Сложные ситуации при заполнении справки 2-НДФЛ

1758
Храмкин А. А.
директор Института госзакупок РАГС, председатель Ассоциации экспертов по госзакупкам
Если у вас «упрощенка» с объектом доходы

Статья заинтересует всех работодателей, у которых есть наемные работники. Не пропустите материал!

Налоговые агенты, коими являются все работодатели — как организации, так и индивидуальные предприниматели, должны не позднее 1 апреля 2013 года сдать в ИФНС  форму справки о доходах своих сотрудников за прошедший год по форме 2-НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ). Многие бухгалтеры уже начали подготовку к этой работе. А мы в свою очередь проанализировали, какие сложности чаще всего возникают при заполнении справок и каким образом их удобнее разрешать.

Тем более что заполнять справки нужно не только один раз в год — к 1 апреля, но и в любое время в течение года, по первому требованию сотрудника.

Конечно, в большинстве случаев расчеты делает бухгалтерская программа, однако в данной статье мы поговорим именно о тех ситуациях, где потребуется участие человека.


Подборку статей на тему "2-НДФЛ":

Пригодится в работе: Сервис определения актуальных КБК. Все КБК в одном месте.

Ситуация № 1 Время отпуска затрагивает два месяца

Нередко работники берут отпуск, который приходится сразу на два месяца. Например, он начинается в конце апреля, а заканчивается в начале мая. В такой ситуации возникает вопрос: как отражать в форме 2-НДФЛ отпускные — одной суммой или с разбивкой по месяцам?

Правила оформления справки 2-НДФЛ таковы, что доходы (за исключением зарплаты) в ней нужно отражать на дату, когда сотрудник их получил. Значит, и отпускные нужно записывать в том месяце, в котором они были получены работником. По правилам статьи 136 ТК РФ отпускные должны выдаваться не позднее чем за три дня до начала отпуска. Следовательно, отпускные за отпуск, приходящийся на два месяца, ставятся в доход того месяца, в котором они выданы.

Обратите внимание

Отпускные и НДФЛ с них за отпуск, приходящийся на декабрь 2012 года — январь 2013-го, нужно полностью отражать в форме 2-НДФЛ за 2012 год.

Также следует поступать и в случаях, когда отпуск начинается в одном году, а заканчивается в другом. Поэтому если ваш работник взял отпуск в декабре 2012 года — январе 2013-го, то всю сумму отпускных нужно отразить в разделе 3 справки за 2012 год в графе за декабрь. Разбивать сумму НДФЛ на два года пропорционально дням отпуска не требуется.

Ситуация № 2 В январе выплачена зарплата за декабрь

Принцип отражения в справке доходов по факту их получения распространяется не на все ситуации. Так, некоторые работодатели январскую зарплату выплачивают в декабре, а некоторые — в январе, уже после праздников. НДФЛ с зарплаты перечисляется в бюджет в день ее выплаты, максимум — на следующий день, если зарплата выдана из кассовой выручки (п. 6 ст. 226 НК РФ). Соответственно возникает вопрос: нужно ли отражать зарплату за декабрь, выплаченную в январе, в справке 2-НДФЛ за предыдущий год?

Для ответа обратимся к пункту 2 статьи 223 НК РФ. Там говорится, что в целях исчисления НДФЛ датой получения зарплаты признается последний день месяца, за который она начислена. Из этой нормы следует, что зарплата за декабрь 2012 года и налог с нее учитываются в справке 2-НДФЛ за 2012 год даже в случае, если зарплата была выплачена только в январе. Такой же позиции, кстати, придерживаются и налоговики в письме ФНС России от 03.02.2012 № ЕД-4-3/1692@.

Пример 1.  Пример отражения в справке 2-НДФЛ зарплаты за декабрь и отпускных за декабрь — январь

Работнику ООО «Ромашка» С.С. Петрову был предоставлен оплачиваемый отпуск с 24 декабря 2012 года по 13 января 2013-го. Сумма начисленных отпускных за январь — декабрь составила 12 000 руб. и была перечислена на карточку за вычетом налога 18 декабря 2012 года. Зарплату за декабрь, начисленную в сумме 30 000 руб., С.С. Петров получил 10 января, при этом у него был удержан налог в размере 3900 руб. (30 000 руб. × 13%).

Налог к уплате с суммы отпускных составил 1560 руб. (12 000 руб. × 13%) и был полностью уплачен в бюджет в день выплаты отпускных (18 декабря).

В разделе 3 справки 2-НДФЛ за 2012 год С.С. Петрова в графе за месяц «декабрь» были указаны:

— сумма зарплаты за декабрь (30 000 руб.) по коду дохода 2000;

— сумма отпускных за декабрь — январь (12 000 руб.) по коду дохода 2012.

В строки 5.3 «Сумма налога исчисленная», 5.4 «Сумма налога удержанная» и 5.5 «Сумма налога перечисленная» раздела 5 был включен в том числе НДФЛ с отпускных за декабрь — январь (1560 руб.) и с декабрьской зарплаты (3900 руб.).

Ситуация № 3 Сотрудник принят на работу в середине года

Суть вопроса

Налог с декабрьской зарплаты, выплаченной в январе, указывается в форме 2-НДФЛ за предыдущий год.

Сотрудникам, у которых есть дети, положены стандартные вычеты по НДФЛ: 1400 или 3000 руб. Их нужно предоставлять до месяца, в котором доход работника, рассчитанный нарастающим итогом с начала года, превысил 280 000 руб. (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). Напомним, в состав этого дохода включаются лишь суммы, облагаемые НДФЛ по ставке 13%.

Если новый работник начал работать с 1 января нового года, сложностей не возникает. Предоставляйте вычет без каких-либо ограничений начиная с января до достижения дохода в 280 000 руб. А вот если работник устроился в вашу фирму в середине года, например в мае, нужно учитывать доход с прежнего места работы. И в ограничительную сумму 280 000 руб. должен быть засчитан доход за текущий год, полученный у другого работодателя (абз. 2 п. 3 ст. 218 НК РФ).

Новый работник может подтвердить свой доход справкой 2-НДФЛ, выданной по прежнему месту работы (п. 3 ст. 230 НК РФ). На основе этой справки вы и должны предоставлять вычеты по НДФЛ. Конечно, не исключены ситуации, когда работник в текущем году официально нигде не работал. Тогда этот факт должен быть засвидетельствован документально, например записями в трудовой книжке (письмо ФНС России от 30.07.2009 № 3-5-04/1133@). И тогда можно принимать во внимание лишь тот доход, который выплачен сотруднику на вашем предприятии. Если прежде сотрудник состоял на учете в службе занятости и получал пособие, оно в доход, дающий право на вычет, не включается. Поскольку пособие по безработице не облагается НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ).

Важное обстоятельство

Работодатель должен предоставлять стандартные вычеты в полном объеме даже за те месяцы налогового периода, которые отработаны не полностью, например из-за увольнения в середине месяца.

Если сотрудник устроился на работу в середине месяца, вычет за этот месяц предоставляйте в полном объеме, если только его не предоставил прежний работодатель (ст. 218 НК РФ). Это будет ясно из справки 2-НДФЛ с прежнего места работы.

Может возникнуть и смежный вопрос: нужно ли предоставлять стандартные вычеты в месяце увольнения, если этот месяц отработан не полностью? Утвердительный ответ дал Минфин России в письме от 15.11.2011 № 03-04-06/8-306. Поэтому даже если у вас сотрудник в месяце увольнения проработал всего два дня, вычет за этот месяц вы предоставляете ему в полной сумме.

Пример 2.  Отражение в справке 2-НДФЛ стандартных вычетов при трудоустройстве и увольнении

ООО «Светлячок» 18 февраля 2013 года приняло на работу А.Н. Беляеву, имеющую право в 2013 году на «детский» вычет в размере 3000 руб. на ребенка-инвалида. 5 апреля договор с сотрудницей был расторгнут. Заработная плата работницы составила за февраль — 15 000 руб., март — 40 000 руб., апрель — 5000 руб.

До трудоустройства в ООО «Светлячок» А.Н. Беляева в 2013 году вела трудовую деятельность. Доход по прежнему месту работы за январь 2013 года составил 20 000 руб., за февраль — 10 000 руб. Прежний работодатель предоставил вычет как за январь, так и за февраль в полном объеме, что подтверждается справкой 2-НДФЛ с прежнего места работы. Как бухгалтеру ООО «Светлячок» отразить в справке 2-НДФЛ «детские» вычеты за период работы А.Н. Беляевой?

Бухгалтер указал доходы А.Н. Беляевой за февраль — апрель в разделе 3 справки 2-НДФЛ с разбивкой по месяцам.

С учетом дохода с прежнего места работы и нового в ООО «Светлячок» А.Н. Беляева имела право на «детские» вычеты как минимум до апреля 2013 года. Бывший работодатель уже предоставил вычет за февраль. Поэтому бухгалтер ООО «Светлячок» не указал вычет за этот месяц.

Бухгалтер записал вычеты за март и месяц увольнения — апрель в размере 6000 руб. Стандартные вычеты за март — апрель были отражены в разделе 4 справки одной суммой (6000 руб.) по строке 4.1. В разделе 5 были указаны:

— по строке 5.1 — общая сумма дохода в ООО «Светлячок» без учета вычетов (60 000 руб.);

— по строке 5.2 — налоговая база — общая сумма дохода за минусом сумм вычетов (54 000 руб.);

— по строкам 5.35.5 — суммы налога исчисленные, удержанные, перечисленные — 7020 руб. (54 000 руб. × 13%).

Фрагмент заполнения справки 2-НДФЛ за 2012 год А.Н. Беляевой представлен на рис. 1.

Рисунок 1 Фрагмент справки 2-НДФЛ А.Н. Беляевой за 2012 год

Сложные ситуации при заполнении справки 2-НДФЛ

Ситуация № 4 В прошлом году у работника удержали лишнюю сумму НДФЛ

От ошибок никто не застрахован. И вполне может сложиться ситуация, когда бухгалтерия удержит с работника лишние суммы НДФЛ. Сейчас 2012 год уже закончился, и возникает вопрос: как отразить в справке переплату по налогу за прошлый год, выявленную только сейчас?

Напомним, что налоговый агент должен сообщить работнику о переплате в течение 10 дней со дня обнаружения такого факта (п. 1 ст. 231 НК РФ). А сами деньги нужно вернуть в течение трех месяцев после того, как от сотрудника будет получено заявление на возврат.

Обратите внимание

При возврате переплаты по НДФЛ за 2012 год нужно оформить уточненную справку 2-НДФЛ за 2012 год, в которой уменьшить ранее указанные суммы налога в строках 5.35.5 на сумму возвращенного работнику налога.

При перерасчете налога за предыдущий налоговый период оформляется уточненная справка 2-НДФЛ. В новой справке в полях «№ ____» и «от ____» надо указать номер ранее представленной справки и новую дату составления справки. То есть фактически после того, как вы вернете налог сотруднику за прошлый год, вам нужно составить новую справку с прежним номером, но обновленными суммами налога и датой составления. Если первичная форма 2-НДФЛ еще не была представлена в ИФНС, справку можно составить с учетом вновь открывшихся обстоятельств. Тогда представлять «уточненку» не придется.

В письме ФНС России от 13.09.2012 № АС-4-3/15317 разъяснено, что изменения должны затронуть строки 5.35.5. В этих строках укажите итоговую сумму налога — исчисленную, удержанную и перечисленную с учетом возврата НДФЛ. А отражать факт переплаты и возврата в справке о доходах за 2013 год не нужно.

Пример 3.  Заполнение справки о доходах при возврате переплаты по НДФЛ

Доход работника ООО «Витязь» Н.С. Носкова за 2012 год составил 200 000 руб. Исчисленная, удержанная и перечисленная в бюджет сумма НДФЛ в 2012 году — 26 200 руб. После представления в ИФНС справки о доходах бывшего работника бухгалтер обнаружил переплату по НДФЛ в размере 200 руб. за 2012 год. Как оформить возврат переплаты?

По заявлению Н.С. Носкова бухгалтер ООО «Витязь» вернул переплату по НДФЛ в размере 200 руб. В инспекцию была подана уточненная справка 2-НДФЛ по доходам Н.С. Носкова. В новой справке появились следующие исправления по сравнению с прежней: по строкам 5.35.5 вместо суммы налога 26 200 руб. появилась сумма 26 000 руб. То есть величина была скорректирована на переплату по налогу (200 руб.).

Ситуация № 5 У работника не удержали НДФЛ

Не всегда у компании есть возможность удержать и перечислить в бюджет НДФЛ с дохода работника в полной сумме. Пример: женщина, находящаяся в отпуске по беременности и родам, в декабре получила от работодателя подарок в связи с рождением ребенка. А денежных выплат, из которых можно было бы удержать налог, в пользу нее нет. Переносить уплату налога на следующий год или платить НДФЛ за счет собственных средств фирмы Налоговый кодекс не разрешает. Взысканием недоплаты должна заниматься инспекция. А бухгалтеру нужно действовать следующим образом. Во-первых, факт неудержания НДФЛ нужно отразить в справке 2-НДФЛ за 2012 год по строке 5.7 с соответствующим названием: «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом». А доход, с которого не был удержан налог, нужно показать в разделе 3 справки 2-НДФЛ за 2012 год.

Обратите внимание

Если из зарплаты работника не была удержана сумма НДФЛ, об этом факте нужно проинформировать инспекцию и сотрудника с помощью сообщения о невозможности удержать НДФЛ.

Во-вторых, сотруднице нужно направить сообщение о невозможности удержать налог. Срок уведомления — до 1 февраля 2013 года (п. 5 ст. 226 НК РФ). Если срок по каким-либо причинам пропущен, конечно, нужно подать сообщение и после этого срока, но как можно скорей.

В-третьих, в эти же сроки о неудержанном налоге нужно уведомить и налоговую инспекцию. Для этого заполняется форма 2-НДФЛ. Чтобы в инспекции поняли, что они получили сообщение о недоплате, а не справку о доходах, нужно в названии справки в поле «признак» указать значение 2. А в самой справке пропишите сумму дохода, с которого не был удержан налог, и его размер.

Пример 4.  Порядок заполнения формы 2-НДФЛ при невозможности удержать налог

А.Н. Золотова устроилась на работу в ООО «Звезда» в ноябре 2012 года. Ее доход за ноябрь составил 30 000 руб. В декабре сотрудница получила доход в натуральной форме на сумму 10 000 руб. Бухгалтер исчислил с этого дохода НДФЛ в сумме 1300 руб., но не удержал его в связи с отсутствием других доходов в декабре. Вычетов в 2012 году А.Н. Золотовой не полагается. Как заполнить справку 2-НДФЛ по доходам за 2012 год и сообщение о невозможности удержать налог?

В сообщении о невозможности удержать налог, оформленном по форме 2-НДФЛ, бухгалтер записал:

— в разделе 3 сумму дохода в натуральной форме, с которой не был удержан налог, — 10 000 руб.;

— в разделе 5 по строкам 5.1 и 5.2 сумму дохода и налоговую базу — 10 000 руб.;

— в разделе 5 по строке 5.3 сумму налога, исчисленную с дохода в натуральной форме, — 1300 руб., аналогичная сумма была указана по строке 5.7 (налог, не удержанный налоговым агентом).

Сообщение было передано А.Н. Золотовой и направлено в ИФНС 30 января 2013 года. Фрагмент заполненного сообщения представлен на рис. 2.

После чего бухгалтер ООО «Звезда» приступил к заполнению справки 2-НДФЛ за 2012 год. В разделе 3 формы он записал сумму дохода А.Н. Золотовой за 2012 год по месяцам, включая доход в натуральной форме (10 000 руб.).

В разделе 5 были указаны:

— по строкам 5.1 и 5.2 общая сумма дохода за 2012 год и налоговая база — 40 000 руб.;

— по строке 5.3 сумма налога исчисленная — 5200 руб. (40 000 руб. × 13%);

— по строкам 5.4 и 5.5 суммы налога удержанные и перечисленные — 3900 руб. (30 000 руб. × 13%);

— по строке 5.7 сумма налога, не удержанная налоговым агентом, — 1300 руб.

Фрагмент заполненной формы 2-НДФЛ, которую бухгалтеру нужно подать в инспекцию не позднее 1 апреля 2013 года, вы найдете на рис. 3.

Рисунок 2 Фрагмент извещения о невозможности удержать НДФЛ за 2012 год у А.Н. Золотовой

Сложные ситуации при заполнении справки 2-НДФЛ

Нюансы, требующие особого внимания

Отпускные за отпуск, приходящийся на два месяца, показываются в разделе 3 справки 2-НДФЛ в месяце их выплаты.

Даже если зарплата за декабрь 2012 года была выдана только в январе, налог с нее нужно указать в справке о доходах за 2012 год.

Если у сотрудника был излишне удержан налог в прошлом году, после возвращения ему переплаты в инспекцию нужно подать уточненную справку 2-НДФЛ.

Рисунок 3 Фрагмент справки 2-НДФЛ А.Н. Золотовой за 2012 год

Сложные ситуации при заполнении справки 2-НДФЛ

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подпишитесь на популярные статьи

Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Главбуха малого предприятия. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Вы сверили взносы?

  • Да, с инспекцией 11.25%
  • Да, с фондом 30%
  • Да, с инспекцией и фондом 10%
  • Нет, сверку еще не проводили 48.75%
результаты

Рассылка



Упрощёнка в Яндексе

© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Упрощёнка» –
об упрощённой системе налогообложения

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Упрощёнка».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54792 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

«Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь!

Упрощенка» — профессиональный ресурс для малого бизнеса. Зарегистрируйтесь, и Вам будут доступны:

  • Статьи для ежедневной работы бухгалтеров
  • Новости для бухгалтеров, которые ведут учет у малого бизнеса
  • Формы и образцы бухгалтерских документов
  • Калькулятор УСН, Справочник проводок и другие онлайн сервисы

Подарок за регистрацию — таблица новых штрафов для бухгалтеров, руководителей и ИП в 2017 году.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль