Питание для работников – выбираем оптимальный вариант

114

Трудовое законодательство предписывает работодателю обеспечить сотрудникам нормальные условия труда (ст. 22 ТК РФ). Конечно, бесплатное питание и вообще какое-либо питание предоставлять должны далеко не все, но некоторые делают это по своей инициативе. Часто питанием обеспечиваются сотрудники со сменным графиком работы – когда нет возможности обедать в привычные часы. Кроме того, обеды предоставляют своим работникам организации, расположенные в отдаленных местностях.

Какой вариант предпочтительнее: предлагать работникам питание за деньги или бесплатно? Конечно, это зависит от финансовых возможностей организации и желания работодателя предоставить работникам более или менее комфортные условия. Мы же расскажем об учете. Разберемся, какие доходы и расходы будут у организации и у работников при каждом варианте.

Вариант № 1. Организация открыла платную столовую

Рассмотрим первый вариант, когда в столовой работники организации питаются за плату. Этот вариант принесет работодателю как дополнительные доходы, так и расходы.

Сотрудники могут расплачиваться талонами либо деньгами
Плату с работников за питание можно взимать по-разному. Самый простой способ – работник расплачивается за обед сразу при получении. Здесь в доходы от реализации обедов включается вся полученная сумма (п. 1 ст. 346.15 и п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

ВниманиеЕсли работники расплачиваются за обеды наличными, работодатель обязан применять ККТ.

Второй вариант – работники предварительно покупают специальные талоны на питание в начале месяца или недели. В этом случае также вся полученная сумма включается в доходы. В дальнейшем за обед работники будут расплачиваться талонами и эта операция на налоговый учет доходов уже не повлияет. Если же работник передумает обедать и решит вернуть неиспользованные талоны, он получит обратно денежные средства. В этом случае доходы нужно скорректировать на сумму возврата. Запись о скорректированных доходах со знаком минус делается в графе 4 Книги учета доходов и расходов на дату, когда работник получил обратно деньги (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

Третий вариант – работник питается в течение месяца, не расплачиваясь, а в конце месяца соответствующую сумму бухгалтер удерживает из его заработной платы. По общему правилу доходы при упрощенной системе учитывают на дату получения денежных средств, имущества или погашения задолженности иным способом (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). В описанной ситуации задолженность со стороны работников за обеды погашается при одновременном погашении задолженности работодателя по заработной плате. Поэтому с сотрудниками целесообразно ежемесячно оформлять соглашения о взаимозачете задолженностей по выдаче заработной платы и оплате стоимости обедов. Тогда доходы от реализации услуг питания в Книге учета доходов и расходов нужно отражать на дату подписания этих соглашений.

Пример 1. Стоимость питания удерживают из заработной платы

ООО «Гортензия» применяет УСН с объектом доходы и владеет столовой, где питаются работники. Стоимость питания работников удерживается ежемесячно из их заработной платы. Заработная плата за июль 2011 года была выплачена 5 августа. В этот день из доходов работников удержана стоимость обедов за июль в сумме 184 300 руб. и подписаны соглашения о взаимозачете задолженностей.

Так как задолженность работников за обеды, потребленные в июле 2011 года, была погашена взаимозачетом 5 августа, в этот день ООО «Гортензия» нужно учесть в доходах стоимость этих обедов – 184 300 руб.

Работодателю нужно классифицировать расходы
Если работники платят за обеды в столовой (неважно: сразу, приобретая талоны или в конце месяца), то расходы на их приготовление учитываются в обычном порядке, как и у любого другого заведения общепита. Поскольку эти траты необходимы для деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Одним из основных видов расходов столовой являются затраты на продукты, из которых приготавливаются блюда. Они учитываются в составе материальных расходов (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и подп. 1 п. 1 ст. 254 НК РФ). Главный вопрос – когда можно списать? Ответ – сразу после приобретения и оплаты (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Правда, не стоит забывать одно правило, связанное с учетом расходов на покупку сырья и материалов. Согласно пункту 5 статьи 254 НК РФ материальные расходы текущего месяца должны быть уменьшены на стоимость сырья и материалов, отпущенных в производство, но не использованных на конец месяца. Это же правило используется и при учете продуктов в столовой. Если их отпустили в производство, но на конец месяца они остались в неизменном состоянии, придется рассчитать стоимость подобных продуктов и на нее уменьшить расходы. Впоследствии, когда продукты будут использованы, их стоимость можно будет вновь включить в расходы.

Читайте такжеПодробно об учете и корректировке расходов на покупку сырья и материалов мы писали в статье «Сложные расходы при УСН. Как списывать стоимость сырья и материалов и когда делать корректировки» // Упрощенка, 2011, № 4.

Для обеспечения нормального функционирования столовой необходимы скатерти, салфетки, а также посуда и приборы. Стоимость каждой единицы указанного имущества не превышает 40 000 руб. Поэтому оно является неамортизируемым при «упрощенке». Расходы на покупку такого инвентаря будут учитывать как материальные сразу после оплаты и ввода в эксплуатацию (подп. 5 п. 1 ст. 346.16, подп. 3 п. 1 ст. 254 и подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Еще один вид расходов, характерный для столовой, – спецодежда. Напомним, что специальная одежда – это средство индивидуальной защиты для работников. И она также включается в материальные расходы. Однако стоит отметить, что в расходы включается только стоимость спецодежды, выданной в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Согласно статье 212 ТК РФ работодатель обязан обеспечить спецодеждой работников, занятых во вредных и (или) опасных условиях труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением. Работа в столовой не является вредным производством, однако выполняется в особых температурных условиях и связана с загрязнением. Так что без спецодежды здесь не обойтись. Межотраслевые правила обеспечения работников специальной одеждой, обувью и т. д. утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н. Типовые нормы выдачи спецодежды для работников общепита утверждены постановлением Минтруда России от 29.12.97 № 68. Соответственно учесть при УСН можно расходы на спецодежду в пределах установленных норм, разумеется, после оплаты и выдачи работникам (подп. 5 п. 1 ст. 346.16, подп. 3 п. 1 ст. 254 и подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Для справкиСпецодежда не передается в собственность сотрудникам. Поэтому при увольнении работник должен ее вернуть организации.

Порядок учета основных расходов столовой, где питаются работники за плату, мы привели в табл. 1.

Налоговый учет расходов столовой, предоставляющей питание за платуПитание для работников – выбираем оптимальный вариант* Если продукты отпущены в производство, но не использованы на конец месяца, расходы придется скорректировать на их стоимость (п. 5 ст. 254 НК РФ).

Обеды предоставляются физическим лицам, поэтому у бухгалтера может возникнуть вопрос, связанный с обложением их стоимости НДФЛ и страховыми взносами. Однако, когда обеды платные, никаких доходов у физических лиц нет, наоборот – появляются расходы. Следовательно, НДФЛ и страховые взносы начислять на стоимость обедов не нужно.

Вариант № 2. Работники организации питаются бесплатно

Рассмотрим другой случай. Работодатель открывает столовую, в которой питание сотрудникам предоставляет бесплатно. Доходов у «упрощенца» не возникает, однако не придется и тратиться, например, на кассовый аппарат для оприходования наличной выручки.

Работодатель может учесть расходы в качестве оплаты труда
Главный вопрос, возникающий у работодателей здесь, – можно ли вообще учесть в налоговой базе при УСН расходы столовой, если питание предоставляется бесплатно? Ведь принимаются только обоснованные расходы. То есть направленные на получение дохода (п. 1 ст. 252 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ). И раз столовая не приносит доходов, то, может, и расходы вообще не учитываются? Ответим сразу – расходы учесть можно, но по другому основанию.

Известно, что «упрощенцы» учитывают в налоговой базе расходы на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). О том, какие именно выплаты сюда относятся, можно узнать из статьи 255 НК РФ. Обратимся к этой статье. Согласно пункту 4 к расходам на оплату труда относится стоимость бесплатного питания работников. Однако есть одно условие. Обязанность кормить работников должна быть предусмотрена законодательством. Как правило, работодатель обязан предоставить питание работникам, занятым в таких видах деятельности, когда у них нет возможности пообедать где-то «на стороне». Например, такая ситуация складывается в деятельности, связанной с перевозками грузов и пассажиров по водным и морским путям. В соответствии со статьей 60 Кодекса торгового мореплавания работодатель обязан обеспечить работников, занятых в этой деятельности, бесплатным питанием.Для всех остальных работодателей есть другая возможность учесть расходы на питание в качестве оплаты труда – прописать условие о бесплатном питании в трудовом или коллективном договоре. Здесь возможны следующие способы. Первый – указать, что часть заработной платы работники получают в натуральном выражении. Это не противоречит положениям статьи 131 ТК РФ, правда, следует помнить, что доля «натуральных выплат» не должна превышать 20% от начисленных сумм. Тогда стоимость питания работодатель сможет отнести к расходам на оплату труда согласно пункту 1 статьи 255 НК РФ как начисления в соответствии с принятыми у работодателя видами расчетов с работниками.

Второй способ – условие о предоставлении бесплатного питания вносится как отдельный пункт трудового договора. Тогда стоимость обедов тоже включается в расходы на оплату труда, но уже в соответствии с пунктом 25 статьи 255 НК РФ как прочие затраты, произведенные в пользу работников, предусмотренные трудовыми или коллективными договорами.

Отметим, что возможность включить в расходы стоимость бесплатного питания, предусмотренного законодательством или трудовыми (коллективными) договорами, подтверждает и Минфин (см., например, письмо от 31.03.2011 № 03-03-06/4/26).

Если же работодатель предоставляет работникам бесплатное питание, не имея такой обязанности ни по закону, ни по условиям договоров, учесть расходы в налоговой базе при упрощенной системе ему не удастся. Аргументы обычные. В перечне из пункта 1 статьи 346.16 НК РФ нет подходящего подпункта.

Теперь о том, когда именно можно учесть стоимость бесплатного питания, предусмотренного законом или условиями договора. В подпункте 1 пункта 2 статьи 346.17 НК РФ сказано, что «упрощенцы» вправе признать расходы на оплату труда после погашения задолженности перед работниками любым способом. А кроме того, затраты столовой на приготовление блюд должны быть также оплачены (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Значит, бухгалтеру необходимо периодически (например, ежемесячно) рассчитывать сумму затрат на приготовление одного обеда (в нее будут включаться как расходы на изготовление блюд, так и прочие расходы столовой, например, на покупку мебели, тарелок, салфеток и т. п.). Дополнительно придется отслеживать, какие именно расходы будут оплаченными, чтобы иметь возможность включить их в налоговую базу. А на конец месяца необходимо составлять отчет, в котором будет указана сумма затрат на обеды для каждого работника, а также общая сумма расходов на питание, в том числе оплаченных. Соответственно общая стоимость оплаченных расходов на обеды и будет включена в налоговую базу при упрощенной системе на основании подпункта 6 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ и требования пункта 2 статьи 346.17 НК РФ не нарушатся.

Для справкиОтчет о стоимости обедов и оплате продуктов и прочих затрат и будет документом, подтверждающим расходы на питание работников.

Пример 2. Учет расходов на бесплатное питание работников, предусмотренное условиями трудового договора

ООО «Салют» применяет УСН с объектом доходы минус расходы и имеет собственную столовую. В трудовых договорах с работниками содержится условие о предоставлении им бесплатного питания. Величина расходов на приготовление обедов для работников в августе 2011 года составила 105 800 руб., из них оплачено на 31 августа – 102 500 руб. Подтверждающие документы, свидетельствующие об осуществлении расходов, а также отчеты столовой имеются. Какую сумму расходов на питание работников общество вправе учесть в августе 2011 года?

Так как бесплатное питание предусмотрено условиями трудового договора, его стоимость можно включить в налоговую базу, правда, при этом расходы должны быть оплачены. Поэтому 31 августа общество вправе снизить налоговую базу при УСН на 102 500 руб. Оставшуюся часть расходов на питание – 3300 руб. (105 800 руб. - 102 500 руб.) можно будет учесть после оплаты.

Со стоимости обедов, списанных на расходы, придется удержать НДФЛ и начислить страховые взносы
При получении бесплатного питания у работников появляются доходы в натуральной форме. Рассмотрим порядок их обложения НДФЛ и страховыми взносами во внебюджетные фонды.

Начнем с НДФЛ. В пункте 1 статьи 210 НК РФ сказано, что в налоговую базу по этому налогу включаются все доходы физического лица, полученные как в денежной, так и натуральной форме. Необлагаемые доходы перечислены в статье 217 НК РФ, в пункте 3 которой указаны компенсации за питание, если оно предусмотрено законодательством. Следовательно, если работодатель обязан кормить бесплатно работников на основании норм закона, у последних не возникает доходов, облагаемых НДФЛ.

Если же бесплатное питание предоставляется в соответствии с условиями трудового (коллективного) договора или вовсе без договора, у работника появляется облагаемый доход, равный стоимости питания (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Следовательно, для правильного начисления налога необходимо вести учет стоимости обедов, потребленных каждым работником. Доход в виде стоимости бесплатного питания облагается НДФЛ по ставке 13%. При этом налог следует удержать при выплате работнику денежных средств.

Перейдем к страховым взносам во внебюджетные фонды. Согласно пункту 1 статьи 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее – Закон № 212-ФЗ) объектом обложения страховыми взносами во внебюджетные фонды признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые организациями и индивидуальными предпринимателями в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений. Однако стоимость питания, предоставляемого бесплатно по закону, относится к необлагаемым выплатам (подп. 2б п. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ). Поэтому страховые взносы следует начислять, только если работники питаются бесплатно по инициативе работодателя. Облагаемая взносами база – стоимость полученного каждым работником питания.

Что же касается страховых взносов в ФСС на случай травматизма, то ими также не облагается стоимость бесплатного питания, предусмотренного нормами законодательства (подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ). В остальных случаях на стоимость питания, предоставленного работникам, придется начислять взносы по травматизму.

Порядок учета расходов столовой и начисления НДФЛ и страховых взносов на доходы сотрудников в зависимости от способа предоставления бесплатного питания приведен в табл. 2.

Порядок учета расходов работодателя, открывшего бесплатную столовую, а также начисления страховых взносов и НДФЛ с доходов работниковПитание для работников – выбираем оптимальный вариант* «+» – выплаты облагаются НДФЛ или страховыми взносами;  «–» – выплаты не облагаются НДФЛ или страховыми взносами.

 

СитуацияСтоловая «только для своих». Нужно ли платить ЕНВД?Если в местности, где открыта столовая, такой вид деятельности переведен на ЕНВД, «упрощенцу» придется платить вмененный налог. Такую позицию высказывает Минфин России в своих письмах от 18.11.2008 № 03-11-04/3/522 и от 19.12.2007 № 03-11-04/3/505. Независимо от того, оплачивают работники обеды в столовой организации полностью, частично или вовсе не оплачивают, режим ЕНВД применяется, если он введен в данной местности и площадь зала столовой не более 150 кв. м.Однако арбитражная практика по данному вопросу складывается в пользу налогоплательщиков. Так, ФАС Московского округа в постановлении от 21.01.2011 № КА-А40/16721-10 высказал следующее. Система уплаты ЕНВД применяется в отношении некоторых видов предпринимательской деятельности. Если же в столовой питаются исключительно работники предприятия, то деятельность ее нельзя назвать предпринимательской. При этом не имеет значения тот факт, что работники частично оплачивали обеды (часть стоимости питания в рассматриваемом деле финансировалась за счет средств организации). И, по мнению судей, деятельность столовой под уплату ЕНВД не подпадает.

 

Нюансы, требующие особого внимания• Когда сотрудники оплачивают обеды в столовой (неважно, каким способом), у работодателя возникают облагаемые доходы, а также он может учесть материальные расходы, связанные с деятельностью столовой.
• При бесплатном питании сотрудников расходы можно учесть, только если обязанность работодателя обеспечить питание прописана в законодательстве либо в трудовых (коллективном) договорах.
• Только стоимость бесплатного питания, предусмотренного законом, не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подпишитесь на популярные статьи

Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Как вы станете заполнять декларацию по УСН за 2016 год?

  • в программе 1С 59.64%
  • в Программе Главбух: учет и отчетность 1.2%
  • в программе Инфо-Предприятие 2.41%
  • в программе БухСофт 5.42%
  • в других бухгалтерских программах 18.07%
  • заполню без программы, скачав бланк на компьютер 11.45%
  • от руки заполню бумажную декларацию 1.81%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 7 351 статье, свежим новостям, консультациям экспертов, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи, новости, образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль