Командировочные. Особенности оформления командировки на УСН

3799
Храмкин А. А.
директор Института госзакупок РАГС, председатель Ассоциации экспертов по госзакупкам
У бухгалтеров возникают вопросы при оформлении командировок. Особенно остро стоят такие вопросы в небольших фирмах, к которым относятся «упрощенцы». Ведь в малом бизнесе, понятно, командировки редки. Разберемся с основными нюансами, возникающими при командировках работников.
Кого можно направить в командировку и на какой срок
Порядок направления работников в командировку регламентирован статьями 166-168 Трудового кодекса и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Это самые важные документы по командировкам, которые должен обязательно прочитать любой бухгалтер, сталкивающийся с командировками.
Из статьи 166 ТК РФ следует, что служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Следовательно, в командировку можно отправить только работника, то есть человека с которым заключен трудовой договор. Поездки учредителей, не являющихся работниками организации, а также лиц, с которыми заключены договора гражданско-правового характера, командировками не являются.
Также нужно учесть, что согласно пункту 4 Положения срок командировки устанавливает руководитель организации с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. То есть максимальный срок командировки не ограничен, поэтому работодатель вправе направить работника в командировку любой продолжительности.
Следует иметь в виду, что командировка не может быть «бессрочной». Она не предполагает выполнение постоянной работы в месте командирования: работник должен выполнять служебное поручение, а не все свои трудовые обязанности, предусмотренные трудовым договором. Если же работник в месте командирования будет выполнять свою основную трудовую функцию, то командировку следует рассматривать уже как перевод на работу в другую местность. И организации возникнут проблемы с налоговыми органами. Поэтому лучше оформлять несколько командировок на срок не больше месяца, чем одну на полгода.

Отчетность бухгалтера на УСН за 2016 год. Полезные документы:

Производственный календарь на 2017 год – праздничные даты, перенос выходных и длинные выходные в 2017 году.

Какие документы оформить при направлении работника в командировку
Для того, чтобы учесть в расходах командировку, она должна быть правильно оформлена.
При направлении в командировку следует оформить следующие документы:
  • приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9)
  • командировочное удостоверение (форма № Т-10);
  • служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а).
Унифицированные формы этих документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Их применение является залогом того, что организации удастся отнести подтвержденные документально командировочные расходы в уменьшение налоговой базы по упрощенному налогу.
В своих Письмах Минфин России от 19.11.2009 № 03-03-06/1/764 и ФНС России от 25.11.2009 № МН-22-3/890 привели перечень документов, оформление которых обязательно для документального подтверждения расходов на командировки. По мнению контролирующих органов к таким документам относятся:
  • утвержденный руководителем организации авансовый отчет командированного сотрудника;
  • командировочное удостоверение по форме № Т-10, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (в силу п. п. 7, 15 Положения о командировках обязательно оформляется при любых командировках по территории РФ и в некоторые страны СНГ);
  • первичные документы о расходах, которые были понесены сотрудником во время командировки (по найму жилого помещения, по проезду и пр.).
По мнению контролирующих органов, не требуется приказ о направлении в командировку № Т-9 и служебное задание № Т-10а. Но стоит учесть, что цель командировки указывается в служебном задании и в течение 3 рабочих дней по возвращении из командировки сотрудник должен составить отчет о выполненной работе, который как раз и содержится в служебном задании. Поэтому при любой командировке, даже однодневной, следует оформлять служебное задание. Относительно приказа по форме № Т-9 нужно сказать следующее. Этот документ и командировочное удостоверение — похожие документы, поэтому если приказа не будет, проблем у организации не возникнет. Но советуем оформлять приказ о направлении в командировку, в случае привлечения работников в командировке к работе в выходные дни и праздничные дни.
Самый важный документ при командировке — это командировочное удостоверение по форме  № Т-10. В командировочном удостоверении необходимо вносить отметки о прибытии и выбытии в пункт назначения. Командировочное удостоверение должно быть заверено подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью. При его потере или не заполнении у организаций будут проблемы с учетом в расходах командировки.
Когда оформляется командировочное удостоверение
Командировочное удостоверение оформляется при любой командировке (даже при однодневной), за исключением командировок за границу, в страны при пересечении границ, с которыми ставятся отметки в загранпаспорт. При загранкомандировках аналогом командировочного удостоверения является ксерокопия загранпаспорта работника. Но исключением являются страны СНГ, с которыми у РФ заключены межправительственные соглашения, на основании чего в документах для въезда и выезда пограничные органы не делают отметок о пересечении государственной границы. В таком случае оформляется командировочное удостоверение как при командировании в пределах территории РФ.
Иногда  возникают ситуации, когда командировочное удостоверение не может быть заполнено по объективным причинам. Например, при проведении переговоров с физическими лицами невозможно выполнить требование о проставлении отметки о прибытии в место командировки и выбытии из него.
В таком случае факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности (письмо Минфина от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7):
  • приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;
  • служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;
  • проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;
  • счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.
Также если невозможно поставить отметку в командировочном удостоверении, например при посещении выставки, конференции, можно поставить отметку в удостоверение в гостинице.
Какие документы составить по возвращении из командировки
Вернувшись из командировки, работник должен в течение 3 рабочих дней заполнить авансовый отчет (форма № АО-1) об израсходованных в командировке деньгах. Бухгалтерия проверяет целевое расходование средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления.
Командировка учитывается в расходах на дату утверждения авансового отчета.
Часто при проведении проверок авансовых отчетов сотрудников проверяющие органы встречают оправдательные документы «подотчетников» с нечитаемой информацией. Чтобы этого не случилось нужно снимать с таких документов ксерокопии и заверять их печатью и подписью руководителя организации. В целях сохранности заверенных копий документов их следует вместе с оригиналами подшивать к авансовым отчетам. Отметим, что налоговые органы по поводу такого способа сохранения «первички» не возражают, на это указывает письмо УФНС России по г. Москве от 26.06.2006 № 20-12/56636@.
При загранкомандировках необходимо учесть, что пунктом 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н) установлено, что документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. Поэтому все оправдательные документы по заграничной командировке (счет из гостиницы, проездные документы и т. п.), составленные на иностранном языке, необходимо построчно перевести на русский язык. Только после этого они могут быть приняты к учету в качестве документов, подтверждающих произведенные командировочные расходы. Такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и работником самой организации.
ФНС в письме от 26.04.2010 № ШС-37-3/656@ отметила, электронный авиабилет является унифицированной международной формой документа. Поэтому большинство реквизитов билета заполняется в соответствии с Единым международным кодификатором. Следовательно, при таком заполнении билета его не нужно переводить на русский язык для подтверждения расходов.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подпишитесь на популярные статьи

Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Как вы станете заполнять декларацию по УСН за 2016 год?

  • в программе 1С 57.61%
  • в Программе Главбух: учет и отчетность 1.65%
  • в программе Инфо-Предприятие 1.65%
  • в программе БухСофт 4.94%
  • в других бухгалтерских программах 19.75%
  • заполню без программы, скачав бланк на компьютер 11.93%
  • от руки заполню бумажную декларацию 2.47%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Здравствуйте!

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи и новости для Вас доступны бесплатно.

Чтобы получить доступ к 7 351 статье, свежим новостям, консультациям экспертов, шаблонам документов для бухгалтера, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то статьи, новости, образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль