Что предпринять, если сотруднику выдали лишние деньги

1196

Если вы по какой-то причине ошибочно выдали своему сотруднику лишние денежные средства, например заработную плату или отпускные, то первый вопрос, который возникает, — как скорее их вернуть обратно. Однако торопиться в этом деле не стоит. Поскольку тема «удержания из зарплаты» — достаточно деликатная, жестко регулируемая трудовым законодательством. И далеко не каждую переплату вообще есть основания удерживать из дохода работников.

Если у вас «упрощенка» с объектом доходыНечаянно выдать лишние деньги работнику может каждый бухгалтер. Поэтому статья полезна всем читателям.

Поэтому вам нужно вначале понять, есть ли возможность вернуть деньги на законных основаниях. И если да, как это сделать.

Давайте попробуем вместе в этих вопросах разобраться. И начнем с того, что изучим случаи, когда из заработной платы сотрудника можно удерживать денежные средства. Этой теме посвящена статья 137 Трудового кодекса РФ.

Случай № 1 Переплата произошла из-за счетной ошибки

О возможности удержать у сотрудника деньги, выданные ему в результате счетной ошибки, говорится в абзаце 5 статьи 137 ТК РФ. При этом Кодекс не поясняет, какие именно действия бухгалтера рассматриваются как счетная ошибка. Восполнить пробел в информации предпринял Роструд в своем письме от 01.10.2012 № 1286-6-1. Там сказано, что счетной следует считать арифметическую ошибку, то есть ту, которая допущена при проведении арифметических подсчетов. Вы что-то неверно умножили, поделили, вычли или сложили.

Суть вопросаСчетной можно считать лишь арифметическую ошибку, а не ту, которая допущена из-за незнания норм действующего законодательства.

Если же вы использовали неверный алгоритм расчета сумм из-за незнания законодательства (например, рассчитали пособие по правилам, действовавшим до 2013 года), то такая ошибка уже не будет счетной.

Не являются счетными и технические ошибки. Например, техническая ошибка — это повторная выплата заработной платы за один и тот же период. Согласно Определению Верховного суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17 в подобном случае работодатель вправе поставить вопрос о привлечении к материальной ответственности лиц, по вине которых произошла ошибка, но не взыскивать деньги с работника. То есть в такой ситуации ущерб может быть взыскан с бухгалтера, программиста и т. п.

На заметку

Действия, которые помогут удержать переплату с заработной платы работника

Действие № 1. Оповестите о возникшей переплате руководителя. Для этого можно составить докладную записку. Она обоснует причину переплаты. И законность ее удержания из заработной платы сотрудника.

Действие № 2. Подготовьте для сотрудника уведомление о переплате в письменной форме. Пропишите в нем срок, в течение которого работник сможет добровольно вернуть деньги. И попросите работника на этом уведомлении расписаться. Таким образом, вы подтвердите, что сотрудник не оспаривает удержания, и определите дату, с которой вы сможете начинать удерживать суммы (абз. 7 ст. 137 ТК РФ).

Действие № 3. Оформите приказ на удержание сумм, если в установленный срок работник переплату не вернет. Сделать это нужно не позднее чем в месячный срок с даты, установленной для возврата денег (абз. 7 ст. 137 ТК РФ).

Случай № 2 Сотрудник не отработал деньги, полученные авансом

О возможности удержать деньги, выданные авансом в счет зарплаты, если сотрудник этот аванс не отработал, сказано в абзаце 3 статьи 137 ТК РФ. Такая ситуация возможна, если человек, получив деньги, не вышел на работу без уважительной причины либо взял отпуск за свой счет на то время, которое было уже оплачено.

Сюда же можно отнести ситуацию, когда сотрудник, получив отпускные, уволился до того, как истек рабочий год, в счет которого они были выплачены (абз. 6 ст. 137 ТК РФ). Правда, нужно учитывать, что неотработанные отпускные удержать нельзя, если сотрудник не сам уволился раньше срока, а его сократили, либо он был призван на военную службу, либо уволился в связи с отказом переводиться на другую работу, необходимую ему по медзаключению (абз. 6 ст. 137 ТК РФ).

Случай № 3 Подотчетный работник вовремя не вернул полученные суммы

Отчитаться по полученным средствам подотчетное лицо должно в течение трех дней после того, как истек срок, на который были выданы деньги. Эта норма прописана в пункте 4.4 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Положением Банка России от 12.10.2011 № 373-П (далее — Положение № 373-П). А сам срок подотчета, напомним, устанавливается руководителем, когда он ставит свою подпись на заявлении о выдаче подотчетных сумм (п. 4.4 Положения № 373-П).

Обратите вниманиеСрок, на который деньги выданы под отчет, устанавливает руководитель, когда он ставит свою подпись на заявлении о выдаче подотчетных сумм.

Сотрудник отчитывается о потраченных средствах, предоставляя в бухгалтерию авансовый отчет, к которому прикладывает документы, подтверждающие траты. Если деньги израсходованы не полностью, их нужно вернуть. Пока возврат не произошел, работодатель не имеет права снова выдавать деньги под отчет. Такое жесткое ограничение прописано также в пункте 4.4 Положения № 373-П.

Так вот, если у подотчетника не все деньги потрачены и он их не вернул, работодатель вправе взыскать эти суммы самостоятельно. Поскольку невозвращенный остаток в таком случае рассматривается как переплата работнику. И в абзаце 4 статьи 137 ТК РФ четко сказано о том, что можно удерживать невозвращенный аванс, выданный в связи с командировкой, а также в других случаях.

Вот, собственно, мы и перечислили все те ситуации, при которых переплату можно удержать из заработка сотрудника. В иных случаях у работодателя нет основания, чтобы проводить удержания. А если он начнет это делать, сотрудник может обратиться в суд и выиграть дело (п. 3 ст. 1109 ГК РФ).

Поэтому при излишних выплатах денег по причинам, не указанным выше, лучше договариваться с сотрудником о том, чтобы он вернул их добровольно. О том, как оформляется добровольный возврат, смотрите во врезке ниже. А далее мы поговорим об удержании денег работодателем — какие действия нужно предпринять, чтобы его осуществить.

Действие № 1 Проинформируйте о возникшей переплате руководителя

Итак, если вы переплатили сотруднику денежные средства и есть все основания, чтобы их удержать из заработной платы работника, вначале лучше сообщить о таком факте руководителю, оформив, например, докладную записку (ее образец мы представили на рис. 1).

Полезные советы

Как оформить добровольный возврат сотрудником излишне выданных ему сумм

Вариант № 1. Предложите сотруднику вернуть деньги в кассу или на расчетный счет. При возврате денег в кассу на поступившую сумму оформите приходный кассовый ордер. При этом кассовый чек не выбивайте. Поскольку ККТ следует применять только при поступлении средств за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Возврат сотрудником переплаты к таким операциям не относится.

Перечислить излишек на ваш расчетный счет сотрудник может безналичным переводом со своего счета в банке. Или же наличными деньгами через любой банк без открытия счета. Главное, чтобы в графе «Назначение платежа» он указал свою фамилию и инициалы.

Вариант № 2. Договоритесь с работником, чтобы он написал заявление на удержание средств из его зарплаты. В таком случае по инициативе сотрудника вы сможете удержать из заработка любую сумму без ограничений. Ведь работник сам изъявляет желание распорядиться начисленной ему зарплатой. А ограничения в отношении взысканий установлены только для удержаний по инициативе работодателя (ст. 137 ТК РФ).

Рисунок 1 Образец докладной записки руководителю о переплате денег работнику

Что предпринять, если сотруднику выдали лишние деньги

На заметкуО возникшей переплате лучше сообщить руководителю. Для этого можно оформить докладную записку.

Докладная записка подтвердит, что переплата образовалась по тому основанию, которое дает вам право удерживать суммы из заработной платы сотрудника. И поможет обосновать причину, которая привела к переплате. Например, что зарплату перечислили в большем размере из-за счетной ошибки. Кроме того, записка будет свидетельствовать о том, что руководитель в курсе об излишне выданных суммах денег. Не лишним будет и то, если вы приложите к докладной записке руководителю бухгалтерскую справку с расчетом суммы переплаты.

Действие № 2 Письменно уведомьте работника о переплате

Удержать из заработной платы сотрудника переплату можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. То есть он согласен на них. А также если с даты, установленной для возврата переплаты (аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат), не прошло больше месяца.Такие условия прописаны в абзаце 7 статьи 137 ТК РФ. И если хотя бы одно из них не выполняется, переплату придется возвращать в судебном порядке.

Суть вопросаУдержать из зарплаты сотрудника переплату можно, только если он не оспаривает основание и размер удержаний. А также если с даты, установленной для самостоятельного возврата сумм, прошло не больше месяца (абз. 7 ст. 137 ТК РФ).

Соответственно прежде всего необходимо получить согласие работника на удержание, оповестить его в письменном виде об излишней выплате. Это можно сделать при помощи уведомления, оформленного в произвольной форме (образец мы разместили на рис. 2). И прямо на уведомлении сотрудник подтвердит свое согласие, закрепив его подписью. Также в этом документе нужно прописать срок, в течение которого работник сможет вернуть деньги. Если до установленной даты деньги не будут возвращены, вы сможете удержать их из зарплаты самостоятельно.

Рисунок 2 Образец уведомления, направляемого сотруднику об излишне выплаченных ему средствах

Что предпринять, если сотруднику выдали лишние деньги

Рисунок 3 Образец приказа об удержании из зарплаты сотрудника излишне выплаченной ему суммы

Что предпринять, если сотруднику выдали лишние деньги

Действие № 3 Удержите деньги из зарплаты сотрудника, если он не вернет их в установленный срок

Итак, если в срок, установленный в уведомлении, работник не вернет переплату, тогда вы уже можете ее взыскивать самостоятельно. Для этого оформляется приказ об удержании сумм (см. образец на рис. 3). Как мы уже сказали, его нужно издать в месячный срок с даты, установленной для возврата денег. Сотрудник расписывается в этом приказе, подтвердив тем самым, что он с ним ознакомлен и согласен (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).

Обратите вниманиеНезависимо от суммы переплаты разрешается удержать не более 20% месячного заработка сотрудника.

Но не стоит забывать, что есть еще ограничение и по размеру удержаний. Оно установлено статьей 138 Трудового кодекса РФ. Так, какая бы ни была сумма переплаты, ежемесячно вы можете удерживать не более 20% месячного заработка сотрудника.

 

Нюансы, требующие особого внимания

Излишне выданные деньги можно удержать из зарплаты сотрудника в трех случаях. Первый случай — работнику переплатили по причине счетной ошибки. Второй — сотрудник не отработал перечисленные ему суммы. Третий — подотчетник не израсходовал и своевременно не вернул средства, выданные под отчет.

Удерживать деньги работодатель вправе, только если сотрудник не оспаривает их и c даты, установленной для возврата переплаты, не прошло больше месяца.

Сразу всю сумму излишков нельзя вычесть из зарплаты. Разрешено взыскать не более 20% месячного заработка.

Тест Бухгалтер применил неверный алгоритм расчета отпускных и выплатил их работнику в большем размере, чем следовало. Может ли бухгалтер удержать переплату с зарплаты сотрудника?ДаНетУдержать переплату можно только в том случае, если лишние деньги выдали по причине счетной ошибки (абз. 5 ст. 137 ТК РФ). Неверный алгоритм расчетов не является счетной ошибкой (письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1). Значит, переплату в этом случае удержать из заработка нельзя. Получить деньги обратно можно, только если сотрудник вернет их добровольно.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подпишитесь на популярные статьи

Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Как вы станете заполнять декларацию по УСН за 2016 год?

  • в программе 1С 59.42%
  • в Программе Главбух: учет и отчетность 0.72%
  • в программе Инфо-Предприятие 2.17%
  • в программе БухСофт 5.07%
  • в других бухгалтерских программах 18.12%
  • заполню без программы, скачав бланк на компьютер 12.32%
  • от руки заполню бумажную декларацию 2.17%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 7 351 статье, свежим новостям, консультациям экспертов, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи, новости, образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль