотрена нормами трудового законодательства, придется рассчитать и НДФЛ, и страховые взносы. Зато, предусмотрев выплату в трудовом договоре с сотрудником, можно отнести ее на затраты при УСН в качестве расходов на оплату труда.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подпишитесь на популярные статьи

Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Какие изменения 2017 года вы оцениваете положительно?

  • передача взносов в ФНС 15.99%
  • рост лимитов по УСН 51.06%
  • новая Книга учета 7.51%
  • КБК по минимальному налогу 21.77%
  • срок сдачи СЗВ-М 52.99%
  • электронные больничные 26.2%
  • электронный иск в суд 16.57%
  • кадровый учет для микропредприятий 42%
  • уплата налога за третьих лиц 50.29%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 7 351 статье, свежим новостям, консультациям экспертов, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи, новости, образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль