Компенсация за использование его личного имущества работника: документооборот

3606
Храмкин А. А.
директор Института госзакупок РАГС, председатель Ассоциации экспертов по госзакупкам
Нередко сотрудники используют в служебных целях личное имущество. Например, собственный автомобиль, ноутбук или телефон. Означает ли это, что в подобных случаях работодателю всегда нужно платить компенсацию? Как оформить такую выплату и отразить ее в учете? Ответы на эти и другие вопросы, которые встают перед каждым бухгалтером, когда речь заходит о компенсациях, вы найдете в нашей статье.

Полезные советы

Когда компенсацию за использование личного имущества выгодно заменить арендной платой

Если свое личное имущество сотрудник для служебных целей использует постоянно, возможно, вам будет удобнее заключить с работником договор аренды указанного имущества. Это значит, что с выплаты как налоговый агент вам следует исчислять НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 2 ст. 226 НК РФ). Однако страховых взносов, так же как и в случае с компенсацией, платить не придется (п. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ и п. 1 ст. 5 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).
При этом, если вы работаете на УСН с объектом доходы минус расходы, арендная плата в полном объеме уменьшит вашу налоговую базу (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). И заметьте, затраты на содержание автомобиля вы сможете нести сами и учитывать их как материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ и ст. 616 ГК РФ).
Если же вы захотите заключить договор аренды транспортного средства с экипажем, нужно принять во внимание следующие нюансы: помимо суммы арендной платы, в договоре нужно указать стоимость услуг по управлению транспортом. Тогда непосредственно арендная плата будет облагаться только НДФЛ. А вот услуги по вождению — НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ). Если арендную плату и стоимость услуг отдельно вы не укажете, а пропишете общей суммой, то проверяющие, скорее всего, настоят на том, что страховые взносы нужно платить со всей суммы, указанной в договоре. Кроме того, по соглашению с работником вы можете предусмотреть уплату взносов на травматизм со стоимости услуг по управлению автомобилем. Напомним, что по умолчанию такие взносы по гражданско-правовым договорам не платятся (ст. 5 Закона № 125-ФЗ). Что касается признания расходов в налоговом учете при УСН, то здесь проблем также не будет. Все выплаты по таким договорам можно учесть в полном объеме. Причем стоимость услуг по управлению автомобилем будет списываться на затраты как расходы на оплату труда (подп. 6 п. 1 и абз. 2 п. 2 ст. 346.16, а также п. 21 ст. 255 НК РФ).

Может ли сотрудник, решивший использовать свое имущество в работе, требовать компенсацию

Сотрудник, использующий в своей работе личное имущество, вправе требовать от вас компенсацию, только если вы давали согласие на такое использование. Об этом сказано в статье 188 ТК РФ. Если согласие вы не давали, можете оформить решение о компенсации задним числом. Либо попросту отказать работнику в денежном возмещении.
Чтобы спорных ситуаций не возникало, советуем согласие на использование сотрудником своего личного имущества излагать предельно четко и лучше оформить его в виде отдельного соглашения с работником. Опишите в нем подробно само имущество и срок, в течение которого объект будет использоваться. Если точный период не известен, укажите лишь дату начала эксплуатации имущества, а в отношении конечного срока можно прописать, что имущество будет использоваться, пока стороны не придут к взаимному согласию прекратить его использование. Также в соглашении сразу определите, в каком порядке и какой сумме сотруднику будут возмещаться расходы.
Приложите к соглашению копию техпаспорта (при его наличии), также желателен документ, который подтвердит, что имущество принадлежит сотруднику именно на праве собственности. Например, это может быть договор купли-продажи. Ведь если имуществом сотрудник пользуется на другом законном основании, например арендует автомобиль или управляет им по доверенности, нельзя вести речь о выплате компенсации за такое имущество. Так считает Минфин России (письма от 05.12.2012 № 03-03-06/1/629 и от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228).
Правда, есть судебные решения против такого подхода (постановление ФАС Поволжского округа от 09.10.2012 по делу № А12-2881/2012). Основание: ТК РФ не обязывает работодателя проверять наличие у сотрудника права собственности на используемое им имущество. Тем более в российском законодательстве вы не найдете определения того, что считать личным имуществом.
Учитывая, что вопрос спорный и однозначной арбитражной практики нет, полагаем, если есть возможность, лучше придерживаться позиции Минфина. Как минимум это нужно делать при выплате компенсаций за использование автомобиля. Если же речь идет о другом имуществе, более простом, полагаем, документ о праве собственности не потребуется, хотя бы потому, что он в принципе не оформляется в отношении телефонов, компьютеров и т. п.

Надо ли подтверждать, что сотрудник свое имущество действительно использовал в работе

Итак, вы дали согласие на то, что ваш сотрудник использует для служебных нужд свое личное имущество. Однако этого недостаточно, чтобы выплата компенсации считалась обоснованной. Еще нужно иметь подтверждение, что имущество сотрудник фактически эксплуатирует в рабочих целях.
Для этого прежде всего оформите приказ о выплате компенсации, в котором будет разъяснено, почему работнику приходится использовать личное имущество. Например, в виду отсутствия соответствующих средств у вас или их нехватки.
Также посмотрите содержание трудового договора с сотрудником, а если есть должностная инструкция — то и ее. В этих документах должны фигурировать обязанности сотрудника, которые предполагают использование такого имущества. Например, в трудовом договоре с сотрудником, использующим в служебных целях личный автомобиль, надо сделать указание на то, что работа имеет разъездной характер.
Кроме указанных документов, которые оформляются в самом начале, требуйте от работника по возможности непосредственные доказательства того, что он использует имущество. Так, если сотрудник эксплуатирует транспортное средство, нужны путевые листы и чеки на покупку горюче-смазочных материалов. О необходимости оформления путевых листов сказано, в частности, в письме Минфина России от 13.04.2007 № 14-05-07/6.
А если используется мобильный телефон, нужна детализация счетов или акт на услуги связи. Кстати, без данных документов не обойтись еще и потому, что согласно уже упомянутой статье 188 ТК РФ вы должны платить сотруднику не только за использование имущества, но и покрывать расходы, возникающие при использовании. Согласитесь, нельзя посчитать эти расходы, скажем, по автомобилю без путевых листов и чеков на ГСМ.

В каком размере устанавливать компенсацию

Вы сами решаете, сколько платить за то, что сотрудник использует свое имущество в работе, и прописываете эту сумму в соглашении с сотрудником. Обратите внимание: речь идет не о компенсации конкретных расходов — стоимости бензина, оплаты телефонных разговоров, а о плате за тот факт, что для работы сотрудник использует личное имущество. При этом конкретные произведенные расходы можете компенсировать отдельно, на основании авансовых отчетов, составляемых работником. Здесь у вас свобода выбора, и трудовое законодательство какой-либо конкретной суммой размер компенсации не ограничивает. Есть нормы только для целей налогообложения, но об этом мы расскажем чуть ниже.
Однако подобная свобода в вопросах выбора размера компенсации еще не значит, что за использование и износ имущества вы можете назначать любые суммы. Так или иначе нужно исходить из принципов разумности, учитывать первоначальную стоимость имущества и скорость его износа.
Например, сотрудник будет постоянно использовать в работе недавно купленный им персональный компьютер. Сумму компенсации за использование можно посчитать исходя из цены имущества и нормативного срока его использования. Так, если стоимость компьютера составляет 27 000 руб., а срок использования — 5 лет, то можно установить размер ежемесячной компенсационной выплаты в сумме 450 руб. (27 000 руб. : 60 мес.).
Если определить компенсацию в твердой сумме затруднительно, можете разработать порядок, согласно которому будете рассчитывать величину выплаты. Исходя из прописанного размера или порядка его определения, и выплачивайте компенсацию ежемесячно. А если возникает надобность увеличить размер выплаты, внесите в соглашение соответствующие изменения.
Что касается расходов, которые несет сотрудник при использовании имущества, то возмещайте их отдельно в размере фактически понесенных затрат на основании подтверждающих документов и авансового отчета сотрудника. Информацию о порядке возмещения этих эксплуатационных расходов также включите в соглашение с работником.

Как платить компенсацию, если сотрудник отработал не весь месяц

Компенсация за использование личного имущества работником, как правило, устанавливается на месяц. И выплачивается соответственно по итогам отработанного месяца. А что делать, если в истекшем периоде работник находился в отпуске, болел или отсутствовал по другим причинам? Как в этом случае следует платить компенсацию? Данный вопрос разъяснен в письме Минфина России от 21.07.92 № 57. Правда, посвящено оно компенсациям за использование личных легковых автомобилей. Но, считаем, данный порядок целесообразно применять во всех случаях. А не только когда речь идет о транспорте.
Итак, в письме указано, что за время, когда сотрудник по каким-либо причинам не работает и его автомобиль соответственно не эксплуатируется в рабочих целях, компенсация не выплачивается. Значит, сумму выплаты за неполный месяц надо рассчитывать пропорционально количеству фактически отработанных дней в таком месяце.

Пример 1. 

Расчет компенсации за использование личного имущества, если сотрудник работал неполный месяц
Работник организации использует для служебных целей персональный компьютер. В соответствии с оформленным соглашением сотруднику выплачивается ежемесячная компенсация за использование компьютера в размере 1000 руб. В июне 2013 года сотрудник болел 6 рабочих дней.
Бухгалтер рассчитал полагающуюся работнику компенсацию за июнь пропорционально количеству отработанных им дней. Поскольку в июне было 19 рабочих дней, и из них сотрудник работал лишь 13, сумма компенсации составила 684,21 руб. (1000 руб. : 19 дн. × 13 дн.).
Вышеуказанный порядок применяйте и в том случае, когда сотрудник работал, но имущество при этом не эксплуатировалось. Например, простой личного автомобиля можно установить по путевым листам. Если такие ситуации возникают часто, то самый правильный и удобный способ — по итогам каждого месяца подписывать с работником двусторонний акт. В нем указывать количество дней, в течение которых работник использовал свое имущество в ваших интересах. Это облегчит подсчеты, когда вы соберетесь определять сумму ежемесячной компенсации.

Как отразить компенсацию в бухгалтерском и налоговом учете при УСН

Первым делом составьте бухгалтерскую справку, в которой отразите полагающуюся работнику компенсацию. Далее на основании этого документа на последнее число месяца, за который платится компенсация, отразите начисленную сумму по дебету счета, на который вы относите зарплату сотрудника. Например, если это менеджер по продажам, то вы будете использовать счет 44 «Расходы на продажу». А если сотрудник занят непосредственно в производстве — счет 20 «Основное производство». При этом в любом случае кредитуйте счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Отметим, что счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» для отражения данной операции не подходит, поскольку компенсация за использование личного имущества работников не относится к оплате труда.
Начислять НДФЛ и страховые взносы, а также взносы на травматизм на сумму компенсации не нужно. Также от зарплатных налогов освобождена сумма возмещения расходов, понесенных сотрудником при использовании имущества (п. 3 ст. 217 НК РФ, абз. «и» подп. 2 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ и подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).
Что касается расчета единого налога по УСН, то здесь следующие нюансы. Учесть компенсацию могут лишь те «упрощенцы», которые считают единый налог с разницы между доходами и расходами. И то речь идет лишь об одном виде компенсации — за использование личных автомобилей и мотоциклов в служебных целях. Поскольку только такой вид компенсации указан в подпункте 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.
При этом сумма, которую вы сможете принять к учету за месяц, ограниченна. Для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно это не более 1200 руб. Для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб. И для мотоциклов — 600 руб. Данные нормы установлены в пункте 1 постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Обратите внимание: указанные суммы включают в себя не только компенсации за использование, но и все расходы, которые несет сотрудник, эксплуатирующий автомобиль. То есть в эти же 1200 или 1500 руб. включаются ГСМ, ремонт и т. п. (п. 3 письма Минфина России от 21.07.92 № 57).
Понятно, что утвержденные суммы очень маленькие и даже одного бензина за месяц сотрудник истратит гораздо больше, чем на 1500 руб. Поэтому с точки зрения налогообложения компенсацию по авто платить невыгодно. Удобнее оформлять договор аренды с сотрудником — тогда в расходы можно включить стоимость всего бензина на основании подтверждающих документов. Если вы все же оформили компенсацию, платите ее так, как положено, отражайте суммы полностью в бухучете. А вот в налоговом можете списывать только компенсацию по автомобилю в пределах установленных лимитов (и то нужно учитывать, что это лимит за полностью отработанный месяц).

Пример 2. 

Определение расходов на компенсацию за использование для служебных поездок личного автомобиля
Работник организации, применяющей УСН с объектом доходы минус расходы, использует для служебных целей личный легковой автомобиль с рабочим объемом двигателя 2500 куб. см. В соответствии с заключенным соглашением сотруднику выплачивается ежемесячная компенсация в размере 2500 руб. за использование авто. Кроме того, соглашением с сотрудником предусмотрено, что ему возмещаются расходы на покупку израсходованного бензина в размере его фактической стоимости, определяемой на основании чеков ГСМ.
В июне 2013 года работник отработал полный месяц, израсходовав бензина на сумму 5500 руб.
Поскольку сумма выплаты, которую можно учесть при расчете «упрощенного» налога, в данном случае ограничена нормой в размере 1500 руб., бухгалтер сможет принять к налоговому учету за июнь лишь данную величину. Остальную часть компенсации (1000 руб.) отнести на расходы в налоговом учете не получится. То же самое касается стоимости бензина, купленного и использованного сотрудником (5500 руб.). В бухучете бухгалтер отразит в расходах за июнь сумму выплаты в полном объеме — 8000 руб. (2500 руб. + 5500 руб.).


Совет дня: оформите доступ к журналу сегодня

Здесь находится ваш персональный счет на годовую подписку на "Упрощенку". Ваша выгода – до 50%! Оплатите акционный счет, и мы продлим Вашу подписку еще на три месяца абсолютно бесплатно. А еще пришлем в подарок стайлер для волос. Подпишитесь прямо сейчас, чтобы гарантировано получить приятный бонус.


Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подпишитесь на популярные статьи

Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Как вы станете заполнять декларацию по УСН за 2016 год?

  • в программе 1С 11.11%
  • в Программе Главбух: учет и отчетность 0%
  • в программе Инфо-Предприятие 0%
  • в программе БухСофт 22.22%
  • в других бухгалтерских программах 22.22%
  • заполню без программы, скачав бланк на компьютер 33.33%
  • от руки заполню бумажную декларацию 11.11%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 7 351 статье, свежим новостям, консультациям экспертов, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи, новости, образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль