Узнайте, что может проверить у вас трудовая инспекция

291
Узнайте, что может проверить у вас трудовая инспекция
  На вопросы отвечает Надежда Самкова, ведущий эксперт-консультант по налогообложению, преподаватель группы компаний «ЭЛКОД»

— Надежда Александровна, проверка государственной инспекцией труда — это непростое испытание как для руководителя, так и для бухгалтера, особенно если именно он занимается кадровым учетом, как это часто бывает в небольших фирмах. Скажите, в каких случаях трудовая инспекция может посетить организацию?

— Основания для проведения проверки перечислены в Федеральном законе от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (далее — Закон № 294-ФЗ). И есть две группы оснований: для плановой проверки и для внеплановой.

— Любая организация может попасть под плановую проверку трудовой инспекции?

— Да, и это возможно в трех случаях. Первый: прошло три года со дня госрегистрации конкретного работодателя. Второй: прошло три года со дня окончания последней плановой проверки. И третий: прошло три года с начала фактического ведения работодателем предпринимательской деятельности. Для того чтобы попасть в список плановых проверок, достаточно одного основания.

Если у вас «упрощенка» с объектом доходы Трудовая инспекция вправе прийти с проверкой к любому работодателю. Поэтому вам будет полезно ознакомиться с данным материалом.

— А что является поводом для внеплановой проверки?

— Например, поступившее в Роструд заявление сотрудника о нарушении работодателем его трудовых прав либо запрос сотрудника о проведении проверки условий и охраны труда на его рабочем месте. Также поводом для внеплановой проверки может быть обращение или информация о фактах нарушения работодателем обязательных требований трудового законодательства, в том числе требований охраны труда, повлекших возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью сотрудников.

На заметку Узнать о том, будет ли у вас проведена плановая проверка, можно на сайте Генеральной прокуратуры РФ http://www.genproc.gov.ru/ в разделе «Сводный план проверок субъектов предпринимательства на 2013 год».

— Может ли работодатель узнать у проверяющего, например, о том, кто именно из работников на него пожаловался?

— По закону анонимные обращения трудовая инспекция не рассматривает, поэтому работник должен указать в жалобе свои ФИО, адрес и номер телефона. Если обратившийся настаивает на конфиденциальности, инспекторы обязаны сохранить его имя в тайне (ст. 358 ТК РФ). В этом случае работнику следует сделать соответствующую запись в заявлении. Если такой пометки не будет, его имя может быть раскрыто. Но, вообще, проверку инспекторы должны проводить так, чтобы в организации не смогли догадаться, по чьей жалобе проводится ревизия.

— Скажите, какими полномочиями обладает инспектор труда при проверке?

— Полный перечень его полномочий приведен в пункте 13 Положения о надзоре за соблюдением трудового законодательства… утвержденного постановлением Правительства РФ от 01.09.2012 № 875. Сноска

— Можно ли заранее узнать о том, что в компании или у предпринимателя будет проведена проверка?

— Да, о плановых проверках можно узнать на официальном сайте Генеральной прокуратуры РФ http://www.genproc.gov.ru/ в разделе «Сводный план проверок субъектов предпринимательства на 2013 год». Дело в том, что согласно пункту 7 статьи 9 Закона № 294-ФЗ Генпрокуратура обязана формировать ежегодный сводный план проведения плановых проверок и размещать его на своем сайте до 31 декабря текущего календарного года. Однако обращаю внимание читателей, что речь идет только о плановых проверках (п. 2 ст. 10 Закона № 294-ФЗ).

Сноска Перечень полномочий, которыми обладает инспектор труда в рамках контрольных мероприятий приведен во врезке на с. 12

Какие документы интересуют трудовую инспекцию

— Теперь давайте перейдем непосредственно к процедуре проверки. Какие документы инспектор может запросить?

— Инспектор посмотрит содержание ключевых документов, которые обязательно должны быть у работодателя. В первую очередь это трудовые договоры, трудовые книжки и график отпусков. Проверяющим нужно представить как оригиналы самих документов, так и подтверждение, что сотрудник с ними ознакомлен. Сноска

— Если у фирмы нет документа, который затребовала инспекция. Что предпринять, чтобы избежать штрафа?

— Инспектор труда обязан уведомить работодателя о проведении внеплановой проверки не позднее чем за 24 часа до ее начала. Однако допускаются проверки и без уведомлений (ст. 360 ТК РФ). Поэтому, если время есть, нужно быстро оформить те документы, которых нет в наличии.

— В организациях, применяющих УСН, кадровым учетом зачастую занимается сам бухгалтер. Подскажите, какие документы ему важно не забывать оформлять?

— Часто в небольших компаниях отсутствуют локальные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных работников и т. д.). А это является нарушением. Такие документы должны быть утверждены, даже если в организации по найму работает всего один человек.

Памятка Трудовая инспекция проверяет все документы по кадровой работе и документы, связанные с охраной труда.

Еще многие не уделяют должного внимания соблюдению требований законодательства по охране труда. Так, часто у работодателей отсутствуют журналы регистрации инструктажа по охране труда, инструкции об охране труда. Иногда забывают провести аттестацию рабочих мест и не обеспечивают работников средствами индивидуальной защиты, если они необходимы.

Сноска Список документов, которые может проверить трудовая инспекция, является открытым. Примерный их перечень приведен в таблице на с. 12.

Какие нарушения возможны при оформлении трудовых договоров

— Давайте поговорим о наиболее характерных нарушениях в кадровом учете и начнем с трудовых договоров.

— Самые распространенные нарушения, которые выявляют при проверках инспекторы в компаниях, — это отсутствие трудовых договоров в письменной форме или неправильное их оформление.

— Что именно работодатели оформляют неверно?

— Нарушением является ситуация, когда в тексте трудового договора не указан размер заработной платы (ст. 57 ТК РФ). Ссылка на штатное расписание без указания конкретного размера заработной платы также признается нарушением трудового законодательства. Еще одна ошибка — это отсутствие подписи работника о получении его экземпляра трудового договора. Такая подпись должна стоять на экземпляре договора, принадлежащем работодателю (ст. 67 ТК РФ).

Где можно ошибиться, оформляя график отпусков

— Вы сказали, что на график отпусков проверяющие также обращают пристальное внимание. Что делать, если у компании нет этого документа?

— Если работодатель заранее знает о проведении проверки, то он может составить график отпусков до ее начала. При этом утвердить его нужно приказом руководителя от декабря прошлого года. Дело в том, что график отпусков должен утверждаться за две недели до наступления календарного года. Такие правила прописаны в статье 123 Трудового кодекса РФ. Однако в действительности редко кто соблюдает этот срок. Поэтому можно сделать график отпусков летом, а утвердить его серединой декабря прошлого года.

— Другая ситуация. Некоторым работникам, например лицам до 18 лет, нужно предоставлять отпуск в любое время по первому требованию (ст. 267 ТК РФ). Нужно ли составлять графики отпусков на таких сотрудников?

На заметку Если вы не составили график отпусков на 2013 год, то сделайте его сейчас, утвердив его приказом руководителя от декабря 2012 года.

— Конечно, в график отпусков следует включать всех сотрудников, в том числе и тех, кто имеет право получать отпуск в удобное для них время. Если, указав конкретную дату начала отдыха, сотрудник потом захочет ее изменить, ему достаточно будет заблаговременно подать заявление. Отказать в изменении даты начала отпуска работодатель не вправе.

— О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала?

— Все верно. Об этом говорится в статье 123 ТК РФ. И у работодателя должно быть подтверждение этого извещения. Однако, как правило, такого документа у него нет. А это является нарушением. Еще нередко работодатели нарушают сроки выплаты отпускных. Напомню, что оплата отпуска должна производиться не позднее чем за три календарных дня до его начала (ст. 136 ТК РФ).

— Инспекторов может заинтересовать, как работники делят свой отпуск на части?

— Да, ежегодный основной отпуск должен быть не меньше, чем установлено законом, — 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). А если по заявлению работника он делится, то хотя бы одна его часть не должна быть меньше 14 дней (ст. 125 ТК РФ). Поэтому, предоставляя работникам отпуск частями, проверяйте, чтобы хотя бы одна из частей была не меньше 14 календарных дней.

Когда инспекторов интересует размер заработной платы

— А размер зарплаты может быть предметом проверки?

Важное обстоятельство Сумма заработной платы должна быть прописана в трудовом договоре.

— Да. Согласно статье 133 ТК РФ зарплата, начисляемая за отработанный месяц, не может быть ниже федерального МРОТ. С 1 января 2013 года он равен 5205 руб. Если же в регионе заключено и опубликовано соглашение о региональном МРОТ, который выше федерального, то выплата зарплаты ниже регионального МРОТ будет нарушением. Это следует из статьи 133.1 ТК РФ. То есть в любом случае 5205 руб. — это минимум.

— Размер заработка должен быть указан в рублях?

— Конечно, в трудовом договоре нельзя прописывать сумму заработной платы в иностранной валюте.

— Сколько раз в месяц сотрудник должен получать заработную плату?

— Выплачивать зарплату нужно не реже чем раз в полмесяца (ст. 136 ТК РФ). При этом заявление работника о согласии получать оклад один раз в месяц не освобождает работодателя от ответственности (письмо Роструда от 01.03.2007 № 472-6-0).

Почему нужно выписывать расчетные листки

— Можно ли обойтись без расчетного листка?

— Нельзя. При выплате зарплаты работодатель обязан в письменной форме извещать работника о составных частях его заработной платы, о размерах и об основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате (ст. 136 ТК РФ). Поэтому расчетные листки должны выдаваться при каждой выплате зарплаты (письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1). Если этого не делать, компании грозит штраф по статье 5.27 КоАП РФ (постановление Верховного суда РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3).

— А если зарплата перечисляется на банковские карточки, все равно нужно выдавать расчетные листки?

— Даже если зарплата работникам перечисляется на пластиковые банковские карты, работодатель обязан выдавать им расчетные листки с информацией о начислениях и удержаниях.

— Учитывая, что зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, расчетный листок также нужно выдавать работнику дважды в месяц?

— Да, однако на практике при определенных обстоятельствах допускается выдача расчетных листков один раз в месяц, если они выдаются в бумажной форме (см., например, письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1). Расчетный листок выдают работнику либо в момент выдачи зарплаты (при выплате наличными), либо он должен быть доступным со дня выплаты зарплаты в случае перечисления ее на банковскую карту работника.

— Проводя проверку, контролеры могут поинтересоваться у работников, выдают ли им расчетные листки. Кто-то скажет, что выдают, а кто-то и не вспомнит. Что предпринять, чтобы потом не объясняться с проверяющими?

— Для начала я рекомендовала бы в день выдачи зарплаты повесить объявление либо сделать рассылку по электронной почте о том, что, если кому-то из работников нужны расчетные листки, нужно обращаться в бухгалтерию. Далее зафиксировать выдачу листков.

Памятка Даже перечисляя зарплату на карточку, нужно выдавать расчетный листок работнику.

Это можно сделать с помощью журнала регистрации их выдачи, в котором работник будет подтверждать своей подписью, что получил листок. А можно составить список работников, которые при получении заработной платы будут расписываться в нем. Правда, Трудовой кодекс не предписывает вручать работникам расчетные листки под роспись, поэтому введение какой-либо формы регистрации получения листков остается на усмотрение работодателя.

По каким правилам оформлять трудовые книжки

— Трудовые книжки также относятся к документам, которые может проверить трудовая инспекция. Какие здесь есть нюансы?

Для справки Оформляя за счет организации трудовую книжку на работника, не имеющего стажа, нужно из его зарплаты удержать НДФЛ со стоимости книжки (письмо Минфина России от 27.11.2008 № 0307-11/367).

— Работодатель обязан оформить трудовую книжку на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда данная работа для последнего является основной. Это требование статьи 66 Трудового кодекса РФ. Поэтому на всех работников у работодателя должны быть оформлены трудовые книжки. Со всеми записями в этом документе они должны быть ознакомлены. Для этого под приказами, послужившими основанием для соответствующей записи (например, о приеме на работу, назначении на новую должность), работник должен расписаться.

— Где хранятся трудовые книжки?

— Сами книжки хранятся в сейфе или несгораемом шкафу. Трудовую книжку нельзя выдавать работнику, при необходимости ему делают заверенную копию.

На что обратить внимание, принимая на работу иностранных граждан

— Надежда Александровна, на что обратить внимание работодателям, нанимающим иностранцев?

Памятка Чтобы не было проблем с трудовой инспекцией, с иностранцем нужно заключать трудовой договор на неопределенный срок.

— Частая ошибка, когда при приеме на работу иностранца с ним заключают срочный трудовой договор, который действует в течение срока разрешения на работу иностранца. Напомню, что заключить срочный договор можно только при определенных обстоятельствах (ст. 58 и 59 ТК РФ). И срок разрешения на работу иностранного работника не является таким обстоятельством. Поэтому проверяющие считают, что действия работодателя, заключившего с иностранцем срочный договор до истечения у него разрешения на работу, неправомерны. И привлекают организации к административной ответственности. Таким образом, принимая на работу иностранных граждан, при прочих равных условиях лучше заключать с ними обычные трудовые договоры на неопределенный срок.

— А какие-то еще ошибки есть в отношении иностранцев?

— Очень часто на таких работников не заводят трудовые книжки. Как я упомянула, сотруднику, с которым заключен трудовой договор и который проработал в организации свыше пяти дней, нужно оформить трудовую книжку. Это в полной мере распространяется и на иностранных работников.

На какую сумму инспектор труда может оштрафовать

— Если так случилось, что у работодателя все же выявлены нарушения в кадровом учете. Какая ответственность его ожидает?

На заметку Оплата штрафа не освобождает работодателя от устранения выявленных недостатков.

— Вначале инспектор выдает предписание об устранении нарушений (ст. 357 ТК РФ). Если нарушение не устранено, возможна административная ответственность в виде приостановления деятельности на срок до 90 суток либо штраф для должностных лиц и предпринимателей от 1000 до 5000 руб., а для организаций от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Правда, избежать штрафа по данному основанию можно в том случае, если это правонарушение будет выявлено инспекторами спустя два месяца с момента его совершения (ст. 4.5 КоАП РФ). Кроме того, результаты проверки трудовой инспекции можно обжаловать (ст. 20 Закона № 294-ФЗ).

— А кто понимается под должностными лицами?

— Руководители государственных или коммерческих структур.

— Понятно, значит, штраф платит руководитель, предприниматель или сама компания.

Памятка Нарушая законодательство о труде и об охране труда, работодателям грозит штраф — для руководителей от 1000 до 5000 руб., а для фирм — от 30 000 до 50 000 руб.

— Не только. На основании локальных актов организации на отдельных работников, например на начальника отдела кадров, главного бухгалтера, могут возлагаться организационно-распорядительные функции. Тогда ответственность будут нести эти лица. Рядового же работника оштрафовать в административном порядке нельзя.

— Спасибо за рекомендации для наших читателей!

Беседовала Виктория Барковец,
эксперт журнала «Упрощенка»

Таблица Перечень документов, которые может затребовать трудовая инспекция для проверки
№п/п Наименование документа
1 Трудовой и коллективный договоры
2 Трудовые книжки
3 Книги по учету и движению трудовых книжек
4 Личные карточки работников
5 Штатное расписание
6 График отпусков и извещение о начале отпуска
7 Табель учета рабочего времени
8 Расчетный лист
9 Локальные акты. К обязательным локальным актам относятся правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ) и инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ)
10 Документы по охране труда
11 Приказы (распоряжения) работодателя
12 Документы на оплату труда (платежные ведомости, лицевые счета работников и др.)

На заметку

Какими правами наделены инспекторы труда

В пункте 13 Положения о надзоре за соблюдением трудового законодательства, утвержденного постановлением Правительства РФ от 01.09.2012 № 875, и статьях 356 и 357 ТК РФ содержится полный перечень полномочий, которыми обладает инспектор в рамках контрольных мероприятий. В частности, он вправе:

1) беспрепятственно в любое время суток при наличии удостоверений установленного образца посещать работодателей в целях проведения проверки;

2) запрашивать у работодателей и безвозмездно получать от них необходимые документы, объяснения, информацию;

3) предъявлять работодателям и их представителям обязательные для исполнения предписания об устранении нарушений обязательных требований в сфере труда;

4) направлять в суды требования о ликвидации юридических лиц или прекращении деятельности их структурных подразделений (при наличии заключений государственной экспертизы условий труда);

5) отстранять от работы лиц, не прошедших соответствующее обучение и инструктаж по технике безопасности;

6) привлекать к административной ответственности лиц, виновных в нарушении трудового законодательства.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подпишитесь на популярные статьи

Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Вы сверили взносы?

  • Да, с инспекцией 11.25%
  • Да, с фондом 30%
  • Да, с инспекцией и фондом 10%
  • Нет, сверку еще не проводили 48.75%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

«Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь!

Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль