Пять вопросов о суммированном учете рабочего времени

945

Многие бухгалтеры не жалуют суммированный учет рабочего времени. И напрасно, иногда он просто необходим. Прежде всего в отношении работников, которым установлен особый трудовой режим, в результате чего продолжительность рабочего времени у них регулярно превышает стандартную недельную норму в 40 часов (ст. 91 ТК РФ). То есть возникает переработка.

Если у вас «упрощенка» с объектом доходы Статья будет интересна всем «упрощенцам», работа у которых может превышать нормальную продолжительность рабочего времени за неделю.

А как известно, сверхурочная работа по инициативе администрации разрешена лишь в крайних случаях. Да и оформляется она особым образом. При этом первые два часа переработки нужно оплачивать в полуторном размере, а последующие — в двойном. Как видим, это не самый удачный вариант для работодателя. Но этих сложностей можно избежать, если вести суммированный учет рабочего времени. Обо всех его нюансах мы и расскажем в данной статье.

Вопрос № 1 Когда суммированный учет необходим, а когда желателен

В силу особенностей производства работодатель для некоторых сотрудников (продавцов, охранников, грузчиков, водителей, операторов и т. д.) может установить посменный или посуточный режим работы. При таком графике отработанные часы за неделю, скорее всего, будут отличаться от стандартных 40 часов. Например, при режиме работы «сутки через трое» за одну неделю может быть отработано 48 часов (двое суток), а за другую — всего 24 часа (одни сутки). В результате работник сначала переработает, а затем, наоборот, недоберет норму часов.

Чтобы избежать постоянных часовых отклонений то в одну, то в другую сторону, Трудовой кодекс разрешает в подобных случаях установить суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ). Тогда вы сможете количество рабочих часов определять не для одного дня или недели, а для некоего учетного периода (месяца, квартала, максимум года). Подобный учет позволяет избежать проблем с оформлением сверхурочной работы.

Памятка Суммированный учет рабочего времени обязателен только при вахтовом методе. В иных случаях он устанавливается по желанию работодателя.

Обратите внимание, что при вахтовом методе обязанность вести учет рабочего времени суммировано установлена законом (ст. 300 ТК РФ). Напомним, вахтовые работники трудятся на удаленном производственном объекте, который находится вне места постоянного проживания, из-за чего не могут ежедневно возвращаться домой. А вот во всех иных случаях — при гибком рабочем времени, сменном или посуточном режиме — работодатель сам решает, нужно ли устанавливать суммированный учет.

Вопрос № 2 Какие документы нужно оформить, чтобы ввести суммированный учет

Итак, вы решили установить суммированный учет рабочего времени по организации в целом или для отдельных работников. Такое решение нужно обязательно отразить во внутренних документах организации.

Прежде всего потребуется внести изменения в правила внутреннего трудового распорядка. Именно в этом документе прописывают режим работы и время отдыха. В большинстве случаев изначально суммированный учет в этих документах не упоминается, а значит, в них потребуется внести корректировки (образец на рис. 1). Обратите внимание: в правилах не обязательно прописывать все нюансы суммированного учета. Достаточно указать, каким документом он вводится в организации.

Рисунок 1 Извлечение из правил внутреннего трудового распорядка о суммированном учете рабочего времени

Пять вопросов о суммированном учете рабочего времени

Для справки В правилах внутреннего трудового распорядка не обязательно раскрывать подробности ведения суммированного учета. Достаточно указать, каким документом он устанавливается.

Непосредственный переход на суммированный учет рабочего времени оформляется приказом руководителя. В нем нужно указать перечень работников, в отношении которых вводится такой учет, каким образом оплачивается их труд, продолжительность учетного периода, а также установить, кто именно должен разработать график работы. После того как приказ будет издан, ознакомьте с ним под роспись всех работников, которых он касается. Образец такого приказа мы привели на рис. 2.

Следующим шагом будет разработка графика сменности. В нем вы должны для каждого сотрудника, в отношении которого вводится суммированный учет, определить время начала и окончания работы, продолжительность смены, время междусменного отдыха. Обычно на каждый учетный период составляется свой график. Однако если его содержание не меняется, можно на все учетные периоды утвердить единый график сменности.

Рисунок 2 Образец приказа об установлении суммированного учета рабочего времени

Пять вопросов о суммированном учете рабочего времени

График сменности утверждается приказом руководителя и доводится до сведения сотрудников не позднее чем за месяц до введения его в действие (ст. 103 ТК РФ). Например, с графиком на октябрь работники должны быть ознакомлены до наступления сентября.

Составляя график, обратите внимание на то, что количество распределенных часов работы не может превышать норму рабочих часов за учетный период. При этом еженедельный непрерывный отдых каждого работника должен быть не менее 42 часов (ст. 110 ТК РФ), а обеденный перерыв — от получаса до двух часов (ст. 108 ТК РФ). Кроме того, помните, что запрещена работа в течение двух смен подряд (ст. 103 ТК РФ). Ну и, конечно, нельзя забывать про ежегодный отпуск в 28 календарных дней, который положен каждому работнику.

Вопрос № 3 Как выбрать учетный период и рассчитать норму рабочих часов

Продолжительность учетного периода устанавливает руководитель организации. Именно в течение этого периода фактически отработанное сотрудником время должно уложиться в норму рабочих часов. Обычно учетный период привязан к производственному циклу предприятия, изготовлению партии готовой продукции или отчетному периоду. Напомним, он может равняться месяцу, кварталу или любому другому периоду, не превышающему год.

Как же определить, какой период будет наиболее подходящим для организации? На практике обычно поступают следующим образом. Сначала составляют график сменности на какой-нибудь длительный период, например на полугодие или год. А затем смотрят, за какое количество месяцев общее число рабочих часов наиболее близко к нормативу. Выявленный период и принимают за учетный.

Совет редакции Установите такой учетный период, в течение которого фактически отработанное сотрудником время будет соответствовать норме рабочих часов.

Норму рабочих часов рассчитывают исходя из установленной для конкретной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени. Некоторые нормативы мы привели в табл. 1. Рассчитать нормативное число рабочих часов за месяц можно по формуле:

Норма рабочих часов
за месяцх
= Количество рабочих дней в месяце
по производственному календарю
× Количество рабочих
часов в день

В случае, когда учетный период состоит из нескольких месяцев, сначала определяют норму рабочих часов за каждый месяц, а затем полученные результаты складывают. Отметим, что рассчитанная вначале норма рабочих часов к концу месяца может измениться. Дело в том, что из количества рабочих дней нужно исключить дни, когда сотрудник фактически не работал (находился в отпуске, болел, проходил медицинское обследование и т. д.). Если дни отлучки изначально в расчете не были предусмотрены, норму придется пересчитать. Иначе у сотрудника может возникнуть необоснованная недоработка. Кроме того, помните, что длительность предпраздничных дней сокращается на час. Рассчитывая норму рабочих часов, этот факт также следует учесть.

Таблица 1 Нормальная продолжительность рабочего времени для некоторых категорий работников
Категория работников Норма рабочих часов в неделю Норма рабочих часов в день при пятидневной рабочей неделе
Обычные сотрудники (ст. 91 ТК РФ) 40 8
Работники младше 16 лет (ст. 92 ТК РФ) 24 4,8
Работники в возрасте от 16 до 18 лет, а также инвалиды I и II групп (ст. 92 ТК РФ) 35 7
Работники, занятые на работах с вредными и опасными условиями труда (ст. 92 ТК РФ) 36 7,2

Пример 1. Расчет нормы рабочих часов за учетный период

П.Н. Крылов работает продавцом в ООО «Пташка», применяющем УСН. В отношении него ведется суммированный учет рабочего времени. За учетный период принят квартал.

В августе 2013 года работник находился в отпуске 14 дней, в результате чего по календарю пятидневной рабочей недели он пропустил 10 рабочих дней. Кроме того, в сентябре продавец отсутствовал на работе 8 рабочих дней из-за болезни. Рассчитаем норму рабочих часов за учетный период, приходящийся на июль — сентябрь.

Общая норма рабочего времени за III квартал равна 520 часам (22 дн. × 8 ч + 23 дн. × 8 ч + 20 дн. × 8 ч). Она должна быть уменьшена на 144 часа (10 дн. × 8 ч + 8 дн. × 8 ч). Таким образом, норма рабочего времени для П.Н. Крылова за учетный период июль — сентябрь составляет 376 часов (520 ч – 144 ч).

Вопрос № 4 По каким правилам определять часовую ставку

Труд работника, которому установлен суммированный учет рабочего времени, удобнее всего оплачивать исходя из тарифной ставки, установленной за час работы. Дело в том, что время работы при разработке графика сменности, как правило, измеряется часами. Поэтому логичнее всего определить, сколько полагается работнику именно за час работы. Тогда зарплату работника вы сможете рассчитать по формуле:

Сумма, полагающаяся сотруднику
за работу в учетном периоде
= Тарифная ставка часа × Количество отработанных
часов за учетный период

Осталось дело за малым — собственно говоря, вычислить тарифную ставку часа. Конечно, проще всего единожды установить ее в твердой сумме и обозначить размер во внутреннем документе организации, например в положении об оплате труда. В этом случае размер ставки зависит от должности и квалификации работника. То есть для менеджера ставка будет одна, для продавца другая, для кассира третья и т. д.

Однако во многих организациях работникам установлены оклады. И изменить систему оплаты труда не так просто. Однако это и не нужно. Зная размер оклада, вы можете вычислить тарифную ставку часа расчетным путем. Предлагаем вам на выбор два варианта расчета. В каждом из них есть свои плюсы и минусы.

Вариант № 1: расчет часовой ставки исходя из нормы рабочих часов в месяце. Нормативное количество часов для конкретного календарного месяца вы можете взять из производственного календаря. Тарифную ставку часа в этом случае рассчитывают так:

Тарифная ставка часа = Должностной оклад (месячная
тарифная ставка)
: Нормативное количество часов
в календарном месяце

Пример 2. Расчет зарплаты из нормы рабочих часов в календарном месяце

Р.П. Свиридов работает охранником в ООО «Карапуз», применяющем УСН. В отношении него ведется суммированный учет рабочего времени. Ему установлен месячный оклад в размере 25 000 руб. По графику сменности в августе 2013 года Р.П. Свиридов отработал 180 часов, а в сентябре — 163 часа. В какой сумме ему положена зарплата за эти месяцы, если тарифная ставка часа в организации вычисляется из нормы рабочих часов в календарном месяце?

Норма рабочих часов по производственному календарю в августе составляет 184 часа, а в сентябре — 160 часов. Значит, ставка часа в августе равна 135,87 руб./ч (25 000 руб. : 184 ч), а в сентябре — 156,25 руб./ч (25 000 руб. : 160 ч). Таким образом, за август Р.П. Свиридову нужно начислить 24 456,6 руб. (135,87 руб./ч × 180 ч), а за сентябрь — 25 468,75 руб. (156,25 руб./ч × 163 ч).

Данный вариант расчета часовой ставки достаточно прост. И это, безусловно, его преимущество. Однако есть и существенный недостаток. Величина тарифной ставки зависит от нормативных рабочих часов. При этом их количество в одном месяце может значительно отличаться от количества в другом. И чем меньше рабочих часов, тем выше будет ставка. То есть работник в одном месяце отработает по нормативу меньше, а зарплату получит выше, чем в том месяце, в котором придется работать больше.

Вариант № 2: расчет часовой ставки исходя из среднемесячного количества рабочих часов за год. Тарифная ставка в этом случае вычисляется по формуле:

Тарифная ставка часа = Должностной оклад
(месячная тарифная ставка)
: Норма рабочего времени в часах
в текущем году : 12 месяцев

Норму рабочего времени в часах за год опять же можно узнать из производственного календаря.

Пример 3. Расчет часовой ставки из среднемесячной нормы рабочих часов за год

О.Е. Куликов работает кладовщиком в ООО «ПромТорг», применяющем УСН. В отношении него ведется суммированный учет рабочего времени с учетным периодом квартал. Часовая ставка в организации рассчитывается из среднемесячного количества рабочих часов за год. Кладовщику установлен месячный оклад в размере 23 000 руб. В июле 2013 года по графику сменности он отработал 170 часов, в августе — 192 часа, а в сентябре — 158 часов. В какой сумме бухгалтер должен начислить ему зарплату за учетный период?

Норма рабочего времени за 2013 год равна 1986 часов. Тарифная ставка часа составляет 138,97 руб./ч [23 000 руб. : (1986 ч : 12 мес.)]. Применяя эту ставку, бухгалтер должен начислить зарплату в следующих размерах:

— в июле — 23 624,9 руб. (138,97 руб./ч × 170 ч);

— в августе — 26 682,24 руб. (138,97 руб./ч × 192 ч);

— в сентябре — 21 957,26 руб. (138,97 руб./ч × 158 ч).

На первый взгляд расчет кажется сложнее, чем в предыдущем варианте. Однако это не так. В первом случае ставку из нормы рабочих часов в календарном месяце приходится вычислять ежемесячно. В данном же случае достаточно определить ее единожды. И она останется неизменной в течение всего календарного года. В результате чего зарплата работника будет зависеть только от количества отработанных часов.

Итак, часовую ставку для работников, в отношении которых ведется суммированный учет рабочего времени, вы можете установить в фиксированной сумме либо рассчитать ее исходя из оклада одним из предложенных способов. Какой бы вариант вы не выбрали, его нужно отразить в положении об оплате труда.

Для справки В положении об оплате труда нужно отразить выбранный вариант расчета часовой ставки для сотрудников.

Вопрос № 5 Когда при суммированном учете работнику назначается доплата

Сверхурочная работа, а также работа в ночное время, в выходные и праздничные дни оплачивается в повышенном размере. Повышающие коэффициенты мы привели в табл. 2.

Расскажем подробнее, в каких именно случаях при суммированном учете работнику полагаются доплаты.

Ситуация № 1. Работа в ночное время. Ночным считается время с 22.00 до 6.00 (ст. 96 ТК РФ). Часы, отработанные ночью, оплачиваются в повышенном размере по сравнению с работой в нормальных условиях.

Ситуация № 2. Работа в выходные дни и праздники. Праздничные дни перечислены в статье 112 ТК РФ. К ним относятся 23 февраля, 8 марта, 1 мая и т. д. Если смена работника выпала на эти дни, она должна быть оплачена не менее чем по двойной часовой тарифной ставке. Конкретные размеры повышающих коэффициентов вы должны указать во внутреннем документе организации, например в положении об оплате труда.

Таблица 2 Размеры доплат, полагающиеся при суммированном учете
Вид рабочего времени Величина повышающего коэффициента Размер оплаты за 1 час работы
Первые два часа сверхурочной работы (ст. 152 ТК РФ) 1,5 Часовая ставка × 1,5
Последующие часы сверхурочной работы (ст. 152 ТК РФ) 2 Часовая ставка × 2
Работа в выходной или праздничный день (ст. 153 ТК РФ) 2 Часовая ставка × 2
Работа в ночное время (ст. 154 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 22.07.2008 № 554) 20% Часовая ставка × 1,2

Отметим, что праздничные дни едины для всех, а вот выходные у каждого работника свои. При сменной работе выходными считаются те дни, в которые работник по графику должен отдыхать. Предположим, что по графику смены выпали на субботу и воскресенье, а выходные — на понедельник и вторник. Однако сотрудник отработал субботу, воскресенье, а также понедельник за заболевшего сменщика. В этом случае работа в субботу и воскресенье должна оплачиваться по общим правилам, то есть в одинарном размере. А вот работу в понедельник придется оплатить по двойным часовым ставкам.

Ситуация № 3. Сверхурочная работа. При суммированном учете сверхурочными являются часы, отработанные сверх нормы рабочих часов за учетный период (ст. 99 ТК РФ). Поэтому определить их вы сможете только после окончания учетного периода. Для этого воспользуйтесь формулой:

Количество сверхурочных
часов за учетный период
= Количество фактически
отработанных часов
за учетный период
Нормативное число рабочих
часов за учетный период

После того как вы определите общее число сверхурочных часов за учетный период, выделите из них два первых часа. Их нужно оплатить по полуторной часовой ставке. Такие разъяснения приведены в письме Минздравсоцразвития России от 31.08.2009 № 22-2-3363.

 

Нюансы, требующие особого внимания

Суммированный учет рабочего времени выгоден тем организациям, в которых невозможно организовать рабочий процесс так, чтобы соблюдалась ежедневная или еженедельная норма рабочего времени.

Норму рабочих часов, рассчитанную за учетный период, следует уменьшить на время, когда сотрудник отсутствовал на работе из-за болезни, отпуска или любой другой уважительной причины.

Зарплата сотрудника, учет рабочего времени которого ведется суммированно, зависит от величины тарифной ставки часа и количества отработанных часов. Часовую ставку можно определить в фиксированной сумме либо рассчитать исходя из установленного работнику оклада.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подпишитесь на популярные статьи

Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Как вы станете заполнять декларацию по УСН за 2016 год?

  • в программе 1С 56.79%
  • в Программе Главбух: учет и отчетность 1.39%
  • в программе Инфо-Предприятие 1.39%
  • в программе БухСофт 4.88%
  • в других бухгалтерских программах 20.91%
  • заполню без программы, скачав бланк на компьютер 11.85%
  • от руки заполню бумажную декларацию 2.79%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 7 351 статье, свежим новостям, консультациям экспертов, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи, новости, образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль