Образцы книги учета по УСН для бухгалтера

31225

В книге учета отражаются доходы и расходы, страховые взносы и убытки. Для каждой ситуации свой образец заполнения. Например, товары учитываются по мере списания в производства. А материалы — сразу после оплаты.

Книга утверждена приказом Минфина России от 22.10.2012 № 135н. Это тетрадь, в которой нужно отражать все хозяйственные операции по УСН. Она заводится на один календарный год. То есть ежегодно нужно заполнять новую. Но старые не выбрасывайте, а храните как минимум четыре года. Она может понадобиться налоговикам для налоговой проверки. Кстати, сдавать в инспекцию или заверять ее у налоговиков не нужно. Представляйте только по требованию.

Вести можно как на бумаге, так и в электронном виде. Если ведете на бумаге, распечатайте на принтере на листах формата А4 — и заполните от руки. Далее при нехватке листы можно будет допечатать, поэтому сразу их не нумеруйте. Пронумеровать удобней будет в конце года. В электронном виде можно вести, например, в Экселе.

По итогам каждого квартала нужно распечатывать форму на принтере. А в конце года просто сшейте и пронумеруйте страницы, заверьте подписью руководителя и поставьте печать. На последней странице укажите количество страниц в форме. Также нужно поступить и в случае, если вы ведете форму на бумаге — то есть по завершении года пронумеруйте, прошнуруйте и заверьте.

Причем перейти на электронный документооборот можно только с очередного квартала. Например, с 1 июля. То есть сначала нужно закрыть квартал, а со следующего уже переходить на электронную форму. Потом нужно будет распечатать электронную часть и подшить страницы к бумажной. Так в итоге за год это будет общая Книга.

За неведение предусмотрены штрафы. Также ответственность наступит, если вы допустите в форме  ошибки и не исправите их. Но от ошибок никто не застрахован. Если обнаружили ошибку, нужно внести исправления. Если документ ведется на бумаге, исправить ошибку можно, зачеркнув неверное значение и вписав правильно и дату внесения исправления. Сделанные записи нужно заверить подписью руководителя и печатью.


Совет дня: оформите доступ к журналу сегодня

Это ваш персональный счет со скидкой на годовую подписку на "Упрощенку". Ваша цена 11 183 руб. вместо обычных 13 200 руб. Новогодняя экономия 2017 руб.

А подарок к приближающемуся празднику можете выбрать сами — iPhone 7 или Samsung Galaxy S7 Edge. Оплатите счет и примите участие в акции!


Разделы Книги

Книга состоит из четырех разделов

  1. В первом «Доходы и расходы» отражаются все доходы и расходы, которые входят в налоговую базу. Если деньги не облагаются налогом по УСН, то и включать их в форму не нужно.
  2. В разделе втором нужно показывать расходы на приобретение и создание основных средств и нематериальных активов. Учет при УСН основных средств и нематериальных активов подробно разобран в видео-статьях в Школе УСН. Лекции базового уровня доступны после бесплатной регистрации.
  3. В третьем разделе указывается убыток по итогам прошлых налоговых периодов. Заполнять его надо, если налоговая база за текущий год уменьшается на убытки прошлых лет или когда в текущем году есть убытки. В Электронной энциклопедии УСН есть подробная статья по заполнению раздела 3.
  4. Последний раздел — четвертый — предназначен для «упрощенцев» с объектом доходы. В нем указываются страховые взносы, пособия по болезни и платежи по договорам добровольного личного страхования. На все эти платежи потом можно уменьшать единый налог по УСН. Построчное заполнение 4 раздела читайте в статье на сайте электронного журнала «Упрощенка». Чтобы прочитать, получите бесплатный доступ на три дня, а лучше сразу оплатите подписку с выгодой.

Посмотреть примеры заполнения вы можете в нашем удобном сервисе "Книга учета при УСН".

Правила заполнения

Форма и порядок (далее — Порядок) заполнения Книги, которую обязаны вести в 2015 году все «упрощенцы», утверждена приказом Минфина России от 22.10.2012 № 135н. Рассмотрим порядок заполнения действующей формы.

Документ составляют в единственном экземпляре. На каждый новый налоговый период (год) открывают новую.

Документ можно вести как на бумаге, так и в электронном виде.

Если налогоплательщик ведет документ на бумаге, до момента начала внесения записей в нее необходимо:

— заполнить титульный лист;

— сшить и пронумеровать страницы. На последней странице прошнурованной и пронумерованной книги указать количество содержащихся в ней страниц;

— заверить у руководителя с проставлением печати организации.

Если вести форму в электронном виде, то по окончании каждого отчетного (налогового) периода ее нужно распечатывать на бумаге. А по окончании налогового периода:

— полностью вывести на печать;

— сшить, пронумеровать страницы и указать их количество на последней странице;

— заверить подписью руководителя с проставлением печати организации.

Заверять Книгу учета в налоговой инспекции не требуется. Это не предусмотрено Порядком.

Ситуация. Можно ли в середине года начать вести Книгу в электронном виде

Да, можно.

Порядок, утвержденный приказом Минфина России от 22.10.2012 № 135н, не запрещает менять способ ведения в течение календарного года. Поэтому налогоплательщик может перейти на компьютерное оформление документа с начала любого квартала. Например, с 1 апреля или с 1 октября. Аналогичная точка зрения высказана в письме Минфина России от 16.01.2007 № 03-11-05/4. Несмотря на то, что разъяснения, которые даны в этом письме, основаны на прежнем Порядке заполнения книги учета доходов и расходов, ими можно руководствоваться и в настоящее время.

За неведение формы или  неправильное отражение показателей в ней предусмотрена ответственность в соответствии со статьей 120 НК РФ. Размер штрафа при этом может составить от 10 000 до 30 000 руб. А если допущенные нарушения привели к занижению налоговой базы, размер штрафа составит 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Книга  состоит из четырех разделов:

— раздел I «Доходы и расходы»;

— раздел II. В нем отражают расходы на приобретение (создание) основных средств и нематериальных активов;

— раздел III. Его заполняют те, кто получил убыток по итогам прошлых налоговых периодов (п. 4.1 Порядка);

— раздел IV. Он предназначен для «упрощенцев» с объектом доходы для отражения уплаченных страховых взносов, выплаченных работникам больничных пособий и платежей по договорам добровольного личного страхования (то есть тех сумм, которые уменьшают единый налог).

Дополнительно к разделу I заполняется Справка.

При заполнении раздела I указывают:

— в графе 1 — порядковый номер регистрируемой операции;

— в графе 2 — дату и номер первичного документа, на основании которого получен доход или осуществлен расход;

— в графе 3 — содержание регистрируемой операции;

— в графе 4 — доходы, учитываемые при расчете единого налога;

—  в графе 5 — расходы, учитываемые при расчете единого налога (для тех, кто платит налог с разницы между доходами и расходами). Те, кто применяет объект доходы, по общему правилу информацию о расходах в форме не заносят. Но с 2013 года действует исключение из этого правила. «Упрощенцам» с объектом доходы теперь в расходах нужно показывать потраченные суммы субсидий. Тех, что были выделены компании из бюджета на определенные цели. В пункте 2.5 Порядка поименовано два вида такого финансирования. Во-первых, государство частично может возмещать расходы на создание дополнительных рабочих мест. И, во-вторых, бюджет может выделять средства на развитие малого или среднего бизнеса (ст. 17 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).

А в остальном по общему правилу организации, которые платят единый налог с доходов, заполняют раздел I только в части, касающейся доходов.

Как внести исправления

В форму можно вносить исправления, но они должны быть обоснованы. Для этого у организации должны быть четкие аргументы, подтверждающие правомерность изменений, например, первичные документы, справки бухгалтерии и т. д. Это следует из положений пункта 2 статьи 346.16, пункта 1 статьи 252 НК РФ и пункта 1.6 Порядка.

Если форма ведется на бумаге, то, чтобы исправить ошибку, необходимо:

— зачеркнуть неверное значение показателя;

— вписать правильное значение и дату внесения исправления;

— сделанные записи заверить подписью руководителя и печатью организации. Об этом сказано в письме Минфина России от 15.12.2003 № 04-02-05/1/108.

Порядок корректировки Книги в электронном виде официально не установлен. На практике — если документ составляется на компьютере, нужно прежние цифры удалить и внести другие.

Как отражать доходы

При упрощенной системе учитываются доходы от реализации и внереализационные доходы, состав которых определяют исходя из статей 249 и 250 НК РФ. Соответственно только эти суммы записывают в графе 4 раздела I. Не нужно отражать поступления, перечисленные в статье 251 НК РФ.

Кроме того, если фирма совмещает ЕНВД и УСН, то не нужно отражать поступления от деятельности, переведенной на уплату ЕНВД.

Доходы, полученные в натуральной форме, учитывают по рыночным ценам (п. 4 ст. 346.18 НК РФ). Следовательно, в графе 4 раздела I  отражают рыночную стоимость имущества. Подтверждающими документами будут акт приемки-передачи имущества и бухгалтерская справка, в которой производился расчет рыночной стоимости имущества.

Пример отражения доходов, выраженных в натуральной форме

ООО «Звезда», применяющее УСН с объектом доходы минус расходы, занимается ремонтом и продажей мебели. Организация заключила договор мены, согласно которому она должна отгрузить партию столов общей стоимостью 14 800 руб., а взамен получить материалы (гвозди, винты, гайки, шурупы и т. д.). Обе стороны передали имущество 16 января 2015 года. Бухгалтер общества определил, что рыночная стоимость полученных материалов равна 7540 руб. Поскольку имущество признано неравноценным, сторона, передающая материалы, 19 января перечислила разницу деньгами. Отразим полученные доходы в налоговом учете ООО «Звезда».

ООО «Звезда» 16 января должно учесть в графе 4 раздела I доходов и расходов рыночную стоимость поступивших материалов, то есть 7540 руб., а 19 января — сумму полученных от контрагента денежных средств 7260 руб. (14 800 руб. – 7540 руб.).

№ п/п

Дата и номер первичного документа

Содержание операции

Доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы

Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы

1

2

3

4

5

69

Акт приемки-передачи имущества № 13 от 16.01.2016, бухгалтерская справка № 38 от 16.01.2016

Отражена в доходах рыночная стоимость материалов

7540

70

Выписка банка № 41 от 19.01.2016

Отражена в доходах сумма, перечисленная по договору мены

7260

Ситуация. Как заполнить раздел I Книги учета, если получен вексель от покупателя в счет погашения задолженности по договору?

В этом случае записей в день получения векселя делать не нужно. Согласно пункту 1 статьи 346.17 НК РФ если покупатель рассчитался векселем, то доходы учитываются в день поступления денежных средств по векселю (от векселедателя либо иного обязанного по векселю лица) или на дату передачи векселя по индоссаменту. При этом неважно, какой именно вексель был передан в счет оплаты по договору: собственный или третьего лица. Таким образом, следует подождать, пока вексель будет передан или погашен.

Доходы, полученные в результате зачета взаимных требований, нужно отразить в Книге доходов и расходов на дату подписания акта о зачете взаимных требований. Именно в момент подписания акта покупатель гасит свое обязательство перед продавцом (ст. 410 ГК РФ). Дата погашения обязательства (в любом виде) считается датой получения дохода (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). Основанием для внесения записей в форму является акт зачета взаимных требований.

Как отражать расходы

В графе 5 раздела I  «упрощенцы», применяющие объект налогообложения доходы минус расходы, отражают расходы, перечисленные в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ.

Пример отражения НДФЛ в Книге учета доходов и расходов

ООО «Звезда», применяющее УСН с объектом доходы минус расходы, 5 февраля  выплатило вторую часть заработной платы работникам за январь в сумме 430 900 руб. Зарплата выдана из кассовой выручки. 6 февраля был перечислен удержанный из доходов работников НДФЛ в размере 110 552 руб. 

Организация вправе 5 февраля 2015 года учесть в расходах на оплату труда сумму выданной заработной платы без НДФЛ (430 900 руб.), а 6 февраля — удержанный и перечисленный в бюджет НДФЛ, равный 110 552 руб. Зарплата выплачена и НДФЛ перечислен в разные дни, поэтому их следует отразить отдельными записями.

№ п/п

Дата и номер первичного документа

Содержание операции

Доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы

Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы

1

2

3

4

5

123

Расчетно-платежная ведомость № 7 от 05.02.2016

Учтена в расходах выданная зарплата

--

430 900

124

Платежное поручение № 389 от 06.02.2016

Учтен в расходах НДФЛ с доходов работников

--

110 552

Отражая расходы по списанию стоимости товаров, нужно помимо платежного поручения (кассового чека), подтверждающего оплату товара, указывать реквизиты бухгалтерской справки, которая обоснует дату списания стоимости товара в расходы. Это правило следует из пункта 2 статьи 346.17 НК РФ.

Пример отражения в Книге стоимости реализованных товаров

ООО «Звезда», применяющее УСН с объектом доходы минус расходы, торгует детскими игрушками. 6 марта магазин приобрел 30 конструкторов по цене 800 руб. (без НДС) за каждый. Продажную стоимость одного конструктора установили в размере 1400 руб. 13 марта продали 5 конструкторов. Деньги за товар от покупателя получили 16 марта. Отразим указанные операции в налоговом учете.

Покупная стоимость товаров списывается в расходы после оплаты поставщику и реализации покупателю. Поэтому 13 марта организация вправе учесть в расходах 4000 руб. (800 руб. х 5 шт.). 16 марта необходимо отразить доходы в сумме 7000 руб. (1400 руб. х 5 шт.).

№ п/п

Дата и номер первичного документа

Содержание операции

Доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы

Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы

1

2

3

4

5

92

Платежное поручение № 38 от 06.03.2016, бухгалтерская справка № 15 от 13.03.2016

Отражена в расходах покупная стоимость реализованных конструкторов

--

4000

93

Выписка банка № 118 от 16.03.2016

Выручка от реализации конструкторов включена в доходы

7000

--

Записывая в документе нормируемые затраты, кроме платежного документа, нужно указывать реквизиты бухгалтерской справки, на основании которой была рассчитана сумма, относимая на расходы.

Стоимость сырья и материалов «упрощенцы» могут учитывать в расходах сразу после оприходования и оплаты (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ), дожидаться отпуска в производство не обязательно. Такие разъяснения дает Минфин России в своем письме от 27.10.2010 № 03-11-11/284.

  

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подпишитесь на популярные статьи

Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Какие изменения 2017 года вы оцениваете положительно?

  • передача взносов в ФНС 16.1%
  • рост лимитов по УСН 47.46%
  • новая Книга учета 8.47%
  • КБК по минимальному налогу 20.34%
  • срок сдачи СЗВ-М 44.07%
  • электронные больничные 28.81%
  • электронный иск в суд 11.02%
  • кадровый учет для микропредприятий 43.22%
  • уплата налога за третьих лиц 41.53%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 7 351 статье, свежим новостям, консультациям экспертов, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь и вы сможете скачать файл!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и вы сможете скачать файл!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль