Пять действий, которые помогут вам открыть корпоративную карту и работать с ней

242

Владение корпоративной банковской картой позволяет человеку пользоваться деньгами организации. Это удобно, поскольку не надо носить с собой наличные. И все чаще корпоративная карта используется фирмами для выдачи денег под отчет, на представительские расходы, хозяйственные нужды и т. п. Перед бухгалтером же встает непростой вопрос: как подобные операции оформить и отразить в учете? Давайте разбираться вместе.

Если у вас «упрощенка» с объектом доходы Интерес к приобретению и использованию корпоративной карты может появиться у любой компании, значит, статья будет вам полезной.

Действие № 1 Решите вопросы, связанные с оформлением карты

Карта оформляется после того, как с банком подписан соответствующий договор. Однако прежде чем идти в банк, определитесь со следующими важными моментами.

Сколько карт нужно и на кого оформлять. Корпоративная карта может быть только именной. То есть картой имеет возможность пользоваться лишь один сотрудник фирмы. Тот, на которого эта карта оформлена. Если работник передаст карту другому, ответственным за любые злоупотребления по карте все равно будет он сам. Поэтому, если нужно, чтобы доступ к деньгам фирмы по карте имели несколько человек, для каждого оформляется индивидуальный «пластик».

К какому счету выпустить. Банк может выпустить карту к расчетному счету. Тогда держатель карты фактически будет иметь доступ ко всем средствам фирмы. Это небезопасно, если карта, допустим, оформлена на рядового сотрудника. Хотя, конечно, на карте может быть установлен лимит, но все же… Поэтому многие прибегают к другому варианту — карта оформляется к специальному карточному счету. Переводить деньги на него можно в том объеме, который нужен. Тем самым средства, которые нужно выдать под отчет, будут отделены от основных денег компании.

Есть нюансы Корпоративную карту можно выпустить к расчетному счету фирмы. Но удобнее — к специально открываемому карточному счету.

Заметьте, карту можно открыть не только к рублевому счету, но и к валютному. Например, для случаев, когда сотрудники ездят в командировку за границу и там оплачивают расходы в валюте. Хотя, правда, иметь валютный счет именно для оплаты расходов за границей нет необходимости — ведь можно всегда расплачиваться и рублевой корпоративной картой. Возникнут лишь дополнительные расходы на конвертацию (п. 2.6 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П).

За счет каких средств будет пополняться. Корпоративная карта может быть расчетной (дебетовой) или кредитной. Расчеты по дебетовой карте можно совершать, если на счете, к которому карта привязана, есть денежные средства. По кредитной карте наличие средств на счете не обязательно. Банк сам предоставит требуемую сумму. Разумеется, за плату и в пределах оговоренного лимита. А потом уже ваша компания погасит долг перед банком.

Имейте в виду, что не все банки открывают корпоративные карты разных видов. Так, например, кто-то предоставляет и кредитные, и дебетовые карты, а кто-то — только дебетовые. Поэтому этот момент лучше уточнить заранее, после чего уже обращаться в банк. Он сам определит перечень документов, которые нужно будет оформить. В любом случае от вас потребуется заявление, и в нем вы укажете тех сотрудников, на имя которых надо выпустить карты.

Важное обстоятельство Корпоративная карта оформляется на конкретного сотрудника. Для этого в банк предоставляется заявление с указанием его ФИО.

Подписывая договор, обратите внимание на условия использования карты, которые предлагает банк. Так, банки часто устанавливают лимит суммы, которую можно снять с карты в течение дня. А также комиссию за снятие наличных. Все это важно выяснить сразу, чтобы можно было планировать траты.

Отметим еще такой момент. Чтобы активировать карту, часто требуется перевести на счет определенную сумму денег, особенно если речь идет о специальном карточном счете. За счет переведенных денег оплачиваются расходы по выпуску и обслуживанию карты.

Действие № 2 Уведомите налоговиков и фонды об открытии специального карточного счета

Если у вас корпоративные карты привязаны к уже существующему расчетному счету, никого об их открытии информировать не нужно. Другое дело, когда карта выпущена с открытием специального карточного счета либо потребовалось открыть новый расчетный счет. Тогда об этом обязательно нужно уведомить налоговиков и внебюджетные фонды. Сделать это нужно в течение семи рабочих дней после открытия (подп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ, подп. 1 п. 3 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Памятка Об открытии специального карточного счета нужно уведомить налоговую инспекцию и внебюджетные фонды в течение семи рабочих дней.

Сообщение в налоговую инспекцию подайте по форме № С-09-1, приведенной в приказе ФНС России от 09.06.2011 № ММВ-7-6/362@. В ФСС РФ — по форме, утвержденной приказом ФСС РФ от 12.04.2011 № 67. А в ПФР — по форме, которую найдете на официальном сайте фонда. Для этого в строке поиска на главной странице сайта введите запрос «Сообщение об открытии счета». У вас появится ссылка, пройдя по которой сможете скачать нужный бланк.

Действие № 3 Оприходуйте карты и учтите расходы по их выпуску и обслуживанию

Итак, вы получили корпоративную карту на своего сотрудника. Или сразу несколько карт — на нескольких работников. Первое, что нужно сделать, — это учесть сами карты. Проводка будет забалансовой, поскольку карты остаются собственностью банка и вам не принадлежат. Поэтому в условной оценке, хоть по 1 руб., учтите каждую карту на счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» (п. 18 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н).

Далее отразите затраты на выпуск и обслуживание карт. Для этого потребуется такая проводка:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 51 (52, 55)

— перечислена комиссия банку за открытие и обслуживание корпоративной карты.

Причем счет 55 «Специальные счета в банках» используйте в том случае, если вам открыли специальный карточный счет, вы его пополнили и именно с него оплачиваете расходы.

Само пополнение карточного счета отражайте проводкой:

ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 51 (52, 66, 67)

— перечислены деньги на карточный счет.

Заметьте: счет 52 «Валютные счета» применяется в случаях, когда вы открыли корпоративную карту в валюте. Ну а счета расчетов по кредитам и займам (счет 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» и 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам») используются, если вы оформили кредитную карту и она пополняется изначально за счет средств банка. Все указанные проводки делайте на основании выписок по банковскому счету.

На заметку Затраты на выпуск и обслуживание корпоративных карт можно учесть при расчете единого налога по УСН, если у вас объект налогообложения — доходы минус расходы.

Суммы, отраженные в бухгалтерском учете в составе расходов на счете 91, можно отразить и в налоговом учете при УСН. Если, конечно, вы считаете единый налог с разницы между доходами и расходами. Основание — подпункт 9 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

Действие № 4 Пропишите порядок работы с корпоративными картами во внутреннем документе

Когда карты получены и учтены, вы можете выдавать их тем работникам, на которых они оформлены. Но прежде порядок выдачи и использования карт пропишите в отдельном положении и утвердите его в качестве внутреннего документа приказом руководителя. После чего ознакомьте с ним всех сотрудников под подпись. В частности, в положении целесообразно предусмотреть следующие моменты.

1. Какие расходы можно оплачивать картой. Укажите, для оплаты каких затрат предназначена карта. Это могут быть затраты, связанные с командированием работников, представительские, а также хозяйственные расходы (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П).

2. В каком порядке карты выдаются работнику. Вы можете выдать карту сотруднику один раз, и он будет пользоваться ею по мере необходимости, пока работает в вашей организации. А можете выдавать карту только на время выполнения конкретных заданий, оформленных приказом руководителя.

В любом случае заведите специальный регистр, в котором вы будете фиксировать выдачу карт и их возврат. В регистре предусмотрите следующие поля:

— номер карты и ФИО сотрудника — держателя карты;

— дата выдачи карты сотруднику;

— подпись сотрудника в получении карты;

— дата возврата карты сотрудником;

— подпись лица, ответственного за ведение регистра, при возврате карты сотрудником.

Такой контроль за движением карт необходим, чтобы исключить случаи их утери или хищения.

Совет редакции Заведите журнал или ведомость выдачи корпоративных карт сотрудникам. В документе фиксируйте выдачу карт и их возврат.

3. Как пользоваться картой. Закрепите в положении, что карта должна использоваться непосредственно сотрудником. И передавать ее третьим лицам нельзя.

Предусмотрите, что является основанием для использования карты. Например, приказ руководителя на выполнение служебного задания. В приказе целесообразно указать конкретные виды расходов и их допустимый размер.

При любом использовании карты — снятии наличных или расчетах по ней — работник должен получать документы, подтверждающие произведенные расходы, и сохранять их для отчета (чеки, счета, билеты на проезд, квитанции, накладные и т. д.).

4. Как отчитываться работникам. Об израсходованных денежных средствах сотрудник отчитывается в бухгалтерию, представив авансовый отчет и документы, подтверждающие произведенные расходы. Срок представления авансового отчета также пропишите в положении. Каких-то временных рамок для случаев безналичного расчета закон не устанавливает, поэтому можете ориентироваться на сроки, установленные при работе с наличностью. А именно: подотчетное лицо обязано отчитаться за израсходованные средства в течение трех дней после истечения срока, на который выданы деньги под отчет, или с момента выхода на работу (абз. 2 п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного Банком России от 12.10.2011 № 373-П, далее — Положение № 373-П). Отчет должен утвердить руководитель организации.

Действие № 5 Каждый факт использования карты отражайте в учете

Выдача корпоративной карты сотруднику еще не влечет за собой какую-либо запись в учете. Данную операцию вы лишь фиксируете в журнале учета корпоративных карт. А вот если сотрудник рассчитался картой или снял с нее наличные, то данное обстоятельство уже нужно отразить на счетах бухучета. Проводки при этом зависят от того, к какому счету привязана корпоративная карта. Если к расчетному, то любое расходование средств с карты отразите на основании выписки из банка следующей проводкой:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 51

— выданы сотруднику деньги под отчет с расчетного счета.

А если карта открыта к специальному карточному счету, запись будет такой:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55

— выданы сотруднику деньги под отчет со специального карточного счета.

Основанием и в том и в другом случае послужит банковская выписка.

Заметьте: выписки из банка по счетам могут поступать к вам не каждый день. В таком случае о снятии денег с карты вы можете быстрее узнавать от сотрудников. Ведь они должны сохранять и прилагать к авансовому отчету не только первичные учетные документы, но и квитанции банкоматов и терминалов о выдаче (снятии) денег. Если вы оказались в такой ситуации, выдачу денег под отчет отражайте с использованием счета 57 «Переводы в пути». То есть на основании авансового отчета делайте следующую запись:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57

— выданы деньги под отчет.

А уже после поступления выписки спишите денежные средства со счета, к которому привязана карта:

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 51 (52, 55)

— отражено списание денежных средств со счета.

Задолженность с подотчетного лица спишите на основании утвержденного руководителем авансового отчета. Повторим, к отчету должны быть приложены документы, подтверждающие понесенные расходы. В зависимости от вида расходов выберите нужный дебетовый счет, а корреспондирующим всегда будет счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Запись будет следующей:

ДЕБЕТ 20 (08, 23, 26, 44, 91) КРЕДИТ 71

— отражены расходы, оплаченные подотчетником.

Суммы расходов, определенные на основании авансового отчета, запишите в графу 5 раздела I Книги учета доходов и расходов, если вы применяете УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. И вид затрат, оплаченных работником, поименован в перечне, приведенном в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ.

Суть вопроса Деньги, израсходованные по карте, списывайте в дебет счета 71 на основании выписок банка. А после того как сотрудник подаст авансовый отчет, вы закроете его задолженность перед организацией.

При этом не забывайте про правила списания, установленные для конкретных видов расходов. Так, например, если подотчетник приобрел основное средство, то потраченную сумму включите в расходы с момента ввода объекта в эксплуатацию, распределив сумму поквартально до конца года (подп. 1 и абз. 8 п. 3 ст. 346.16, подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Если сотрудник снял деньги с карты и израсходовал их не полностью, остаток оприходуйте в кассу, оформив приходный ордер. В учете операцию отразите проводкой:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71

— внесен в кассу остаток неизрасходованных наличных денег, снятых с карты подотчетным работником.

Пример. Использование корпоративной карты

ООО «Персона», применяющее УСН с объектом доходы минус расходы, в августе 2013 года оформило корпоративную карту на своего сотрудника О.Н. Галкина. Карта выпущена с открытием специального карточного счета. 30 августа счет пополнен на сумму 30 000 руб. Данную операцию на основании банковской выписки бухгалтер отразил проводкой:

ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 51

— 30 000 руб. — перечислены деньги на корпоративную карту.

В сентябре 2013 года приказом руководителя организации О.Н. Галкину поручено купить для организации канцелярские принадлежности. Для оплаты этих расходов 9 сентября сотрудник получил корпоративную банковскую карту. Запись о выдаче карты была сделана в журнале учета корпоративных карт.

10 сентября О.Н. Галкин снял с корпоративной карты 5000 руб. На данную сумму он приобрел канцелярские принадлежности.

О покупке сотрудник отчитался 11 сентября, представив в бухгалтерию авансовый отчет и учетные документы, подтверждающие покупку. Этой же датой отчет был утвержден руководителем.

10 сентября на основании банковской выписки бухгалтер сформировал следующую запись:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55

— 5000 руб. — выданы деньги под отчет безналичным способом на корпоративную карту.

11 сентября на основании утвержденного авансового отчета бухгалтер сделал проводку:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71

— 5000 руб. — оприходованы приобретенные работником канцелярские принадлежности.

Также 11 сентября сумму расходов в размере 5000 руб. бухгалтер записал в графу 5 раздела I Книги учета доходов и расходов на основании подпункта 17 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

В день утверждения авансового отчета О.Н. Галкин вернул корпоративную карту. Данный факт бухгалтер отразил в журнале учета корпоративных карт.

 

Нюансы, требующие особого внимания

Деньги, снятые с корпоративной карты, считаются средствами, выданными под отчет. За каждый расход средств по карте сотрудник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет. К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие произведенные расходы.

Выдача сотруднику корпоративной карты сама по себе не является основанием для записи в учете. Проводки бухгалтер делает только при движении средств по карте.

Для контроля за движением корпоративных карт ведите специальный регистр учета карт. Его можно назвать журналом или ведомостью.

Какие документы нужно оформлять, если деньги под отчет выдаются через корпоративную карту

Пять действий, которые помогут вам открыть корпоративную карту и работать с нейМарина Марчук,
налоговый консультант

 

 

— Нужно ли руководителю издавать приказ о выдаче денег под отчет на каждое использование карты?

— В пункте 4.4 Положения № 373-П сказано о том, что только для получения наличных денег подотчетному лицу необходимо оформлять заявление. А руководителю в свою очередь указывать на этом заявлении сумму и срок подотчета. О безналичных же перечислениях подотчетных сумм, в том числе на корпоративную банковскую карту, в Положении № 373-П не говорится ничего. А значит, директору нет необходимости каждый раз визировать заявление сотрудника, если деньги под отчет перечисляются на карту.

На практике сумма подотчета регулируется лимитом. Это может быть либо лимит карты, либо лимит расходов, прописанный во внутренних документах компании.

— А что с заявлением подотчетного лица? Оно тоже необходимо только при выдаче наличных?

— Именно так. А если вы используете карту, то есть выдаете деньги под отчет безналичным способом, можно обойтись без заявлений от сотрудников. Корпоративные карты как раз и созданы для того, чтобы минимизировать объем документации и упростить процедуру расчетов с подотчетниками.

— Нужен ли приказ руководителя на каждую выдачу карты?

— При выпуске корпоративной карты такой приказ необходим, но в дальнейшем выдача карты работнику и ее возврат регулируются нормами локального акта. Например, положением о корпоративных картах. В этом документе целесообразно решить данный вопрос наиболее удобным образом в соответствии со спецификой компании.

— Требуется ли приказ руководителя на пополнение специального карточного счета?

— Думаю, и это необязательное требование, поскольку при безналичном переводе руководитель непременно должен подписать платежное поручение. То есть оформить документально свое распоряжение о выплате средств по указанному назначению. Соответственно приказ на пополнение счета в таком случае будет излишним.

— Может ли подотчетник выполнять новое задание с расчетом по карте, не оформив авансовый отчет по предыдущему заданию?

— На практике это может быть допустимо. Ведь есть только запрет на выдачу наличных денег под отчет лицу, не отчитавшемуся по ранее выданному авансу. Об этом сказано в уже упомянутом пункте 4.4 Положения № 373-П. Однако данное требование не относится к расчетам посредством корпоративных карт. Кроме того, за его нарушение никаких санкций не предусмотрено.Это подтверждает, например, постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.05.2013 № 09АП-10884/2013.

— Корпоративная карта оформляется на конкретного сотрудника. А что будет, если ее дать другому?

— За любые злоупотребления картой все равно будет ответственен тот, на кого она оформлена.

— Должно ли подотчетное лицо, рассчитывающееся картой, соблюдать лимит расчетов в 100 000 руб. в соответствии с пунктом 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У?

— Нет, это необязательно, ведь лимит установлен только для наличной оплаты, а при использовании корпоративной карты расчеты производятся безналичным способом.

Тест В какой момент за подотчетным лицом, рассчитывающимся по корпоративной карте, признается задолженность? В момент, когда работнику выдана корпоративная карта В момент, когда работник рассчитался с помощью карты или снял с нее наличные Когда работник сдал авансовый отчет за расходование средств Пока деньги не истрачены, они числятся на счете организации, а, значит, не считаются выданными в подотчет

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подпишитесь на популярные статьи

Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Вы сверили взносы?

  • Да, с инспекцией 11.54%
  • Да, с фондом 30.77%
  • Да, с инспекцией и фондом 8.97%
  • Нет, сверку еще не проводили 48.72%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

«Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь!

Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль