Какие ошибки допускают «упрощенцы» в трудовых договорах с работниками

5523
Храмкин А. А.
директор Института госзакупок РАГС, председатель Ассоциации экспертов по госзакупкам
Из этой статьи вы узнаете:
  • Нужно ли, оформляя сотрудника на работу, ориентироваться на штатное расписание
  • Каким образом закрепить в договоре с работником условия оплаты труда
  • Можно ли установить денежные штрафы для своих сотрудников за нарушение трудовой дисциплины и удерживать суммы из зар­платы
Статья взята из электронного журнала «Упрощенка» и входит в ТОП-10 статей, популярных в январе 2015 года
Трудовой договор — это основной документ, который устанавливает трудовые отношения между сотрудником и работодателем. Поэтому, чтобы избежать взаимных неясностей и конфликтов, он должен быть правильно оформлен. В небольших фирмах и у предпринимателей составлением трудовых договоров обычно занимается бухгалтер. Учитывая это, мы подготовили для вас статью, в которой поговорим о том, какие ошибки можно допустить при составлении трудового договора и как свести риск этих ошибок к минимуму.
Также подскажем, как избавиться от уже существующих нарушений. Ведь если ошибки не исправить и их обнаружат трудовые инспекторы при проверке, вас могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства по статье 5.27 КоАП РФ. Штраф для должностных лиц и предпринимателей составляет от 1000 до 5000 руб., для фирм — от 30 000 до 50 000 руб. Либо возможно административное приостановление деятельности работодателя на срок до 90 суток.
В помощь бухгалтеру: производственный календарь на 2017 год.Узнайте нормы рабочего времени и перенос праздников в 2017 году.

Ошибка № 1 Должность в трудовом договоре не соответствует штатному расписанию

Штатное расписание — это локальный акт, в котором фиксируется перечень структурных подразделений и должностей. А также указываются сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде оплаты труда.
С одной стороны, действующее законодательство не обязывает работодателей составлять штатное расписание. С другой стороны, без него не обойтись. Поскольку Трудовой коде кс РФ требует, чтобы должность работника была указана в трудовом договоре строго в соответствии со штатным расписанием. Принимать сотрудника на должность, не включенную в «штатку», нельзя (абз. 9 ст. 57 ТК РФ). С таким выводом соглашаются и специалисты Роструда (письмо от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1), и судьи (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 02.11.2011 № 09АП-26569/2011-АК).
Поэтому если вы только собираетесь нанимать в штат сотрудников, а раньше их у вас не было (это особенно актуально для предпринимателей), то в первую очередь составьте штатное расписание (см. врезку ниже).

Подсказки от сайта e.26-2.ru

Как составить штатное расписание

Составить штатное расписание вы можете на бланке, разработанном самостоятельно или по унифицированной форме (№ Т-3), утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Унифицированный бланк можно найти на сайте электронного журнала «Упрощенка» http://e.26-2.ru. Для этого зайдите на сайт в раздел «Формы» и наберите в поисковой строке «штатное расписание». Система выдаст документ. Вы сможете посмотреть образец его заполнения, а также скачать сам бланк и заполнить его своими данными.
При утверждении должностей можете ориентироваться на Общероссийский классификатор профессий и должностей, утвержденный постановлением Госстандарта России от 26.12.94 № 367.
Когда должности будут установлены штатным расписанием, трудоустраивайте граждан строго на профессии, которые есть в «штатке».
Если штатное расписание у вас уже имеется, то, принимая на работу сотрудников, указывайте их должности в трудовом договоре так, как написано в «штатке». А в ситуации, когда требуемых должностей там нет, то, прежде чем заключать контракт, внесите в штатное расписание изменения, прописав нужную должность.
Также рекомендуем периодически проверять уже действующие трудовые договоры с работниками. Возможно, в них найдете расхождение должностей со штатным расписанием. Тогда документы нужно привести в соответствие друг с другом. Для этого вам придется решить, какое название должности наиболее актуально: то, что указано в трудовом договоре, или то, что обозначено в штатном расписании.
Читайте также
О том, что может проверить у вас трудовая инспекция, вы узнаете из интервью, опубликованного в журнале «Упрощенка», 2013, № 7.
Если вы посчитаете правильным название должности в трудовом договоре, то внесите изменение в штатное расписание. Для этого издайте приказ о внесении изменений. Сделайте правки сразу, как только обнаружите неточность (письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1). Уведомлять сотрудника о корректировках не обязательно, так как они не затрагивают его обязанностей.
Если же вы решите, что актуальнее название, приведенное в штатном расписании, тогда изменяйте наименование должности в договоре с сотрудником. На практике многие кадровики и бухгалтеры в таком случае составляют дополнительное соглашение о переименовании должности и приказ об изменении наименования должности, если трудовая функция работника не меняется (ст. 72 ТК РФ). Однако специалист по трудовому законодательству считает, что правильнее в данной ситуации оформить перевод сотрудника на другую должность (см. врезку ниже). Даже если перечень выполняемых обязанностей остался неизменным. Поскольку понятия «переименование должности» в трудовом праве нет. Получается, с работником нужно составить письменное соглашение о переводе (абз. 1 ст. 72.1 ТК РФ). И оформить соответствующий приказ.
Заметим: в законодательстве нет четкой позиции в отношении того, как приводить в соответствие названия должностей в трудовых договорах со штатным расписанием. Поэтому, как действовать, вам придется решить самостоятельно. Чтобы избежать лишних проблем, меняйте должность в штатном расписании, а договор не трогайте.

Как исправить наименование должности в трудовом договоре

Какие ошибки допускают «упрощенцы» в трудовых договорах с работникамиЕвгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по налогообложению и трудовому законодательству, лектор Школы УСН:

  • Евгения Владимировна, согласно ТК РФ должность в трудовом договоре надо указывать в соответствии со «штаткой». Как быть, если есть расхождения?
  • Работодателю следует определиться, какое наименование должности для него актуально: которое в штатном расписании или которое в трудовом договоре. Если в трудовом договоре, то в действующую «штатку» нужно внести правки, составив приказ о внесении изменений. Если то, которое в штатном расписании, тогда следует изменить наименование должности в договоре. В таком случае придется оформить перевод сотрудника на другую должность, то есть составить с работником письменное соглашение о переводе в двух экземплярах, приказ о переводе и подписать их с работником (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). Поступают так, даже если перечень выполняемых обязанностей остался неизменным.
  • А разве нельзя оформить изменение должности в трудовом договоре, просто составив допсоглашение о переименовании? Например, обосновав такие действия технической ошибкой?
  • На практике у бухгалтеров-кадровиков довольно часто распространено мнение, что если не меняются должностные обязанности, а изменяется только наименование должности, то нужно оформлять такое изменение через переименование. Однако Трудовым кодексом РФ не предусмотрена такая правовая конструкция, как «переименование должностей». Поэтому, с правовой точки зрения корректней говорить о переводе, так как перевод — это изменение трудовой функции, а трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием.

Ошибка № 2 В трудовом контракте не прописан размер оклада или тарифной ставки

Оклад или тарифная ставка являются обязательными условиями трудового договора. Причем указывать их размер в контракте нужно в фиксированной величине, выраженной в рублях (абз. 11 ст. 57 ТК РФ) (образец см. ниже). Делать отсылку на другой документ, где обозначены оклад или тарифная ставка, например на штатное расписание, — нельзя. Такие действия будут нарушением трудового законодательства (письма Роструда от 19.03.2012 № 395‑6-1 и от 24.12.2007 № 5275-61). Если у вас в договоре с сотрудником нет сведений об окладе (тарифной ставке), то составьте с работником допсоглашение об изменении условий договора. И пункт с положением о заработке изложите в новой редакции, прописав там размер ставки или оклада. Внимание: соглашение составляется в двух экземплярах и подписывается работником и работодателем. Второй экземпляр передается сотруднику.
Какие ошибки допускают «упрощенцы» в трудовых договорах с работниками

Ошибка № 3 Пункт о выплате премий в трудовом договоре сформулирован некорректно

Особое внимание при заключении трудового договора следует уделять премиям и иным доплатам стимулирующего характера. Ведь от того, как вы пропишите сведения о них в договоре, будет зависеть порядок их выплаты сотрудникам.
Так, если вы закрепите в договоре фиксированный размер премии (доплаты) без каких-либо условий ее предоставления, то она будет являться составной частью заработка. И такую премию (доплату) вам придется регулярно — ежемесячно — платить работнику. Если же вы установите конкретные условия выдачи премий (доплат), то платить соответствующие суммы сотруднику вам нужно будет только при этих определенных обстоятельствах, а не постоянно.
На практике многие работодатели пренебрегают указанными правилами и не придерживаются сформулированных в трудовом договоре положений. Например, устанавливают фиксированную премию, а платят ее лишь иногда. Работники же не соглашаются с такими действиями своих нанимателей и оспаривают их в суде. Кроме того, на такие неточности в договоре обращают внимание и трудовые инспекторы (Определение Свердловского областного суда от 01.02.2013 по делу № 33-931/2013).
Таким образом, если вы не готовы ежемесячно платить какие-либо премии или надбавки сотруднику, то обозначьте в трудовом договоре условия для их получения, а не конкретную сумму (образец см. ниже).

Какие ошибки допускают «упрощенцы» в трудовых договорах с работниками

Или сделайте отсылку на локальный акт, которым регулируются вопросы о выдаче стимулирующих выплат. Например, на Положение о премировании (вариант оформления см. ниже). И там уже обозначьте четкие условия, при выполнении которых можно рассчитывать на доплату.

Какие ошибки допускают «упрощенцы» в трудовых договорах с работниками

Если условия о стимулирующих выплатах оформлены правильно, к вам не будет претензий ни от сотрудников, ни от трудовых инспекторов.
Кроме того, если вам придется отстаивать свою позицию в судебном порядке, судьи наверняка поддержат вас (Апелляционное определение Московского городского суда от 10.08.2012 по делу № 11-16701 и Определение Санкт-Петербургского городского суда от 13.11.2012 № 33-14459).
Если же вы заметили у себя какие-либо нарушения в назначении стимулирующих надбавок (например, вы установили постоянную премию, а платите ее лишь изредка), то исправить такую ситуацию вы можете только с согласия работника. В одностороннем порядке изменять условия об оплате труда — хоть в сторону повышения, хоть в сторону понижения — нельзя (ст. 72 ТК РФ). Поэтому здесь вам придется подписать с сотрудником допсоглашение об изменении порядка поощрения. Однако наверняка сотрудник согласится лишь на лучшие условия оплаты труда, а на худшие — нет. Поэтому важно изначально (еще до подписания трудового договора) продумывать все условия премирования и только потом прописывать их в договоре с работником.

Ошибка № 4 Работодатель установил в отношении сотрудников денежные штрафы

Зачастую многие работодатели включают в трудовой договор различные штрафные санкции. И удерживают их потом с заработка сотрудников. Например, за невыполнение показателей, за опоздание на работу и т. п. Вместе с тем по общему правилу наказания для работников могут быть только трех видов: замечание, выговор и увольнение (ст. 192 ТК РФ). Штрафы в этот список не входят. Поэтому и устанавливать их в трудовом договоре нельзя.
Вычитать из заработной платы сотрудников суммы можно только в определенных случаях. Они перечислены в статье 137 ТК РФ и в некоторых федеральных законах. Например, если вы выдали сотруднику средства под отчет, а он не вернул их излишки. Или если вы переплатили работнику деньги из-за счетной ошибки. Но даже в этих ситуациях удержать полностью весь заработок у сотрудника нельзя. На часть оклада вообще претендовать нет оснований. Подробная информация об этом представлена в таблице.
Таким образом, вы можете лишь продублировать в трудовом договоре установленные законодательством основания для удержаний из заработка. Например, пропишите там такое положение: «Из зарплаты работника могут производиться удержания, закрепленные законодательством РФ». Штрафы, повторимся, устанавливать и прописывать в договоре вы не вправе.

Обучение в Школе УСН
Обо всех тонкостях оформления трудовых договоров можно узнать в Школе УСН

Оформление трудовых договоров — ответственный момент. Справиться с этой задачей поможет Школа УСН. В Школе открыт специальный курс — «Про кадры», который вы можете пройти с помощью видеоуроков. Чтобы начать обучение, зайдите на сайт buh-school.26-2.ru под своим логином и паролем и выберите соответствующий раздел.
Обратите внимание, обучение бесплатное. Проводит его опытный специалист-практик. Он подробно разъясняет, какие сведения следует обязательно включать в трудовой договор, а без каких можно обойтись. Также затрагивает многие другие важные моменты. Не пропустите!
Вместо штрафов вы можете, к примеру, не начислять премию или же начислять ее в меньшем размере. Но для этого в локальных актах вам нужно прописать условия, когда премиальные могут быть снижены или вовсе не выплачены. Например, закрепите там следующее положение: «Работникам не выплачивается премия в случае неудовлетворительной работы, невыполнения должностных обязанностей, а также при несоблюдении трудовой дисциплины (наличии опозданий). Основанием для невыплаты является служебная записка руководителя». При этом учтите, что издавать приказ о лишении премии (депремировании) в таком случае не нужно. Так как такого вида ответственности, как невыплата премии, ТК РФ не установлено. Как мы отметили выше, есть только замечание, выговор и увольнение (ст. 192 ТК РФ). А премия назначается лишь за заслуги (ст. 191 ТК РФ).
Если штрафы вы устанавливали в договоре, то как можно скорее избавьтесь от них. Для этого заключите с сотрудником допсоглашение и исключите из договора положения о штрафах. Наверняка гражданин не будет возражать, так как изменения улучшают его положение.

Таблица В каких случаях можно производить удержания из зарплаты работников

Вид удержаний

Максимальный размер удержаний при выплате зарплаты

В какой срок можно удержать суммы

Погашение задолженности сотрудника в виде неизрасходованных и своевременно не возвращенных командировочных, подотчетных денег, неотработанного аванса, переплаты заработка из-за счетной ошибки

20% (ст. 137 и абз. 1 ст. 138 ТК РФ)

Не позднее одного месяца со дня окончания даты, установленной для возврата аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат. При условии, что работник не оспаривает оснований и размера удержаний (абз. 7 ст. 137 ТК РФ). Подтвердить это можно, составив уведомление работника о необходимости удержаний. Оформите его в произвольном виде, укажите дату возврата денег и предъявите работнику под роспись. Поставленная подпись будет означать, что гражданин не оспаривает удержания. И если в установленный период он средства не вернет, удержите их из заработка

Взыскания по исполнительным документам (кроме алиментов на несовершеннолетних и возмещения вреда, причиненного здоровью, в связи со смертью кормильца, преступлением)

50% (абз. 1 и 2 ст. 138 ТК РФ, п. 2 ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 № 229‑ФЗ) (далее — Закон № 229-ФЗ)

Не позднее чем в трехдневный срок со дня выплаты зарплаты (п. 3 ст. 98 Закона № 229-ФЗ и подп. 4 п. II приложения № 1 к Методическим рекомендациям ФССП России от 19.06.2012 № 01-16)

Алименты на несовершеннолетних, возмещение вреда, причиненного здоровью, в связи со смертью кормильца и возмещение ущерба, причиненного преступлением

70% (абз. 3 ст. 138 ТК РФ, п. 3 ст. 99 Закона 229-ФЗ)

Нюансы, требующие особого внимания

  1. Должность работника в трудовом договоре нужно указывать в соответствии со штатным расписанием. Если есть расхождения в наименованиях, то их следует устранить.
  2. В трудовом договоре нужно закрепить конкретный размер оклада или тарифной ставки. Нельзя делать отсылку на внутренний документ, которым эти выплаты установлены. А вот премии и прочие стимулирующие надбавки можно не прописывать прямо — подойдет ссылка и на локальный акт.
  3. Устанавливать различные штрафы для сотрудников (за нарушение режима рабочего времени, невыполнение показателей и т. п.) работодатели не вправе. Но в качестве наказания можно лишить работников премии, если такое условие предусмотрено внутренним документом.

   


Совет дня: оформите доступ к журналу сегодня

Здесь находится ваш персональный счет на годовую подписку на "Упрощенку". Ваша выгода – до 50%! Оплатите акционный счет, и мы продлим Вашу подписку еще на три месяца абсолютно бесплатно. А еще пришлем в подарок стайлер для волос. Подпишитесь прямо сейчас, чтобы гарантировано получить приятный бонус.


Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подпишитесь на популярные статьи

Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Как вы станете заполнять декларацию по УСН за 2016 год?

  • в программе 1С 16.67%
  • в Программе Главбух: учет и отчетность 0%
  • в программе Инфо-Предприятие 0%
  • в программе БухСофт 16.67%
  • в других бухгалтерских программах 33.33%
  • заполню без программы, скачав бланк на компьютер 25%
  • от руки заполню бумажную декларацию 8.33%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 7 351 статье, свежим новостям, консультациям экспертов, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи, новости, образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль